СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
ПРЕДПРИЯТИЕМ
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ… 3
1. УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ: СИСТЕМНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ… 4
1.1. Состав подсистемы управления… 4
1.2. Коммуникационный процесс… 9
1.3. Информационное обеспечение управления и его состав. Информационные потоки… 14
2.МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ… 18
2.1. Методы исследования информационного обеспечения… 18
2.2. Графические и матричные методы исследования информации… 21
2.3. Применение CASE-технологий для проектированияинформационной системы 29
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В СИСТЕМЕУПРАВЛЕНИЯ ОАО «ЭЛЕКТРОАГРЕГАТ»… 37
3.1. Диагностический анализ информационных связей междуфункциональными подразделениями предприятия… 37
3.2. Построение графической и матричной моделидокументооборота… 39
3.3. Обоснование направлений совершенствования информационныхпотоков 43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ… 44
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ… 45
ПРИЛОЖЕНИЯ… 46
ВВЕДЕНИЕ
/>/>1 УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ:СИСТЕМНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ1.1 Состав подсистемы управления
Анализ организации управления представляет собой комплексныйвзаимосвязанный процесс исследования структуры и содержания управленческого цикла,организации управленческого труда, информационного, технического и математическогообеспечения, состава органов и издержек управления. Анализ – первый этап иотправная точка разработки любого мероприятия в области совершенствованияуправления. Он позволяет дать полную характеристику элементов, структурныхподразделений и уровней системы управления, оценить их состояние и обосноватьнаправления дальнейшего развития. В зависимости от поставленных целей и задачанализ может охватывать разные части управляющей системы, иметь разную степеньдетализации и заканчиваться подготовкой различных материалов, нометодологическая основа и исходные позиции анализа остаются едиными.
Анализ состоит из трех взаимосвязанных этапов работы:
– сбора информации о состоянии организации управления, отдельных ееэлементов, процессов и объектов в изучаемом и аналогичном производствах;
– описания анализируемого процесса или объекта с помощью системыпоказателей и установления связи между ними;
– обработки сформированной системы показателей различными методамии приемами с целью решения поставленных задач.
Выполнение первой стадии анализа представляет собой информационно-образующуюработу. Вторая стадия связана с отбором системы показателей, характеризующихизучаемую часть организации управления; разработку методов их измерения иописанием их взаимосвязей. Третья стадия работы выполняется по-разному взависимости от особенностей анализируемого объекта и поставленной переданализом задачи с разной степенью применения качественных и количественныхметодов.
Процесс управления можнорассматривать в статике, т. е. как застывший на какой-то конкретный моментвремени, и в динамике (с учетом движения и развития).
Анализ организации управления может иметь полный(всесторонний) характер или изучать какую-то часть системы (тематическийанализ); может быть глобальным, затрагивая все основные уровни и звеньяуправления, или локальным, касаясь одного какого-то уровня или звена [9,c. 107-108].
/>Дляустранения последствий, вызываемых неверными подходами к определению актуальныхнаправлений совершенствования управления (включая автоматизацию), необходимоиспользовать системный анализ.
В полном виде последовательность процесса системного анализавключает в себя 9 этапов:
I. Формулировка проблемы.
II. Структуризацияисследования (построение «типового» дерева целей).
III. Составление моделиобъекта управления.
IV. Прогнозирование будущегосостояния объекта управления; оценка «риска»
V. Диагностированиесистемы и формирование альтернатив развития управляемой системы.
VI. Отбор альтернатив.
VII. Реализация программы мероприятий.
VIII. Разработка информационно-логической схемы системы управления.
IX. Проектирование и внедрение всистему управления процедур автоматизированной информационной системы.
Реализация первых семи этапов процесса позволяет приниматьрешение на верхнем уровне руководства вне зависимости от того, функционирует лина предприятии Автоматизированная система управления предприятием (АСУП). Реализациядвух последних этапов позволяет автоматизировать сбор и переработку информациидля принятия стандартных решений руководителями среднего звена.
Содержание этапов сводится к следующему.
I.Формулировка проблемы. До начала исследования формулируется целевая задача.Если у руководителей нет опыта решения задачи или ее не удается решить традиционнымиметодами, задача переводится в ранг проблемы (проблемного вопроса).
II. Структуризация исследования (построение«типового» дерева целей). Для решения сформулированнойпроблемы, стоящей перед системой, необходимо комплексное исследование многихвопросов, соприкасающихся с проблемным. Но каждый вопрос, в свою очередь, имеетотношение к тому или иному элементу системы. Таким образом, на данном этапе всамом общем виде выявляется совокупность факторов, которые предположительномогут влиять на изучаемый проблемный вопрос. Причем одна группа факторов будетиметь отношение к внешней среде, другая — к компетенции руководителей изучаемогопредприятия. В итоге необходимо отчетливо определить круг вопросов, которыеследует включить в исследование.
III. Составление модели объекта управления.Прогностическую модель можно рассматривать как некоторую производную от метода,используемого в прогнозе. Для прогнозирования состояния экономических объектовна уровне предприятия достаточно надежны модели, создаваемые методамиматематической статистики: тренды, кусочно-линейные зависимости, конечныеразности, производственные функции (в том числе — регрессии), — а такжеэкспертные оценки. При их составлении используются отчетные и статистическиеданные о работе предприятия, результаты анкетных опросов, показатели работыродственных предприятий.
IV. Прогнозированиебудущего состояния объекта управления; оценка «риска». Разработанныена третьем этапе модели используются при прогнозах важнейших экономическихпоказателей работы предприятия. Наиболее часто на уровне предприятий используютсяпрогнозные оценки, получаемые с помощью трендов, регрессий и производственныхфункций степенного вида. Желательно, чтобы интервал прогнозирования не превышалодной трети интервала, обеспечиваемого отчетными данными. При прогнозе такжеможно ожидать качественных изменений факторов, включаемых в модель. Важнойчастью прогнозных расчетов является определение вероятности их исполнения (или«риска ошибиться»).
V. Диагностированиесистемы и формирование альтернатив развития управляемой системы(выявление направлений совершенствования производственной деятельности и путейих реализации). Диагностирование состояний управляемой системы — ответственныйэтап системного анализа проблемы. Диагноз позволяет выявить характер зависимостеймежду параметрами системы и уточнить факторы достижения целей, оценить общуювеличину резервов в разных сферах деятельности предприятия. В ходе диагнозавскрываются «узкие места» в системе управления и производства,характеризуется «организационно-технический уровень». Для диагноза,помимо отчетных и статистических данных, используются также результаты прямыхинтервью с руководителями разных уровней и рядовыми функционерами и рабочими,результаты анкетирования. В ряде случаев целесообразно привлекатьстатистические сведения по родственным предприятиям. Для уточнения факторовдостижения целей и оценки организационно-технического уровня привлекаютсяформализованные (статистические) методы и методы экспертных оценок. Известныподходы, когда факторы уточняются с помощью выделения в направленияхуправленческой деятельности «областей ключевых результатов» [31, с.11].
