Системы документации. Правила составления документов скачать бесплатно на Диплом IQ

Содержание
1. Определение понятия «документ». Системыдокументации
2. Этапы составления приказа
3. Письмо о приезде представителя для участия в переговорах
4. Письмо-запрос
5. Автобиография
Список использованной литературы
Приложение
1. Определение понятия «документ». Системыдокументации
Управленческая деятельность требует фиксации событий,действий или решений, данных в форме документа.
Документ — в переводе с латинского, означает «свидетельство»,«способ доказательства».
Документ — это деловая бумага, подтверждающая какой-либофакт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личностьпредъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.
С научной точки зрения, документ — это способ закрепленияразными способами на специальном материале информации о фактах, событиях,явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.
Фиксирование информации в документе, оформление служебныхдокументов регламентировано стандартами. В целях сокращения количестваприменяемых в деятельности организации документов, типизации их формы, снижениязатрат на их подготовку и обработку созданы унифицированные системыдокументации.
Унифицированная система документации (УСД) — это совокупностьвзаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающихдокументированное представление данных в определенных видах хозяйственнойдеятельности, средств ведения, нормативных и методических материалов по ихразработке и применению (как для использования с помощью средств вычислительнойтехники, так и традиционных методов обработки информации).
В настоящее время действуют следующие УСД:
унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации;
унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой, учетной и отчетнойбухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерскойдокументации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;
унифицированная система внешнеторговой документации.2. Этапы составления приказа
Приказ — это правовой акт (нормативный документ), издаваемыйруководителем предприятия для решения основных (производственных или связанныхс персоналом) задач предприятия и документирующий распорядительную деятельностьпредприятия в целом.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
подготовку проекта приказа;
согласование проекта;
подписание руководителем.
Приступая к составлению приказа, руководствуются следующимиправилами:
во-первых, уточняются целесообразность, цель приказа и кругвопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксацииуправленческого решения вид приказа, его форму, во многом определяющие стиль ихарактер изложения текста;
во-вторых, необходимо изучить нормативно-правовые акты,регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап,показывающий профессиональные знания лица, готовящего приказ. Знаниенормативно-правовых актов обеспечит соответствие содержания приказа законам РФи грамотную его постановку.
Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датойприказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказовпроизводится с января по декабрь в пределах года.
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «очем?», например: «Об изменении графика работы», «Ореорганизации предприятия» и т.д. Текст приказа состоит, как правило, издвух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания изданияприказа. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказаочевидна и не нуждается в разъяснении.
В распорядительной части приказа, начинающейся со слов (ПРИКАЗЫВАЮ),пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «чтосделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (срокиее окончания).
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждыйпункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо илиструктурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказав целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данногоприказа осуществляет руководитель предприятия лично.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранееизданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции,правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу: на правомверхнем углу таких документов делается пометка: «Приложение к приказу…».
После составления текста приказа проводится его согласованиеи подписание.
Приказы по организации работы предприятия, финансированию,планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другимпроизводственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Приказыпо основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личномусоставу.
Технологическая карта прохождения Приказа по основной деятельностина предприятии представлена в Приложении.
Далее приводится пример приказа по основной деятельности: оботкрытии филиала фирмы.
Юридическое агентство «АБСОЛЮТ»
ПРИКАЗ 20.02.2009 № 23
г. Зеленогорск
Об образовании филиала
юридического агентства «АБСОЛЮТ»
В целях расширения деятельности фирмы и оказания гражданам соответствующейконсультационной помощи по юридическим вопросам
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческимвопросам Борисову Е.И. образовать филиал юридического агентства в г. Красноярскек 01.04.2009 в составе:
Главного юрисконсульта — 1 штатная единица.
Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам — 1штатная единица.
Юрисконсульта по жилищно-правовым вопросам — 1 штатнаяединица.
2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать ипредставить на утверждение директору фирмы проект Положения о филиале юридическогоагентства к 10.04.2009.
Генеральный директор Подпись В.С. Семенов
Визы:
Помощник генерального директора
по коммерческим вопросамПодпись Е.И. Борисов
20.02.2009
Главный юрисконсультПодпись А.К. Степанов
20.02.20093. Письмо о приезде представителя для участия впереговорах

Автосалон «Лидер»
ул. Партизана Железняка, 31
г. Зеленогорск, 663690
тел (269) 4 36 17
факс (269) 4 36 29
ОКПО …………………………
ОГРН ………………………….
ИНН/КПП …………………….
20.02.2009 № 345/65
На № _____ от _____________
Генеральному директору
АО «АвтоВАЗ»
г-ну И.П. Иванову
Скатертный пер.,2
Тольятти, 103030
Об участии в переговорах
Уважаемый Иван Петрович!
В ответ на Ваше предложение и в соответствии с ранеедостигнутой договоренностью, предлагаем заключить контракт на поставку легковыхавтомобилей.
Для участия в переговорах направляем представителя нашейфирмы Сергеева Леонида Кондратьевича.
С уважением
Генеральный директор Подпись В.С. Семенов4. Письмо-запрос

