Технология работы с документами в негосударственных организациях на примере ЗАО Строительная Компания "Технолига"

МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РОССИЙСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙИНСТИТУТ
Факультетдокументоведения
 
ТЕХНОЛОГИЯРАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ НА ПРИМЕРЕ ЗАОСТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ «ТЕХНОЛИГА»
Дипломнаяработа
студентки 5курса заочного отделения
Заведующаякафедрой
Научныйруководитель
“_____”____________2004г.
ПрофессорТ.В. Кузнецова
доцент И.В.Топчиева
“_____”____________2004г.
Калуга 2006г.

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ«ТЕХНОЛИГА»
1.1. История создания компании, ее задачи, функции, структура
1.2. Организация документационного обеспечения управления ЗАОСтроительная Компания «Технолига»
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ«ТЕХНОЛИГА»
2.1. Организация документооборота
2.2. Порядок работы с входящими документами в компании
2.3. Порядок работы в компании с исходящими документами
2.4. Регистрация документов
2.5. Организация контроля исполнения документов
2.6. Составление номенклатуры дел
2.7. Формирование дел
2.8. Подготовка документов к передачи в архив
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯДЕЯТЕЬНОСТИ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «ТЕХНОЛИГА»
3.1. Совершенствование нормативной базы документационногообеспечения ЗАО «Технолига»
3.2. Совершенствование документационного обеспечениядеятельности на основе автоматизации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУР
ПРИЛОЖЕНИЯ

Введение
 
Каждое предприятие, внезависимости от формы собственности,  масштабов и структуры, стремится кповышению эффективности своей деятельности. В условиях стремительногопрогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное иправильное решение стратегических и тактических задач определяетжизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этойцели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности,создание современных систем делопроизводства и организации документооборота напредприятии.
В управленческойдеятельности большое значение имеет периодичность  или частота передачиинформации, так как она оказывает существенное влияние на ее ценностьинформации. Слишком частые поступления информации отвлекают внимание и вызываютперегрузку людей, воспринимающих ее. Должны быть определены и строго выдержаныинтервалы времени, в течение которых будут поступать сведения. В современныхусловиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточноевнимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческоерешение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Рациональное управлениедокументами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчениюдоступа к информации для принятия управленческих решений, улучшениюисполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качествауправления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппаратауправления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того,насколько профессионально ведется документация зависит успех управленческойдеятельности в целом.
Важнейшими условиямиреализации управленческой информации является своевременность ее получения ипередачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена сопозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи иприема информации человеком определяется не только совершенствомсоответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сложившейсяситуации.
По данным ISO  (International Standards Organization), управление документами становитсяодним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильноорганизованное управление делами снижает время, необходимое для поиска,повышает и своевременности информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночныхотношений немаловажное значение придается механизации и автоматизацииделопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность трудаработников, занятых в управлении.
Решение в области системэлектронного документооборота и делопроизводства представляет собой не толькохорошо разработанное программное обеспечение, но и сбалансированный подход,позволяющий в комплексе решить проблемы заказчика, связанные с неэффективностьюобмена информацией и управления документами. Работа любого управленческогоаппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научнойорганизации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методическиразложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Изпродуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочканаучной организации труда.
Принцип работы поинформационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех жеопераций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — спомощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностьюавтоматизированы. При этом этапы делопроизводственного цикла работы сдокументами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппаратадолжен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но изнать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Важнейшей задачейпроектирования электронного делопроизводства является рациональная организациядокументооборота. В рамках этой задачи следует выделить подзадачи, по сутипредставляющие основные этапы работы с документами:
— прием – передачадокументов;
— регистрация и контрольисполнения документов;
— информационно –справочная работа;
— обеспечениесохранности;
— систематизация ихранение документов.1
Комплекс автоматизацииделопроизводства должен позволять решить следующие задачи: интеграции с программамисоздания документов; регистрации всей поступающей, создаваемой и отправляемойдокументации; контроля движения документов и выполнения определенных этаповработы с документами; ускорения движения документов между исполнителями;обеспечения сохранности документов и конфиденциальности в работе с документами,улучшения информационно – справочной работы; оптимального использования офисныхплощадей и персонала фирмы.
