Вопрос 31 Комплекс организационных документов, его состав. Правила составления и оформления.
Организационные документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационные документы

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Формуляр организационного документа:

постоянные реквизиты «единого» бланка:

эмблема; наименование организации; наименование вида документа (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты «единого» бланка:

дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст; отметка о наличии приложения 2; подпись; гриф согласования или визы; гриф утверждения; печать.

Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

— обеспечение юридической силы документа

(юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления);

— создание условий для оперативного исполнения документов;

— возможность оперативного поиска документа;

— возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства оргтехники.

— обеспечение качественного внешнего вида документа.
Вопрос 32 Распорядительные документы. Требования к их составлению и оформлению.
Распорядительные документы

Основное назначение их регулировать и координировать деятельность, что позволяет руководству осуществить постановленные перед ним задачи, получать максимальный эффект от своей деят-ти.

Эти документы могут касаться совершенствования организационной структуры, определение или корректировки средств и способов осуществления основной деят-ти, обеспечение организации различными ресурсами.

Они содержат решения идущие сверху вниз по системе управления.

Их адресатом является конкретное учреждение, структурные подразделения, должностные лица или работники.

Распорядит. Док-ты ИЗДАЮТСЯ по инициативе руководителя в пределах их полномочий и компетенции, чтобы выполнить задачи возложенные на организацию

В СОСТАВ ВХОДЯТ: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Составление и оформление распорядительных документов

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей
— констатирующей
и
распорядительной
.
Констатирующая
часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет
распорядительная
часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» (‘постановил”) — в постановлении; ”решает” {«решил’) — в решении; „предлагаю“ — в распоряжении; „приказываю“ — в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
–PAGE_BREAK–Вопрос 33 Стадии подготовки распорядительных документов.
складывается из следующих стадий:

Изучение управленческого вопроса

Подготовка проекта распоряд. докум.- это может быть поручено 1му лицу или нескольким исполнителям, возможно даже создание спец. Рабочей группы. ОСНОВНОЕ ТРЕБОВАНИЕ: достаточная компетентность, знание вопроса, профессионализм Подготовка проекта требует сбора необходимой информации, для этого используется информационно-справочн. док.- отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка.

Изучив эти материалы и получив полную ясность по сущ-ву вопроса, четко определив цель издания докум. Приступают к составлению его проекта. Самое трудное сформулировать основные положения конкретного решения.

Согласование документа. Заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, кот. он касается. Осущ-ся путем визирования или проставляется грифом согласования. Согласования проводит структурное подразделение или лицо кот. готовило проект этого документа. Визы или гриф согласования проставляют на первом экземпляре док. В случае несогласия пишут мотивированное заключение.

Подписание документа, перед этим докум. необходимо тщательно выбелить.

·регистрация распорядительного документа;

·доведение распорядительного документа до исполнителей.

Вопрос 34 Значение организационно-распорядительных документов в управленческой деятельности.

организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

· Организационные документы;

· Распорядительные документы;

· Справочно-информационные документы.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы. Третья группа — справочно-информационные документы — включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.
Вопрос 35 Информационно-справочные документы, их виды и назначение.
К информационно-справочным документам относят справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, протокол, телеграммы и др. Они имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Справка – это документ оперативной информации. Cоставляется справка с целью описания и подтверждения каких-либо фактов и событий. Жестких требований к написанию справки не существует, она составляется в произвольной форме, оформление справки осуществляется на листе форматом А4 либо на специальном бланке.

Обязательными реквизитами справки являются:

наименование адресата; наименование документа (Справка); дата и номер справки;

место (город) составления справки; заголовок к тексту (для некоторых видов справок – о наличии материалов); текст справки; подпись.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.

Пишется докладная записка либо по инициативе работника, либо по требованию руководства.

Четких требований к оформлению докладной записки не существует. Докладная записка обычно состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы.

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

адресат (наименование должностного лица, его ФИО); дата и номер документа;

место (город) составления; наименование документа (Докладная записка); заголовок к тексту документа (начинается со слов «О …», «Касательно …»); текст докладной записки;

личные данные составителя (должность, ФИО); подпись составителя.

Служебная записка — это информ-справоч документ внутренней деловой переписки, принятый в компании. Написание служебных записок осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении. Составляется с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника. Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот. Служебная записка состоит из следующих частей: «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, ФИО в дат п);

дата составления и номер служебной записки; наименование документа (Служебная записка);

заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки); текст документа;

должность составителя, подпись и расшифровка подписи.

Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании. За составление протокола и оформление протокола на заседании обычно отвечает секретарь или другое назначенное лицо.

Протокол содержит в себе следующие реквизиты:

наименование компании; наименование документа (Протокол); номер протокола; дата заседания;

место заседания; заголовок к тексту документа; текст протокола; подписи.

Основная часть текста протокола разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца. Протоколы могут краткие и полные. При написании краткого протокола необходимо указать фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события.

Доверенность– документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

Телеграмма– вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица.

Факсограмма(факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.
    продолжение
–PAGE_BREAK–Вопрос 36 Как написать деловое письмо: основные правила оформления
Деловое письмо — это не только передача важной информации, это показатель уровня компании, соблюдение правил деловой переписки это своеобразное проявление уважения к адресату. были выработаны определенные шаблоны и формы написания деловых писем.

Оформление письма: правило №1. Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

Печать письма: правило №2. Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.