В том случае, когда на предприятии уже функционирует АСУ иведутся работы по ее дальнейшему развитию (см. этапы VIIIи IX системного анализа), на этапе диагноза изучаютсятакже методы принятия управленцами (менеджерами) решений.
VI. Отборальтернатив. Из совокупности мероприятий, сформированных в процесседиагноза, математическими или графическими методами отбираются те, которые удовлетворяютвнешним и внутренним ограничениям на ресурсы и критериям отбора оптимальнойальтернативы.
VII. Реализацияпрограммы мероприятий. Для рациональной организации работ на этапевнедрения необходимо:
– изданиеприказа руководства предприятия о составлении программы развития;
– формированиекомплексных бригад для выполнения разделов программы;
– составлениесетевого графика работ по реализации программы;
– организациякоординационной группы;
– привлечениедля решения наиболее сложных вопросов работников научно-исследовательских(консалтинговых) организаций;
– включениев координационную группу одного из специалистов предприятия,
– наделенногобольшой ответственностью (этот человек будет выполнять функции «организатора»и «аналитика» и обеспечивать представительность рекомендаций, вырабатываемыхбригадами).
Если на предприятии еще не внедрена АСУП, в программувключаются проектные работы по автоматизации задач управления. В тех случаях,когда АСУП уже функционирует, программа развития может содержать мероприятия помодернизации автоматизированной информационной системы, что позволит увеличитькачество и количество сведений об управляемых объектах.
VIII. Разработка информационно-логической схемы системы управления.На этом этапе определяются информационные процедуры, с помощью которыхрассчитываются значения показателей, характеризующих состояние факторов. Впервую очередь АСУП включаются все задачи, в которых рассчитываются значенияпоказателей, характеризующих факторы нижнего уровня дерева целей. Все задачи(процедурные расчеты) увязываются (по возможности) в граф; таким образом,последний становится многоуровневым информационным основанием дерева целей.
IX. Проектированиеи внедрение автоматизированной системы в систему управления.Последовательность проектирования процедур АСУП должна быть такой, чтобыпроцедуры, расположенные на верхних уровнях информационно-логической схемы,внедрялись более ускоренно, так как с их помощью будет формироваться информация,используемая процедурами на более низких уровнях. При этом необходимо приниматьво внимание информационную взаимосвязанность выбранных первоочередных задач сдругими; появление этого фактора обусловлено тем, что при проектировании автоматизированнойинформационной системы или ее совершенствовании учитывают не только трудоемкостьи сроки вычислительных работ, но и необходимость интеграции условно-постоянныхмассивов. Дело в том, что некоторые несложные (и, может быть, даже экономическиневыгодные) задачи все же необходимо решать на ЭВМ, поскольку их результатынеобходимы для других расчетов.
Подавляющая часть сведений для проектирования процедур АСУПформируется на V и VIII этапахсистемного анализа.
Таким образом, от качества диагноза будет зависеть качествои скорость проектирования новых процедур АСУП, тем самым ускорится процессадаптации системы управления к изменяющимся условиям функционирования предприятия. 1.2 Коммуникационный процесс
Часто случается так, что передаваемое сообщение оказываетсянеправильно понятым и, следовательно, обмен информацией — неэффективным. ДжонМайнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило,лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся.Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта,что коммуникация — это обмен.
В ходе обмена обе стороны играют активную роль. Обмен информацией происходиттолько в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимаетее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационномупроцессу.
Коммуникационный процесс — это обмен информациеймежду двумя или более людьми.
Основная цель коммуникационного процесса — обеспечениепонимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако самфакт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших вобмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия егоэффективности, следует выделить следующие стадии процесса, в котором участвуютдвое или большее число людей.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.
1. Отправитель,лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение,собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал,средство передачи информации.
4. Получатель,лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходятнесколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение ииспользовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли иразделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременноточкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанныевзаимосвязанные этапы таковы:
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Эти этапы проиллюстрированы в приложении 2 в виде простой модели процессакоммуникаций.
Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, чтозатрудняет выделение его этапов, необходимо проанализировать эти этапы, чтобыпоказать, какие проблемы могут возникать в разных точках.
Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбораинформации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следуетсделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываютсяна этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного временина обдумывание идеи.
Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобреладругой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решилтолько, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией.Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множествофакторов.
Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен спомощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации ижесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типомсимволов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналамотносятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средствасвязи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции.Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна.Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону.Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всемиработниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собраниянебольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.
Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе,обмен информацией будет менее эффективен. Например, руководитель хочетпредупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним серьезныхнарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофеили, послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастсяпередать идею серьезности нарушений столь же эффективно, как официальнымписьмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки обисключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько важенсделанный ею вклад в работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямойразговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности, а такжес премией.
Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственнымканалом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникацийв сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливатьпоследовательность использования этих средств и определять временные интервалыв последовательности передачи информации. Тем не менее, исследованияпоказывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменнойинформацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменнойинформацией.
Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения(закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физическойпередаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесскоммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним изважнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другоголица.
Декодирование.После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование— это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы,выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последнийбудет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась егоидея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этомдолжен завершиться.
Однако по ряду причин получатель может придать несколько иной, чем вголове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информациейследует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи,произведя действия, которых ждал от него отправитель.
Прежде чем говорить о различных препятствиях на пути обменаинформацией, необходимо раскрыть две важные концепции — обратной связи и помех.
Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняютсякоммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходитчерез все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальномуотправителю, который теперь играет роль получателя.
Обратная связь может способствовать значительному повышениюэффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследованийдвусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) посравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее,тем не менее, эффективнее снимает напряжения, более точен и повышаетуверенность в правильности интерпретации сообщений.
Шум.Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией,позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информациишумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создаватьпреграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальномоформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл впроцессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусемежду руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.
Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждомэтапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычномы стараемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровеньшума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокироватьпопытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должнообусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемойинформацией. В приложении1 процесс обмена информацией представлен как система с обратнойсвязью и шумом [9, с. 170 — 175].
/>/>1.3 Информационное обеспечение управления и его состав. Информационныепотоки
Важнейшая особенность процесса управления заключается вего информационной природе. Организация реализации принятых решений проводитсячерез систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходевыполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнееинформация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее онаотражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, темобоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.
Так как руководитель в своей работе опирается на информациюо состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую команднуюинформацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния вжелаемое, то информацию условно считают предметом и продуктомуправленческого труда.
Информация как элемент управления и предмет управленческоготруда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемойи управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.
Таким образом, информационное обеспечение — это частьсистемы управления, которая представляет собой совокупность данных офактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условийфункционирования производственного процесса и о логике изменения ипреобразования элементов производства [8, c. 52].
Выделяют два уровня характеристики информационногообеспечения:
– элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;
– системный, т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости междуклассификационными группами информации, реализуемый в виде информационныхмоделей.
При элементной характеристике информации изучаются состав информации,форма и виды носителей, их номенклатура.