К сожалению, многиеруководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечениеуправления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более-стонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильноесоставление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами –важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется вдокументах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени ипространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческихрешений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобыработники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Актуальность выбраннойтемы обуславливается недостаточной разработкой проблемы документационногообеспечения управления в организациях. Решение вопроса управления документациейв современных условиях позволит целенаправленно формировать информационныересурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открытьдоступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени,труда и  средств.
В ходе дипломной работыбыли изучены и проанализированы  организация и технология документационногообеспечения деятельности Закрытого акционерного общества «Технолига ».
Целью написания дипломнойработы является анализ организационного обеспечения деятельности ЗАО «Технолига», а также разработка  внесение рациональных предложений по еесовершенствованию.
Исходя из этого,выстраивается ряд задач, а именно:
— ознакомление сорганизационной структурой Компании;
— изучение функций,задач, основных видов деятельности Компании;
— рассмотрение места изначения службы документационного обеспечения в деятельности ЗАО «Технолига»;
— изучение организациислужбы документационного обеспечения управления Компании, ее структуры иобъемов работы, а также анализ документооборота;
— изучение и анализнормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
— разработка предложенийпо совершенствованию работы с документами с учетом рекомендацийнормативно-методических документов и специальной литературы;
–          внесениепредложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.
При написании настоящейдипломной работы был использован широкий круг источников.
Источники, согласнообщепринятой практике, делятся на 2 группы. В первую следует отнести издания,содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управлениядокументацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Федеральныйзакон «Об информации, информатизации и защите информации»1.Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании ииспользовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки,накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителюдокументированной информации; создании и использовании информационныхтехнологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов,участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержитопределения, касающиеся информации и ее документирования.
Федеральный закон «Обэлектронной цифровой подписи».2
Целью настоящего законаявляется обеспечение правовых условий использования электронной цифровойподписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифроваяподпись в электронном документе признается равнозначной собственноручнойподписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условияиспользования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
 Государственная системадокументационного обеспеченияуправления.3 Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единыетребования к документированию управленческой деятельности и организации работыс документами в органах государственного управления. Этоодин из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекстребований и положений, способствующих разработке единых подходов не только ктрадиционному, но и автоматизированному управлению документацией — информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структурууправления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросовпостроения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания иобработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблемавтоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положенияи правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясьгосударственной по существу, система ориентирована и на применение внегосударственных структурах во всех своих аспектах.
Типовая инструкция поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти1способствует решению технологических задач документирования. Настоящийстандарт  устанавливает ГОСТ Р6. 30-2003г. правила оформленияорганизационно-распорядительных документов, которые фиксируют решенияадминистративных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляятребования к унификации элементов оформления документации, в значительнойстепени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов кактрадиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачидокументированной информации.
ГОСТ Р 51141-98.«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».2Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методическойбазы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральнымзаконодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины,установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видахдокументации.
ГОСТ Р.6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительных документов. Требования к оформлениюдокументов».
Направленный на болееэффективную работу с документами в сфере управленческой деятельности, ГОСТР.6.30.-2003 принципиально отличается от всех своих предшественников. Впервыеза свою историю отечественной стандартизации он провозглашает рекомендательныйпринцип в применении стандартов.
Ко второй группеотносятся неопубликованные источники, т.е. те организационно распорядительныедокументы, которые образовались в деятельности самой Строительной Компании, Ких числу относятся следующие:
 – Устав Компании;
 – должностные инструкциисотрудников;
 – приказы и указанияруководства ЗАО «Технолига».
При написании дипломнойработы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения:профессора Т.В. Кузнецовой, к. и. н. С.Л. Кузнецова, А.В. Кудряева, И.К.Корнеева.