Составление письма: правило №3. деловые письма должны быть краткими и иметь четкую структуру: Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу), дата написания, имя и адрес получателя, тема письма, вступление, основная часть, заключение, подпись;

Написание письма: правило №4. В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

Составление письма: правило №5. По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

Написание письма: правило №6. Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма. в письме необходимо лично обращаться к получателю, при этом местоимение Вы и его формы (Вам, Вас, Вашего) пишется с большой буквы, это признак уважения; в деловом письме недопустимы сокращения «Ув.» вместо «Уважаемый», «г-н», «г-жа» вместо «господин» или «госпожа», эти слова необходимо писать полностью;

Оформление письма: правило №7. После завершающей фразы ставится подпись и должность. Подпись принято ставить собственноручно, а текст письма печатать;

Оформление письма: правило №8. Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

Деловое письмо обязательно проверяют на наличие орфографических и пунктуационных ошибок, если деловое письмо будет отправлено через электронные средства связи (по факсу, через интернет) все правила написания также должны быть соблюдены, при пересылке деловых писем через электронную почту недопустимо употребление смайликов и жаргонных фраз; при пересылке почтой, письмо складывают тестом внутрь, и запечатывают в плотный конверт, адрес на нем лучше распечатать на принтере, чем писать собственноручно. Согласно этикету деловой переписки в течение суток на любое письмо должен быть дан ответ, даже если вы не успели рассмотреть вопросы, затронутые в письме, ответ нужно дать, это может выглядеть следующим образом «Ваша просьба будет изучена в ближайшие три дня», или «Ваше письмо принято к рассмотрению. Вы получите ответ в течение семи дней» и т.д.
Вопрос 37 Классификация писем
Деловое письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций. Содержание писем очень разнообразно и зависит от обстоятельств ситуации, требующей разрешения, и цели автора письма. Исходя из особенностей содержания и формуляра письма выделяют следующие разновидности: письма-просьбы, письма коммерческие, сопроводительные, договорные, информационные, циркулярные, гарантийные, письма-извещения, напоминания, подтверждения, приглашения, поздравления, письма-ответы и письма-запросы и др.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. 

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем: запрос, оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них.

Сопроводительное письмо – это пояснительная записка к резюме.

Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, это сопроводительное письмо к договору.

Информационное письмо — служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения.

 В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов “сообщаем”, “извещаем”, “доводим до Вашего сведения”, “ставим Вас в известность”.

Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо. Составляют с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. является знаком глубокого внимания и уважения к получателю. 

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, которые носят распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию. Психика, предмет изучения психологии

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос 
    продолжение
–PAGE_BREAK–Вопрос 38 Оформление документов по личному составу
К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации. Заявление о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры, приказы по личн. Сост., увольнения, характеристики, автобиографии, резюме, личные карточки, лицевые счета по заработной плате.

Личная карточка.

На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих.

Личное дело.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

Прием на работу.

Трудовой договор

Трудовой договор имеет типовую форму в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Трудовой договор есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Увольнение.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке или приказе об увольнении.

На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа.

Приказ подписывается и регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.

Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию.

Трудовая книжка.

Трудовая книжка является основным документов о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию.

Лица, поступившие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступившие на работу впервые обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу издаются по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, изменения условий оплаты труда, поощрения, по вопросам наложения взысканий, премирования конкретных работников, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством предприятия, пенсионного обеспечения конкретных работников и другим вопросам.

Приказ подписывается руководителем предприятия или лицом, его замещающим.

Анкета кандидата

Служба персонала организации при наличии вакансии составляет анкету кандидата, которая заполняется кандидатом до или в процессе собеседования.

Характеристика

Характеристика официальный документ, составляемый руководством предприятия или подразделения, для предоставления во внешние организации.

Командировочное удостоверение — документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направляемого на временную работу в стороннюю организацию
Вопрос 39 Правила организации документооборота
Документооборот – это движение документов внутри предприятия с начала их написания или получения до завершения их обработки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Электронный документооборот — это различные компьютерные программы, которые позволяют эффективно вести документирование и документооборот.

Организация документооборота включает всю последовательность докум. во время их движения и следующие операции: получение, рассмотрение, распределение, передача на исполение, организац. исполнение и отправка, регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения.

главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.);

максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала
    продолжение
–PAGE_BREAK–Вопрос 40 Характеристика документооборота
Документооборот это средство коммуникации, т.е. перемещаась докум. связывают все звенья управленческой структуры и разные учреждения.

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. Также относятся состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. например, время полного цикла обращения документа в учреждении или время прохождения на стадиях управленческого процесса.

Документооборот делится на несколько составляющих частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении

Документопотоки различаются:

По направлению — 1. горизонтальные 2. Вертикальные-от руководителя к подчиненным

По отношению к управленческому аппарату-1. Внутренний 2. исходящий 3. Входящий

Входящий документооб. Любой организации составляет: 1)Докум. вышестоящей организации.

2)Докум. подведомственных организаций.

3)Докум. от несоподчин-ных организаций, для согласование или побуждение к ним, консультирования

Входящие документы образуют

1) Руководство организаций

2)Руководство структурных подразделений и непосредственно исполнителя

Исходящий документопоток:

Могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившые письменные или устные запросы.

Внутренние документы- организационные докум.

41.Объем документооборота и правила его учета.

Объем документооборота, выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным – многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов – однократность.

42.Характеристика основных документопотоков.

Документопоток — это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.

Основные документопотоки в организации:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Основные характеристики документопотока:

Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

43.Порядок движения и обработки поступающих документов

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству организации или неимеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

44.Порядок движения и обработки отправляемых документов.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Прохождение исходящих документов включает в себя:

составление проекта документа;

его изготовление;

согласование (визирование);

подписание;

утверждение (если необходимо);

регистрацию;

экспедиционную обработку;

сортировку по способам отправки;

отправку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем

45.Порядок движения и обработки внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

46.Предварительное рассмотрение документов. Значение и основное содержание.

Предварительное рассмотрение документов

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется, хотя бы бегло, ознакомься с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки:

для обязательного рассмотрения руководителем;

направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям.

При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

важность содержания;

вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;

сложность и новизна поставленных вопросов;

авторство, т.е. общественное положение лица — автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

реальная срочность исполнения документа.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывают внутренние справочные материалы:

примерный перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

перечень должностных лиц и их обязанностей;

технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

47.Процесс регистрации документов.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

При формировании уникальных регистрационных номеров применяются различные классификаторы (виды доставки, номенклатура дел, организаций и физические лица, виды документов и т.д.).