Основные требования к качеству информации:
– своевременность;
– достоверность (с определеннойвероятностью);
– достаточность;
– надежность (с определеннойстепенью риска);
– комплектность системыинформации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненногоцикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);
– адресность;
– правовая корректностьинформации;
– многократность использования;
– высокая скорость сбора,обработки и передачи;
– возможность кодирования;
– актуальность информации [17, с. 121].
При характеристике информационной системы исследуются движение информационныхпотоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации исоответствующая этим объективным условиям схема документооборота.
Решения являются идеальным описанием желаемого состоянияобъекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продуктограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемыхусловиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредовано, вдеятельности объекта, на который данное решение направлено.
При создании информационного обеспечения ориентируются на усредненную, выровненнуюпотребность в информации руководителей и специалистов [см.пр. 7]. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которойотражаются прогрессивные приемы и методы организации управления [11, с. 28].
В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленениеее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную.Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуютсяво взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е.характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определеннуютиповую ситуацию.
Процесс формирования информационного обеспечения включаетнесколько этапов:
– описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Этопредполагает набор технико-экономических показателей и параметров,характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующейклассификацией этих показателей;
– моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделениемпричинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;
– отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов,т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения впроизводстве. При этом количественное изменение предполагает корректировкуинформации, а качественное изменение — ее частичную или полную перестройку;
– интегрированная информационная модель процесса производства, отражающаявзаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.
Порядок формированияопределяет подход к анализу состава информации. Организация информации взначительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации,обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данныхпозволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков,закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.
Таким образом, системаинформационного обеспечения—это совокупность данных о целях, состоянии,направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная вовзаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения,хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.
/>/>2 МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ2.1 Методы исследования информационного обеспечения
Реализация требований предъявляемых к анализу организации управления, вомногом зависит от качества и объема информации о состоянии анализируемогообъекта. Информация должна быть необходимой и достаточной, объективно характеризоватьорганизацию управления, используя количественно определенные характеристики.
Основными источниками получения сведений о сложившейсяорганизации управления и тенденциях ее развития в настоящее время являются следующие.
Первый источник – данные отчетности и текущего года. Этотисточник дает возможность выявить численность и состав работников, занятых ваппарате управления, величину издержек управления, стоимость организационной ивычислительной техники.
Второй источник – изучение директивной документации (приказы,распоряжения, протоколы совещаний, материалы по проверке исполнения, отчеты отдельныхподразделений и т.п.).
Третий источник – специальные обследования. Этотисточник является в настоящее время основным.
В настоящее время большое значение приобретают данные озагруженности материально-вещественных элементов системы управления. Объектомнаблюдения в этом случае является отдельный объект – вычислительная машина,множительная установка, какой-либо документ.
Важным источником получения данных об организации управленияявляется проведение специальных опросов работников аппарата управленияили коллектива соответствующего подразделения управляемого объекта.
Названные источники информации не исключают друг друга. Онидолжны сочетаться, взаимодополняя и обогащая получаемый разными методамиматериал [10, c. 111-112].
В настоящее время успешно используется несколько методик анализа информационногообеспечения. Они различаются принятыми характеристиками количества информации(символы, записи, графостроки, документы и т. п.), методами и инструментамианализа. Наиболее разработанными можно считать следующие методы.
1) Метод матричногомоделирования процессов разработки данных, опробованный на машиностроительныхпредприятиях.
2) Графоаналитический методисследования потоков информации, опробованный на металлургических заводах.
3) Описание потоков информации ввиде графика типа дерева.
4) Метод схем информационныхсвязей плановых расчетов.
5) Метод исследовательскогоанализа задач управления, разработанный на выявлении «коротких» потоков.
Эти методы исходят прежде всего из общей количественной характеристики информации.
Каждый из этих методов имеет свою область применения: одни удобны дляописания информационных связей между подразделениями, другие – между группамизадач, отдельными задачами и группами элементарных процедур.
Наиболее полное и детальное отражение и анализ потоков информации можно получитьс помощью информационных моделей, которые разрабатываются как матричныемодели. При этом используются различные матрицы – материальные процессы идокументооборот, документооборот и состав решений и задач на конкретном уровнеуправления, по определенным группам задач, по разным уровням управления и др.
Чаще других используются модели в виде матриц и графов. Оба эти способамоделирования предполагают выделение в информационной системе в виде самостоятельныхкомпонентов исходных, промежуточных и конечных данных. Это позволяет изучать ихизолированно, что имеет принципиальное значение для исследования потребности вовнешней и внутрипроизводственной информации.
Матричные модели потоков циркулирующей информации могут быть построены вразличных вариантах, но в качестве базовых выступают матрицы размерностью «документна документ», «показатель на показатель». При этом документы могут рассматриватьсякак единые блоки.
В классическом виде матричные модели предназначены для анализа классификационныхсвязей. Но они приемлемы также для изучения основных характеристик информационногообеспечения управленческого аппарата, потому что позволяют показать различныегруппировки видов и источников информации и способствуют более полному выявлениюфактической обеспеченности и возможности улучшения задач разного вида.
Графоаналитический метод исследования информационных потоков основан напредставлении их информационного графа и анализа его матрицы смежности. Графы могутбыть построены на уровне документов, на уровне компонентов (исходные, промежуточныеи внешние данные) и на синтетическом уровне (исходные и промежуточные данные,внешние и функциональные результаты).
На основе графоаналитических моделей можно выявить число разновидностей исходной,промежуточной и результативной информации, используемой и получаемой в процессерешения задачи, частоту использования различных информационных данных,действительное использование каждого показателя в работе.
Имея графы основных задач и процедур, решаемых в процессе управления,можно получить матрицу смежности графов, показывающую взаимосвязь задач идокументов, используемых в управлении. Граф каждой задачи и конкретного уровняуправления позволяет установить рациональную информационную преемственность,возможность использования промежуточных и конечных результатов данной задачидля других.
Структурный граф может использоваться для расчета объемаинформации [9, с.204-205].
Эти методики анализа информационного обеспечения в совокупности позволяютрассматривать все стороны семантического аспекта анализа.2.2 Графическиеи матричные методы исследования информации
Наиболее полно анализинформационного обеспечения может быть проведен при построении и анализеблок-схемы носителей информации в виде информационного графа.
При обоснованииинформационных потоков необходимо учесть:
– движение информации в рамках самого информационного обеспечения (отблока — к блоку);
– взаимосвязь и преемственность информации в технологических процедураходной функциональной подсистемы и между самостоятельными функциональными подразделениями;
– иерархическую направленность движения информации;
– направленность и виды оформления выходной информации.
Для этой цели успешноиспользуются информационные модели объектов и происходящих в них процессов.АСУП создает возможность перехода от построения информационных моделей дляотдельных функций и элементов управления к построению информационной моделиуправления в целом и для предприятия.
Процедура подготовки крешению группы задач или отдельной задачи предполагает предварительноеопределение состава, последовательности и взаимосвязи структурных компонентовпотоков информации, обеспечивающих процесс решения. К структурным компонентампотока можно отнести входные и выходные документы (функциональный уровень анализа),массивы исходной, промежуточной и выходной информации (элементный уровеньанализа), рассматривая выделенные уровни самостоятельно или интегрируя их вединую схему.