В работе«Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) Т.В. Кузнецовой1уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению иоформлению документов на основе ГОСТ Р6. 30-2003г. и организации работы службыделопроизводства. В специальные главы выделены составление и оформлениенаиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационнораспорядительных документов, движение документа и его обработка с моментаполучения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведениеэкспертизы ценности работы с кадровыми документами.
В издании «Организацияработы с документами»1 А.В. Кудряевой, И.К. Корнеева данаподробная характеристика нормативно-методической базы, регламентирующейсовременное отечественное делопроизводства. Как основа документоведческихнаучных дисциплин рассматривается развитие и современное состояние терминологиив сфере документационного обеспечения управления. Так же даны характеристикиобщих и специальных функций документов, а также список основных системуправленческой документации. Значительное внимание уделяется и правиламподготовки и оформлению отдельных видов документов, объединенных в системы.Рассмотрен порядок движения документов в организации, даны характеристика, анализструктуры, методы учета и сокращения документооборота организации и рассмотреныего основные этапы.
В справочном издании М.В.Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормыпо составлению документ в  соответствии с существующими стандартами. Даныобразцы наиболее используемых документов. Справочное пособие включает в себяруководство по составлению и правильному оформлению различных документов сучетом требований существующих стандартов.
В процессе подготовкидипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации вжурналах «Секретарское дело»
В статье «Архивоведческиеаспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива иорганизация их хранения» 2 Е.В. Алексеева, А.П. Афонасьева, Е.М.Бурова, Г.А. Осичина рассматривается история оформления архивной службы России,а также состав Архивного фонда Р.Ф., правила оформления дел длительных сроковхранения, состав учетных документов архива, требования к оборудованиюархивохранилищ и формы использования архивных документов.
В статьях «Практическиесоветы секретарю» 1Л.А. Доронина и в статье«Секретарь-референт и внешнеэкономическая деятельность»2 Ю.Н.Плотников, О.В. Плотникова изложены роль и функции секретаря в современныхусловиях, даны практические рекомендации по планированию и организации рабочегодня, развитию навыков общения, созданию профессионального имиджа исамосовершенствованию. Рассматриваются деловые отношения секретаря ируководителя. Проводятся границы их функциональных обязанностей и сферответственности. Обращается также внимание на существенное различие секретарскойпрофессии от функций клерка или машинистки, что часто отожествляется на бытовомуровне. Особое внимание уделяется достижению взаимопониманию секретаря ируководителя, а также эффективности проведения совместных рабочих совещаний.
В журнале «Секретарскоедело» в статьях «Деловое письмо: складывание традиций оформления»3С.В. Русакова и «Деловая переписка»4 Н.В. Басакина особое внимание уделяетсякультуре деловой переписки с изложением основных проблем, стоящих передсоставителем и адресатом служебного письма. Предложен ряд технологическихэтапов подготовки деловой корреспонденции.
В статье Г.Ю.Максимовича, В.И. Брестова «Автоматизация информационного обеспеченияуправления»5 и в статье Л.А. Сысоевой «Системыэлектронного управления документами»1 рассматривается сущность понятия«информационное обеспечение управления». Взаимосвязь основной и информационнойдеятельности. Характеристика современных технологий. Цели использованиясовременных информационных технологий в обеспечении управленческойдеятельности.
Авторы данных статейперечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводятсписок основных необходимых функций, которые должна обеспечивать системаэлектронного документооборота.
Все вышеперечисленныеиздания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны наоснове действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшейлитературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес дляработников делопроизводства.
Наряду сдокументационными материалами источником послужили наблюдения и методанкетирования.
1.        Метод изученияорганизации работы по ДОУ в Строительной Компании был использован, когда авторизучал нормативно-методические акты, регламентирующие работу с документами вЗАО «Технолига».
2.        Метод наблюдениябыл использован для того, чтобы выяснить, каким образом осуществляетсясоставление и оформление документов в организации, а также технология работы сними (прием, распределение, регистрация, контроль).