Использование номенклатуры дел позволяет регистрировать документы в определенные дела в соответствии с требованиями ГСДОУ.

Регистрация может осуществляться централизованно или децентрализовано с возможностью сквозной нумерации или формированием уникальных регистрационных номеров в рамках регистрирующих подразделений и организаций.

Этап регистрации документа наступает в соответствии с моделью бизнес-процесса документа. Так регистрация входящих документов наступает сразу после создания новой карточки входящего документа, а регистрация исходящих выполняется после того, как документ согласован и подписан. Для других типов документов этап регистрации может быть настроен индивидуально.

Предусмотрена возможность автоматического формирования регистрационного номера с записью даты-времени регистрации. После выполнения регистрации документ автоматически перемещается далее по маршруту, определенному моделью бизнес-процесса.

Осуществляется проверка дублирования регистрационных и входящих номеров для исключения повторной регистрации.

Возможна печать этикетки с уникальным штрих-кодом для регистрации входящих документов и печать штрих кода на бланках исходящих и внутренних документов.

Автоматически ведутся журналы регистрации: «Документы на регистрации» и «Зарегистрированные документы», отображаемых в «Обозревателе документов», например, «Журналы регистрации за текущий год», «Журналы регистрации за предыдущий год». Можно настроить журналы регистрации для каждого вида документа, для каждой организации или подразделения, в котором регистрируются документы.

48.Индексирование документов.

Индексация — проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д.

Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Если рассматривать индексирование документов относительно бумажных архивов, то здесь значение этого словосочетания означает классификацию документов. Индекс такого документа включает в себя несколько цифр, например: порядковый номер документа, номер структурного подразделения, номер номенклатуры и т.п. Индексирование бумажных документов производится в соответствии с ГОСТом, но в конечном итоге преследует ту же цель, что и индексирование электронной документации – облегчение поиска необходимой информации, необходимого документа. При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:

расположение составных частей индекса должно быть постоянным;

система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Индексирование документов широко применяется поисковыми системами Интернета, но также может применяться и локальными программами, например, электронными архивами. Индексирование документов заключается в их описании специальными информационно-поисковыми терминами, в итоге каждому документу присваивается определённый набор ключевых слов, отражающих его смысловое наполнение.

автоматическое индексирование документов может происходить при помощи специального словаря – тезариуса и будет называться контролируемым, а может быть свободным. Недостатком свободного индексирования перед контролируемым является то, что в текстах документов будут обнаруживаться слова без учёта изменений их форм. Кроме того, для расширения поиска в тезариус возможно включать синонимы ключевых слов и словосочетаний.

Также стоит упомянуть, что индексирование документов может быть автоматизированным и координатным, что во много раз расширяет возможности поиска.

49.Организация контроля исполнения документов.

Контроль — неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля — своевременное и качественное исполнение каждого поручения. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку “срочно” — исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку “оперативно” — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;

по парламентским запросам — не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов ГосДумы (депутатскому запросу) — не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства РФ — до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями — в течении 15 дней, с согласованием — 30 дней;

по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель федерального органа или служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов. В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

1. Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться:

резолюция руководителя

анализ содержания текста

Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.

2. Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра».

При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей. Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

3. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).

4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).

5. Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

6. Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением срока).

50.Текущий и итоговый контроль исполнения документов.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладывает об этом руководителю.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

51.Организация хранения документов.

Для четкой организации доу документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера — сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

в доу существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

документы текущего управления;

документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;

собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд — лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.
    продолжение
–PAGE_BREAK–
52.Номенклатура дел, ее виды и назначение.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел. Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Цели формирования номенклатуры дел:

распределения исполненных документов в дела;

систематизации дел;

закрепления индексов дел;

установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

— служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

— используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

-является основой для составления актов на уничтожение дел;

-может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

53.Требования к оформлению и составлению номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации.

Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (канцелярия, бухгалтерия). Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации. Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел.

Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов.

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов.

Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

о заведении дел;

о переходящих делах;

о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию

о выделении дел к уничтожению;

о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

Оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

54.Принципы формирования дел.

ДЕЛО — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них.

Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть, как дела сформированы.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам;

расположение документов внутри дела;

оформление обложки дела.

Поэтому при формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архивов организаций. Рассмотрим их подробнее.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел.

Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку.

В дела должны помещаться только исполненные документы — неисполненные запрещается подшивать в папку.

Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

55.Задачи и порядок проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;

в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов осуществляется на протяжении всего «жизненного цикла документа», начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом

Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:

-определение сроков хранения документов по перечню при составлении -номенклатуры дел;

-систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения;

-корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив;

-корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.

Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством одного из заместителей первого руководителя. Решения экспертной комиссии утверждаются руководителем фирмы.

56.Принципы и критерии проведения экспертизы ценности документа

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. К критериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

Экспертиза ценности документов осуществляется на протяжении всего «жизненного цикла документа», начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение.

К критериям происхождения относятся:

— роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

— время и место образования документов.

К критериям содержания относятся:

— значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

— значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

— юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

— наличие резолюций, пометок;

— особенности передачи текста;

— особенности материальной основы документа;

— особенности физического состояния документа.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры:

-проведение экспертизы ценности документов

-оформление дел;

-составление описей дел;

-составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

57.Подготовка дел к дальнейшему хранению и использованию.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; Для’ организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хране­ние, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

• оформление дел; это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

• описание документов постоянного и долговременного хранения;

• обеспечение их сохранности;

• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Читать

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государ­ственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется каран­дашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.
    продолжение
–PAGE_BREAK–
58.Порядок оформления дел.

