Табель документов для проведения анализа документооборота (документопотоков)
Структурное подразделение: ООО «ПАСИВ»
п.п.
Выполняемые функции
Перечень входных документов
Откуда поступает документ
Перечень выходных документов
Кол-во экз. Составляемых документов
Куда направляется каждый экз.
Периодичность составления, поступления
Кол-во документов за год, др. Период времени
Предложения, примечания
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1.
Оформление трудового договора
1.Паспорт.
2.Тр.книжка. 3. страх. Свид. 4. Док.-ты воинского учета. 5. Док-т об бразовании.
1 экз.
2.
Увольнение
1. Заявление; 2. Приказ.
От работника. Руководителя.
1 экз. 2 экз.
3.
Аренда помещения
Договор -аренды
Договор аренды с Мингосимуществом (2-х ст.)
4.
Сдача в аренду
Договор -аренды
3-х сторонний договор
5.
Акредитив
Спец. Флрма –«Акредитив»
Органи-зации
4 экз.
1 экз.- банк возращает орг.; 2-ой экз.- остается в банке; 3 и 4-ый- банк направляет в банк поставщика.
6.
Аренда банковского сейфа
1)Заявка на получение права пользование депозитарной ячейкой;2) Анкета пользователя и доверенность.
Органи-зации
7.
Открытие расчетного счета
1.Заявл. на открытие счета. 2. Нотар. заверенные карточки с образцами подписей. 3. Нотар. завер. копию свидет. о постановке организации в налог. инспек. 4. Копию справки Гомстата Рос. о присвоении статистич. кодов.
Органи-зация
1) 1 экз.
2) 1 экз.
3) 1 экз.
4) 1 экз.
8.
Открытие валютного счета
1.Заявл. на открытие счета. 2. Нотар. заверенные карточки с образцами подписей. 3. Копии учред. док-ов и свид. о гос. регистр. 4. Копию свидет. о постановке организации в налог. инспек. 5. Копию справки Гомстата Рос. о присвоении статистич. кодов.
Табель получаемых документов
Структурное подразделение: ООО «ПАСИВ»
п.п.
Наименова-ние документа
Пользова-тель, исполнитель
Кто подпи-сывает, утверждает документ. Печать
Регистрация кто, где, индекс
Резолюция: кто, когда
Срок от поступления в ор-ю до исполнения
Кто, когда ввел документ
Срок и место хранения
Замечания предложе-ния, форма использования
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1.
Письмо
Юридическое лицо/физическое лицо
Руководитель. Печать организации
Секретарь, канцелярия
Исполнительное лицо
3 дн.
Руководитель
Канцелярия, архив
Произвольная форма
2.
Заявка
Подрядная организация
Главный инженер. Печать организации
Секретарь, канцелярия
Главный инженер
30 дн.
Подрядная организация
В течение года, ОМТС
Произвольная форма
3.
Служебная записка
Договорная организация
Руководитель. Печать организации
Секретарь, канцелярия
Руководитель
14 дн.
Договорная организация
Канцелярия, архив
Произвольная форма
4.
Факс
Юридическое лицо/физическое лицо
Руководитель. Печать организации
Секретарь, канцелярия
Руководитель
5 дн.
Юридическое лицо/физическое лицо
Канцелярия, в течение 30 дн.
Произвольная форма
5.
Счет
Договорная организация
Главный бухгалтер. Печать организации
Секретарь, канцелярия
Финансовый директор
3-5 дн.
Стандартный документ
Бухгалтерия,
В течение года
Форма №
6.
Счет-фактура
Договорная организация
Главный бухгалтер. Печать организации
Секретарь, канцелярия
Главный бухгалтер
3-5 дн.
Стандартный документ
Бухгалтерия,
В течение года
№ 108
7.
Накладная
Юридическое лицо
Юридическое лицо. Печать организации
ОМТС
Начальник ОМТС
7 дн.
Стандартный документ
ОМТС, неделя
Форма №
8.
