СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ХАРАКТЕРИСТИКАПРЕДПРИЯТИЯ – МЕСТА РАБОТЫ ПРЕДВЫПУСКНОЙ ПРАКТИКИ
1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ
2. СПИЦИФИКА ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1Унификация
2.2Композиция
3. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
3.1Лексические ошибки
3.2Морфологические ошибки
3.3Синтаксические ошибки
3.4Структурные помехи
3.5 Техническиепомехи
3.6Грамматические помехи
3.7 Искусственное удлинение речи
3.8Рекомендаций по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ЛИТЕРАТУРА
ВВЕДЕНИЕ
Секретарь-референт — этосотрудник организации, обладающий высокой квалификацией в областиделопроизводства. Широкий спектр знаний и навыков в данной области касаетсяпрежде всего умения составлять по поручению руководителя документы: письма,приказы, протоколы, акты и др., обеспечения их качественного редактирования иоформления, умения работать с различными видами информационных источников,поиска, анализа и обработки информации. Для того чтобы качественно выполнятьработу, связанную с информацией и документацией, секретарь должен бытьграмотным человеком, владеть нормами русского литературного языка, знатьправила орфографии и пунктуации, специфику языка деловой документации.
Работая с официальными документами, секретарь должен знать ивладеть не только языковыми, но и стилистическими нормами, присущимиофициально-деловому стилю — функциональной разновидности русского литературногоязыка, используемой в качестве средства общения в сфере административногоуправления.
Ежегодно в стране составляется свыше 60 млрд. управленческихдокументов, из них только организационно-распорядительных более 6 млрд.
Как составить служебный документ? Как быстро и правильносформулировать запрос, предложение, обосновать претензию, сделать записьсовещания? Экономисты подсчитали, что па составление служебных документовработники аппарата управления тратят от 30 до 70% рабочего времени.
Отсюда видно, сколь важна рационализация этого процесса дляулучшения деятельности аппарата управления. Рационализация составленияслужебных документов требует знания определенных правил и норм, а такжеособенностей служебных документов.
Цель моейписьменной экзаменационной работы состоит в том, чтобы проанализироватьспецифику языка служебной документации, более подробно рассмотреть методическиерекомендации по составлению текстов служебных документов, выработанные наоснове передового опыта, сложившихся традиций и новейших достижений в областидокументной лингвистики.
ХАРАКТЕРИСТИКАПРЕДПРИЯТИЯ – МЕСТА РАБОТЫ ПРЕДВЫПУСКНОЙ ПРАКТИКИ
Своюпредвыпускную практику я проходила у ИП Тапченко Е.Д. в качестве помощникаруководителя торгового предприятия. Мое рабочее место находилось в приемнойдиректора предприятия, где был отдельный стол, персональный компьютер и всянеобходимая оргтехника: принтер, сканер, копир, телефон-факс.
Я приходилана работу не позднее, чем за 15 минут до начала рабочего дня, составляла планна предстоящий день. Ежедневно я просматривала и обрабатывала корреспонденцию,при необходимости напоминала руководителю о предстоящих мероприятиях.
В мои обязанности входилаобработка и регистрация входящих и исходящих документов, обработка телефонныхзвонков, прием и передача телефонограмм, факса.
Так какнаше предприятие торговое, то я принимала активное участие в подготовке ипроведении презентации нового товара – новая концепция упаковки и формы прохладительныхнапитков. Я составляла и рассылала приглашения партнерам, занималась заказомавтотранспорта, который должен был доставить гостей до места мероприятия. Дляиногородних гостей делала заказы номеров в гостинице, а также принимала участиев организации отдыха участников презентации после мероприятия.
В концеработы я просматривала свой ежедневник, информировала руководителя онеобходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (подготовка ксовещанию, к проведению других мероприятий); приводила в порядок свое рабочееместо, убирала документы, закрывала все шкафы с документами, выключала из сетитехнические средства.
Посколькумне ежедневно приходилось составлять и обрабатывать различные документы,выбранная мной тема письменной экзаменационной работы «Специфика языкаслужебных документов» представляется мне весьма актуальной.
В ней ярассмотрю особенности отдельных видов документов: унификацию текста, логическиеосновы, особенности композиции. В работе также будут проанализированы языковые,технические, структурные помехи и способы их преодоления.
1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ
Языком делового общения является официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфереуправления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковыхединиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачамиречевого общения.
Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфическихособенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этомплане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являютсяюридические лица — организации, учреждения, предприятия, должностные лица,работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могутвступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, еекомпетенции, функционального содержания деятельности и других факторов.Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами,вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный»характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту всистеме органов управления и организаций.
Специфика делового общения выражается и в том, что автором иадресатом документа почти всегда является организация в целом -«коллективныйсубъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписываетсяодним лицом — руководителем организации. То же можно сказать и об адресатедокумента.
Другая важная характеристика документного общения — адресностьинформации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как,скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды).Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческийдокумент почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организацииили кругу организаций, должностных лиц и работников.
Существенный фактор делового общения — повторяемостьуправленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность — этовсегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех жеязыковых средств в сходных ситуациях.
Другая характерная особенность делового общения — тематическаяограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаютсяописанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов,относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточностабильный характер.
Следовательно, условия делового общения формируют следующиесвойства управленческой информации:
ü официальный характер информации;
ü адресность информации;
ü повторяемость информации;
ü тематическая ограниченность.
Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенныетребования к управленческой информации, от соблюдения которых зависитэффективность делового общения.
Одно из важнейших требований к управленческой информацииобусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается впринятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа науправляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке ииспользовании информации. Следовательно, эффективность управленческойдеятельности только в том случае является достаточно высокой, когда дляпринятия решений используется информация актуальная, информация новая, необходимая,важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию,орган управления может принимать оптимальные управленческие решения.Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так исвоевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованныхподразделений и должностных лиц.
Актуальность информации связана с целым рядом других свойствуправленческой информации, в частности:
ü достоверность (объективность);
ü убедительность (аргументированность);
ü полнота (достаточность информации) и др.
Требование достоверности (объективности) означает, что деловоесообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую,бесстрастную оценку событий.
Убедительность(аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресатасовершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколькообоснован документ, будет зависеть и его исполнение.
Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всюнеобходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложениявопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назватьфакты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначени исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызыватьнеобходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданнуюпереписку.
В тексте документа должен использоваться определенный язык и стильдокумента. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработалисьтакие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяютнаиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всемтребованиям, которые предъявляются к ней.
Основными особенностями официально-делового стиля являются:
ü нейтральный тон изложения;
ü точность и ясность изложения;
ü лаконичность, краткость текста.
Нейтральный тон изложения — это норма официального делового общения, которая свидетельствуето деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, ихнеличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того,поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений,организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физическихлиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языкадокументов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской(слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличенияи преуменьшения, междометия и др.).
Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текстадокумента и исключения двусмысленностей. Адекватность восприятия текста авторомдокумента и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапахуправленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеетособого значения, поскольку текст документа — это письменный текст,рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости онможет быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.
Точность изложения достигается употреблением терминологическойлексики, использованием устойчивых оборотов — языковых формул, отсутствиемобразных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованиемуточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных идеепричастных оборотов и др.
Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционнойструктуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостьюформулировок.
Лаконичность изложения текста — это экономное использование языковых средств, исключение речевойизбыточности.
Рассмотренныеособенности официально-делового стиля играют основную роль в формированиисистемы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.
2. СПИЦИФИКА ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Унификация
Каждому из нас приходится составлять деловые тексты. Припоступлении на работу мы пишем заявление о приеме, у многих возникаетнеобходимость подготовить текст служебного письма, составить акт, оформитьпротокол или написать отчет.
Но чтобы правильно и быстро составить подобный текст, важно хотябы в общих чертах знать особенности языка служебных документов и предъявляемыек нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняетработу с документом, в худшем — лишает его практической и юридическойзначимости.
Лингвисты единодушны в том, что язык служебных документов — этонабор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современногоэтапа развития служебных документов является их унификация. Унификация текстоврассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможныхспособов передачи одной и той же единицы информации.
При унификации текстов документов должны соблюдаться следующиепринципы:
ü объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;
ü строгое соответствие между составом информации и видом документа;
ü использование унифицированных речевых средств — устойчивыхоборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотреныгосударственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единицизмерения и т. д.
Унификация текстов документов оправдана с технической точки зрения(открывается возможность машинной обработки информации) и с психологической(облегчается восприятие документа). Она просто необходима с экономической точкизрения, так как упрощается и ускоряется процесс документооборота.
Но было бы неправильно рассматривать унификацию лишь какканонизацию отдельных слов и выражений. Такое понимание сковывало бы творческуюинициативу составителя служебного документа. Унификация языка — это преждевсего установление и применение правил построения предложений по определенныммоделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям. Поэтому процесссоставления служебного документа сводится к конкретному использованию языковыхмоделей, на базе которых и можно построить предложение.
Существует около 60 видов управленческих документов. Каждый виддокументации имеет текстовую форму. Однако независимо от их вида документыхарактеризует тенденция к унификации языка. ГОСТ 6.15.1 — 75«Организационно-распорядительная документация. Основные положения»устанавливает следующие способы унификации текстов: трафарет, таблица, анкета исплошной связный текст. Кроме того, необходимо еще выделить тексты-аналоги.
Трафарет — способ фиксацииинформации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения ихпеременной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретныхтекстов — бланки справок для заводоуправления, отдела кадров, командировочныхудостоверений и т. п.
Процесс создания трафаретных документов — это выделение для группыоднородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определениеобъемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Опыт показывает, что применениетрафаретных бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документов, в9 раз.
При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующуюзакономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегдапредшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с пробела.Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое являетсяорганизующим членом предложения.
Пример текста-трафарета.
Справка
Тов. __________________ работает ____________________ в
(ФИО) (название учреждения)
должности ___________. Оклад ______________.
Справка выдана для представления______________________
Начальник отдела кадров_______________________________
Определить, какие члены предложения несут постоянную информацию, акакие переменную, позволяет вопрос к члену предложения. Та часть информации,которая подразумевается в вопросе, — это новая информация. Слова, содержащиесяв вопросе и повторяющиеся в ответе, будут служить постоянной информацией, аостальные — переменной.
Например:
Просим разрешить издать в типографии____________________________
Что?
В_________________ экз.
в каком количестве?
Предложение: на_______________ л., в_________________________ экз.
скольких? в каком количестве?
Можно рекомендовать пять способов подготовки служебных документовс использованием трафаретных текстов. Первые два применяются при работенепосредственно со сборником трафаретных текстов, а остальные три — сбланками-трафаретами.
Первый способ. Исполнитель находит всборнике нужный текст и составляет черновик документа, переписывая дословнопостоянную информацию из трафарета и одновременно дополняя ее переменной.
Второй способ.Исполнитель находит в сборнике нужный текст и дает заказ в машбюро. Получивзаказ, машинистка также находит в сборнике нужный текст и печатает его набланке, включая переменную информацию, приведенную в заказе.
Третий способ. Исполнитель находит всборнике нужный текст и дает заказ в машбюро. Машинистка подбираетсоответствующий бланк-трафарет и заполняет необходимое количество экземпляроввставками, текст которых дан в заказе.
Четвертый способ. Исполнитель, имеябланки-трафареты, подбирает нужный, заполняет его от руки и передает в машбюро.Машинистка перепечатывает текст с черновика на аналогичный трафаретизированныйбланк, который подписывается и направляется адресату, а черновик подшивается вдело.
Пятый способ.Исполнитель сам заполняет необходимое количество экземпляров бланков-трафаретов(адресуемых, как правило, в подведомственные организации), их подписывают инаправляют адресату.
Сборники трафаретных текстов целесообразно создавать при большомдокументообороте. Такие сборники разработаны в ряде информационных центровстраны.
Таблица — способ пространственнойорганизации текста, предполагающий внесение информации (показателей) всоответствующие графы: по горизонтали — общее наименование показателей(постоянная информация), по вертикали — конкретные данные (переменнаяинформация) в цифровом или словесном выражении.
Фраза в документе в виде таблицы по структуре представляет собойпредложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а вроли сказуемого — их числовые или текстовые соответствия. Однако еслиграмматическое предложение выражает одну законченную мысль, то таблица выражаетряд законченных мыслей.
В таблице количественная информация передается словами, цифрамиили смешанным способом. При выборе грамматической формы слова следуетруководствоваться правилами употребления числительных и существительных,выражающих категорию числа. В виде таблиц составляются документы по кадровымвопросам, вопросам планирования, учета.
Оформление документов в виде таблиц должно отвечать требованиямГОСТ 1.5-68 ЕСКД «Требования к текстовым документам».
Анкета — способ такжепространственной организации текста, при котором постоянная информация дана ввиде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов.
В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки,личные карточки, различные заказы, отчеты и т. д. Текст анкеты можнорассматривать как регламентированную диалогическую речь.
Тексты-аналоги — это тексты примерноидентичного содержания и языкового оформления. Примером текстов-аналогов можетслужить решение коллегии министерства и составляемое во исполнение этогорешения циркулярное письмо подведомственного института, адресованное базовыморганизациям по подчиненности.
Целесообразно использовать так называемые типовые тексты.
Типовой текст- это образцовый или стереотипный текст,на основе которого или с использованием которого может быть построен текстнового документа. Структура фразы в типизированной документации представляетсобой устойчивый оборот. Такой текст может быть представлен в виде отдельныхфраз, абзацев. Для облегчения его подбора составляют каталог типовых текстов.