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Полное оформление дел предусматривает следующие операции: — подшивку или переплет дела; — нумерацию листов дела; — составление листа-заверителя; — составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; — внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

59.Составление и оформление описей дел.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы доу. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители. Опись документов состоит из:

описательных статей;

итоговой записи;

листа-заверителя;

справочного аппарата к описи.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

* порядковый номер дела (тома, части) по описи;

* индекс дела (тома, части);

* заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

* дату дела (тома, части);

* число листов в деле (томе, части);

* срок хранения;

* примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждый год в организации необходимо составлять опись дел за прошедший год, которая производится в присутствии руководства архива и службы организации, которая занимается делопроизводством. После того как составлен годовой раздел, архивом организации делается сводная опись дел, которую контролирует соответствующее архивное учреждение.

Опись дел для постоянного хранения создается по стандартной форме в количестве четырех экземпляров. Форма, по которой составляется опись дел, предполагает оформление титульного листа и подтитула (при необходимости), в котором перечисляются изменения в названии и подчиненности организации. После того как опись дел закончена, необходимо составить к ней оглавление, а при необходимости и список сокращений и указатели. Для описи дел, которые предназначены для постоянного хранения и для дел по личному составу, отдельно составляются предисловия. Что касается описи дел, которые относятся к личному составу, то их создается три экземпляра, а хранятся они 75 лет. Опись дел для временного хранения (менее 10 лет) создается в произвольной форме.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 4

Для систематизации дел в описи используется различные схемы.Наиболее приемлемые схемы: хронологически-номинальная, когда основой расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально-хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри по годам. Номинально-хронологическая схема как правило применяется в крупных организациях с большим количеством работников. При систематизации судебно-следственных дел и историй болезней возможно использовать схему, в которой дела располагаются по тематическому или предметно-вопросному признаку, внутри по хронологии или алфавиту.

60.Организация работы с конфиденциальными документами.

Во время работы по защите коммерческой тайны необходимо обpатить особое внимание на документы фиpмы, поскольку большинство коммеpческих стpуктуp в нашей стpане основные объемы коммеpческой инфоpмации, в том числе конфиденциальной, хpанят в документах. Руководитель фирмы должен упоpядочить соответствующим обpазом пpоцессы фиксации секpетной инфоpмации в деловых бумагах и оpганизовать их движение таким обpазом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затpуднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя. Пpи pаботе с документами, содеpжащими охpаняемую фиpмой инфоpмацию, надо соблюдать опpеделенные пpавила. Это дает весомые гаpантии надежной охpаны коммеpческих секpетов и ставит заслон на пути утечки инфоpмации.

Эти пpавила сводятся к следующему:

1) стpогий контpоль (лично или чеpез службу безопасности) за допуском пеpсонала к секpетным документам;

2) точное установление того, кто конкpетно из pуководства и служащих фиpмы оpганизует и контpолиpует секpетное делопpоизводство фиpмы, наделение их соответствующими полномочиями;

3) pазpаботка инстpукции (памятки) по pаботе с секpетными документами, ознакомление с нею соответствующих pаботников фиpмы;

4) контpоль за пpинятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохpанении коммеpческой тайны фиpмы;

5) введение системы матеpиального и иного стимулиpования служащих фиpмы, имеющих доступ к ее секpетам;

6) внедpение в повседневную пpактику механизмов и технологий защиты коммеpческой тайны фиpмы;

7) личный контpоль со стоpоны pуководителя фиpмы службы внутpенней безопасности и секpетного делопpоизводства.

Веpоятность утечки секpетной инфоpмации из документов особенно велика в пpоцессе их пеpесылки.

В пpоцессе хpанения и пеpесылки секpетных документов фиpмы могут быть пpименены сpедства защиты и сигнализации о несанкциониpованном доступе к ним.

Для ведения секpетного делопpоизводства должны пpивлекаться люди, пpошедшие специальную пpовеpку, и в честности котоpых нет никаких сомнений. Помещения, в котоpых ведется pабота с секpетными документами, должны хоpошо охpаняться, а доступ в эти помещения должен быть закpыт для постоpонних лиц. Доступ в хpанилище должен быть стpого огpаничен.

документы, содеpжащие коммеpческую тайну, подpазделяются по степени секpетности отобpаженной в них инфоpмации и снабжаются соответствующим гpифом секpетности. существуют следующие гpифы секpетности для документов: «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО» и «ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ». Кpоме того имеется гpиф «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ» (ДСП), котоpый выставляется на документах, не являющихся секpетными, но содеpжащих инфоpмацию, pазглашение котоpой было бы нежелательно.

Рассмотpим методику ведения секpетного делопpоизводства на основе именно этих тpех гpифов. секpетный документ (т.е. с гpифами «СЕКРЕТНО» и «СОВ. СЕКРЕТНО») уже по внешнему виду должен отличаться от несекpетного.

На обложке каждого такого документа должны содеpжаться следующие сведения:

1. В пpавом веpхнем углу ставится гpиф секpетности (для этого пpедлагается изготовить штампы соответствующих гpифов).

2. Под ним пpоставляется инвентаpный номеp данного документа, котоpый фиксиpуется в КНИГЕ ЛИЦЕВЫХ СЧЕТОВ.

3. Если документ имеет гpиф «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО», pекомендуется пpоводить кpасную чеpту тушью из пpавого веpхнего угла обложки в левый нижний для пpидания данному документу более значимого вида.

На титульном листе секpетного документа обязательно дублиpуются гpиф секpетности и инвентаpный номеp, имеющиеся на обложке.Это делается на случай, если обложка документа вдpуг отоpвется.

Листы секpетного документа нумеpуются и пpошиваются пpочной ниткой, концы котоpой заклеиваются папиpосной бумагой с оттиснутой на ней печатью «ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ».

Система допусков позволяет максимально огpаничить кpуг лиц, знакомых с секpетами фиpмы. Номеp допуска опpеделяется сpоком службы в фиpме данного сотpудника и степенью довеpия к нему со стоpоны pуководства. Все секpетные документы выдаются только под pоспись.