Коммерче-ское предложение
Юридическое лицо
Юридическое лицо. Печать организации
Руководитель
Исполнительное лицо
30 дн.
Юридическое лицо
Исполнитель-ное подразделение, в течение года
Произ-вольная форма
9.
Проект
Проектная организация
Руководитель. Печать организации
Исполнительное подразде-ление
Руководитель
До оконча-ния сроков исполнения
Стандартный документ
Архив
Стандарт-ная форма
10.
Смета
Подрядная организация
Исполнитель работ. Печать организации
Заказчик работ
Руководитель
До оконча-ния сроков
Стандартный документ
Архив
Форма №
11.
Приказ
Структурное подразделе-ние
Руководитель. Печать организации
Секретарь, канцелярия
Руководитель
В течение года
Стандартный документ
Архив
Стандарт-ная форма
12.
Акт
Договорная организация
Руководитель. Печать организации
Секретарь, канцелярия
Руководитель
В течение года
Стандартный документ
Архив
Форма № 2
13.
Соглашение
Юридическое лицо/физическое лицо
Юридическое лицо. Печать организации /физическое лицо
Секретарь, канцелярия
Руководитель
В течение года
Стандартный документ
Архив
Стандарт-ная форма
14.
Договор
Юридическое лицо/физическое лицо
Руководитель. Печать организации
Секретарь, канцелярия
Руководитель
В течение года
Стандартный документ
Архив
Форма №
15.
Контракт
Юридическое лицо/физическое лицо
Юридическое лицо. Печать организации /физическое лицо
Секретарь, канцелярия
–
В течение года
Произвольная форма
Канцелярия. Архив
Произвольная форма
Табель создаваемых документов
Структурное подразделение: ООО «ПАСИВ»
№ п.п.
Наименование документа
Сотрудник, готовящий документ
С кем согласовывается документ
Кто подписывает, утверждает документ, печать
Источники для подготовки документа
Время, необходимое для полного оформления документа
Регистрация: кто, где, индекс
Кто контролирует прохождение и исполнение
Кто ввел документ
Срок и место хранения контрольного экз.
Предложения, примечания
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1.
Письмо
Исполнительное лицо
Руководитель
Исполнительное лицо, руководитель. Печать организации
Техническая литература
В течение дня
Канцелярия
Отдел управления делами
Руководитель
Канцелярия, 1 год
2.
Заявка
Сотрудник ОМТС
Начальник ОМТС
Руководитель. Печать организации
Техническая литература
В течение дня
Канцелярия
Руководи-тель
Сотрудник ОМТС
ОМТС, 1 год
3.
Служебная записка
Исполнительное лицо
Руководитель
Руководитель. Печать организации
Исполнительная документация
В течение дня
Канцелярия
Руководи-тель
Исполнительное лицо
Канцелярия, 5 лет
4.
Факс
Сотрудник
Руководитель
Руководитель. Печать организации
Исполнительная документация
В течение дня
Канцелярия
Руководи-тель
Сотрудник
Канцелярия, 1 год
5.
Счет
Главный бухгалтер
Финансовым/коммерческим директором
Фин./ком. Дир./ Гл. бух. Печать организации
Калькуляция
В течение дня
Бухгалтерия/финю отд.
Фин./ком. Дир./ Гл. бух.
Бухгалтерия
Бухгалтерия/фин. Отд. Архив – 5 лет.
6.
Счет-фактура
Главный бухгалтер
Финансовым/коммерческим директором
Фин./ком. дир./ Гл. бух. Печать организации
Счет
В течение дня
Бухгалтерия/финю отд.
Фин./ком. Дир./ Гл. бух.
Бухгалтерия
Бухгалтерия/фин. Архив – 4 года.
7.
Накладная
ОМТС
Начальник ОМТС/финансовый отд.
Начальник ОМТС. Печать организации
Материальные требования
В течение дня
ОМТС
Начальник ОМТС/финансовый отд.
ОМТС
ОМТС
Архив – 5 лет.
8.
Коммерче-ское предложение
Коммерческий дир.