Письмо-запрос — служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальныхсведений или документов. Вкоммерческой деятельности запрос — это обращение покупателя к продавцу (импортерак экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) илинаправить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг).
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимостипредоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Письмо-запрософормляется на бланке письма. Запрос должен быть кратким, со ссылкой насоответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежниеписьма. В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты,как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательнополучить товар.
Реакцией организации-корреспондента на письмо-запросявляется письмо-ответ — служебное письмо, составляемое как ответ письмо-запрос.
Обязательнымиреквизитами письма-ответа являются: наименование организации,справочные данные об организации, код организации, основной государственныйрегистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номерналогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер,ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту, подпись,отметка об исполнителе.
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принципязыкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те жеязыковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, приусловии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.
Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя простоотказать в просьбе без объяснения. Письмо-ответ также оформляется на бланкеписьма.
Логическая схема ответного письма-отказа: повторениепросьбы, на которую составляется ответ-отказ; констатация отказа; обоснованиепричины отказа.

АО «АвтоВАЗ»
Скатертный пер.2
Тольятти, 103030
тел (095) 66 36 17
факс (095) 66 36 29
ОКПО ………………….
ОГРН …………………. .
ИНН/КПП ……………. .
25.02.2009 № 20345/651
На № 12 от 20.02.2009
Директору
Автосалона «Лидер»
г-ну В.С. Семенову
ул. Партизана Железняка, 31
г. Зеленогорск,663690
О поставке легковых автомобилей
Уважаемый Александр Сергеевич!
Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия автомобилей«ВАЗ 21214» и с удовольствием высылаем подробную информацию.
Вашу просьбу о поставке легковых автомобилей модели «ВАЗ21214» в указанные сроки выполнить не можем из-за отсутствия данной моделив настоящее время на наших складах. Кроме того, в Торговом соглашении речь шлао легковых автомобилях марки «ВАЗ 2111».
Поэтому предлагаем заключить дополнительное соглашение кконтракту на поставку легковых автомобилей модели «ВАЗ 21214», которыебудет поставлены в сроки, указанные в дополнительном соглашении.
Приложение:
1. Проект дополнительного соглашения на 3 л. в 2 экз.
2. Каталог на 10 л. в 1 экз.
С уважением
Генеральный директор Подпись П.И. Иванов
Король Татьяна Александровна5. Автобиография
Автобиография — это документ, составленный в произвольнойформе кандидатом на должность и содержащий изложенные в определеннойпоследовательности сведения об основных этапах его жизни и трудовойдеятельности.
Автобиография — самостоятельное, свободное и вольноеописание жизни человека. И в связи с этим никаких регламентированных форм ибланков для автобиографии не предусмотрено.
В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество,год и место рождения, образование (какие учебные заведения были окончены, покакой специальности), трудовая деятельность, семейное положение, основныесведения о ближайших родственниках и др. Для мужчин обязательным являетсяуказание периодов воинской службы и срочности, отношения к воинскойобязанности, воинских званий. Сведения в автобиографии указываются вхронологическом порядке.
Информация о поощрениях и наградах в автобиографии, какправило, раскрывается составителем более полно, чем в других документах.
В конце автобиографии указываются домашний адрес и телефон,дата составления автобиографии, а также проставляется подпись составителя. Автобиографияне заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Неставится на ней и печать.
Ниже представлен пример автобиографии.
Автобиография.
Я, Сидорова Евгения Ивановна, родилась 4 июля 1980 года в с.Ирбейское, Красноярского края.
Отец — Сидоров Иван Николаевич, русский, 1955 года рождения,работает старшим инженером на ПО ЭХЗ.
Мать — Сидорова Лариса Николаевна, русская, 1960 годарождения, работает учителем истории в школе-лицей №174.
Брат — Сидоров Сергей Иванович, русский, 1986 года рождения,студент МАИ.
В 1985 году, вместе с родителями, переехала на постоянноеместо жительство в г. Зеленогорск (Красноярск-45).
В 1986 году поступила и в 1997 году окончила Зеленогорскуюшколу-лицей №174.
После окончания школы поступила в Сибирский ГосударственныйАэрокосмический Университет им. Решетнева на экономический факультет, которыйзакончила в 2002 году.
В настоящее время работаю заместителем директора помаркетингу в АО «АЛПИ».
Проживаю по адресу: ул. Набережная, д.28, кв.220, г. Зеленогорск,6603690.
Телефон 3-71-11
25 февраля 2009 г. ПодписьЕ.И. Сидорова
Список использованной литературы
1.   ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
2.  Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. — 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева,В.А. Кудряева. — М.: ТК Велби, 2004. — 456 с.
3.  Квеско, С.Б. Документоведениеи делопроизводство: Учебное пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Киреенко. — Томск: изд-воТПУ, 2005. — 112 с.
4.  Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечениеуправления).4-е изд. испр. и допол. / Т.В. Кузнецова. — М.: ООО «Журнал»Управление персоналом”, 2003. — 408 с.
5.  Макеева, В.Ф. Приказы по основной деятельности / В.Ф. Макеева // Секретарь-референт.- 2005. — №5. — С.15.
6.  Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации повнедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецови др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. — М.: ВНИИДАД, 2003. — 90 с.
7.  Серикова, Г.Н.Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Г.Н. Серикова.- Томск: ТПУ, 2005. — 112 с.
Приложение
Технологическаякарта прохождения Приказа по основной деятельности на предприятии
/>

Похожие работы