Вопрос 31 Комплекс организационных документов, его состав. Правила составления и оформления.
Организационные документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационные документы

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Формуляр организационного документа:

постоянные реквизиты «единого» бланка:

эмблема; наименование организации; наименование вида документа (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты «единого» бланка:

дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст; отметка о наличии приложения 2; подпись; гриф согласования или визы; гриф утверждения; печать.

Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

— обеспечение юридической силы документа

(юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления);

— создание условий для оперативного исполнения документов;

— возможность оперативного поиска документа;

— возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства оргтехники.

— обеспечение качественного внешнего вида документа.
Вопрос 32 Распорядительные документы. Требования к их составлению и оформлению.
Распорядительные документы

Основное назначение их регулировать и координировать деятельность, что позволяет руководству осуществить постановленные перед ним задачи, получать максимальный эффект от своей деят-ти.

Эти документы могут касаться совершенствования организационной структуры, определение или корректировки средств и способов осуществления основной деят-ти, обеспечение организации различными ресурсами.

Они содержат решения идущие сверху вниз по системе управления.

Их адресатом является конкретное учреждение, структурные подразделения, должностные лица или работники.

Распорядит. Док-ты ИЗДАЮТСЯ по инициативе руководителя в пределах их полномочий и компетенции, чтобы выполнить задачи возложенные на организацию

В СОСТАВ ВХОДЯТ: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Составление и оформление распорядительных документов

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей
— констатирующей
и
распорядительной
.
Констатирующая
часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет
распорядительная
часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» (‘постановил”) — в постановлении; ”решает” {«решил’) — в решении; „предлагаю“ — в распоряжении; „приказываю“ — в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
–PAGE_BREAK–Вопрос 33 Стадии подготовки распорядительных документов.
складывается из следующих стадий:

Изучение управленческого вопроса

Подготовка проекта распоряд. докум.- это может быть поручено 1му лицу или нескольким исполнителям, возможно даже создание спец. Рабочей группы. ОСНОВНОЕ ТРЕБОВАНИЕ: достаточная компетентность, знание вопроса, профессионализм Подготовка проекта требует сбора необходимой информации, для этого используется информационно-справочн. док.- отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка.

Изучив эти материалы и получив полную ясность по сущ-ву вопроса, четко определив цель издания докум. Приступают к составлению его проекта. Самое трудное сформулировать основные положения конкретного решения.

Согласование документа. Заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, кот. он касается. Осущ-ся путем визирования или проставляется грифом согласования. Согласования проводит структурное подразделение или лицо кот. готовило проект этого документа. Визы или гриф согласования проставляют на первом экземпляре док. В случае несогласия пишут мотивированное заключение.

Подписание документа, перед этим докум. необходимо тщательно выбелить.

·регистрация распорядительного документа;

·доведение распорядительного документа до исполнителей.

Вопрос 34 Значение организационно-распорядительных документов в управленческой деятельности.

организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

· Организационные документы;

· Распорядительные документы;

· Справочно-информационные документы.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы. Третья группа — справочно-информационные документы — включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.
Вопрос 35 Информационно-справочные документы, их виды и назначение.
К информационно-справочным документам относят справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, протокол, телеграммы и др. Они имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Справка – это документ оперативной информации. Cоставляется справка с целью описания и подтверждения каких-либо фактов и событий. Жестких требований к написанию справки не существует, она составляется в произвольной форме, оформление справки осуществляется на листе форматом А4 либо на специальном бланке.

Обязательными реквизитами справки являются:

наименование адресата; наименование документа (Справка); дата и номер справки;

место (город) составления справки; заголовок к тексту (для некоторых видов справок – о наличии материалов); текст справки; подпись.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.

Пишется докладная записка либо по инициативе работника, либо по требованию руководства.

Четких требований к оформлению докладной записки не существует. Докладная записка обычно состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы.

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

адресат (наименование должностного лица, его ФИО); дата и номер документа;

место (город) составления; наименование документа (Докладная записка); заголовок к тексту документа (начинается со слов «О …», «Касательно …»); текст докладной записки;

личные данные составителя (должность, ФИО); подпись составителя.

Служебная записка — это информ-справоч документ внутренней деловой переписки, принятый в компании. Написание служебных записок осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении. Составляется с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника. Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот. Служебная записка состоит из следующих частей: «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, ФИО в дат п);

дата составления и номер служебной записки; наименование документа (Служебная записка);

заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки); текст документа;

должность составителя, подпись и расшифровка подписи.

Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании. За составление протокола и оформление протокола на заседании обычно отвечает секретарь или другое назначенное лицо.

Протокол содержит в себе следующие реквизиты:

наименование компании; наименование документа (Протокол); номер протокола; дата заседания;

место заседания; заголовок к тексту документа; текст протокола; подписи.

Основная часть текста протокола разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца. Протоколы могут краткие и полные. При написании краткого протокола необходимо указать фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события.

Доверенность– документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

Телеграмма– вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица.

Факсограмма(факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.
    продолжение
–PAGE_BREAK–Вопрос 36 Как написать деловое письмо: основные правила оформления
Деловое письмо — это не только передача важной информации, это показатель уровня компании, соблюдение правил деловой переписки это своеобразное проявление уважения к адресату. были выработаны определенные шаблоны и формы написания деловых писем.

Оформление письма: правило №1. Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

Печать письма: правило №2. Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.

