Рекомендаціїпо Підготовці і проведенню публічного виступу (доповіді)
Вступ
Наякомусь етапі вашої ділової діяльності ви неминуче зштовхнетеся з необхідністюробити усну доповідь (виступ). Можливо, це буде офіційна подія: захист дипломного проекту,виступ на конференції з науковим повідомленням, — але колись ви зштовхнетеся зменш офіційними ситуаціями: виступ на навчальному семінарі, виступ передколегами з науковим або діловим повідомленням і т.д.
Незалежновід того, у якій ситуації ви повинні робити доповідь, як часто ви зіштовхуєтесяз цією необхідністю, кількості слухачів, ви повинні мати деякі навички, щодозволяють зробити виступ більш ефективним. У цьому розділі розглянуті деякізагальні правила, використовуючи які ви можете поліпшити свою технікупублічного виступу.
Підготовкадо виступу
Доусіх виступів необхідно готуватися. Практично немає людей, що могли б успішновиступити зовсім без підготовки. Початок лежить у тім, щоб визначити, чому виповинні робити доповідь і які цілі ви хочете досягти, зробивши його.
Вибірцілі
Виповинні почати із з’ясування цілей аудиторії — що вона хотіла б почути, якуінформацію одержати, у якій формі. Не менш важливі і ваші цілі. Ви можетебажати від слухачів, щоб вони прийняли і погодилися з вашою точкою зору або щобвони змінили свою думку або поведінку після прослуховування вашої доповіді. Виможете просто бажати повідомити інформацію, дати інструкції або пояснення.Метою інструкційного виступу може бути і підвищення рівня знань аудиторії, щови можете для цієї цілі попередньо протестувати питаннями або спонукуючислухачів до розповіді про те, що вони бажають довідатися. Якщо ж цейпояснювальний виступ, тоді ваша мета — поліпшити рівень розуміння вашихслухачів.
Коливи ясно установили цілі виступу і з’ясували свої прагнення, необхідно, якнаступну стадію процесу підготовки, визначити характер аудиторії.
Характераудиторії
Мивже підійшли до думки про те, наскільки важливо визначити розмір і структуруаудиторії в процесі підготовки до доповіді. Навички виступу для аудиторії, щоскладається з однієї людини, фактично ідентичні тим, що потрібні від вас підчас виступу для аудиторії, що складає 100 чоловік. Однак, якщо аудиторія меншай у слухачів є можливість безпосередньо включатися в хід виступу, потрібнотрохи інший стиль виступу.
Якщови знаєте усіх, хто складає аудиторію, особисто, ви можете обрати меншофіційний стиль. Однак, якщо справа обстоїть інакше, і до того ж кожен слухачочікує від виступу чогось свого, ви повинні постаратися зробити виступ таким,щоб задовольнити всі різноманітні запити. При цьому корисно знати, хто вашіслухачі, рід їхніх занять, кваліфікацію, чому вони бажають навчитися. Добремати представлення і про те, який рівень підготовленості аудиторії досприйняття розглянутого питання. Хто вони, професіонали або новачки? Це повиннобути враховане при підготовці виступу.
Вибіртеми
Приймаючирішення з приводу специфіки теми, що буде обговорюватися, майте на увазі цілівиступу, рівень підготовки аудиторії, а також те, що вона бажає почути.
Визначеннязмісту виступу
Ценайважливіший етап підготовки. Переконаєтеся, що ваш виступ по змісту:
• цікавий;
• відповідаєтематиці зборів, конференції і т.д.;
• доступнийдля розуміння;
• враховуєрівень ваших слухачів;
• укладаєтьсяу відведений для вашої доповіді час;
• забезпечуєдосягнення цілей, що ви поставили перед собою.
Вине повинні перевантажувати аудиторію інформацією, тому що за відведений вам часви зможете розглянути лише кінцеве число питань. Якщо виступ дуже короткий,наприклад, кілька хвилин, тоді розглядайте тільки одне або два питання. Якщо жвиступ більш тривалий, то ви маєте більший простір для пояснень того, що вихочете сказати.
Будьтезавбачливі, не виступайте занадто довго, аудиторія, швидше за все, втратитьуважність і запам’ятає лише малу частину сказаного. Якщо ви намагаєтеся охопитивідразу кілька питань, необхідно установити і підкреслити між ними логічнийзв’язок, так, щоб кожне питання випливало з попередніх. Необхідно заздалегідьпродумати структуру виступу, у противному випадку воно не удасться. Допоможе цезробити складання плану виступу.