Цель исследования даннойработы состоит в том, чтобы, опираясь на нормы и требования законодательных,нормативно-методических актов, изучить текущее состояние и проанализироватьорганизацию работы с документами в закрытом акционерном обществе на примере ЗАОСтроительная Компания «Технолига», а также дать предложения посовершенствованию технологии работы с документами в конкретной организации.
Исходя из указанной цели,автор поставил следующие задачи:
1. дать краткий очеркистории создания ЗАО Строительная Компания «Технолига», егоорганизационную структуру;
2. определить роль иместо службы ДОУ в структуре организации;
3. изучить составнормативно-методических документов, регламентирующих процесс работы сдокументами в ЗАО Строительная Компания «Технолига» на современномэтапе;
4. определитьсоответствие работы с документами в организации общероссийскимнормативно-методическим документам, правилам;
5. выявить имеющиесянедостатки в технологии работы с документами, начиная с этапа их первичногоприема до момента сдачи в архив;
6. сформировать иразработать предложения по рационализации и совершенствованию постановкиделопроизводства в обществе.
В соответствии споставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав,заключения и приложений.
Во введении даетсяобоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованныхисточников и литературы.
В первой главе рассматриваютсяструктура и функции Общего отдела ЗАО «Строительная Компания»Технолига”.
Во второй главе подробнорассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент.
В 3-й главе приводятсяпредложения по оптимизации управленческого документооборота Компании, порационализации и совершенствованию работы с документами, составлениюнеобходимых в службе делопроизводства организационных документов, таких какположение и инструкции.
 В заключении подводятсяитоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованиюработы с документами.
 В приложении приведеныдокументы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства идокументооборота.

ГЛАВА 1.ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ «ТЕХНОЛИГА» ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ КАМПАНИИ, ЕЕЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, СТРУКТУРА. СТРУКТУРА ДЕЛАПРАИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
1.1.История создания компании, ее задачи, функции, структура
B странах с развитой рыночнойэкономикой наличие сильного пресса конкуренции, действенной законодательной исудебной систем и длительного опыта работы в рыночных условиях заставляетбольшинство предпринимателей и менеджеров постоянно ставить и решать задачи позначительному улучшению показателей:
— производительностьтруда;
— конкурентоспособностьпродукции;
— качество роста иразвития, определяемым степенью иновационности технологической базы ивнутренней ситуации компании.1
На российскихпромышленных предприятиях ситуация иная. Уровень конкуренции в большинствеотраслей заметно ниже, чем в развитых странах, практически отсутствует наиболеесильная составляющая конкуренция – инновационное развитие, малый опыт работыменеджеров и новых собственников в существующий российских условиях частоприводят к преобладанию в управлении сиюминутных, краткосрочных, интересов исоответственно, — простых, рассчитанных на один, максимум дав годауправленческих решений.
История образованияКомпании началось в 1999г. По сути это молодая, растущая фирма, которая зачетыре года из небольшой, почти семейной бизнес — структуры превратилась  водного из лидеров рынка строй индустрии Калужской области.1 ЗАО«Технолига»  способна осуществлять полный комплекс работ охватывающих  всестадии строительного проекта. Применение современных технологий, опытстроительных работ, профессионализм сотрудников Компании позволяют находитьоптимальные решения.
Динамика объема продажфирмы, даже с учетом сезонных колебаний, свидетельствует о мощном внутреннеммеханизме развития бизнеса, в основе которого лежат ряд «генетических»принципов, характерных для современных западных компаний.  После года работыстало понятно, что развиваться эволюционным путем – через расширение компании –значит, быть всегда догоняющим.
Перед сотрудниками былипоставлены цели: используя западный опыт и достижения современного российскогоконсалтинга в сфере менеджмента, и  «перепрыгнуть» через промежуточные стадииразвития и вплотную приблизиться к технологии современного менеджмента. Вначалебыла образована идеология компании, сформулирована миссия, определены цели, разработанастратегия. Одна из первых целей заключалась в создании компании могли быприменяться международные стандарты финансовой прозрачности, деловой репутации.