Составление письма: правило №3. деловые письма должны быть краткими и иметь четкую структуру: Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу), дата написания, имя и адрес получателя, тема письма, вступление, основная часть, заключение, подпись;

Написание письма: правило №4. В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

Составление письма: правило №5. По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

Написание письма: правило №6. Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма. в письме необходимо лично обращаться к получателю, при этом местоимение Вы и его формы (Вам, Вас, Вашего) пишется с большой буквы, это признак уважения; в деловом письме недопустимы сокращения «Ув.» вместо «Уважаемый», «г-н», «г-жа» вместо «господин» или «госпожа», эти слова необходимо писать полностью;

Оформление письма: правило №7. После завершающей фразы ставится подпись и должность. Подпись принято ставить собственноручно, а текст письма печатать;

Оформление письма: правило №8. Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

Деловое письмо обязательно проверяют на наличие орфографических и пунктуационных ошибок, если деловое письмо будет отправлено через электронные средства связи (по факсу, через интернет) все правила написания также должны быть соблюдены, при пересылке деловых писем через электронную почту недопустимо употребление смайликов и жаргонных фраз; при пересылке почтой, письмо складывают тестом внутрь, и запечатывают в плотный конверт, адрес на нем лучше распечатать на принтере, чем писать собственноручно. Согласно этикету деловой переписки в течение суток на любое письмо должен быть дан ответ, даже если вы не успели рассмотреть вопросы, затронутые в письме, ответ нужно дать, это может выглядеть следующим образом «Ваша просьба будет изучена в ближайшие три дня», или «Ваше письмо принято к рассмотрению. Вы получите ответ в течение семи дней» и т.д.
Вопрос 37 Классификация писем
Деловое письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций. Содержание писем очень разнообразно и зависит от обстоятельств ситуации, требующей разрешения, и цели автора письма. Исходя из особенностей содержания и формуляра письма выделяют следующие разновидности: письма-просьбы, письма коммерческие, сопроводительные, договорные, информационные, циркулярные, гарантийные, письма-извещения, напоминания, подтверждения, приглашения, поздравления, письма-ответы и письма-запросы и др.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. 

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем: запрос, оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них.

Сопроводительное письмо – это пояснительная записка к резюме.

Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, это сопроводительное письмо к договору.

Информационное письмо — служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения.

 В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов “сообщаем”, “извещаем”, “доводим до Вашего сведения”, “ставим Вас в известность”.

Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо. Составляют с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. является знаком глубокого внимания и уважения к получателю. 

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, которые носят распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию. Психика, предмет изучения психологии

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос 
    продолжение
–PAGE_BREAK–Вопрос 38 Оформление документов по личному составу
К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации. Заявление о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры, приказы по личн. Сост., увольнения, характеристики, автобиографии, резюме, личные карточки, лицевые счета по заработной плате.

Личная карточка.

На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих.

Личное дело.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

Прием на работу.

Трудовой договор

Трудовой договор имеет типовую форму в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Трудовой договор есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Увольнение.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке или приказе об увольнении.

На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа.

Приказ подписывается и регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.

Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию.

Трудовая книжка.

Трудовая книжка является основным документов о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию.

Лица, поступившие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступившие на работу впервые обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу издаются по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, изменения условий оплаты труда, поощрения, по вопросам наложения взысканий, премирования конкретных работников, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством предприятия, пенсионного обеспечения конкретных работников и другим вопросам.

Приказ подписывается руководителем предприятия или лицом, его замещающим.

Анкета кандидата

Служба персонала организации при наличии вакансии составляет анкету кандидата, которая заполняется кандидатом до или в процессе собеседования.

Характеристика

Характеристика официальный документ, составляемый руководством предприятия или подразделения, для предоставления во внешние организации.

Командировочное удостоверение — документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направляемого на временную работу в стороннюю организацию
Вопрос 39 Правила организации документооборота
Документооборот – это движение документов внутри предприятия с начала их написания или получения до завершения их обработки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Электронный документооборот — это различные компьютерные программы, которые позволяют эффективно вести документирование и документооборот.

Организация документооборота включает всю последовательность докум. во время их движения и следующие операции: получение, рассмотрение, распределение, передача на исполение, организац. исполнение и отправка, регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения.

главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.);

максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала
    продолжение
–PAGE_BREAK–Вопрос 40 Характеристика документооборота
Документооборот это средство коммуникации, т.е. перемещаась докум. связывают все звенья управленческой структуры и разные учреждения.

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. Также относятся состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. например, время полного цикла обращения документа в учреждении или время прохождения на стадиях управленческого процесса.

Документооборот делится на несколько составляющих частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении

Документопотоки различаются:

По направлению — 1. горизонтальные 2. Вертикальные-от руководителя к подчиненным

По отношению к управленческому аппарату-1. Внутренний 2. исходящий 3. Входящий

Входящий документооб. Любой организации составляет: 1)Докум. вышестоящей организации.

2)Докум. подведомственных организаций.

3)Докум. от несоподчин-ных организаций, для согласование или побуждение к ним, консультирования

Входящие документы образуют

1) Руководство организаций

2)Руководство структурных подразделений и непосредственно исполнителя

Исходящий документопоток:

Могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившые письменные или устные запросы.

Внутренние документы- организационные докум.

41.Объем документооборота и правила его учета.

Объем документооборота, выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным – многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов – однократность.

42.Характеристика основных документопотоков.

Документопоток — это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.

Основные документопотоки в организации:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Основные характеристики документопотока:

Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

43.Порядок движения и обработки поступающих документов

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству организации или неимеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

44.Порядок движения и обработки отправляемых документов.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Прохождение исходящих документов включает в себя:

составление проекта документа;

его изготовление;

согласование (визирование);

подписание;

утверждение (если необходимо);

регистрацию;

экспедиционную обработку;

сортировку по способам отправки;

отправку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем

45.Порядок движения и обработки внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

46.Предварительное рассмотрение документов. Значение и основное содержание.

Предварительное рассмотрение документов

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется, хотя бы бегло, ознакомься с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки:

для обязательного рассмотрения руководителем;

направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям.

При диспетчеризации поступивших документов учитывается:

важность содержания;

вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;

сложность и новизна поставленных вопросов;

авторство, т.е. общественное положение лица — автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

реальная срочность исполнения документа.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывают внутренние справочные материалы:

примерный перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

перечень должностных лиц и их обязанностей;

технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

47.Процесс регистрации документов.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

При формировании уникальных регистрационных номеров применяются различные классификаторы (виды доставки, номенклатура дел, организаций и физические лица, виды документов и т.д.).