Для фиксированных посоставу и содержанию информационных потоков в объекте автоматизации, постоянномсоставе и взаимодействии элементов АСУ и алгоритмах задач структура потоковинформации в системе будет в общем случае неизменна. Последовательности ивзаимосвязи определяемых структурных компонентов потоков постоянны и могут бытьнайдены один раз. Для автоматизации процесса анализа информационных потоковнеобходимо создать соответствующую информационную модель. С этой целью удобновоспользоваться аппаратом теории графов [7, c. 20].
/>Построение графической модели
Представим структурныекомпоненты потоков информации в виде вершин ориентированного графа G=(M,V), дугикоторых отражают их связи между собой. Каждая пара вершин Mi и Mj соединенадугой, направленной от Mi к Mj только в том случае, если есть переходинформации от Mi к Mj.
Используя свойстваграфов, можно получить ряд важных характеристик исследуемых потоков информациив системе.
Образуем степенныематрицы смежности R, R2,…,RN исуммарную матрицу />. Анализ матрицпозволяет установить следующие свойства потоков. Порядок компоненты Mjопределяется наибольшей длиной пути, соединяющего Mi с Mj. Он равен степени nматрицы смежности Rn при которой />. Максимальное значениепорядка компоненты Mj определяется наибольший путь от Mi к Mj для всего информационногографа. Исходные данные выделяются при равенстве нулю суммы элементов j столбцаматрицы смежности. При равенстве нулю суммы элементов i строки выделяются выходныеданные. Значения /> и /> равны числу компонентов,соответственно входящих в Mj, и числу результатов, в которые входит Mi.Элемент rij матрицы смежности степени n равен числу путей длиной n,связывающих Mi и Mj. Элементы rij матрицыRсум даютполное число всех путей от Mi к Mj без укзания длины пути.
Элементы j столбца неравные нулю матрицы Rсум, не равные нулю, позволяют выявить всекомпоненты, формирующие Mj на всех путях движения данных. Отличные от нуляэлементы i строки указывают на результаты в формировании которых используетсяэлемент Mi.
Используя матрицусмежности R и значение порядка можно определить длительность хранениякомпонентов, являющихся промежуточными по отношению к выходным.
Алгоритм анализа потоковинформации представлен в общем виде в приложении 9.Модифицируя алгоритм, можно получить практически все характеристики по взаимодействиюэлементов в модели АСУ. Фрагмент реальной модели, иллюстрирующей объем исложность взаимосвязей элементов системы, приведен в приложении10. Для наглядности в него включены только отдельные массивы информации,и функциональные задачи. По этой причине на фрагменте выделены некоторые изнаиболее существенных связей между элементами по входной и выходной информации.
Информационные графы исоответствующие им матрицы смежности можно использовать для определения объемовинформации по задачам, группам задач, подсистемам, системе в целом и по любымдругим структурным компонентам графа [7, c. 20 – 22].
/>Анализ матрицы информационногографа
Как было показано вышеобъемы данных, вводимые в систему довольно велики, поэтому эффективная ихорганизация на машинном уровне является актуальной. Анализ информации дляполучения исходных данных с целью построения или реконструкции созданногоинформационного фонда удобно проводить на рассмотренной графовой модели врамках единого алгоритма анализа. Рекомендуется проанализировать следующиевзаимосвязи:
– выявить число задач, в которых используется данный показатель. По этойинформации рассчитывается коэффициент дублирования данных в случае организацииотдельных массивов с исходными данными для каждой задачи;
– рассчитать матрицу совместной встречаемости пар показателей в задачах,элементы которой показывают число задач, в которых соответствующие показателииспользуются совместно. Такие показатели можно объединить и использовать вобщем для них информационном массиве единого информационного фонда;
– определить число и перечень задач, в которых данный показатель встречаетсясовместно с другими показателями, а также число и перечень показателей. Этопозволит выявить группы показателей, которые используются только совместно и неиспользуются порознь ни в одной задаче.
Процесс группировки показателей по задачам можноформализовать, вводя в рассмотрение коэффициент связи между группами.Коэффициент связи вычисляют по следующей формуле:
/>/>
/>где: /> — число общих показателейдля задачи с индексами />и />; /> – число показателей,используемых в задаче с индексом />; /> – число показателей, используемыхв задаче с индексом />.
Группировка показателей заключается в следующем.Рассчитывают и заполняют матрицу связи групп исходных показателей задачи.Выбирают максимальный коэффициент связи и группы соответствующих емупоказателей объединяют в единую группу P. Определяюткоэффициент связи новой группы со всеми другими группами и объединяют с группойР группу показателей, у которой коэффициент связи с ней максимален.
Группировкой можно управлять, задавая предельное значениекоэффициента связи. Это приводит к изменению коэффициента дублирования показателей.
Окончательный выбор той или иной степени группировкиопределяют при разработке логической структуры единого информационного фондасистемы.
Из изложенного следует, что анализ информационного графа иего информационной матрицы, являющихся моделью информационных потоков всистеме, в условиях изменения предметной области, развития и совершенствованияАСУ подотрасли позволяет:
– уточнить схему взаимосвязи в отделе автоматизации;
– уточнить схему информационных связей между выделенными в модели элементами;
– выявить первичные и выходные данные;
– определить число разновидностей всех видов информации, их взаимосвязи истепень встречаемости показателей в различных задачах;
– определить перечень задач, решаемых независимо друг от друга по исходной,промежуточной и выходной информации;
– определить перечень задач, решаемых с использованием промежуточных ивыходных данных, полученных в результате решения других задач;
– установить степень использования различных видов информации;
– установить последовательность подготовки, ввода и использования в системеразличных данных для подготовки выходных документов или решения определенныхзадач;
– установить последовательность решения задач и их связь и различнымиданными;
– определить объем информации, циркулирующей в системе [7, c. 22 – 23].
Информационная модель, разрабатываемая в соответствии спринципиальной схемой матричной модели, содержит сведения о документах,маршрутах их движения. Формирования показателей, а также об аппарате,выполняющем функции управления. В связи с этим правильным было бы назвать матричнуюмодель метаинформационной, т.е. моделью, содержащую информацию об информации,необходимой для управления.
Матричная модель позволяет символически выразить технологиюподготовки и маршруты движения документов, алгоритмы формирования показателей,а также взаимосвязь между всеми рабочими группами данного подразделения,подразделениями предприятия и внешней средой. Она служит основным, завершающимобследование документом, отражающим в наглядной форме деятельность как любогоподразделения (отдела), так и всей системы управления в целом.
Основное назначение матричной модели в том, что онахарактеризует существующие потоки информации, необходимые для проектированиясистемы обработки данных. Она должна по возможности содержать все безисключения сведения, отражающие процесс планово-управленческой деятельности исопровождающий его документооборот.