Расчет строился нарешении ключевой проблемы развития компании – привлечения инвестора на стратегическомуровне. Внедрение процедур регулярного менеджмента стало логическимпродолжением идеи динамичного развития. Прежде всего необходимо было ронять,«кто и что делает в компании»: провести инвентаризацию всех основных функций,связанных с деятельностью компании, и определить какие организационные звеньянеобходимы, чтобы они выполнялись. При этом все функции должны быть за кем-тозакреплены. Чтобы «дело делалось» за него кто-то должен отвечать. На выполнениекаждой функции назначалась только одна  служба, одно звено, иначе возникло быдублирование функции, ведущее только к непроизводительным расходам, кнеизбежным недочетам в управлении. Уже позже мы узнали, что аналогичные правилазаложены в международные стандарты.
Взяв за основу развитияразработку организационной структуры, затем перешли к финансовой структуре –определили центры финансового учета, ввели процедуры оперативного учета. Врезультате через 6 месяцев был наведен порядок с финансами и стало возможнымоперативно принимать решения. Таким образом, был заложен фундамент для ростакомпании, перехода на управление более высокого уровня.
Начался естественный ростбизнеса и самой компании. В течение одного года объем продаж по основнойпродукции ( окна из ПВХ ) увеличился в два раза. С этого времени мы началирасширение компании путем открытия новых видов бизнеса. Основными направлениямидеятельности компании являются:
бизнес — направление«Окна ПВХ»;
бизнес — направление«Окно деревянное евростандарт»;
бизнес — направление«Натяжные потолки»;
бизнес — направление«Системы инфракрасного отопления»;
бизнес — направление «Энергоэффективные фасады»;
бизнес — направление«Отделочные работы».
В круг обязанностейруководителей вошли все функции по организации бизнеса, в том числе:
— организация логистикибизнеса процессов;
— экономика бизнеса;
— ведение бюджетадвижения денежных средств;
— маркетинг.
Компания вправеосуществлять иные виды деятельности, не запрещенные  законодательством,направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующейлицензии.
ЗАО «Технолига» являетсяюридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлятьимущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, бытьистцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствамв пределах принадлежащего ей имущества.
ЗАО «Технолига» имееткруглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно – правовуюформу, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированныйтоварный и иные счета.
Целью деятельностикомпании является извлечение прибыли, предметом деятельности – строительство иреконструкция, проведение проектных  работ.
Высшим органом управленияЗАО «Технолига» является общее собрание акционеров. Возглавляет ЗАО «Технолига»Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно – распорядительнымлицом  общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересыобщества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входитсовершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры,штатного расписания, должностных инструкций  сотрудников Компании, положений офилиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всемиработниками компании.
Постоянно действующимколлегиальным  исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральнымуправлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности  компании,непосредственно подчинена общему собранию акционеров. К компетенции Дирекции относятся вопросы текущей финансово – хозяйственной деятельности, не отнесенныхк компетенции собрания акционеров. 1

1.2. Организация документационного обеспечения управления ЗАО СтроительнаяКомпания «Технолига»
Согласно Основнымположениям государственной службы документационного обеспечения управления1в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения поучету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами ивнедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция,машинописное бюро, архив.
Службаделопроизводства в ЗАО Строительная Компания  «Технолига» создана совсемнедавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит всостав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании,методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства вструктурных подразделениях Компании.
Управлениеделами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляетсяначальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директоруКомпании. Основными функциями Управления делами являются:
–  контрольза обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства вКомпании;
— контроль заоформлением документов согласно современным требованиям.
В состав Общего отделавходит:
1. СекретариатГенерального Управления. Основными функциями секретариата являются:
— прием и первичная обработкадокументов, поступающих на имя   руководства;
— регистрация документов;
— машинописные работы;
— распределениетелефонных звонков;
— отправка документов;
— информационно-справочная работа с документами.
2. Административно –хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всехуправленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующиефункции:
–  снабжает канцелярскимипринадлежностями;
–  обеспечивает мебелью,хозяйственным инвентарем;
–  ведет контроль за сохранностьюматериальных ценностей;
– устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другиехозяйственные функции.