Использование номенклатуры дел позволяет регистрировать документы в определенные дела в соответствии с требованиями ГСДОУ.

Регистрация может осуществляться централизованно или децентрализовано с возможностью сквозной нумерации или формированием уникальных регистрационных номеров в рамках регистрирующих подразделений и организаций.

Этап регистрации документа наступает в соответствии с моделью бизнес-процесса документа. Так регистрация входящих документов наступает сразу после создания новой карточки входящего документа, а регистрация исходящих выполняется после того, как документ согласован и подписан. Для других типов документов этап регистрации может быть настроен индивидуально.

Предусмотрена возможность автоматического формирования регистрационного номера с записью даты-времени регистрации. После выполнения регистрации документ автоматически перемещается далее по маршруту, определенному моделью бизнес-процесса.

Осуществляется проверка дублирования регистрационных и входящих номеров для исключения повторной регистрации.

Возможна печать этикетки с уникальным штрих-кодом для регистрации входящих документов и печать штрих кода на бланках исходящих и внутренних документов.

Автоматически ведутся журналы регистрации: «Документы на регистрации» и «Зарегистрированные документы», отображаемых в «Обозревателе документов», например, «Журналы регистрации за текущий год», «Журналы регистрации за предыдущий год». Можно настроить журналы регистрации для каждого вида документа, для каждой организации или подразделения, в котором регистрируются документы.

48.Индексирование документов.

Индексация — проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д.

Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Если рассматривать индексирование документов относительно бумажных архивов, то здесь значение этого словосочетания означает классификацию документов. Индекс такого документа включает в себя несколько цифр, например: порядковый номер документа, номер структурного подразделения, номер номенклатуры и т.п. Индексирование бумажных документов производится в соответствии с ГОСТом, но в конечном итоге преследует ту же цель, что и индексирование электронной документации – облегчение поиска необходимой информации, необходимого документа. При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:

расположение составных частей индекса должно быть постоянным;

система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Индексирование документов широко применяется поисковыми системами Интернета, но также может применяться и локальными программами, например, электронными архивами. Индексирование документов заключается в их описании специальными информационно-поисковыми терминами, в итоге каждому документу присваивается определённый набор ключевых слов, отражающих его смысловое наполнение.

автоматическое индексирование документов может происходить при помощи специального словаря – тезариуса и будет называться контролируемым, а может быть свободным. Недостатком свободного индексирования перед контролируемым является то, что в текстах документов будут обнаруживаться слова без учёта изменений их форм. Кроме того, для расширения поиска в тезариус возможно включать синонимы ключевых слов и словосочетаний.

Также стоит упомянуть, что индексирование документов может быть автоматизированным и координатным, что во много раз расширяет возможности поиска.

49.Организация контроля исполнения документов.

Контроль — неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля — своевременное и качественное исполнение каждого поручения. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку “срочно” — исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку “оперативно” — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;

по парламентским запросам — не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов ГосДумы (депутатскому запросу) — не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства РФ — до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями — в течении 15 дней, с согласованием — 30 дней;

по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель федерального органа или служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов. В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

1. Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться:

резолюция руководителя

анализ содержания текста

Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.

2. Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра».

При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей. Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

3. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).

4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).

5. Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

6. Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением срока).

50.Текущий и итоговый контроль исполнения документов.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладывает об этом руководителю.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

51.Организация хранения документов.

Для четкой организации доу документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера — сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

в доу существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

документы текущего управления;

документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;

собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд — лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.
    продолжение
–PAGE_BREAK–
52.Номенклатура дел, ее виды и назначение.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел. Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Цели формирования номенклатуры дел:

распределения исполненных документов в дела;

систематизации дел;

закрепления индексов дел;

установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

— служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

— используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

-является основой для составления актов на уничтожение дел;

-может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

53.Требования к оформлению и составлению номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации.

Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (канцелярия, бухгалтерия). Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации. Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел.

Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов.

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов.

Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

о заведении дел;

о переходящих делах;

о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию

о выделении дел к уничтожению;

о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

Оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

54.Принципы формирования дел.

ДЕЛО — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них.

Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть, как дела сформированы.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам;

расположение документов внутри дела;

оформление обложки дела.

Поэтому при формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архивов организаций. Рассмотрим их подробнее.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел.

Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку.

В дела должны помещаться только исполненные документы — неисполненные запрещается подшивать в папку.

Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

55.Задачи и порядок проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;

в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов осуществляется на протяжении всего «жизненного цикла документа», начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом

Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:

-определение сроков хранения документов по перечню при составлении -номенклатуры дел;

-систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения;

-корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив;

-корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.

Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством одного из заместителей первого руководителя. Решения экспертной комиссии утверждаются руководителем фирмы.

56.Принципы и критерии проведения экспертизы ценности документа

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. К критериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

Экспертиза ценности документов осуществляется на протяжении всего «жизненного цикла документа», начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение.

К критериям происхождения относятся:

— роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

— время и место образования документов.

К критериям содержания относятся:

— значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

— значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

— юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

— наличие резолюций, пометок;

— особенности передачи текста;

— особенности материальной основы документа;

— особенности физического состояния документа.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры:

-проведение экспертизы ценности документов

-оформление дел;

-составление описей дел;

-составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

57.Подготовка дел к дальнейшему хранению и использованию.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; Для’ организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хране­ние, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

• оформление дел; это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

• описание документов постоянного и долговременного хранения;

• обеспечение их сохранности;

• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Читать

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государ­ственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется каран­дашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.
    продолжение
–PAGE_BREAK–
58.Порядок оформления дел.