Процесс создания типовых текстов для каталога и называетсятипизацией текста. Применение типовых текстов сокращает время на составление,например, типовых писем в 3,5 раза.
К сожалению, понятие текста-аналога (типового образца) непредусмотрено ГОСТ 6.15.1—75 «Организационно-распорядительная документация.Основные положения». Все виды текстов документов, установленные в действующихгосударственных стандартах, интерпретируются как трафареты.
Однако нельзя не согласиться с составителями одной из инструкцийпо делопроизводству, что индивидуализированный состав информации в служебныхдокументах в аппарате управления доминирует над идентичным, и поэтомутекст-аналог встречается не реже, чем текст-трафарет.
Отечественный и зарубежный опыт показывает, что в большинстве случаевможет быть трафаретизирована и типизирована почти половина всех текстовдокументов, формируемых в учреждениях.
Унификация затрагивает все элементы служебного документа: составинформации, композицию, формуляр, синтаксис и лексику.
Еще не разработаны государственные стандарты на состав информациив приказе, протоколе, решении, договоре, но практика составления служебныхдокументов дает все основания утверждать, что каждый документ включает один илинесколько стандартных аспектов содержания.
Так, состав информации в приказе о поощрении следующий:
ü оценка выполненной работы поощряемого;
ü факт и мера поощрения.
Оценка выполненной работы может и не констатироваться, если еерезультаты известны. Пример такого приказа.
О поощрении …
За исключительную добросовестность и инициативу, проявленную приразработке информационно-поискового тезауруса и информационной части Рабочегопроекта ОАСНТИ, объявить благодарность ст. научному сотруднику отдела т. ПалейВ. И.
Употребление языковых формул.
Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковыхформул, т. е. устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов,используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствиерегламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций итематической ограниченности деловой речи.
Языковые формулы — это результат унификации языковых средств,используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типовогосодержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентамитекста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, илиявляются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийномписьме:
«Гарантируем возврат кредита в сумме… до …»
«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет …»
«Предоставление жилой площади гарантируем».
В письме-претензии:
«… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»
«… в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».
В распорядительном документе:
«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на…».
Владение деловым стилем — это в значительной степени знание иумение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковыеформулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом,сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
2.2 Композиция
служебный документ деловой стиль язык
Композиция документа — этоспособ формализации состава информации, содержащейся в нем; композиция илиструктура текста документа — это последовательность расположения его составныхчастей (аспектов).
Наиболее рациональна структура текста (ГОСТ 6.15.1—75), состоящаяиз двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившиеоснованием для составления документа, во второй части — выводы, просьба,предложения, решения, распоряжения.
Тексты документов могут отражать только один аспект, например,текст приказа — только распоряжение без констатации факта, текст письма —только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимоусловно подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должныбыть пронумерованы по правилам, предусмотренным ГОСТ 1.5—68.
Так, примерная структура текста должностной инструкции имеет вид:общая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения; оценка работы иответственность.
Примерная структура текста устава: общие положения; управление;имущество; права и обязанности; реорганизация (ликвидация).
Композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:обоснование актуальности запроса; содержание запроса, ожидаемый результат, еслизапрос будет удовлетворен; формулирование гарантии.
Вот пример письма-запроса:
Институт русского языка имени А. С. Пушкина готовит сборник статей«Русский язык за рубежом». Составители сборника испытывают острую необходимостьв получении информации об изучении русского языка среди нефилологов(инженеров).
Просим подготовить и выслать в наш адрес не позднее 1 июля 1980 г.статью на эту тему.
С уважением…
Сопроводительное письмо состоит из двух частей: в первой части —сообщение о высылаемом материале, во второй — уточняющие сведения.
Например:
Направляем подробное описание автоматизированных системуправления. Получение просим подтвердить.
Типовое содержание письма, выражающего просьбу, включает: изложениепричины, побудившей обратиться с просьбой; изложение просьбы; ожидаемыйрезультат, если просьба будет удовлетворена; готовность к дальнейшемусотрудничеству.
Например:
Прошу выслать в наш адрес по одному экземпляру иллюстрированныхкаталогов токарно-карусельных станков. Оплата гарантируется.
Эти аспекты предопределяют выбор первых и заключительных словписьма и, конечно, структуру, и место «ударной» фразы в основном тексте.
Наибольшую трудность вызывает составление письма-ответа,содержащего отказ в просьбе или отклонение предложения. Такое письмосоставляется по следующей схеме: повторение просьбы; причины, почему просьба неможет быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;констатация отказа или отклонения предложения.
Например:
Вашу просьбу о досрочной поставке станков с программнымуправлением выполнить не можем по следующим причинам (формулирование причин)…Поэтому станки типа… будут поставлены в сроки, указанные в договоре.
Исходя из сказанного, начинающий работник аппарата управлениядолжен до составления служебного документа «набросать» логическую схему егосодержания. Можно при этом использовать в качестве аналога документ,составленный ранее.
Каждый документ состоит из отдельных элементов, называемыхреквизитами. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, онзависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. Например,документ, подлежащий машинной обработке, должен иметь свои специфическиереквизиты, не присущие традиционному документу. Каждый реквизит занимаетопределенное место в документе. Совокупность реквизитов документа,расположенных в определенной последовательности на листе бумаги, называется егоформуляром. Формуляры на служебные документы тестированы (ГОСТ 6.38—72 «Единыйформуляр — образец»).
Предварительное составление и тщательная, обработка проектаформуляра любого документа являются эффективными средствами повышения егокачества.
Независимо от вида унифицированного документа егосинтаксис,порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательностьэлементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормамсловорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это — такназываемый прямой порядок главных членов предложения.
Обратный порядок допустим в том случае, если в начало предложениявыносится обстоятельство или дополнение.
Например:
Проектом программы семинара предусмотрен доклад Вашей организациина секции «Унификация систем документации».
Рассмотрим характерные дляофициально-делового стиля варианты согласования сказуемого с подлежащим, вызывающие затруднения усоставителей официальных писем.
1. При подлежащем с количественным именемчислительным, оканчивающимся на один, сказуемое употребляется в формеединственного числа, т. е. происходит согласование по грамматическому принципу.Употребление сказуемого в форме множественного числа (согласование по смыслу)по аналогии с другими количественными числительными в составе подлежащегонеправильно.
Например:
Неправильно:
В 1992 г. на предприятие былиприняты 21 специалист.
Правильно:
В 1992 г. на предприятие былпринят 21 специалист.
2. При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное два иболее, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в формемножественного числа.
Например:
На заседании секции научно-технического совета будут обсуждены(будет обсуждено) три доклада; Сто сорок тонн цемента было отправлено (былиотправлены) в апреле.