Руководитель
Ком. дир. В течение дня Печать организации
Исполнительная документация/маркетинга
В течение дня
Канцелярия
Руководитель
Ком. дир
Исполни-тельное подразделение, в течение года
9.
Проект
Отдел проектной документации
Контролирующие организации
Руководитель проекта. Печать организации
Заявка от заказчика
3 месяца
Канцелярия. Контролирующие организации.
Заказчик
Отдел проектной документации
Архив.
10.
Смета
Сметный отд.
Фин. Отд./руководитель
Заказчик, исполнителью Печать организации
Технич. лит. Проект
В течение дня
Канцелярия
Заказчик, исполнитель
Сметный отд.
Архив
11.
Приказ
Руководитель
Руководитель. Печать организации
На основании писем.
В течение дня
Канцелярия
Руководитель
Руководитель
Архив. 75 лет минус возраст
12.
Акт
Исполнительное лицо
Заказчик, исполнитель
Заказчик, исполнитель. Печать организации
Смета
В течение дня
Канцелярия
Заказчик, исполнитель
Исполнительное лицо
5 лет.
13.
Соглашение
Исполнительное лицо
Юридическое лицо/физическое лицо
Юридич. лицо. Печать организации /физич. лицо
Договор
В течение дня
Канцелярия
Исполнительное лицо
Исполнительное лицо
Архив- 75 лет.
14.
Договор
Исполнительное лицо
Руководитель
Руководитель. Печать организации.
ГОСТ
В течение дня
Канцелярия
Исполнительное лицо. руководитель
Исполнительное лицо
Архив- 75 лет.
15.
Контракт
Исполнительное лицо
Юридическое лицо/физическое лицо
Юридич. лицо. Печать организации /физич. лицо
ГОСТ
В течение дня
Канцелярия
Юридическое лицо/физическое лицо. Исполнительное лицо.
Исполнительное лицо
Канцелярия
Табель документов для проведения анализа документооборота (документопотоков)
Структурное подразделение: ООО «АКТИВ»
п.п.
Выпол-няемые функции
Перечень входных документов
Откуда поступает документ
Пере-чень выход.док.
Кол-во экз. Составляемых документов
Куда направл. каждый экз.
Периодич. составления, поступления
Кол-во док. за год, др. пер. времени
Пред-лож. Примеч.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1.
Поступление немате-риальных активов
Акт приемки-передачи нематериал. Актива, карточка учета нематер. активов
2.
Открытие расчетного счета
1.Заявл. на открытие счета. 2. Нотар. заверенные карточки с образцами подписей. 3. Нотар. завер. копию свидет. о постановке организации в налог. инспек. 4. Копию справки Гомстата Рос. о присвоении статистич. кодов.
Органи-зация
5) 1 экз.
6) 1 экз.
7) 1 экз.
8) 1 экз.
3.
Открытие валютного счета
1.Заявл. на открытие счета. 2. Нотар. заверенные карточки с образцами подписей. 3. Копии учред. док-ов и свид. о гос. регистр. 4. Копию свидет. о постановке организации в налог. инспек. 5. Копию справки Гомстата Рос. о присвоении статистич. кодов.
4.
Акредитив
Спец. Флрма –«Акредитив»
Органи-зации
4 экз.
1 экз.- банк возращает орг.; 2-ой экз.- остается в банке; 3 и 4-ый- банк направляет в банк поставщика.
5.
Оформление пластиковой карты
1) Заявление-обязательство на получение корпоративной карты Банка; 2) Генеральное соглашение о корпоративных картах Банка 3) Условия выпуска карточек и обслуживания счета
Органи-зации
6.
Предоставле-ние коммерческо-го кредита
1)Заявл. о предоставлении кредита по форме Банка; 2)Учредительные и регистрационные док.-ты, заверенные нотариально или регистрационной палатой; 3) Док-ты, подтверждающие полномочия; 4) Анкета клиента по форме Банка; 5)Док-ты, характер-ие финансовое состояние клиента;6) Инф-ия о кредитуемой сделке; 7) Док-ты по обеспечению кредита; 8) Страх. свид. ФСС; 9) Заявл. об открытии счета.