Структуравиступу
План,що допоможе вам структурувати ваш виступ, має на увазі розбивку виступу на 3різні частини, кожній з яких повинен бути приділений необхідний час. Вони такі:
1) введення;
2) розвитокаргументації;
3) висновок.
Підчас введення ви повинні:
• привітатиаудиторію;
• представитисясамому і представити тему, про яку будете говорити;
• пояснитицілі виступу (його призначення);
• коротконагадати зміст попередніх частин, якщо дана доповідь є частиною серії виступів;
• пояснити,що ви збираєтеся сказати, а також те, як ви збираєтеся це робити;
•пояснити аудиторії, що буде вимагатися з її боку;
•сказатислухачам, коли вони зможуть задавати питання, у чи ході виступу, або по йогозакінченні.
Розвитокаргументації. Підчас цієї частини доповіді ви повинні висунути й аргументувати основні ідеївашого виступу в їхній логічній послідовності. Щоб переконати аудиторію в тім,що вони обґрунтовані, потрібно більше, ніж проста їхня констатація. Ви повинніпідтримувати те, що говорите. Цього можна досягти декількома шляхами:
— завоювавши довіру аудиторії йустановивши з нею контакт;
— забезпечивши логічну підтримку мови;
— використовуючи різні стилі і формивиступу;
— відповідаючи на питання.
Завоюватидовіру аудиторії й установити з нею контакт можна декількома способами або їхкомбінацією. Головні з них наступні:
— демонстраціяглибокого знання і розуміння теми виступу;
— посилання на стосовні до справиавторитетні наукові джерела;
— визнання існування інших думок,щирість і чесність при їхній оцінці;
— спокій і впевненість протягомвиступу;
— уміле використання навичок усногоспілкування, міміки, жестів для встановлення контакту з аудиторією.
Випідвищите шанси завоювати довіру ретельною підготовкою, а також якщо будете впроцесі доповіді говорити емоційно і впевнено. Ентузіазм легко передається, іви повинні постаратися передати його аудиторії. Для того, щоб переконатиаудиторію в правильності ваших поглядів, ви можете скористатися декількомаприйомами:
♦ послатисяна подібні аналогічні ситуації. Це допоможе аудиторії зрозуміти сутьпропозицій, тому що дозволяє зв’язати нові знання зі знайомими подібнимиситуаціями;
♦ залучитиприклади з вашого особистого досвіду. Включення однієї або двох особистихісторій не тільки підкреслить справедливість і доречність ваших головних тез,але і підвищить інтерес до виступу, а також може допомогти аудиторіїзапам’ятати ваш виступ;
♦ привестиогляд теоретичних і експериментальних досліджень. Матеріали, отримані іншимилюдьми, можуть підтвердити ваші пропозиції і зроблять вашу точку зору більшаргументованої;
♦ включитив доповідь цікаві цитати з авторитетних джерел;
♦попроситиаудиторію підтримати ваші висловлення. Якщо хто-небудь зі слухачів зможепідтримати вас, ґрунтуючись на власному досвіді, це підвищить довіру до вашихвисловлень.
Крімтого, приділіть особливу увагу структурі вашого виступу. Для успіху виступупотрібно вибрати найбільш раціональний стиль і форму. Нижче приведені найбільшечасто використовувані форми виступів.
Відразуголовна ідея
Використовуючицю форму, ви відразу на початку виступу висловлюєте головне положення і потім,розвиваєте аргументи на його користь. Якщо ваш час обмежений — це найбільшприйнятний підхід, діловий і логічний. Цей метод не принесе успіху, якщо вашааудиторія незнайома з деталями розглянутої ситуації або якщо ви не очікуєтенегайної згоди з вашим пропозиціями.
Вибудовуванняаргументів
Цейстиль доповіді передбачає, що на початку ви описуєте загальну картину ситуації,даєте огляд інформації і деталей, а потім робите пропозицію. Надалі вирозвиваєте аргументацію на користь вашого твердження. Цей підхід буде плідним,якщо аудиторія мало знає про обговорювану тему, або коли ви очікуєтезаперечення проти вашої пропозиції. Вам знадобиться більше часу для реалізаціїтакої форми виступу і, крім того, ви повинні ретельно обміркувати аргументи івідібрати для розвитку найбільш вагомі і переконливі з них.