Принципиальная схемаматричной информационной модели
Матричная информационная модель представляет собой шахматнуютаблицу, которая позволяет в единой форме отразить связи между подразделениямипредприятия и процессы выработки новых сведений. Это модель выявленных потоковинформации системы или любого его подразделения, выражающая количественно икачественно все их внешние и внутренние характеристики.
Информационная модель состоит из четырех квадрантов и трехвспомогательных разделов. Каждый из квадрантов и разделов имеет своеопределенное содержание и назначение см. приложение.
В I квадрантеинформационной модели отражаются все документы и показатели, которые разрабатываютсяв обследуемом подразделении. Этот квадрант имеет одинаковое наименованиедокументов и показателей по строкам и столбцам. Он характеризует процессыпроведения всех планово-экономических расчетов, разработку показателей ииспользование их для формирования исходящих документов.
Каждый столбец I квадранта показывает, какиепоказатели из документации этого подразделения используются для формированияданного показателя, наименование которого записано в столбце. Любая строка Iквадранта отражает, сколько раз и для создания каких показателей используютсяпоказатели данной строки.
Итоговые результаты I квадрантахарактеризуют:
– по столбцу — количество разработанных в подразделении показателей, используемыхдля формирования показателя данного столбца;
– по строке — степень использования данного показателя в формированиидругих показателей этого документа или в создании показателей каких-либо другихдокументов подразделения.
В I квадранте сведения,необходимые для формирования показателей, отражаются не полностью, так как вэтом процессе используются показатели документов других подразделений, которыенаходятся в III квадранте.
Каждый из блоков, расположенныхпо основной диагонали I квадранта, отражает формирование показателей данногодокумента.
Во II квадранте наименованиестрок совпадает с наименованием строк I квадранта. По столбцам же даетсянаименование подразделений — потребителей документации данного подразделения.Следовательно, II квадрант отражает выход разработанных в данном подразделениидокументов и показателей по потребителям. Кроме того, во II квадрантеотражается и данное подразделение как хранитель части разрабатываемых им самимдокументов.
Каждый столбец II квадрантаотражает степень заполнения документов, разрабатываемых в подразделении ипередаваемых другим. Соответственно строки II квадранта характеризуютраспределение показателей из данных документов по подразделениям-потребителям.
Итоговый столбец IIквадранта отражает количество показателей, передаваемых данным подразделениемвсем другим. Итоговая строка характеризует использование показателей илидокументов данного подразделения во всех других подразделениях.
Наименование столбцов III квадрантасовпадает с наименованием столбцов I квадранта. Содержание строк этогоквадранта — входящие документы и показатели в разрезеподразделений-поставщиков. Столбцы III квадранта — продолжение соответствующихстолбцов I квадранта. Они характеризуют использование получаемых от другихподразделений сведений для формирования новых показателей или документов. Соответственностроки III квадранта характеризуют использование поступающих документов ипоказателей в данном подразделении.
Итоговый столбец III квадранта характеризует применяемостьпоступающих показателей, итоговая строка — количество входящих показателей дляформирования показателя I квадранта или простую их переписку в новый документ.
В IV квадранте содержание строк совпадает с III квадрантом,а содержание столбцов —со II квадрантом; IV квадрант характеризует передачуданным подразделением поступающих документов другим подразделениям.
Итоговая строка IV квадранта характеризует количествопоступающих показателей или документов, передаваемых другим подразделениям.Итоговый столбец IV квадранта показывает использование поступающих показателейвсеми другими подразделениями.
Кроме четырех квадрантов информационная модель имеет тривспомогательных раздела — левый, правый и нижний.
Левый вспомогательный раздел отражает признаки как составныеэлементы показателей каждого из документов, которые разрабатываются или поступаютв данное подразделение. Каждый отдельный столбец этого раздела характеризуетприменяемость признака в различных документах и показателях (разрабатываемые ипоступающие) данного подразделения. Строка отражает набор тех признаков,которые включаются в каждый из документов данного подразделения.
Левый вспомогательный раздел в свою очередь делится на двечасти —подраздел А и подраздел Б. Подраздел А отражает те признаки, которыеимеются в разрабатываемых данным подразделением документах, подраздел Б — признакипоступающих документов.
Правый вспомогательный раздел содержит обобщающуюхарактеристику разрабатываемых показателей информационной модели. В немсодержатся следующие данные: частота или периодичность движения каждогопоказателя, его значимость, трудоемкость расчета и др.
Каждый из квадрантов информационной модели имеет своеопределенное назначение и содержание. Однако только вся информационная модель(взятая в целом) позволяет отразить взаимосвязи подразделения со всеми другимии процесс его работы по ведению планово-экономических расчетов.
I и II квадранты, вместе взятые, показывают процесс созданияпоказателей и документов и выход (передачу) их в другие подразделения, внешниеорганизации или хранение в самом подразделении для последующего использования.
I и III квадрантыотражают процесс формирования показателей и документов в данном подразделении:I квадрант—показатели, разработанные в отделе, III квадрант — входящиепоказатели, которые используются для формирования создаваемых данным подразделениемпоказателей и документов.
II и IV квадранты отражают выход всех документов ипоказателей, которые создаются в подразделении или поступают из других. Онидают полное представление о связях через документооборот данного подразделениясо всеми другими (внутренними и внешними), т. е. о потоках информации.
Подраздел Б и III квадрант отражают процесс поступлениядокументов и показателей и дальнейшее их использование в данном подразделении.
III и IV квадранты,вместе взятые, отражают использование, контроль или простую перепискудокументов и показателей, необходимых в деятельности данного подразделения.Если поступивший в данное подразделение документ или показатель не используетсяили передается другим подразделениям, то производится специальная отметка в соответствующемквадранте.
/>/>2.3 Применение CASE-технологий дляпроектирования информационной системы
Для проектированияинформационной системы предприятия могут быть использованы компьютерные CASE-технологии.
Термин CASE(Computer Aided System/Software Engineering) используется в довольношироком смысле. Первоначальное значение термина CASE,ограниченное вопросами автоматизации разработки только лишь программногообеспечения, в настоящее время приобрело новый смысл, охватывающий процесс разработкисложных информационных системах в целом. С самого начала CASE-технологииразвивались с целью преодоления ограничений при использовании структурнойметодологии проектирования (сложности понимания, высокой трудоемкости истоимости использования, трудности внесения изменений в проектные спецификациии т.д.) за счет ее автоматизации и интеграции поддерживающих средств.
Таким образом, CASE-технологиине могут считаться самостоятельными, они только обеспечивают, как минимум,высокую эффективность их применения, а в некоторых случаях и принципиальнуювозможность применения соответствующей методологии.
Большинство существующихCASE-систем ориентировано на автоматизацию проектирования программногообеспечения и основано на методологиях структурного (в основном) илиобъектно-ориентированного проектирования и программирования, использующихспецификации в виде диаграмм или текстов для описания системных требований,связей между моделями системы, динамики поведения системы и архитектуры программныхсредств. В последнее время стали появляться CASE-системы, уделяющие основноевнимание проблемам спецификации и моделирования технических средств.