Наличие в структуреслужбы документационного обеспечения административно-хозяйственного отделапротиворечит ГСДОУ1, так как Общий отдел должен являтьсясамостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составеподразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечениюуправления.
Также в общий отделвходят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурныхподразделениях ЗАО Строительная Компания «Технолига».
Необходимо отметить, чтов структуре Компании отсутствует архив.
Организационнаяструктура  службы документационного обеспечения управления ЗАО СтроительнаяКомпания «Технолига» – Общего отдела.

/>                                 Начальник Общего отдела/> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />

/>/>/>
       Секретариат              Административно                Секретари
      Генерального               хозяйственный                  структурных
       Управления                         отдел                          подразделений
Основными задачами Общегоотдела являются:
1.Обеспечение четкойорганизации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудниковделопроизводственной службы;
2. Методическоеруководство и контроль за организацией делопроизводства в структурныхподразделениях и филиалах компании;
3. Сокращениедокументооборота, унификация форм документов;
4. Обеспечение единогопорядка документирования, организации работы с документами, создание удобныхпоисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче наархивное хранение;
5. Координация работывсех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании;
6. Обеспечение повышенияквалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;
7. Обеспечение хозяйственногообслуживания всех управленческих подразделений компании.
 Исходя извышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:
1. Разработка и внедрениетехнологических процессов работы с документами;
2. Разработка внутреннихнормативно-методических документов по вопросам  документационного обеспеченияуправления;
3. Участие в постановкезадач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;
4. Осуществление контроляза организацией документационного обеспечения и методическое руководствоработой с документами в структурных подразделениях компании;
5. Осуществление контроляза  оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;
6. Обеспечениеэкспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работыс ними;
7. Разработканоменклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;
8. Обеспечение рабочихмест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
9. Организациямашинописных, копировальных работ с документами и оперативного использованиядокументной информации.1
Общий отдел возглавляетначальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора иподчиняющийся начальнику Управления делами.
Общий отдел всвоей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями иметодическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующиминормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ЗАОСтроительная Компания «Технолига» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениямиКомпании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный моментнет.
Юридическаяслужба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документовправового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству,дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству,оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно — правовогохарактера;  подготавливает контракты и договоры по всем направлениямдеятельности.
Секретариаты филиалов ЗАОСтроительная Компания «Технолига» являются самостоятельными структурнымиподразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службуделопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.
В ЗАО «Технолига»существует служба научно-технической документации, выраженнаяархитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения.Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развитиябизнеса и находится в подчинении директора Управления.
Начальник службынаучно-технической документации в своей деятельности действует на основании и всоответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностнойинструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностейсреди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно всоответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами(контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией иопытом работы работников.
Основным направлениемдеятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка итехническое сопровождение проектов. Основными задачами службынаучно-технической документации являются:
— получениепроектно-сметной документации и проверка комплектности;
— входной контроль ирегистрация технической документации;
— проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачейзамечаний Заказчику;
— подготовка документациидля разработки проекта производства работ БК;
— разработка проектапроизводства работ на строительно-монтажные работы;
— документальнаяподготовка сдачи объекта;
— оформление исогласование проектов технической документации;
— сопровождение договоровс подрядными организациями на работы отдела;
— разработка техническойчасти договоров на работы отдела; 
— лицензирование исертификация работ и видов деятельности;
— обеспечениепроизводственных участков проектной документацией, журналами работ, проектамипроизводства работ и другой технической документацией.
Ответственным заделопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.
Основным нормативнымдокументом по делопроизводству любого предприятия является инструкция поделопроизводству. Так как в ЗАО «Технолига» служба делопроизводства сложиласьсовсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документовне проводились.
Инструкция поделопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию,правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними,осуществление контроля заих исполнением.