Следует учитывать, что сказуемое в форме единственного числаподчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, котороеобозначается — по весу, размеру, времени, на штуки и т. д.:
Заводу выделено двенадцать автомашин; На стройку будет отправленопять тонн кирпича.
Форма единственного числа придает сообщению безличную окраску,подчеркивает итоговый результат действий. Единственное число оказывается болееуместным и в тех случаях, когда лица или предметы пассивны по отношению кобозначенному сказуемым действию или признаку:
Будет премировано сто рабочих; Было рассмотрено три проекта; Было продано четыре костюма.
При обозначении значительного числа, чего-либо, как правило такжеупотребляется форма единственного числа. Например:
Совхозу будет выделено две тысячи тонн удобрений.
Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когдапишущий хочет подчеркнуть активный характер действий каждого лица (предмета),входящего в группу.
Например:
Двенадцать рабочих цеха добились отличных показателей; Семьстанков, разработанных институтом, получили медали и дипломы.
3. Подлежащее со словами и словосочетаниями, содержащими слова большинство,множество, ряд, часть, много. немало, несколько, количество, число, не меньшечем, а также отрицательные и неопределенные местоимения (никто, ничто, кое-кто)употребляются со сказуемым в форме единственного числа, т.е. сказуемое в этомслучае согласуется с под-лежащим по грамматическому принципу.
Например:
Большинство голосов против;Ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.
4. При подлежащем, выраженном местоимением кто, сказуемое ставитсяв форме единственного числа:
Тот, кто представит лучший проект, будет награжден.
При местоимении что сказуемое ставится в форме единственного числав этом случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет форму единственногочисла:
Он сообщил о том, что помогло завершению строительства.
Если слово, с которым соотносится местоимение «что», имеет формумножественного числа, сказуемое при слове «что» также ставится в формемножественного числа:
Те случаи, что имели место нафабрике, больше не повторятся.
Замена местоимением «что» союзного слова «которые» носитразговорный характер и в официальных текстах неуместна.
Употребление сказуемого в форме единственного числа имеет место в следующих случаях:
1) при наличии противительных союзов между однороднымиподлежащими, выраженными именами существительными в форме единственного числа(также при наличии союзов не только…, но и не столько…, сколько, выражающихпротивопоставление):
Не ошибка или недосмотр, агрубое нарушение техники безопасности было допущено на заводе;
2) при наличии тематической близости однородных подлежащих:
Победит уверенность и точность в работе;
3) при наличии повторяющихся перед однородными подлежащими слов весь,каждый, любой, никакой:
Каждый станок, каждый двигатель, каждый агрегат был взят на учет;
4) при перечислении в тех случаях, когда фразе придается намереннобезличный характер:
В продаже имеется: ткани шелковые и хлопчатобумажные; готовоеплатье разных фасонов …
С однородными подлежащими сказуемое, как правило, согласуется вформе множественного числа:
В президиум были избраны директор и другие работники.
Употреблениесоставных именных сказуемых.
В официально-деловом стиле речи при употреблении составных именныхсказуемых имеется своя специфика. Так, при наличии глаголов-связок (быть,являться, делаться, сделаться, казаться, показаться, остаться, оставаться,стать, становиться и др.) именная часть ставится в творительном падеже.Употребление именной части в форме именительного падежа придает предложениюразговорную окраску: Деньги, выделенные для детского сада, остаютсянеиспользованными (ср.: «неиспользованные»).
В официально-деловой речи сложились правила расположенияопределений. Так согласованные определения ставятся перед определяемым словом,а несогласованные — после него. Например: служебная командировка, основноевнимание, вопрос большого значения.
Распространенное определение ставится после слова, к которому оноотносится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенномопределении должно стоять прилагательное или причастие, например:
Документ, подготовленный группой специалистов…
При сочетании согласованного и несогласованного определений первоеобычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значениявопрос…
Обстоятельства степени ставятся перед прилагательным, а дополнения— после него, например: исключительно интересный, достойный звания.
В обычном тексте существительное следует за числительным, втаблицах и анкетах, наоборот, числительное следует за существительным,например: десять дней, пять человек, две бригады; но в таблице: количествоштатных единиц — 15.
Дополнение ставится после сказуемого, например: Разослать проект. Еслиуправляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставитьпрямое дополнение (существительное в винительном падеже), например: Разослатьпроект завода металлоизделий…
Уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкциидля выражения того или иного аспекта содержания. К примеру, для изложениямотивов, объясняющих предпринятые действия, используется следующий наборсинтаксических конструкций:
В порядке оказания технической помощи…
В порядке научно-технического сотрудничества…
В порядке обмена опытом… В порядке исключения… Ввиду срочностизаказа…
В связи с проведением совместных работ по…
В связи с указанием Госплана РФ… .
В соответствии с предварительной договоренностью и решением…
Согласно Вашей просьбе…
Согласно постановлению Министерства…
Несмотря на (наши неоднократные устные и письменные напоминания),до сих пор… В целях дальнейшей кооперации…
Испытывая острую потребность…
Выражение отказа часто формулируется так:
Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам….
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляетсявозможным… .
К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу.
Такого рода устойчивые словосочетания и стандартные выраженияоблегчают восприятие служебного документа, а также весь процесс егосоставления, позволяя не тратить времени на поиск формулировок. Кроме того, поотдельным словам, которые принято называть ключевыми, можно определять виддокумента и, следовательно, прогнозировать синтаксическую конструкцию в целом.
Для сопроводительных писем ключевыми словами считаютсяотглагольные формы от слова отправлять и т. д.
Для каждого вида документа характерны определенные видыпредложений.
Модель предложения, выражающего предупреждение:
По истечении… срока… предложение теряет силу.
… сохраняет за собой право… .
Модель предложения, выражающего гарантию:
… предприятие гарантирует (не гарантирует) качество… в течение(по истечении)… срока.
Такие модели позволяют свести процесс составления документа кпростому заполнению соответствующего бланка.
Не нужно большого воображения, чтобы составить несколько вариантовписем-запросов по следующему образцу:
Если Вас не затруднит моя просьба, прошу ответить на следующие вопросы:1. …
2….
Заранее благодарю за консультацию.
Такие обороты отличаются информационной емкостью. Без готовых,проверенных долголетней практикой широко известных словесных формулировокневозможно быстро, грамотно и точно отразить ситуацию, послужившую поводом длясоставления документа.
В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место дляуказания связи между предыдущим и последующим письмами, не следует текст письманачинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления итеме письма.
Таким образом, предложения в служебном документе строятся поопределенным моделям, а его язык представляет собой как бы набор «отлитых форм»,в которые каждый раз закладывается новое содержание.
Всю информацию, содержащуюся в служебном документе, можнорассматривать как постоянную и переменную. Постоянная выражается в виде моделейсинтаксических конструкций и устойчивых выражений, переменная же зависит отконкретной ситуации. Поэтому процесс составления служебного документа можнопредставить как заполнение действительного или воображаемого трафарета.