Наибольшая потребность виспользовании CASE-систем испытывается на начальных этапах разработки, а именнона этапах анализа и спецификации требований к информационной системе. Этообъясняется тем, что цена ошибок, допущенных на начальных этапах, на несколькопорядков превышает цену ошибок, выявленных на более поздних этапах разработки.
Появлению CASE-технологиипредшествовали исследования в области методологии программирования.Программирование обрело черты системного подхода с разработкой и внедрениемязыков высокого уровня, методов структурного и модульного программирования,языков проектирования и средств их поддержки, формальных и неформальных языковописания системных требований и спецификаций и т.д. Кроме того, этому способствовалиперечисленные ниже факторы:
– подготовка аналитиков и программистов, восприимчивых к концепцияммодульного и структурного программирования;
– широкое внедрение и постоянный рост производительности персональных ЭВМ,позволяющих использовать эффективные графические средства и автоматизироватьбольшинство этапов проектирования;
– внедрение сетевой технологии, предоставившей возможность объединенияусилий отдельных исполнителей в единый процесс проектирования путемиспользования разделяемой базы данных, содержащей необходимую информацию о проекте.
ПреимуществаCASE-технологии по сравнению с традиционной технологией оригинальногопроектирования сводятся к следующему:
– улучшение качества разрабатываемого программного приложения за счетсредств автоматического контроля и генерации;
– возможность повторного использования компонентов разработки;
– поддержание адаптивности и сопровождения ЭИС;
– снижение времени создания системы, что позволяет на ранних стадиях проектированияполучить прототип будущей системы и оценить его;
– освобождение разработчиков от рутинной работы по документированиюпроекта, так как при этом используется встроенный документатор;
– возможность коллективной разработки ЭИС в режиме реального времени.
CASE-технология в рамкахметодологии включает в себя методы, с помощью которых на основе графическойнотации строятся диаграммы, поддерживаемые инструментальной средой.
Методология определяет шаги иэтапность реализации проекта, а также правила использования методов, с помощьюкоторых разрабатывается проект.
Метод – это процедураили техника генерации описаний компонентов экономической информационной системы(например, проектирование потоков и структур данных).
Нотация – отображениеструктуры системы, элементов данных, этапов обработки с помощью специальныхграфических символов диаграмм, а также описание проекта системы на формальных иестественных языках.
Инструментальные средства CASE – специальные программы, которые поддерживают однуили несколько методологий анализа и проектирования информационной системы.
Рассмотрим архитектуруCASE-средства, которая представлена в приложении 4.
Ядром системы является базаданных проекта — репозиторий (словарь данных). Он представляет собойспециализированную базу данных, предназначенную для отображения состоянияпроектируемой экономической информационной систеы в каждый момент времени.Объекты всех диаграмм синхронизированы на основе общей информации словаряданных.
Репозиторий содержит информациюоб объектах проектируемой экономической информационной системы и взаимосвязяхмежду ними, все подсистемы обмениваются данными с ним. В репозиторий хранятсяописания следующих объектов: проектировщиков и их прав доступа к различнымкомпонентам системы; организационных структур; диаграмм; компонентов диаграмм;связей между диаграммами; структур данных; программных модулей; процедур;библиотеки модулей и т.д.
Графические средствамоделирования предметной области позволяют разработчикам автоматизированных информационныхсистем в наглядном виде изучать существующую информационную систему,перестраивать ее в соответствии с поставленными целями и имеющимисяограничениями. Все модификации диаграмм, выполняемых разработчиками винтерактивном (диалоговом) режиме, вводятся в словарь данных, контролируются собщесистемной точки зрения и могут использоваться для дальнейшей генерациидействующих функциональных приложений. В любой момент времени диаграммы могутбыть распечатаны для включения в техническую документацию проекта.
Графический редактор диаграммпредназначен для отображения в графическом виде в заданной нотациипроектируемой экономической информационной системы. Он позволяет выполнять следующиеоперации:
– создавать элементы диаграмм и взаимосвязи между ними;
– задавать описания элементов диаграмм;
– задавать описания связей между элементами диаграмм;
– редактировать элементы диаграмм, их взаимосвязи и описания.
Верификатор диаграмм служитдля контроля правильности построения диаграмм в заданной методологиипроектирования экономической информационной системы. Он выполняет следующие функции:
– мониторинг правильности построения диаграмм;
– диагностику и выдачу сообщений об ошибках;
– выделение на диаграмме ошибочных элементов.
Документатор проекта позволяетполучать информацию о состоянии проекта в виде различных отчетов. Отчеты могутстроиться по нескольким признакам, например по времени, автору, элементамдиаграмм, диаграмме или проекту в целом.
Администратор проектапредставляет собой инструменты, необходимые для выполнения следующихадминистративных функций:
– инициализации проекта;
– задания начальных параметров проекта;
– назначения и изменения прав доступа к элементам проекта;
– мониторинга выполнения проекта.
Сервис представляет собойнабор системных утилит по обслуживанию репозитория. Данные утилиты выполняютфункции архивации данных, восстановления данных и создания нового репозитория.
Современные CASE-системыклассифицируются по следующим признакам:
1) поподдерживаемым, методологиям проектирования, функционально(структурно)-ориентированные, объектно-ориентированные и комплексно-ориентированные(набор методологий проектирования);
2) поподдерживаемым графическим нотациям построения диаграмм: с фиксированнойнотацией, с отдельными нотациями и наиболее распространенными нотациями;
3) постепени интегрированности: tools (отдельныелокальные средства), toolkit (набор неинтегрированныхсредств, охватывающих большинство этапов разработки ЭИС) и workbench(полностью интегрированные средства, связанные общей базой проектных данных — репозиторием);
4) потипу и архитектуре вычислительной техники: ориентированные на ПЭВМ, ориентированныена локальную вычислительную сеть (ЛВС), ориентированные на глобальнуювычислительную сеть (ГВС) и смешанного типа;
5) порежиму коллективной разработки проекта: не поддерживающие коллективнуюразработку, ориентированные на режим реального времени разработки проекта,ориентированные на режим объединения подпроектов;
6) потипу операционной системы (ОС): работающие под управлениемWINDOWS 3.11 и выше; работающие под управлением UNIX и работающие под управлением различных ОС (WINDOWS, UNIX, OS/2 и др.) [15, с.154].
Все современные CASE-средства могут быть классифицированы в основном по типами категориям. Классификация по типам отражает функциональную ориентацию CASE-средств на те или иные процессы жизненного цикла. Классификацияпо категориям определяет степень интегрированности по выполняемым функциям ивключает отдельные локальные средства, решающие небольшие автономные задачи (tools), набор частично интегрированных средств, охватывающихбольшинство этапов жизненного цикла информационной системы (toolkit)и полностью интегрированные средства, поддерживающие весь жизненный циклинформационной системы и связанные общим репозиторием. Помимо этого, CASE-средства можно классифицировать по следующим признакам:применяемым методологиям и моделям систем и БД; степени интегрированности сСУБД; доступным платформам.