Обґрунтуваннявибору
Цеформа є різновидом попереднього методу і використовується в тому випадку, якщодоповідь присвячена рішенню якої-небудь проблеми. Вона полягає в тім, щодоповідач вибирає критерії, що визначають найбільш підходяще рішення, потімпропонує ряд альтернативних рішень і робить їхню оцінку за зазначенимикритеріями. Таким шляхом ви інформуєте аудиторію про альтернативні рішення, щови розглянули, і вона розуміє, чому ви відкинули їх. Цей підхід плідний, якщови маєте у своєму розпорядженні час, достатній для викладу всіх аргументів.Однак успіх залежить від того, наскільки аудиторія згодна з вашими оцінкамиальтернативних рішень.
Інформування
Розглянутівище форми доповідей використовуються в тому випадку, якщо ви намагаєтесяпереконати аудиторію в чомусь. Інша ситуація виникає, коли вам необхідно простоінформувати аудиторію по якому-небудь питанню. У цьому випадку особливо важливовибрати таку структуру доповіді, що полегшить засвоєння інформації. Для цьогоможуть бути використані різні підходи. Перший з них полягає в тому, щоінформація представляється в хронологічному порядку. Такий підхід прийнятний,наприклад, у тому випадку, якщо ви постійно зустрічаєтеся з аудиторією іповідомляєте їй інформацію, що надійшла після останньої зустрічі.
Виможете використовувати різновид хронологічного підходу, якщо ви інформуєтеаудиторію про спосіб рішення якої-небудь задачі. У цьому випадку ви можетерозділити задачу на окремі етапи і послідовно обговорити кожен етап, поки небуде побудована загальна картина. Ця форма корисна, коли для аудиторії важливозрозуміти процес рішення задачі.
Щеодна форма — це причинно-наслідковий підхід. Вона полягає у тому, що спочаткуви обговорюєте причини якого-небудь явища, а потім аналізуєте їх ефект.
Іншийметод може бути застосований під час обговорення складної теми. Розумінняскладної проблеми буде краще, якщо ви почнете виклад з відносно легкого рівня іпотім будете послідовно переходити до усе більш складних питань. Важливо бутиупевненим, що аудиторія зрозуміла ваші пояснення і готова до переходу на рівеньбільшої складності.
Незалежновід форми доповіді ви повинні приділити особлива увага організації ключовихідей вашого виступу. Розділите повідомлення на логічно завершені частини,розглянете їхній взаємозв’язок і виберіть найбільш переконливий порядок їхньоговикладу. Після цього складіть план виступу.
Прийомизв’язного викладу матеріалу
Умінняпідкреслити зв’язок різних частин доповіді дуже важливо для успіху, тому щоробить структуру доповіді більш ясної і дозволяє аудиторії стежити за розвиткомаргументації, знати план подальшого викладу матеріалу.
Післязавершення викладу якої-небудь частини доповіді, підбийте короткий підсумок,зробіть висновки, дуже коротко нагадаєте слухачам, що ви хотіли сказати в ційчастині. Потім познайомте слухачів із планом і цілями тієї частини доповіді, довикладу якої ви переходите. Наприклад, це можна зробити в такий спосіб:
♦ «Отже,підводячи підсумок, можна зробити наступні висновки… Тепер ми перейдемо дорозгляду…, при цьому наше завдання полягає в…».
♦ «Мирозглянемо з вами… Тепер я хочу залучити вашу увагу к…, для цього явикладу вам…».
Крімтого, щоб зробити структуру доповіді більш зрозумілою і наочною, ви можетевикористовувати роздавальний матеріал з коротким планом доповіді,використовувати для цієї цілі плакат або проекційну апаратуру. Важливу роль уструктуруванні грає голос: виділяйте важливі місця зміною темпу мови,акцентуйте окремі слова, повторюйте ключові фрази.
Отже,успіх вашої доповіді буде визначатися, насамперед, його змістом, умінням ясно іпереконливо викладати ключові ідеї, навичками застосування технічних прийомів,у тому числі і таких, як роздача коротких тез, використання дошки і проектора.
Відповідіна питання
Обмірковуючизміст доповіді, вибираючи форму викладу, ви повинні не забувати про відповідіна питання.
Надеякому етапі доповіді, іноді після найважливіших його частин, або наприкінціви повинні запропонувати аудиторії задавати питання. Питання можуть стосуватисяокремих тверджень вашої доповіді, вимагати уточнень, додаткової аргументації іт.д. Але незалежно від змісту питань, необхідно дотримувати наступних правил.