В практике нередко возникает вопрос: от чьего лица составляетсяслужебный документ?
В служебной документации выражаются интересы общественные,коллективные. Автором служебного документа является, как известно, лицо нефизическое, а юридическое, т. е. коллективный субъект. Поэтому личностныймомент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тонслужебного письма в общем нейтрален. В целом, когда автором документа являетсялицо юридическое — организация, предприятие, учреждение, его текст излагаетсяот третьего лица, например:
Дирекция ходатайствует…
Совет молодых специалистов выдвигает предложение…
Коллегия решила…
Юридическая часть Минвуза РФ разъясняет…
Такая форма изложения установлена в ГОСТ 7.38.1—81«Организационно-распорядительная документация. Основные положения».
От первого лица излагаются приказы, заявления, служебные письма,докладные и объяснительные записки. Форма изложения от первого лица в приказеслужит отражением принципа единоначалия.
Распорядительная часть приказа начинается со слова приказываю, послекоторого формулируются предписываемые действия. Для этого употребляется глаголв неопределенной форме:
Во исполнение решения Коллегии Министерства угольнойпромышленности от… о… ПРИКАЗЫВАЮ:
Ввести в действие…
обязать главного инженера предприятия т.… утвердить сетевойграфик… Контроль за исполнением приказа возложить на …
Письма, выражающие просьбы, требования или претензии, начинаютсясо слов прошу или просим. Слово просим употребляется в том случае, когдадокумент подписан двумя или несколькими лицами.
Сопроводительные письма начинаются с глаголов в первом лицеединственного или множественного числа, например:
Сообщаю Вам, что…
Напоминаю, что… и т. д.
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинствослов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченнойгруппой слов. Например: приказ — издается, контроль — возлагается на какое-либолицо или осуществляется, должностные оклады — устанавливаются, выговор — объявляется,порицание — выносится и т. д.
Выбор того или иного языкового оборота из числа возможныхопределяется:
практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью егоупотребительности;
правильностью его с грамматической точки зрения (с учетомособенностей официально-делового стиля);
степенью точности и лаконичности в описании управленческойситуации.
При выборе устойчивого языкового оборота следует учитыватьособенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи.
Так, при употреблении сравнительной степени предпочтительнейсложная форма: менее важный, более сложный.
При выражении превосходной степени наиболее употребима форма сприставкой наи- (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетаниеположительной степени с наречием наиболее (наиболее важный).
Широко используются так называемые расщепленные сказуемые.Например: оказать помощь вместо помочь, провести проверку вместо проверить.
Из односоставных предложений больше всего используются безличные,например: Контроль за исполнением возложить на…,
но в приказах наиболее употребимы определенно-личные, например:
… приказываю установить заводу 1-ю группу по оплате трударуководящих и инженерно-технических работников.
3. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ
ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Не зная элементарных правил, при составлении деловых писемработники аппарата управления тратят на этот процесс значительную частьрабочего времени и допускают притом немало ошибок. Наиболее часто встречаютсяструктурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.
Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизованныйдокумент. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личностьсотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочногоудостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устнойинформацией. Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случаеотправки документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документепроставить адрес, дату отправки и индекс.
В связи с тем, что на бланке письма отведено специальное место дляуказания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письманачинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления итеме предыдущего письма. Излишне указывать наименование предприятия рядом сдолжностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или впрямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.
3.1. Лексические ошибки
Употребление специальной лексики.Понятие «специальнаялексика» включает в себя термины и профессионализмы.
Термин — это слово или устойчивоесловосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке,технике и других областях специальной деятельности. Употребление терминов встрого фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, чтоочень важно в деловом общении.
Термины, используемые в управленческой документации, — этоотраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которойпосвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфереадминистративного управления и документационного обеспечения управления.
Правильность и стабильность употребления терминов устанавливаюттерминологические словари и стандарты, которые способствуют упорядочениютерминологии.
Употребляя термины в деловой документации, необходимо предусматривать,что термин должен быть понятен и автору, и адресату, и при необходимостираскрывать содержание термина, что можно сделать несколькими способами:
ü дать официальное определение термина;
ü расшифровать его словами нейтральной лексики;
ü заменить термин общепонятным словом или выражением.
Нередки случаи неправильного употребления терминов в текстахдокументов чаще всего в связи с незнанием их значения. Трудности в употреблениитерминов объясняются еще и постоянным изменением системы терминов: меняетсясодержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устареваети обозначающие их термины выходят из употребления; один и тот же термин можетполучить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность(полисемию).
При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что вкаждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений.Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникаетсинонимия терминов.
Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению(например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными(абсолютными) или частичными (относительными). При употреблениитерминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятиянеобходимо обозначить, выделить в контексте.
Например, даже такие термины-синонимы, как «договор», «контракт»,«соглашение» различаются практикой употребления: в трудовом законодательствеустановлен трудовой договор (контракт); в гражданском законодательстве двух- имногосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделкахупотребляется преимущественно термин «контракт», а договоренности в рядеобластей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение»; «соглашение онаучно-техническом сотрудничестве» и др.).
Существует и такое явление, как омонимия терминов, при которой дватермина или более совпадают по звучанию, но обозначают разные понятия. Явлениеэто, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко.
Профессионализмы возникают в двух случаях:
ü специальная область деятельности не имеет своей терминологии(охота, рыболовство, ремесла и др.);
ü слово становится неофициальным заменителем термина (например,трансплантация — пересадка, карданное устройство — кардан и др.).
Область употребления профессионализмов — это, как правило, устнаяречь. Использование профессионализмов в текстах документов крайне нежелательно.
Профессиональная жаргонная лексика — это форма профессиональногопросторечия (например, наличка, нал, безнал, дострой и др.). Использованиетакого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и вофициальной устной речи.
Неправильное использование слов терминов. Основноеколичество помех в служебных документах относится к семантическим. Природа их вряде случаев кроется в недостаточной грамотности некоторых адресантов. Чем инымможно объяснить эти «перлы»:
Разрешите нехватку конфет «Рица» считать сельдью «Атлантическая» 2сорта.
Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу.
Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежнойпремии 200 руб.
Можно ли исходя из этих документов принять толковое решение? Комувыплатить премию?
Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильныйтермин. При чтении отчетов встречаем:
Освободители освободили 400 вагонов с арбузами.
На заводе произошел анонимный случай: кто-то бросил окурок и врезультате этого возник пожар.
Вот, например, письмо:
Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировкии свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению.