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Полное оформление дел предусматривает следующие операции: — подшивку или переплет дела; — нумерацию листов дела; — составление листа-заверителя; — составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; — внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

59.Составление и оформление описей дел.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы доу. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители. Опись документов состоит из:

описательных статей;

итоговой записи;

листа-заверителя;

справочного аппарата к описи.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

* порядковый номер дела (тома, части) по описи;

* индекс дела (тома, части);

* заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

* дату дела (тома, части);

* число листов в деле (томе, части);

* срок хранения;

* примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждый год в организации необходимо составлять опись дел за прошедший год, которая производится в присутствии руководства архива и службы организации, которая занимается делопроизводством. После того как составлен годовой раздел, архивом организации делается сводная опись дел, которую контролирует соответствующее архивное учреждение.

Опись дел для постоянного хранения создается по стандартной форме в количестве четырех экземпляров. Форма, по которой составляется опись дел, предполагает оформление титульного листа и подтитула (при необходимости), в котором перечисляются изменения в названии и подчиненности организации. После того как опись дел закончена, необходимо составить к ней оглавление, а при необходимости и список сокращений и указатели. Для описи дел, которые предназначены для постоянного хранения и для дел по личному составу, отдельно составляются предисловия. Что касается описи дел, которые относятся к личному составу, то их создается три экземпляра, а хранятся они 75 лет. Опись дел для временного хранения (менее 10 лет) создается в произвольной форме.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 4

Для систематизации дел в описи используется различные схемы.Наиболее приемлемые схемы: хронологически-номинальная, когда основой расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально-хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри по годам. Номинально-хронологическая схема как правило применяется в крупных организациях с большим количеством работников. При систематизации судебно-следственных дел и историй болезней возможно использовать схему, в которой дела располагаются по тематическому или предметно-вопросному признаку, внутри по хронологии или алфавиту.

60.Организация работы с конфиденциальными документами.

Во время работы по защите коммерческой тайны необходимо обpатить особое внимание на документы фиpмы, поскольку большинство коммеpческих стpуктуp в нашей стpане основные объемы коммеpческой инфоpмации, в том числе конфиденциальной, хpанят в документах. Руководитель фирмы должен упоpядочить соответствующим обpазом пpоцессы фиксации секpетной инфоpмации в деловых бумагах и оpганизовать их движение таким обpазом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затpуднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя. Пpи pаботе с документами, содеpжащими охpаняемую фиpмой инфоpмацию, надо соблюдать опpеделенные пpавила. Это дает весомые гаpантии надежной охpаны коммеpческих секpетов и ставит заслон на пути утечки инфоpмации.

Эти пpавила сводятся к следующему:

1) стpогий контpоль (лично или чеpез службу безопасности) за допуском пеpсонала к секpетным документам;

2) точное установление того, кто конкpетно из pуководства и служащих фиpмы оpганизует и контpолиpует секpетное делопpоизводство фиpмы, наделение их соответствующими полномочиями;

3) pазpаботка инстpукции (памятки) по pаботе с секpетными документами, ознакомление с нею соответствующих pаботников фиpмы;

4) контpоль за пpинятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохpанении коммеpческой тайны фиpмы;

5) введение системы матеpиального и иного стимулиpования служащих фиpмы, имеющих доступ к ее секpетам;

6) внедpение в повседневную пpактику механизмов и технологий защиты коммеpческой тайны фиpмы;

7) личный контpоль со стоpоны pуководителя фиpмы службы внутpенней безопасности и секpетного делопpоизводства.

Веpоятность утечки секpетной инфоpмации из документов особенно велика в пpоцессе их пеpесылки.

В пpоцессе хpанения и пеpесылки секpетных документов фиpмы могут быть пpименены сpедства защиты и сигнализации о несанкциониpованном доступе к ним.

Для ведения секpетного делопpоизводства должны пpивлекаться люди, пpошедшие специальную пpовеpку, и в честности котоpых нет никаких сомнений. Помещения, в котоpых ведется pабота с секpетными документами, должны хоpошо охpаняться, а доступ в эти помещения должен быть закpыт для постоpонних лиц. Доступ в хpанилище должен быть стpого огpаничен.

документы, содеpжащие коммеpческую тайну, подpазделяются по степени секpетности отобpаженной в них инфоpмации и снабжаются соответствующим гpифом секpетности. существуют следующие гpифы секpетности для документов: «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО» и «ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ». Кpоме того имеется гpиф «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ» (ДСП), котоpый выставляется на документах, не являющихся секpетными, но содеpжащих инфоpмацию, pазглашение котоpой было бы нежелательно.

Рассмотpим методику ведения секpетного делопpоизводства на основе именно этих тpех гpифов. секpетный документ (т.е. с гpифами «СЕКРЕТНО» и «СОВ. СЕКРЕТНО») уже по внешнему виду должен отличаться от несекpетного.

На обложке каждого такого документа должны содеpжаться следующие сведения:

1. В пpавом веpхнем углу ставится гpиф секpетности (для этого пpедлагается изготовить штампы соответствующих гpифов).

2. Под ним пpоставляется инвентаpный номеp данного документа, котоpый фиксиpуется в КНИГЕ ЛИЦЕВЫХ СЧЕТОВ.

3. Если документ имеет гpиф «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО», pекомендуется пpоводить кpасную чеpту тушью из пpавого веpхнего угла обложки в левый нижний для пpидания данному документу более значимого вида.

На титульном листе секpетного документа обязательно дублиpуются гpиф секpетности и инвентаpный номеp, имеющиеся на обложке.Это делается на случай, если обложка документа вдpуг отоpвется.

Листы секpетного документа нумеpуются и пpошиваются пpочной ниткой, концы котоpой заклеиваются папиpосной бумагой с оттиснутой на ней печатью «ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ».

Система допусков позволяет максимально огpаничить кpуг лиц, знакомых с секpетами фиpмы. Номеp допуска опpеделяется сpоком службы в фиpме данного сотpудника и степенью довеpия к нему со стоpоны pуководства. Все секpетные документы выдаются только под pоспись.