Классификация по типам в основном совпадает с компонентнымсоставом CASE-средств и включает следующие основныетипы:
– средства анализа (Upper CASE), предназначенные для построения и анализа моделейпредметной области (Design/IDEF(Meta Software),ВРwin (Logic Work));
– средства анализа и проектирования (Middel CASE), поддерживающие наиболеераспространенные методологии проектирования и использующиеся для созданияпроектных спецификаций (Vantage Team Builder (Сауenne), Designer/2000(ORACLE), Silverrun (СSА), РRО-IV(МсDonnell Douglass),САSЕ.Аналитак (МакроПроджект)). Выходом таких средствявляются спецификации компонентов и интерфейсов системы, архитектуры системы, алгоритмови структур данных;
– средства проектирования баз данных, обеспечивающие моделирование данныхи генерацию схем баз данных (как правило, на языке SQL)для наиболее распространенных СУБД. К ним относятся ERwin (Logic Works), S-Designor(SDP) и DataBase Designer (ORACLE). Средствапроектирования баз данных имеются также в составе САSЕ-средствVantage Team Builder, Designer/2000,Silverrun и РRО-IV;
– средства разработки приложений. К ним относятся средства 4GL (Uniface (Compuware), JAM (JYACC),PowerBuilder (Sybase), Developer/2000 (ORACLE), New Era (Informix), SQL Windows (Gupta), Delphi(Borland) и др.) и генераторы кодов, входящие в состав Vantage Team Builder, РRО-IV и частично — в Silverrun;
– средства реинжиниринга, обеспечивающие анализ программных кодов и схембаз данных и формирование на их основе различных моделей и проектных спецификаций.Средства анализа схем БД и формирования ERD входят всостав Vantage Team Builder,РRО-IV, Silverrun,Designer/2000, ERwin и S-Designor. В области анализапрограммных кодов наибольшее распространение получают объектно-ориентированныеСАSЕ-средства, обеспечивающие реинжиниринг программ наязыке С++ (Rational Rose (Rational Software), Object (Сауеnnе)).
Вспомогательные типы включают:
– средства планирования и управления проектом SE Companion, Microsoft Project идр.);
– средства конфигурационного управления (PVCS (Intersolv));
– средства тестирования (Quality Works SegueSoftware));
– средства документирования (SoDA (RationalSoftware)) [5, с. 123-131].
В разряд CASE-систем попадаюткак относительно дешевые системы для персональных компьютеров с ограниченнымивозможностями (такие, как редакторы диаграмм), так и дорогостоящие системы длябольших ЭВМ.
Обычно к CASE-средствам относятлюбое программное средство, автоматизирующее ту или иную совокупность процессовжизненного цикла ПО и обладающее следующими основными характернымиособенностями:
– мощные графические средства для описания и документирования ИС, обеспечивающиеудобный интерфейс с разработчиком и развивающие его творческие возможности;
– интеграция отдельных компонент САSЕ-средств,обеспечивающая управляемость процессом разработки ИС;
– использование специальным образом организованного хранилища проектных метаданных(репозитория).
Современные CASE-системыохватывают обширную область поддержки различных технологий проектирования ипрограммирования: от простых средств анализа и документирования информационнойсистемы до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненныйцикл информационной системы [15, c. 43].
На сегодняшний деньРоссийский рынок программного обеспечения располагает следующими наиболееразвитыми CASE-средствами:
– Vantage Team Builder (Westmount I-CASE);
– Designer/2000;
– Silverrun;
– ERwin+BPwin;
– S-Designor;
– САSЕ. Аналитик [5, c. 5].
Кроме того, на рынке постоянно появляются как новые дляотечественных пользователей системы (например, CASE/4/0, PRO-IV, System Architect, Visible Analyst Workbench, EasyCASE), так и новыеверсии и модификации перечисленных систем.
3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В СИСТЕМЕУПРАВЛЕНИЯ ОАО «ЭЛЕКТРОАГРЕГАТ»3.1 Диагностический анализинформационных связей между функциональными подразделениями предприятия
Анализ потоков информации – важнейший этап в рационализациисуществующей системы управления, который должен обеспечить выполнение целевыхзадач проектирования и уяснения особенностей существующей практики планирования.
Анализ существующих процессов управления может бытьосуществлен прежде всего на базе исследования информационной системыпредприятия, которая характеризуется наличием существующей схемыдокументооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия,структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, иинтенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.
Обработанные материалы обследования позволяют провестианализ системы планирования и управления как в отдельных подразделенияхуправляющей системы, так и на предприятии в целом, а также создать предпосылкидля построения стройной системы обработки данных.
Деятельность любого подразделения, связанная с управлением,выражается в создании различных форм документов и показателей.
Получение необходимых материалов для анализа информационныхпотоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этихработ использования различных вычислительных средств. Однако даже при использованиивычислительных машин сложно спроектировать и проанализировать информационнуюсистему ОАО «Электроагрегат» ввиду специфики отрасли, в которой действуетпредприятие. Поэтому проведем анализ движения документов между функциональнымиподразделениями предприятия для одного бизнес-процесса — от заключения договорадо сбыта готовой продукции, а затем исследуем информационные потоки в планово-экономическомотделе в рамках этого бизнес-процесса.
В самом начале определим общий перечень циркулирующих напредприятии документов. В результате обработки материалов обследования быловыявлено, что в подразделениях ОАО «Электроагрегат» для бизнес-процессациркулирует около 270 форм документов.
В приложениипредставлено распределение форм документов по подразделениям с выделением изобщего количества документов, разрабатываемых в каждом подразделении ипоступающих в него. Анализ этих данных показывает, что количество форм документов,разрабатываемых и поступающих в подразделения, в сумме составляет значительнобольше. Это объясняется наличием повторяемостиодних и тех же форм документов, циркулирующих в подразделениях в процесседеятельности предприятия.
В таблице так же можно выявить взаимосвязи подразделений имаршруты движения документов, что позволяет сделать вывод о наличии теснойсвязи между функциональными подразделениями.
Эта таблица построена в шахматной композиции, где по строкамдается распределение входящих или создаваемых в подразделениях форм документов,а по строкам – распределение исходящих. Итоговая строка показывает общее количествоформ документов, получаемых каждым подразделением. Итоговый столбец – общееколичество форм документов, поставляемых другим подразделениям. Сопоставлениеданных итоговой строки с данными итогового столбца, отображающих «вход» и«выход», соответственно, показывает, что они различны. Это объясняется тем, чтов подразделения могут поступать одинаковые формы документов. Так в Матрицедвижения документов в бизнес-процессе от заключения договора до сбыта продукции «входит» 269 форм документов, а «выходит» — 268.Здесь можно предположить, что некий документ остается в том подразделении, вкоторое его направили или несколько форм документов объединяют в одну общуюформу.
На данной стадии анализа важно отметить, что создаваемые ициркулирующие внутри предприятия формы документов, могут быть подвергнуты изменениямпо виду, содержанию и маршрутам движения.