Просьба не была выполнена в срок: работникам торговой организации,куда адресовалось письмо, пришлось долго выяснять, что понимал адресант подсловом «свидетели». Оказалось, что макеты деталей, прилагаемых к партии. Этимакеты правильно именуются «образцами-свидетелями» и включают целый комплект деталей.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бываютзнакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуетсяобязательпая расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые вразных отраслях промышленности имеют различное значение, например: редуктор вхимической промышленности означает приспособление для снижения давления газа, ав машиностроении — приспособление, снижающее скорости вращения валов.
Для неискушенного в зоотехнике человека непонятным является терминделовые поросята, для незнающего строительное дело — комнатность, деревянность ит. д.
Стремление придать словам большую значимость выливается в«терминологическую игру», приводящую к разнообразным стилистическим ошибкам.Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплениемсказуемого: вместо премировать пишут производить премирование, вместо монтировать— производить монтаж, вместо внедрить — осуществить внедрение.
В одном из приказов находим:
Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двухспециалистов… Зачем понадобилосьотглагольное существительное приглашение?
В служебных письмах очень много отглагольных существительных сокончанием -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер.Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием,которые особенно затрудняют восприятие текста, например: несогласование,некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких частоупотребляемых слов, как недополучение, недовыполнение или (это уже просто изряда вон выходящее слово) недоперевыполнение? Как, например, понять такойприказ:
За допущенные грубые ошибки и игнорирование их, не исправление, анаоборот, допущение неисполнения в сторону улучшения, прораба М. понизить вдолжности.
Такой документ достоин лишь украсить рубрику «Нарочно непридумаешь» очередного номера журнала «И смех и грех».
Плеоназмы.
Одной из причин плеоназмов (от греч. pleonasmos — излишество) является неправильноеупотребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова,обозначающие понятия, за которыми закреплен уже русский эквивалент. Например,пишут: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместопредставить.
При использовании иностранного слова необходимо точно знать егосмысл. Например, неверно предложение: Эффективность режима экономии во многомзависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы. Слово лимит означаетпредельная норма. Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельнаянорма денежных средств, в пределах которых ведутся те или другие расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция— условие, экстраординарный — особенный) часто затрудняет работу с документами,особенно при обработке их на машине.
Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет ктавтологии. Например, часто встречаются выражения: промышленная индустрия (вслове индустрия уже заключено понятие промышленная); форсировать строительствоускоренными темпами (форсировать— и так означает вести ускоренными темпами); потерпетьполное фиаско (фиаско и есть полное поражение).
А в следующих примерах иностранные слова привносят нежелательныеассоциации:
Современная витражная продукция Рижского радиозавода известна вовсем мире.
Сообщаем наши реквизиты: Москва, 123298, ул. Народного ополчения.
Новый станок — настоящий ас средисвоих собратьев.
Во время испытаний станок ДР-1 сохранял свой приоритет.
Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащениявсякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если естьрусский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексикидолжно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой:необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
Тавтология.
Лексическим изъяном является и тавтология — смысловой повтор,который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренныеслова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующиефакторы; данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологическиеповторы делают фразу неблагозвучной и затрудняют ее восприятие, посколькупривлекают к себе особое внимание.
Неразличение слов-паронимов.
Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова,различающиеся по конкретным смыслам: гарантийный — гарантированный; поместить — разместить; проводить — производить; оплатить — заплатить и т.д. Частосоставители деловых писем путают значение слов «командированный» и«командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола«командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Например:«командированный специалист». Однако часто вместо слова командированный употребляетсяслово командировочный. Слово «командировочный» образовано от именисуществительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства,связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получитькомандировочные». Слово командировочный не может относиться к человеку, это —ошибка.
Иногда составители деловых писем путают многозначные глаголы представитьи предоставить. Глагол представить имеет значения: предъявить, сообщить(представить список необходимого оборудования, представить документы);познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника). Глагол предоставитьимеет значение: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставитьтранспортные средства); дать право, возможность сделать что-либо (предоставитьотпуск, предоставить слово).
Ошибки в употреблении слов-синонимов.
Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким значением:возвести — построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны однодругому. Сравним синонимичные глаголы «построить» и «возвести». Глагол построитьможет употребляться в любом контексте и в сочетании с любым именемсуществительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройкечего-либо: построить дом, завод. Глагол возвести в соответствии со значениемприставки воз — может употребляться только применительно к тому, чтовозвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены. Приупотреблении глагола «возвести» нужно учитывать и то, что его не принятосочетать с существительными, называющими постройки служебногоповседневно-обиходного назначения. Неправильно: возвести сарай, баню; следует: построитьсарай, баню.
Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, чтомногозначное слово может быть синонимично другому только в отдельном отношении.Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значенийсинонимично слову требование. В то же время оно не имеет присущего слову«требование» значения: норма, порядок, которым кто-то или что-то должносоответствовать (требования к качеству продукции, требования к поступающим наработу). Нельзя сказать: запрос к качеству продукции. Слово запрос несинонимично слову требование, хотя некоторые компоненты их смысла совпадают.Например, в сопроводительном письме пишут: Высылаем ответ на Ваш запрос от…,а не на Ваше требование ….
Сокращенные слова
Составители служебных документов нередко злоупотребляютсокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс изучениядокумента. Трудно догадаться, что аббревиатура потетери означает потенциальныепотери, что ЛУ на БВ — это линейный ускоритель заряженных частиц на бегущейволне. Подобная аббревиатура недопустима в деловом письменном общении.
По происхождению аббревиатуры могут быть лексическими (кожимит —имитация кожи) и структурными (главк—главное управление). Часто аббревиатурынастолько прочно входят в язык, что употребляются как самостоятельные слова,например: комсомол.
Остановимся на правилах аббревиации, которые не встречаютвозражения ни со стороны лингвистов, ни со стороны практических работников изсферы делопроизводства:
1. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом,перекрещиваться с известной моделью словосочетания или совпадать с другимсокращением. Например: «Рим» — рентгеновский иллюминационный материал.
2. Сокращение должно быть обратимым, т. е. таким, чтобы его можнобыло всегда развернуть в полное наименование, эквивалентом которого оноявляется. Однако это правило не распространяется на сокращения, которые ужестали самостоятельными словами, типа лавсан, прораб, загс.
3. Сокращения должны соответствовать нормам русского произношенияи правописания.
В современной орфографии действуют в основном три способа образованияаббревиатур:
ü по первым буквам слов, входящих в сокращение (ВИНИТИ — Всесоюзныйинститут научной и технической информации);
ü по начальным слогам слов, входящих в сокращение (главбух);
ü соединением одного или двух начальных слогов первого слова сполным вторым словом (жилплощадь, хозрасчет).
Стремление к чрезмерному сокращению слов также может вести кязыковым помехам. Например, кому не известны такие резолюции на служебныхдокументах: доведения д/исполнения, где д — сокращение предлога для, дающееэкономию всего в один знак.