Органи-зации
7.
Аренда банковского сейфа
1)Заявка на получение права пользование депозитарной ячейкой ;
2) Анкета пользователя и доверенность.
Органи-зации
8.
Аренда помещения
Договор -аренды
Договор аренды с Мингосимуществом (2-х стор.)
9.
Сдача в аренду
Договор -аренды
3-х сторонний договор
Табель получаемых документов
Структурное подразделение: ООО «АКТИВ»
п.п.
Наименова-ние документа
Пользова-тель, исполнитель
Кто подпи-сывает, утверждает документ. Печать
Регистрация кто, где, индекс
Резолюция: кто, когда
Срок от поступления в
ор-ю до исполнения
Кто, когда ввел документ
Срок и место хранения
Замечания предложе-ния, форма использования
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1.
Приказ (расп.) о приеме работника на работу
Структурное подразделение.
Руководитель.
Канцелярия.
Руководитель.
Стандартный документ
Архив – 75 лет.
2.
Приказ (расп.) о переводе работника на др. работу
Структурное подразделение.
Руководитель.
Канцелярия.
Руководитель.
Стандартный документ
Архив – 75 лет.
3.
Приказ (расп.) о предостав. отпуска работнику
Структурное подразделение.
Руководитель.
Канцелярия.
Руководитель.
Стандартный документ
Архив – 75 лет.
4.
Приказ (расп.) о прекращении действия труд. дог. с работником
Структурное подразделение.
Руководитель.
Канцелярия.
Руководитель.
Стандартный документ
Организация – 25 лет.
5.
Приказ (распр.) о поощрении работника
Структурное подразделение.
Руководитель.
Канцелярия.
Руководитель.
Стандартный документ
Архив – 75 лет.
6.
Приказ о направлении сотр. в команди-ровку
Структурное подразделение.
Руководитель.
Канцелярия.
Руководитель.
Стандартный документ
Архив – 5 лет.
7.
Уведомление об увольнении
Работник
Работник
8.
Заявление на выдачу денег
Работник
Руководитель
Бухгалтерия
Руководитель
Бухгалтерия
9.
Авансовый отчет
Структурное подр.
Руководитель
Бухгалтерия
Стандартный документ
Бухгалтерия
10.
Счет
Организация
Руковод., гл.бух.
Бухгалтерия
Стандартный д
Архив – 5 лет.
11.
Заявление о зачете взаимных требований
Организация
Руковод., гл. бух.
Бухгалтерия
Архив – 5 лет.
12.
Счет-фактура
Структурное подр.
Руковод., гл. бух., сотрудник составитель.
Бухгалтерия
Стандартный документ
Архив – 4 года.
13.
Товарно-транспортная накладная
Структурное подр.
Гл. бухгалтер. Печать организации.
Бухгалтерия
Стандартный документ
Архив – 5 лет.
14.
Товарная накладная
Структурное подр.
Нач. отд. снабжения, гл. бух., кладовщик. Печать орг-ций.
Бухгалтерия
Стандартный документ
Архив – 5 лет.
15.
Требование-накладная
Структурное подр.
Зав. складом, нач. цеха.
Бухгалтер
Стандартный документ
Архив – 5 лет.
Табель создаваемых документов
Структурное подразделение: ООО «АКТИВ»
№ п.п.
Наименование документа
Сотрудник, готовящий документ
С кем согласовывается документ
Кто подписывает, утверждает документ, печать
Источники для подготовки документа
Время, необходимое для полного оформления документа
Регистрация: кто, где, индекс
Кто контролирует прохождение и исполнение
Кто ввел документ
Срок и место хранения контрольного экз.
Предложения, примечания
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1.
Приказ (об увол.)