Для данного бизнес-процесса наиболеезагруженными являются следующие функциональные подразделения:
– финансовый отдел – входит – 35 форм, выходи — 34 формы документов, что составляет13 % на входе и 12,7 % на выходе;
– планово-экономический отдел – входит – 32 формы, выходи – 32 формы, чтосоставляет 12 % на входе и 12 % на выходе;
– отдел маркетинга — входит – 44 формы, выходи – 41 форма, что составляет16 % на входе и 15 % на выходе;
– производственно-диспетчерский отдел – входит – 31 форма, выходит – 22,что составляет – 12 % на входе и 8 % на выходе.
Схемы движения документов в данныхподразделениях представлены в приложении .
Таким образом, видно, что на входе в отделы информационныепотоки более загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, чтофункциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно,упрощая ее. Для того, чтобы проследить, как подразделения обрабатывают ииспользуют, поступающую к ним информацию более подробно, исследуеминформационные потоки в планово-экономическом отделе.
3.2 Построение графической и матричной моделидокументооборота
Система документооборота на предприятии являетсяотображением его производственно-хозяйственной деятельности. По мересовершенствования производства меняется документооборот. Это изменениевыражается в появлении новых (или ликвидации существующих) форм документов иизменение маршрутов их движения.
Для проведения анализа системы обработки данныхпредставляется целесообразным разделить все циркулирующие на предприятиидокументы на три основные группы: плановые, фактические (отчетные),нормативные.
Матричная модель (см. приложение) движения информации впланово-экономическом отделе ОАО «Электроагрегат» по формам документов показывает,что основная деятельность подразделения в данном бизнес-процессе, связанная спланированием, направлена на выработку основных документов, которые передаютсяв финансовый отдел и бухгалтерию, отдел внешних связей, ООТиЗ и ОИХиО.
Например, в финансовый отдел поступает — 4 формы плановыхдокументов, в бухгалтерию – 3, в отдел внешних связей – 3, в ООТиЗ – 3, в ОИХиО– 3 формы документов.
Для проведения более дательного анализа документооборота дляПЭО необходимо на основе Матрицы движения документов в бизнес-процессе от заключениядоговора до сбыта продукции см. приложение построить таблицу движения информации см. приложение.
Хотя между подразделениями и существуют тесные взаимосвязи,которые усложняют (запутывают) процесс движения документации при решении задач,все же основной поток данных поступает из ПЭО в финансовый отдел. Важно отметить,что необходимо наличие не только связей между функциональными подразделениями,но и так называемых обратных связей. Это объясняется следующими факторами:
– обособленностью подразделений в решении планово-экономических задач;
– децентрализованным использованием нормативов для решения задач различныхуровней планирования.
Это приводит к тому, что в процессе функционирования каждомуподразделению приходится решать плановые задачи. Однако основные задачидеятельности предприятия определяются планом производства на год и планомпроизводства на месяц.
Для разработки и утверждения производственного плана в ПЭОпредставляют информацию:
– Управление маркетинга и сбыта (УМиС) – проект номенклатурного плана производства,
– Техническое управление (ТУ) – проекты планов по реконструкции итехническому перевооружению, подготовке производства и освоению новых имодернизируемых видов изделий; техническому перевооружению и приобретению оборудования;охране окружающей среды; смете по расходу на энергоносители, водоотведению,услуги связи и ремонт оборудования,
– Управление качеством (УК) – сметы расходов по лицензированию и сертификациипродукции и СК,
– Управление по кадрам и режиму (УКиР) – сметы расходов на техническое обучениеи расходов по содержанию ВОХР,
– Отдел капитального строительства (ОКС) – проект плана капительного строительстваи ремонта.
Годовой и месячный план производства предоставляется:
– Исполнительной дирекции (ИД),
– Техническому управлению (ТУ),
– Производственному управлению (ПУ),
– Управлению маркетинга и сбыта (УМиС),
– Финансово-экономическому управлению (ФЭУ).
Схема выполнения работ при разработке и утверждении планапроизводства представлена в приложении.
В процессе разработки и утверждения производственного планаиспользуется 13 форм документов, которые поставляют функциональныеподразделения и службы, названные выше.
Документы, используемые при разработке плана производства:
– проект плана производства,
– план освоения новых и модернизированных изделий,
– план реконструкции, технического перевооружения и приобретения оборудования,
– справка о планировании затрат на охрану окружающей среды по отделу ООТ,
– смета расходов на энергоносители, водоотведение, услуги связи, ремонтоборудования подрядными органами,
– план предполагаемых затрат на проведение сертификации работ,
– смета расходов по профессионально-техническому обучению кадров головногозавода ОАО «Электроагрегат»,
– смета расходов на содержание ВОХР,
– проект плана капитального строительства и ремонта зданий и сооружений,
– план по основным технико-экономическим показателям,
– проект плана (месячный),
– цена на изделие заводов конкурентов.
3.3 Обоснованиенаправлений совершенствования информационных потоков
Для более детального анализа информационных потоков в ПЭОотделе вычислим коэффициент непрерывности информационных потоков для составлениямесячного плана производства.
Коэффициент непрерывности информационных потоков /> (1), где tу.нор,tу.факт — длительностьуправленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа,нормативная и фактическая.
Месячный план производства должен быть составлен до 25 числапредшествующего планируемому месяцу месяца. Однако на практике возникают определенныетрудности при разработке очередного плана производства. Например, постановлениявышестоящих организаций.
Кнур на январь=30дней/34дней=0,89,
Кнур на февраль=31дней/35дней=0,89,
Кнур на март=31дней/35дней=0,89,
Кнур на апрель=31дней/32дней=0,97.
Кнур за I квартал=(0.89*3+0.97)/4=0.91.
Исходя из определенного коэффициента непрерывностиинформационных потоков для каждого месяца, видно, что он более или менеестабилен для первых трех месяце, хотя близок к 1, но не равен. Это в целомблагоприятная тенденция, так как информационный поток является непрерывным,хотя и ПЭО, как видно, запаздывает с принятием плана производства на следующиймесяц (/>). Однако уже в апрелемесяце план принят всего на 1 день позже положенного. Это говорить о том, что,возможно, с начала года были внесены некоторые изменения в методику составленияплана, которые вызывали затруднения в течение 3 месяцев. Но эти вопросы былиуспешно разрешены. В целом за квартал коэффициент непрерывности информационныхпотоков имеет вполне приемлемое значение.
Коэффициент оперативности управления
/> (2), где –
D1,D2,D3 – установленныйсрок исполнения для соответствующих документов;
К1, К2, К3– отставание от принятого срока исполнения документов в днях;
d1,d2,d3 – удельныйвес документов конкретного вида.
За год для составления годового плана разрабатывается 13форм документов в год. Периодичность заполнения документов /> (3), где Д – количестводокументов, разрабатываемых для составления годового плана производства в год; dij – кол-во i-годокумента j-й периодичности, разрабатываемый за период;nj – количество периодов в году. Такимобразом, количество документов, разрабатываемых для составления планапроизводства равно 13.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