— Ви повинні вітати і заохочувати питання: вони не тількипоказують, що аудиторія слухала уважно і зацікавилася вашою доповіддю, але ідають можливість виявити сферу інтересів аудиторії. Обов’язково повторитепитання для аудиторії, дуже часто слухачі задають його тихим голосом.
— Намагайтеся відповісти на всі питання. Не ігноруйте деякіпитання, віддаючи перевагу іншим, тому що це зменшить довіру до вас з бокуаудиторії. Намагайтеся давати ясні, визначені, короткі відповіді. Тоді визможете відповісти на більшу кількість питань за обмежений час.
— Якщо ви не можете відповісти на запитання — скажіть процьому прямо. Це краще, ніж ухилятися від відповіді або дати неправильнавідповідь. Ви можете попросити відповісти на запитання кого-небудь зі слухачів,хто має необхідний досвід або інформацією.
— Якщо ви не змогли відповісти на запитання, скажіть, щопідготуєте відповідь і повідомите про це на наступній зустрічі або перед нею.Обов’язково підготуйтеся і зробіть усе можливе, щоб слухач, що задав питання,одержав відповідь у будь-якій формі: особисто, за телефоном, письмово і т.д.
— Ніколи не говоріть, що питання дурне, не відноситься досправи, не цікаве і т.д. — ви втратите аудиторію.
— Якщо один зі слухачів домінує при завданні питань, придушуючи інших, чемноскажіть йому, що ви хотіли б надати можливість задати питання всім слухачам, аз ним готові зустрітися й обговорити питання після доповіді.
— Якщо час, відведений для питань, підходить до кінця, попереджуйте про цеаудиторію, наприклад, у наступній формі: «Я шкодую, але в нас залишилося часуне більш, ніж на 2 питання».
Закінченнядоповіді
Останнячастина вашої доповіді — це висновок. Він має наступні цілі: відповісти напитання, що можуть виникнути в слухачів; підбити підсумок вашого виступу; зробитиакцент на ключових пунктах аргументації; обрисувати план наступних дій. Неробіть огляду нових матеріалів у висновку, а тільки повертайтеся до тихключових моментів, що були розглянуті у виступі. Зверніть увагу аудиторії на тіцілі, що були поставлені вами на початку доповіді і спробуйте назвати міри, щоприведуть до їх досягнення. Роблячи це, задавайте слухачам питання риторичні,типу:
«Тепер,коли ви прослухали мій виступ, задумайтеся, що значить для вас навчання діловимнавичкам? Як це може сприяти вашій майбутній кар’єрі?»
Якщови добре підготували і продумали свій виступ, такий висновок приведе до йогоуспішного закінчення. Тоді усе, що потрібно зробити — це подякувати аудиторіїза зроблену увагу, за присутність, участь і виявлений інтерес.
Використаннятехнічних засобів
Порядіз глибоким змістом, логічною структурою, що відповідає формою ви повиннізбудити інтерес слухачів, зробити ваша доповідь привабливого і зручним длясприйняття.
Пам’ятайте,що аудиторія складається з індивідуумів. Якщо ви знаєте їхні імена, звертайтесядо них за іменами, підтримуйте контакт очима, причому не з одною людиною, а звсією аудиторією. Використовуйте жести, міміку, образні вираження, порівняння,метафори, гумор. В останньому випадку будьте обережні: ніколи не використовуйтежартів, що можуть скривдити аудиторію або дискредитувати тему доповіді.
Великуроль у підвищенні успіху доповіді грають візуальні технічні засоби, які можнарозділити на безпосередні і проекційні.
Безпосереднівізуальні засоби — це такі пристосування, на яких лектор формує інформацію увізуальній формі в процесі виступу. До них відносяться традиційні крейдові абоспеціальні фломастерні дошки і деякі види проекторів, що дозволяють писати наспеціальних плівках. Ці засоби можна використовувати для наступних цілей:
• демонстраціїданих у виді таблиць, графіків, діаграм для полегшення розуміння матеріалу;
• записуключових слів і фраз, як допомоги для розуміння структури доповіді;
• записувисновків;
• проведенняобчислень;
• демонстраціїсхем, малюнків і т.д.