Типы аббревиатур:
ü инициальные сокращения — сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они, всвою очередь, подразделяются на:
~ буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП,КБ;
~ звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ,ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;
~ буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам,часть — звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК;
ü слоговые сокращения —образованные из частей, слогов слов: зампред, Москомзем, Мосзеленстрой,Доринвест, Мосжилстрой, Мосин-тур, техред, главбух, завгар;
ü частично сокращенные слова — образованные из части или частей слов и полного слова: Мослесопарк,Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;
усечения: зам., зав., спец., пред.;
ü телескопические сокращения — образованныеиз начала и конца составляющих слов: рация (ра[ди-остан]ция), бионика(био[логия и электро]ника);
смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО,МосгорБТИ.
Типы графических сокращений:
ü точечные: стр.- страница, др. — другие, т. п. — тому подобные, см. — смотри, эт. — этаж, ул. — улица и др.;
ü дефисные: г-н — господин, гр-н —гражданин;
ü косолинейные: п/о — почтовоеотделение, б/г — без года и др.;
ü нулевые, или курсивные (как правило,так обозначаются физические величины: т, кг, см, л);
ü комбинированные: ж.-д. —железнодорожный, сев.-зап. — северозападный и др.
Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большойбуквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений,предприятий: Минздравмедпром, Моспроект, Мос-трансагентство и др.
Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз идр.
Инициальные аббревиатуры независимо оттого, являются ли ониобозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами:ЕСД, МЭП, СНИП, ГТК.
Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованыот имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова:РАУ — Российская академия управления, но: вуз, роно.
Первая часть аббревиатур смешанного типа, образованных частично изначальных букв и усеченных слов, пишется заглавными буквами, вторая часть —строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а аббревиатуры, образованные из усеченныхслов (или полного слова) и из начальных букв, пишутся следующим образом: впервой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имясобственное), остальные — строчные; если аббревиатура обозначает нарицательноеслово, все буквы первой части строчные, а буквы второй части — заглавные:КунцевоКРТ, ГорБТИ.
При употреблении графических сокращений следует помнить, что онине должны оканчиваться на гласную.
Допускается употреблять только общепринятые графическиесокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, неудваиваются, исключение составляют: гг. — годы, пп. — пункты и некоторыедругие.
Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, нерекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком тексте.
При включении в текст документа сокращения следует тщательнопроанализировать: удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;
не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращениемдля обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы,организации, торговым наименованием и др.
Устаревшая лексика.
Стилистические помехи возникают часто при злоупотреблении такназываемым канцелярским языком. Деловые письма нередко содержат «осколки»языковых штампов, почерпнутых из пыльных бумаг столетней давности. Средиустаревшей лексики выделяются две категории слов: архаизмы и историзмы.
Историзмы — это слова, вышедшие из употребления в связи с исчезновениемобозначавшихся ими понятий.
Употребление таких слов в управленческой документации недопустимо,их следует заменять современными словами и оборотами:
/>
Архаизмы — это слова, называющие существующие реалии, но вытесненные изупотребления синонимичными словами.
При сем препровождаю — такначинаются многие сопроводительные письма. Если бы не упоминание о «разбивкахплана» или «штатных расписаниях», то можно было бы предположить, что письмовзято из канцелярии Петра I.
В старину официальные бумаги начинались так: Сим письмомизвещаем…. Затем последовала смена местоимений и писать стали: Этимписьмом…. Развитие падежных конструкций привело к многообразию началделового письма: В этом письме…; При этом направляю Вам….
Указание на данное письмо с течением времени приняло формы несовсем понятных и совершенно излишних идиом: В настоящем подтверждаем, что… .
Такое начало письма затрудняет процесс его изучения.
К числу архаичных слов и оборотов, получивших распространение вделовой переписке, следует отнести: каковой вместо который; вышепоименованный вместоуказанный выше; на предмет вместо для; настоящим предлагается вместо для;отношение вместо письмо; приобщить к делу вместо в дело; при сем вместо приэтом.
Как избежать стилистических ошибок? Составителю документа нетруднопостроить стилистическую конструкцию — предложение или несколько предложений ведином целом, если он будет располагать набором готовых, уже проверенныхдолголетней практикой конструкций или фраз и словосочетаний, по аналогии скоторыми можно было бы сформулировать свою мысль.
Сложились устойчивые модели для выражения стандартных аспектовсодержания.
Так начинаются письма-напоминания, письма-подтверждения,письма-извещения и другие одноаспектные письма информационного характера. Такоеначало писем можно Назвать глагольным. Ключевым словом в этих письмах являютсяглаголы от первого лица единственного или множественного числа.
Устоялись модели выражений, объясняющих мотивы совершения того илииного действия:
В порядке оказания технической помощи… В связи с тяжелымположением… Ввиду срочности заказа…
В связи с проведением совместных работ по… В соответствии с предварительнойдоговоренностью и решением…
Например:
/>
Однако любая модель выражения не универсальна. Так, в тех случаях,когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемыешаги, уместно начать деловое письмо с выражения В соответствии с…. Однакоэто выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают изуже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребитьвыражение: В связи с… .
Предлагаемые варианты являются наиболее распространенным началомстандартного делового письма.
Среди начинающих сотрудников аппарата управления бытует мнение,что якобы стиль служебных документов — столь специфичный стиль литературногоязыка, что требуются исключительные усилия для овладения им.
В действительности же для этого вполне достаточно той подготовки взнании русского языка, которую дает наша средняя школа. И не следует изощрятьсяв стиле изложения, искать какие-то особые языковые приемы при интерпретациистандартных данных. Пишите просто, лаконично, объективно, и тогда нашислужебные документы будут истинно деловыми. Именно эти цели преследуетунификация языка служебных документов, проводимая в государственном масштабе.
Ограниченная сочетаемостьслов.
Специфическая особенность деловой речи — ограниченная сочетаемостьслов, т. е. ограничение возможностей слова вступать в смысловые связи с другимисловами. В зависимости от стиля речи различаются возможности слова сочетаться сдругими словами: самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова влитературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило,ограничены, например:
/>
Ограниченная сочетаемость слов в деловой речи способствуеттипизации содержания, выражаемого в тесте, как бы приближает словосочетания кязыковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятиятекста документа.
Конструкции с отглагольным существительным.В деловой речи для выражениядействия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольногосуществительного со значением действия и полузнаменательного глагола вместопростой глагольной формы, например:
«оказать содействие», а не «посодействовать»
«оказать помощь», а не «помочь»
«произвести уборку», а не «убрать»
«провести учет», а не «учесть»
«оказать поддержку», а не «поддержать»
«произвести ремонт», а не «отремонтировать».
Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».Содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное наконкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольногосуществительного и полузнаменательного глагола не только называет действие(«произвести»), но и обозначает предмет этого действия («ремонт»), в то времякак один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженнойформе.
Построениепредложений.