Отд. кадров
Руководи-тель
Руководи-тель
Личное заявл. сотрудника
Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника
Журнал регистрации приказов. Отд. кадров
Нач. отд. кадров
Стандартный документ
Архив. 75 лет минус возраст
2.
Личная карточка
Отд. кадров
С потенци-альным работником
Личный работник
Паспорт, тр. книжка, анкетные данные
В теч. дня
Картотека
Нач. отд. кадров
Стандарт-ный документ
Картотека. Архив. 75 лет минус возраст
3.
Трудовая книжка
Отд. кадров
Без согласования
Нач. отд. кадров. Печать организации
Приказ
В течение дня
Книга учета движения трудовых книжек
Нач. отд. кадров
Стандарт-ный документ
Отд. кадров
4.
Личное дело
Отд. кадров
Без согласова-ния
Нач. отд. кадров.
Совоку-пность док., содержащих необход. сведения о работнике и его труд. стаже
В течение недели
Журнале учета личных дел
Нач. отд. кадров
Отд. кадров. архив – 75 лет
5.
Трудовой контракт
Секретарь, работник
Руководи-тель
Руководи-тель
Заявление, паспорт, тр. Книжка, страх. свид., док. об образов.
В течение дня
Секретарь, работник
Стандарт-ный документ
6.
Расчетно-платежная ведомость
Бухгалтерия
Гл. бух.
Гл. бух. Руководи-тель.
Сумма з/п. Пособие по врем. Нетрудоспособ. Оплата работы в выходные.
В течение дня
Журнал регистр. плат. ведом.
Кассир
Стандарт-ный документ
Бухгалтерия Архив, – 75 лет.
7.
Путевой лист
Диспетчер
Диспетчер-нарядчик
Водитель, механик.Пе-чать орг-ии.
Технические данные автомобиля., задание водителю и др.
В течение дня
Работник.
Журнал регистрации путевых листов.
Диспетчер
Стандарт-ный документ
Архив, в течение 5-ти лет.
8.
Табель учета испол. рабочего времен
Уполномоченное лицо
Руководи-тель
Руководи-телем и работни-ком, ответствен-ным за его ведение. Печать с оборотом.
табель учета использования рабочего времени
Табель ведется в течение месяца
Расчетный отд.
Бухгалтерия
Стандарт-ный документ
Бухгалтерия. Архив. 75 лет минус возраст
9.
Штатное расписание
Сотрудник отд. кадров или бух.
Руководи-тель.
Руководи-тели структурных подр. и гл. бух.
Кол-во штатных ед. Вилка дол-ых окладов
Стандарт-ный документ
Архив. 75 лет минус возраст
10.
Командировочное удостовере-ние
Кадр. служба или бух-ия.
Руководи-тель
Руководи-тели орг-ий, печать орг.
Журнал регистр. удостоверений.
Стандарт-ный документ
Архив – 5 лет.
11.
График отпусков
Руководи-тель.
Рук. Отд. кадров и рук-ли структурных подр.
Учитывается специфика орг., нормы труд. Закона и пожелания сотр.
График состав. В начале каждого года.
Отд. кадров.
Стандарт-ный документ
Архив. 75 лет минус возраст
12.
Расчетная ведомость
Бухгалтерия
Бухгалтер.
Бухгалтер, сотрудник
Оклад, кол-во раб. дн., общую сумму ден. средств.
Бухгалтерия
Стандарт-ный документ
75 лет.
13.
Платежная ведомость
Бухгалтерия
Бухгалтер.
Руковод., гл.бух. Кассир, бух., сотрудник.
З/п, реквизиты рас. кас. ордера.
Бухгалтерия
Стандарт-ный документ
Архив – 5 лет.
14.
Служебное задание
Сотр. кад. службы.
Рук. организации.
Рук. струк. подр. рук. орг.
Содержание задания
Кадровая служба.
Стандарт-ный документ
5 лет.
15.
Лицевой счет
Бухгалтерия
Бухгалтерия.
Бухгалтер.
Сведения о работе сотр.
Бухгалтерия
Стандарт-ный документ
Архив – 5 лет.