Усе,що ви будете записувати під час доповіді, повинне бути продумане і складене підчас його підготовки, а не імпровізуватися в його плині. При цьому бажанодотримувати наступні правила:
• текстоваінформація повинна бути простою — тільки кілька ключових слів;
• дляпредставлення інформації використовуйте сумісні кольори фломастерів або крейд;
• використовуйтетільки такі ілюстрації, що наочні, легко і без великих витрат часу можуть бутинамальовані або записані;
• недавайте багато візуальної інформації за один раз, обов’язково записуйтеінформацію, що важко сприймається на слух;
• пишітькрупно, щоб усі слухачі ясно бачили написане;
• записуйтету інформацію, до якої будете звертатися багаторазово. По ходу доповіді всякийраз залучайте до неї увагу слухачів;
• незаслоняйте візуальний засіб;
• говорітьособою до аудиторії, а не до дошки.
Надодаток до описаних засобів візуалізації інформації лектор може використовуватиприлади, що діють моделі і т.д.
Проекційнізасоби
Цітехнічні засоби призначені для проекції візуальної інформації на екрані ззаздалегідь підготовлених слайдів або спеціальних плівок. Достоїнство цихтехнічних засобів полягає в тім, що можна регулювати ступінь збільшеннязображення, а отже, використовувати них у великих аудиторіях. Крім того,інформація підготовлена заздалегідь і зменшуються нераціональні витрати часу наїї запис під час доповіді.
Успішневикористання проекційних засобів можливо тільки за умови правильнопідготовлених слайдів. Візьміть до відома наступні ради:
• коженслайд повинний бути присвячений тільки одному питанню. У кожнім рядку повиннобути не більше 6—7 слів. Кількість рядків на одному слайді не повиннаперевищувати 10;
• використовуйтекольори, що сполучаються;
• мінімальнависота букв на слайді повинна бути 6 мм;
•графіки і діаграми більш наочні, чим таблиці.
Крімтого, пам’ятайте наступне:
• інформаціяна екрані повинна бути видна усім без винятку слухачам;
• візуальнаінформація повинна підкріплювати вашу мову, а не навпаки. Не перетворюйте своюдоповідь у просте коментування слайдів;
• зменшуйтеосвітленість аудиторії при демонстрації слайдів, але не виключайте світлозовсім;
• обов’язковоперевірте працездатність і якість технічних засобів до початку доповіді;
• запам’ятаєтепорядок слайдів, так щоб знати зміст кожного з них. Це виключить необхідністьтривалого розглядання екрана;
• невикористовуйте занадто багато слайдів, це робить доповідь монотонною, цестомлює аудиторію.
Використанняриторичних питань
Риторичніпитання, тобто питання, що не вимагають прямої відповіді, використовуються дляактивізації аудиторії. Вони повинні бути звернені до всіх слухачів і, якправило, починатися зі слів «Що…», «Чому…», «Як…», «Де…». Цільриторичних питань — спонукати слухачів обміркувати питання або заінтригуватиних. Питання повинні бути чітко сформульовані, легкі для розуміння і відповіді.Ні в якому разі не задавайте питань, що приведуть до того, що слухачі відчуютьсебе непідготовленими або дурними. Складання плану виступу. Це обов’язковийетап підготовки виступу. План за формою повинен бути зручним для вас і длявикористання в процесі доповіді. Але, незалежно від форми, план повиненмістити:
• перелікосновних розділів доповіді;
• вашуоцінку тривалості кожного розділу;
• основнітези кожного розділу і час на їх виклад;
• перелікілюстративного матеріалу з указівкою моментів його представлення.
Такийплан допоможе вам не упускати нічого з того, що ви збиралися викласти, а такожчітко контролювати час на кожному етапі доповіді.
Виступ
Виконанняописаних вище рекомендацій є необхідною умовою успішної доповіді. Разом з цимдуже багато залежить від його викладу на публіці. Скористайтеся для цьоговашими навичками усного мовлення, уважно поставтеся до свого зовнішньоговигляду, контролюйте жести, міміку. Не захоплюйтеся власною мовою, уважноспостерігайте за аудиторією. Якщо слухачі відводять очі, розмовляють між собою,читають або відверто сплять — це сигнали втрати контакту з аудиторією, зниженняуваги й інтересу до доповіді. Застосуйте заходи до того, щоб повернути увагу.
Будьтеготові до того, що під час доповіді можуть виникнути перешкоди: хтось спізнивсяабо іде, сторонній шум, перебої з світлом, несправність технічних засобів.Заздалегідь продумайте свою реакцію, будьте спокійним, упевненим у собі лідеромаудиторії.
Назакінчення відзначимо, що розвиток навичок виступів вимагає практики. Неуникайте публічних виступів, прагніть до них, і ви досягнете успіху.