Особенность делового стиля — преимущественное употребление простыхраспространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющихобособленные обороты, например:
«В связи с крайне низкой эффективностью использования городскойсобственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи снедостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решитьвопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрированкак один из учредителей СП) Финансово-хозяйственному управлению мэрии»
или:
«Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде округовМосквы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, незадействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатнойчисленности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещенияпод размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов».
Такие предложения, как правило, содержат причастные идеепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства,приложения, дополнения. Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует,есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычнопо следующей схеме:
Мотивирующая часть (обоснование) — ключевое действие — предметдействия.
Если предложение двусоставное (есть и подлежащее, и сказуемое), топредложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначениюключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия(подлежащее); подлежащее может выноситься в начало текста, например:
«Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после еголиквидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления мэрии дляорганизации обслуживания автопарка мэрии и Администрации Московской области»
«В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрелвозможность предоставления нежилого помещения Российскому информационномуагентству «Новости» для размещения вновь организуемого журнала «Россия».
В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные исложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительныеи определительные:
«Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоящеевремя подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации обустановлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственнымпотребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальнойрентабельностью (придаточное предложение)»
«При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы надежноговнутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (придаточное предложение), считаемдопустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей вНечерноземной зоне Российской Федерации (главное предложение)».
Место придаточного предложения в составе главного зависит от того,какой член главного предложения оно поясняет:
Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного,оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;
Если придаточное относится ко всему главному предложению или кгруппе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельствасовершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысльпредложения.
Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменятьсинонимичными причастными и деепричастными оборотами.
Вместо:
Здания, сооружения, оборудо-вание и прилегающую территориюрастворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС.
Рекомендуется писать:
Здания, сооружения, оборудо-вание и прилегающую территориюрастворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС.
Не допускается соединять как однородные члены предложенияпричастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.
Неправильно:
Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним изпервых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкциии развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецкими российским партнерам, осуществляющим этот проект.
Правильно:
Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним изпервых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции иразвития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким ироссийским партнерам, осуществляющим этот проект.
При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, чтодеепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающимдействующее лицо, — субъект действия, и ни в коем случае не с объектом.
Неправильно:
Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокийпроцент внедренных разработок.
Правильно:
Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процентвнедренных разработок.
Особый тип предложений в деловой речи — сложные рубрицированныеперечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачуоднотипной информации:
«При проработке данного вопроса редакцией были сформулированыспецифические требования к выделяемому помещению:
~ оно не должно располагаться на уровне одного этажа;
~ должно иметь не менее двух залов площадью 35-40 кв. м каждое дляразмещения компьютерной техники;
~ должно иметь не менее 1 6-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый и одинзал для заседаний;
~ помещение не должно требовать ремонта;
~ необходим ряд помещений технического назначения».
3.2 Морфологические ошибки
Отступление от правил согласования определений. Если определение относится к имени существительному, имеющему присебе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новыйвагон-лаборатория; универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в такихсочетаниях обычно стоит на первом месте. Если определение относится к сочетаниюличного имени и приложения типа «директор завода Иванова», определение обычносогласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник цеха Петрова;старший инженер Яковлева, новый лаборант Серова. Отступление от этого правиланаблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившаяна собрании заместитель директора доцент Сидорова; принимавшая участие вразработке проекта научный сотрудник Алексеева.
Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям деловых писем следуетучитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны вофициально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в именительном падеже) вподобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и дажепросторечные.
Неправильно:
Выводы комиссии обоснованные и справедливые.
Решение об увольнении Иванова незаконное.
Правильно:
Выводы комиссии обоснованны и справедливы.
Решение об увольненииИванова незаконно.
В случае употребления форм кратких имен прилагательных на — ен, — ененследует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употреблениеформ на -енен.
/>
При употреблении количественных числительных в деловых письмах, телефонном разговоре,деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следуетпомнить, что все количественные имена числительные склоняются. При этомизменяются все части сложных и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей;с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.
Как уже отмечалось, в тексте количественные имена числительныеобычно записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок втекстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке,наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты,разумеется, в соответствующих падежных формах:
На завод было доставлено до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн)металлолома.
Депутат встретился с 766 (семьюстами шестьюдесятью шестью)рабочими завода.
Приведем формы косвенных падежей числительных, склонение которыхможет вызвать трудности.
/>
3.3Синтаксические ошибки
Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов.
Следует помнить — в русской письменной речи информационная рольпорядка слов возрастает к концу предложения
Рассмотрим три примера:
1. Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря.
2. К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план.
3. К 20 декабря выполнил план завод«Прогресс».
В первом предложении содержится указание, к какому сроку заводвыполнил план. Во втором предложении констатируется, что завод план выполнил. Втретьем предложении указывается, какой завод (именно «Прогресс») выполнил план.
Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средствомпередачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями.Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передатьразличные оценочные характеристики внимание, оказанное затронутому в письмевопросу, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:
Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект,дирекция считает… Пользуясь деепричастнымиоборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческогорешения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу.Например: Учитывая…; Считая…; Принимая во внимание…; Руководствуясь… ит. д.
Обязательным условием употребления деепричастных оборотов являетсято, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другоедеепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться кодному лицу). Однако составители деловых писем часто допускают ошибки вупотреблении деепричастных оборотов. Например: Проработав всего два месяца, унего возникли осложнения с начальником цеха (правильно: Проработав всего двамесяца, он испортил отношения с начальником цеха).
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить,заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями собстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемыене в страдательном, а в действительном залоге.
/>
Ошибки, возникающие врезультате незнания структуры сложного предложения.В деловых письмахсложноподчиненные предложения, как правило, используются для выраженияпричинно-следственных связей. При построении сложных предложений следуетучитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что;который; если; чтобы; где; как; вследствие того, что. Место придаточногопредложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Еслипридаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то онообычно следует за этим словом. Например: В работе совещания, на которомприсутствовало свыше 100 человек, приняли участие.
Если придаточное предложение относится к группе сказуемого вглавном предложении или ко всему главному предложению, то различаются дваслучая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается наобстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняетосновную мысль сложного предложения: Например: Ввиду того, что литье проводилось ускоренным методом,отжиг длился два часа. Отжиг длился два часа, ввиду того, что …
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичнымипричастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизмтекста. Например:
Направляем Вам для сведения Основные положения Единойгосударственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетомпо науке и технике (вместо: которые одобрены).
Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастныеи деепричастные обороты с придаточными предложениями.
Нельзя писать:
Следует четко определить задачи, поставленные автором в даннойработе, и какие методы использовались для достижения этой цели.
Нужно:
Следует четко определить задачи, поставленные автором в даннойработе, и методы, использованные для достижения цели.
Неправильное использование предлогов.
Нельзя писать:
Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.
Нужно:
Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам.