–PAGE_BREAK–
Глава 2.Постороение функциональной модели деятельности мебельной фабрики ООО «Вернисаж» по методологии
IDEF0
Одной из самых важных целей, при подготовке проекта построения информационной системы является четкая и правильно понимаемая постановка задачи. Для достижения этой цели необходимо исследовать все происходящие финансово-хозяйственные процессы, и соответствующие им потоки информации на предприятии, выявить те из них, которые должны быть реорганизованы в первую очередь.
Наиболее известная и распространенная методика моделирования бизнес-процессов – методология IDEF0, относящаяся к семейству IDEF. Она принята в качестве стандарта в нескольких международных организациях, в том числе в НАТО и МВФ. IDEF0 можно использовать для моделирования широкого класса систем. Для новых систем она применяется с целью определения требований и функций для последующей разработки системы, отвечающей поставленным требованиям и реализующей выделенные функции. Применительно к уже существующим системам методология IDEF0 может быть использована для анализа функций, осуществляемых системой, и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются.
В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной — функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.
Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы.
Моделируемая система рассматривается как произвольное подмножество Вселенной. Произвольное потому, что, во-первых, мы сами умозрительно определяем, будет ли некий объект компонентом системы, или мы будем его рассматривать как внешнее воздействие, и, во-вторых, оно зависит от точки зрения на систему. Система имеет границу, которая отделяет ее от остальной Вселенной. Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход (нечто, что перерабатывается системой), выход (результат деятельности системы), управление (стратегии и процедуры, под управлением которых производится работа) и механизм (ресурсы, необходимые для проведения работы). Находясь под управлением, система преобразует входы в выходы, используя механизмы.
Процесс моделирования какой-либо системы в IDEF0 начинается с определения контекста, т. е. наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель.
Под субъектом понимается сама система, при этом необходимо точно установить, что входит в систему, а что лежит за ее пределами, другими словами, мы должны определить, что мы будем в дальнейшем рассматривать как компоненты системы, а что как внешнее воздействие. На определение субъекта системы будет существенно влиять позиция, с которой рассматривается система, и цель моделирования — вопросы, на которые построенная модель должна дать ответ. Другими словами, первоначально необходимо определить область (Scope) моделирования. Описание области как системы в целом, так и ее компонентов является основой построения модели. Хотя предполагается, что в течение моделирования область может корректироваться, она должна быть в основном сформулирована изначально, поскольку именно область определяет направление моделирования и когда должна быть закончена модель. При формулировании области необходимо учитывать два компонента — широту и глубину. Широта подразумевает определение границ модели — мы определяем, что будет рассматриваться внутри системы, а что снаружи. Глубина определяет, на каком уровне детализации модель является завершенной. При определении глубины системы необходимо не забывать об ограничениях времени — трудоемкость построения модели растет в геометрической прогрессии от глубины декомпозиции. После определения границ модели предполагается, что новые объекты не должны вноситься в моделируемую систему; поскольку все объекты модели взаимосвязаны, внесение нового объекта может быть не просто арифметической добавкой, но в состоянии изменить существующие взаимосвязи. Внесение таких изменений в готовую модель является, как правило, очень трудоемким процессом (так называемая проблема «плавающей области»).
Графический язык IDEF0 удивительно прост и гармоничен. В основе методологии лежат четыре основных понятия:
Первым из них является понятие функционального блока (ActivityBox). Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника (см. рис. 1) и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, “производить услуги”, а не “производство услуг”).
В IDEF0 различают пять типов стрелок:
Вход (input) — материал или информация, которые используются или преобразуется работой для получения результата (выхода). Допускается, что работа может не иметь ни одной стрелки входа. Каждый тип стрелок подходит к определенной стороне прямоугольника, изображающего работу, или выходит из нее. Стрелка входа рисуется как входящая в левую грань работы. При описании технологических процессов (для этого и был придуман IDEF0) не возникает проблем определения входов. Действительно, «Сырье» на рис. 1.5 — это нечто, что перерабатывается в процессе «Изготовление изделия» для получения результата. При моделировании ИС, когда стрелками являются не физические объекты, а данные, не все так очевидно. Например, при «Приеме пациента» карта пациента может быть и на входе и на выходе, между тем качество этих данных меняется. Другими словами, в нашем примере для того, чтобы оправдать свое назначение, стрелки входа и выхода должны быть точно определены с тем, чтобы указать на то, что данные действительно были переработаны, например, на выходе — «Заполненная карта пациента». Очень часто сложно определять, являются ли данные входом или управлением. В этом случае подсказкой может служить то, перерабатываются (изменяются) ли данные в работе или нет. Если изменяются, то, скорее всего, это вход, если нет — управление.
Управление (Control)- правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа. «Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку управления. Стрелка управления рисуется как входящая в верхнюю грань работы. На рис. 1.5 стрелки „Задание“ и „Чертеж“ — управление для работы „Изготовление изделия“. Управление влияет на работу, но не преобразуется работой. Если цель работы — изменить процедуру или стратегию, то такая процедура или стратегия будет для работы входом. В случае возникновения неопределенности в статусе стрелки (управление или контроль) рекомендуется рисовать стрелку управления.
Выход (Output) — материал или информация, которые производятся работой. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку выхода. Работа без результата не имеет смысла и не должна моделироваться. Стрелка выхода рисуется как исходящая из правой грани работы. На рис. 1.5 стрелка „Готовое изделие“ является выходом для работы „Изготовление изделия“.
Механизм (Mechanism)- ресурсы, которые выполняют работу, например персонал предприятия, станки, устройства и т. д. Стрелка механизма рисуется как входящая в нижнюю грань работы. На рис. 1.5 стрелка „Персонал предприятия“ является механизмом для работы „Изготовление изделия“. По усмотрению аналитика стрелки механизма могут не изображаться в модели.
Вызов (Call) — специальная стрелка, указывающая на другую модель работы. Стрелка механизма рисуется как исходящая из нижней грани работы. На рис. 1.5 стрелка „Другая модель работы“ является вызовом для работы „Изготовление изделия“ Стрелка вызова используется для указания того, что некоторая работа выполняется за пределами моделируемой системы. В BPwin стрелки вызова используются в механизме слияния и разделения моделей.
Каждый функциональный блок в рамках единой рассматриваемой системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер.
Рис.1Функциональный блок
Вторым “китом” методологии IDEF0 является понятие интерфейсной дуги (Arrow). Также интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсная дуга отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком.
Графическим отображением интерфейсной дуги является однонаправленная стрелка. Каждая интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наименование (ArrowLabel). По требованию стандарта, наименование должно быть оборотом существительного.
С помощью интерфейсных дуг отображают различные объекты, в той или иной степени определяющие процессы, происходящие в системе. Такими объектами могут быть элементы реального мира (детали, вагоны, сотрудники и т.д.) или потоки данных и информации (документы, данные, инструкции и т.д.).
В зависимости от того, к какой из сторон подходит данная интерфейсная дуга, она носит название “входящей”, “исходящей” или “управляющей”. Кроме того, “источником” (началом) и “приемником” (концом) каждой функциональной дуги могут быть только функциональные блоки, при этом “источником” может быть только выходная сторона блока, а “приемником” любая из трех оставшихся.
Необходимо отметить, что любой функциональный блок по требованиям стандарта должен иметь по крайней мере одну управляющую интерфейсную дугу и одну исходящую. Это и понятно – каждый процесс должен происходить по каким-то правилам (отображаемым управляющей дугой) и должен выдавать некоторый результат (выходящая дуга), иначе его рассмотрение не имеет никакого смысла.
При построении IDEF0 – диаграмм важно правильно отделять входящие интерфейсные дуги от управляющих, что часто бывает непросто. К примеру, на рисунке 2 изображен функциональный блок “Обработать заготовку”.
В реальном процессе рабочему, производящему обработку, выдают заготовку и технологические указания по обработке (или правила техники безопасности при работе со станком). Ошибочно может показаться, что и заготовка и документ с технологическими указаниями являются входящими объектами, однако это не так. На самом деле в этом процессе заготовка обрабатывается по правилам отраженным в технологических указаниях, которые должны соответственно изображаться управляющей интерфейсной дугой.
Третьим основным понятием стандарта IDEF0 является декомпозиция (Decomposition). Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели.
Декомпозиция позволяет постепенно и структурированно представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой.
Модель IDEF0 всегда начинается с представления системы как единого целого – одного функционального блока с интерфейсными дугами, простирающимися за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой, и обозначается идентификатором “А-0”.
В пояснительном тексте к контекстной диаграмме должна быть указана цель (Purpose) построения диаграммы в виде краткого описания и зафиксирована точка зрения (Viewpoint).
Определение и формализация цели разработки IDEF0 – модели является крайне важным моментом. Фактически цель определяет соответствующие области в исследуемой системе, на которых необходимо фокусироваться в первую очередь. Например, если мы моделируем деятельность предприятия с целью построения в дальнейшем на базе этой модели информационной системы, то эта модель будет существенно отличаться от той, которую бы мы разрабатывали для того же самого предприятия, но уже с целью оптимизации логистических цепочек.
Точка зрения определяет основное направление развития модели и уровень необходимой детализации. Четкое фиксирование точки зрения позволяет разгрузить модель, отказавшись от детализации и исследования отдельных элементов, не являющихся необходимыми, исходя из выбранной точки зрения на систему. Например, функциональные модели одного и того же предприятия с точек зрения главного технолога и финансового директора будут существенно различаться по направленности их детализации. Это связано с тем, что в конечном итоге, финансового директора не интересуют аспекты обработки сырья на производственных станках, а главному технологу ни к чему прорисованные схемы финансовых потоков. Правильный выбор точки зрения существенно сокращает временные затраты на построение конечной модели.
В процессе декомпозиции, функциональный блок, который в контекстной диаграмме отображает систему как единое целое, подвергается детализации на другой диаграмме. Получившаяся диаграмма второго уровня содержит функциональные блоки, отображающие главные подфункции функционального блока контекстной диаграммы и называется дочерней (Childdiagram) по отношению к нему (каждый из функциональных блоков, принадлежащих дочерней диаграмме соответственно называется дочерним блоком – ChildBox). В свою очередь, функциональный блок — предок называется родительским блоком по отношению к дочерней диаграмме (ParentBox), а диаграмма, к которой он принадлежит – родительской диаграммой (ParentDiagram). Каждая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее детализирована путем аналогичной декомпозиции соответствующего ей функционального блока. Важно отметить, что в каждом случае декомпозиции функционального блока все интерфейсные дуги, входящие в данный блок, или исходящие из него фиксируются на дочерней диаграмме. Этим достигается структурная целостность IDEF0 – модели. Наглядно принцип декомпозиции представлен на рисунке 4. Следует обратить внимание на взаимосвязь нумерации функциональных блоков и диаграмм — каждый блок имеет свой уникальный порядковый номер на диаграмме (цифра в правом нижнем углу прямоугольника), а обозначение под правым углом указывает на номер дочерней для этого блока диаграммы. Отсутствие этого обозначения говорит о том, что декомпозиции для данного блока не существует.
Последним из понятий IDEF0 является глоссарий (Glossary). Для каждого из элементов IDEF0: диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг существующий стандарт подразумевает создание и поддержание набора соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом. Этот набор называется глоссарием и является описанием сущности данного элемента. Например, для управляющей интерфейсной дуги “распоряжение об оплате” глоссарий может содержать перечень полей соответствующего дуге документа, необходимый набор виз и т.д. Глоссарий гармонично дополняет наглядный графический язык, снабжая диаграммы необходимой дополнительной информацией.
2.1Построение и описание диаграмм бизнес-процессов
Описание TOP-диаграммы (процесса A-0)
Деятельность мебельной фабрики «Вернисаж» по реализации продукции
Входные данные:
· Ранок рабочей силы
· Рынок капитала
· Рынок оборудования
· Рынок сырья и материалов
· Рынок сбыта в широком смысле
Выходные данные:
· Реализованная продукция
· Прибыль от реализации продукции
· Отчётность по деятельности компании
Управление:
Работа мебельной фабрики «Вернисаж» осуществляется на основе Устава предприятия, Положениях об отделах, Инструкций, федеральных законов и нормативно-правовых актов, ГОСТов, Положений по бухгалтерскому учёту, Коллективных договоров.
Механизм:
· Персонал
· Основные фонды
Описание процесса A0
Бизнес-процессы:
А1: Экономическое и финансовое управление. Обеспечивает контроль за наличием и рациональным распределением денежных средств, необходимых для достижения запланированных технико-экономических показателей работы подразделений и организации в целом: расчёт финансового плана предприятия, учёт всех совершаемых денежно-финансовых операций, контроль выполнения плана реализации и прибыли, анализ и регулирование финансового состояния предприятия. На этом уровне происходит планирование финансового и производственного плана развития предприятия: рассчитывается текущий оптимальный план производства товарной продукции, разработка перспективного плана развития, проводится анализ экономических показателей и состояния предприятия на основе бухгалтерского баланса, происходит планирование цен на продукцию, тарифных ставок по заработной плате.
А2: Управление производством. Обеспечивает согласованную работу цехов, участков, бригад, рабочих мест по выполнению установленных плановых заданий в номенклатуре, количестве и заданные сроки при наиболее рациональном использовании оборудования, рабочей силы и оборотных средств. Данный блок отвечает полностью за производственный процесс. Продукция изготавливается в соответствии с требованиями ГОСТов. Подразделение реализовывает поставленные задачи в плане производства, снабжается необходимыми оборудованием и материалами. Произведённая продукция идёт на склады сбыта и там учитывается, также информация о готовой продукции для регистрации и учёта отправляется в бухгалтерию.
А3: Бухгалтерский учёт. Обеспечивает ведение всех видов учёта и отчётности, контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей. Руководствуется Положениями по бухгалтерскому учёту, федеральными законами. Бухгалтерия получает различную информацию для учёта: из отдела кадров приказы о приёме на работу и приказы об увольнении, из производственных отделов – информацию о готовой продукции, о расходе сырья и материалов, об изнашивании оборудования, из отдела сбыта – информацию об отгруженной и реализованной продукции, информацию о ценах, тарифных ставках из экономического отдела и т. д. На выходе формируется различная отчётность о деятельности предприятия, бухгалтерский баланс.
А4: Управление сбытом. Обеспечивает потребителей продукцией в соответствии с принятыми договорами, проводит маркетинговые исследования рынка, набирает «портфель заказов» от потребителей, проводится календарное планирование отгрузки по договорам потребителей, ведётся контроль наличия и движения готовой продукции на складе сбыта, ведётся учёт договорных обязательств. Отдел сбыта формирует данные о реализованной и отгруженной готовой продукции для дальнейшего учёта в бухгалтерии.
А5: Управление кадрами. Обеспечивает удовлетворение потребностей предприятия в специалистах требуемой квалификации, контролирует рациональное использование трудовых ресурсов. Формирует приказы о приёме и увольнении, табель учёта рабочего времени, передаёт их для отчётности в бухгалтерию.
Описание процесса A3
Бизнес-процессы:
А1: Учёт основных средств. Ведётся учёт основных фондов предприятия, а именно: оценка основных средств, поступление и ввод в эксплуатацию, переоценка основных средств, амортизация, ремонт, выбытие, налогообложение, инвентаризация основных средств. Руководствуются Положениями о бухгалтерском учёте. Данные необходимы для бухгалтерского баланса и для отчётности по деятельности фабрики.
А2: Учёт сырья и материалов. Учёт наличия и контроль за движением материалов и сырья на складах снабжения. Учёт отпуска материалов и сырья в производство продукции. Руководствуются Положениями о бухгалтерском учёте. Данные необходимы для бухгалтерского баланса и для отчётности по деятельности фабрики.
А3: Учёт зарплаты. Учёт отработанного времени из Табеля рабочего времени, контроль за наличием и движением кадров. Руководствуются Положениями о бухгалтерском учёте. Данные необходимы для бухгалтерского баланса и для отчётности по деятельности фабрики.
А4: Учёт производства продукции. Учёт поступления и наличия инструмента. Контроль качества. Учёт наличия и контроль движения материальных ресурсов. Учёт фактических затрат на производство продукции. Руководствуются Положениями о бухгалтерском учёте. Данные необходимы для бухгалтерского баланса и для отчётности по деятельности фабрики.
А5: Учёт реализованной продукции. Учёт реализуемой продукции по отгрузке в стоимостном и в натуральном выражениях. Руководствуются Положениями о бухгалтерском учёте. Данные необходимы для бухгалтерского баланса и для отчётности по деятельности фабрики.
Описание процесса A31
Бизнес-процессы:
А1: Приём и регистрация входных документов. На данном этапе происходит сбор, регистрация и обработка данных о реализуемой продукции (на основе договоров, товарно-транспортных накладных, счёт-фактур, платёжных поручений).
А2: Расчёт реализованной продукции в натуральном и стоимостном выражениях. На данном этапе происходит обработка данных, расчёт необходимых показателей.
А3: Формирование отчётных документов. На данном этапе формируется ведомость о реализуемой продукции с итоговыми показателями.
2.2 Описание процесса «Учет реализованной продукции»
Экономико-организационная сущность
Готовая продукция – часть материально-производственных запасов организации, предназначенная для продажи, конечный результат производственного процесса, законченный обработкой, технические и качественные характеристики которого соответствуют условиям договора или требованиям иных документов в случаях, установленных законодательством.
В настоящих условиях основное значение придается реализации продукции (товаров) по договорам-поставкам важнейшему экономическому показателю работы, определяющему эффективность, целесообразность хозяйственной деятельности организации. В объем реализации включаются отгруженная и отпущенная продукция, выполненные работы независимо от того, зачислен или нет платеж на расчетный счет организации или получены векселя, авансы.
Таким образом, процесс реализации завершает кругооборот хозяйственных средств организации, что позволяет ей выполнять обязательства перед государственным бюджетом, банками по ссудам, персоналом, поставщиками и возмещать прочие производственные затраты. Невыполнение плана реализации вызывает замедление оборачиваемости оборотных средств, штрафы за невыполнение договорных обязательств перед покупателями, задерживает платежи, ухудшает финансовое положение организации.
Отпуск готовой продукции и ее отгрузка оформляются приказом-накладной, в который включены два документа: приказ складу и накладная на отпуск. Приказ складу выписывает соответствующая служба, на основе условий договора с покупателями, с указанием наименования покупателя, его кода, количества и ассортимента продукции, срока отгрузки.
Материально ответственное лицо (кладовщик) комплектует продукцию по каждому приказу и передает экспедитору для отправки, записывая количество в графе «Отпущено».
Документ подписывается начальником службы, кладовщиком и экспедитором. Приказ-накладная оформляется в двух экземплярах: первый передается экспедитору для указания количества отправленных мест, массы груза согласно товарно-транспортной накладной и суммы оплаченного железнодорожного тарифа за перевозку продукции до станции покупателя; второй экземпляр остается у кладовщика как основание для отпуска. По нему и карточках складского учета в графе «Расход» проставляется количество отпущенной продукции, и документ передается бухгалтеру. Экспедитор сдает продукцию транспортной организации получает квитанцию о приеме груза. На следующий день после отгрузки продукции экспедитор обязан приказ-накладную и квитанцию транспортной организации передать в бухгалтерию организации для выписки счета типовой формы (или платежного требования-поручения) и счета-фактуры на имя покупателя.
Для того чтобы отразить продукцию или работы, услуги реализованными, бухгалтерия должна иметь документы, подтверждающие исполнение договора и в первую очередь переход прав собственности на них. Кроме указанной ранее приказ-накладной это могут быть железнодорожные, авиа, товарно-транспортные накладные с отметками станции отправления или назначения, коносаменты, акты выполненных работ, и др.
Продажа продукции осуществляется в соответствии с заключениями договорами или путем свободной продажи через розничную торговлю.
В договорах на поставку готовой продукции указывают поставщики и покупатели, необходимые показатели по изделиям, цены, скидки, порядок расчетов, сумму налога на добавленную стоимость и другие реквизиты. В международной практике принято дополнительно указывать непреодолимые обстоятельства (форс-мажор), поручительство, гарантии исполнения договорных условий, порядок возмещения убытков, оговорку о подсудности и арбитраже и другие сведения.
Рассмотрим учёт реализованной продукции по факту отгрузки на примере мебельной фабрики. Отгрузкой и отпуском продукции занимается отдел сбыта (маркетинга) организации. Работники этой службы заключают договоры с покупателями, оформляют документы на отгружаемую продукцию, ведут оперативный учет движения продукции на складе, контролируют выполнение договорных обязательств, полноту и своевременность поступления средств от покупателей.
Отпускаемая со склада продукция оформляется первичными документами. Отдел сбыта (маркетинга) на основании договора поставки и графика отгрузки продукции выписывает приказ — накладную, где указываются покупатель, наименование продукции (изделий), количество продукции, подлежащей отпуску и фактически отпущенной, договорная цена, сумма, стоимость упаковки, оплачиваемой сверх цены на продукцию. После оформления приказ — накладная передается на склад. В ней отпуск продукции со склада подтверждается подписью кладовщика и получателя.
На продукцию, отправляемую специализированными транспортными организациями, выписывается товарно — транспортная накладная. У поставщика она заменяет приказ — накладную, а у покупателя — приходный ордер.
Все первичные документы на отгруженную продукцию передаются в финансовый отдел или бухгалтерию для выписки расчетных документов (платежных требований).
Платежное требование представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в обслуживающий банк плательщика расчетных и отгрузочных документов стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ и оказанных услуг. Платежное требование выписывается поставщиком на основании договора и отгрузочных документов (товарно — транспортной накладной). В нем поставщик указывает наименование плательщика и обслуживающий его банк, наименование поставщика и его банк, сумму к оплате и т.д., подписывает его и заверяет печатью. продолжение
–PAGE_BREAK–