Инструкция должнаразрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системыдокументационного обеспечения управления1 и Типовой инструкцией поделопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ2.Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальникомОбщего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включеныследующие пункты:
1. Общие положения;
2. Правила подготовки иоформления документов;
3. Требования креквизитам документов;
4. Организациядокументооборота:
— порядок приема,регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.
— порядок подготовки ирегистрации исходящих и внутренних документов.
— организация контроляисполнения документов.
— поисковая система подокументам.
— составление номенклатурыдел.
— формирование иоформление дел.
— экспертиза ценностидокументов.
— передача дел в архив1.
Положения инструкции поделопроизводству не должны противоречить действующему законодательству вобласти информации и документации2. Проект инструкции по делопроизводствудан  в приложении №1.
Подразделения ЗАО«Технолига» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данныхподразделений, в  которых определены основные цели, задачи, функции,обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании,положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой жепричине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание идолжностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.
Круг обязанностей, прав;установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании иквалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностнымиинструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установитьподчиненность работников.
Подводя итоги даннойглавы, необходимо отметить, что в ЗАО «Технолига» присутствуюторганизационно-распорядительные документы – Устав Компании, в которомзакреплены все основные моменты организации Компании (основные видыдеятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.
Но также следуетотметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативныедокументы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компаниикак инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция насекретаря Генерального директора.
Рассматривая службуделопроизводства в ЗАО «Технолига» следует отметить, что отсутствует такаяслужба как  архив.
Структура службыделопроизводства (Общий отдел) организована в ЗАО «Технолига» с противоречиемГосударственной системы документационного обеспечения управления1,так как это должно быть самостоятельным структурным подразделением, с прямымподчинением  первому руководителю, т.е. Генеральному директору, в структурукоторого не должен входить административно-хозяйственный отдел.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯКОМПАНИЯ «ТЕХНОЛИГА»
2.1. Организация документооборота
Информационно –документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функциейуправления, нуждается в тщательной, продуманной организации.
От четкости иоперативности движения и обработки документа зависит скорость полученияинформации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов,особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям.Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте, четкости обработкеи передаче документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
«Движение документов ворганизации с момента их создания  или получения до завершения исполнения илиотправки»1 называется документооборотом.
В этом определенииделается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одногоподразделения или от одного сотрудника к другому. На этом пути они будутзнакомиться с его содержанием для принятия решений, другие будут согласовыватьтекст и его редактировать, в службе делопроизводства проведут окончательное оформление документа, его регистрацию и постоянно будут контролировать все этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке.
В компании четкопроведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками,большая часть документов идет сразу в отдел к исполнителя. Точно так жераспределены полномочия сотрудников при согласовании  и подписании документа.Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но вто же время  именно документооборот, отражая систему управления, позволяет еенаглядно увидеть.
В целях упорядочениядокументооборота, сокращения количества и повышения качества документов,создания условий применения современных технических средств обработкидокументной информации, повышения эффективности работы аппарата управления,ГСДОУ1 установлены и закреплены единыетребования к организации работы со всеми документами в организациях.
Анализируядокументооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к егоросту. Анализ документооборота компании за последние 3 года, приведенныйавтором, представлен в таблице №1 стр.22. В документационном обеспечениикомпании выделяют три группы документов.
1. Входящие — наиболеераспространенной входящей корреспонденцией являются деловые письма по вопросамделового сотрудничества. Поступает большое количество писем  по вопросампроведения различных совещаний конференции. Из филиалов, кроме служебных писем,регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении коньюктуры рынка, отчеты о проделанной работе.
Кроме того, все входящиедокументы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые, всвою очередь, делятся на требующие ответа, исполнения или присланные длясведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос нашейкомпании. В зависимости от значимости документа и его содержания входящиедокументы направляются руководителю компании, в структурные подразделения иликонкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов разбитна более мелкие части. Это определяется, обычно, на стадии предварительногопросмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая их  этихгрупп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы сними.
2. Исходящие документытак же, как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам,которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).
Исходящие документы, всоответствии с ГОСТ Р51141-98, это официальные документы, отравляемые изучреждения.1
Исходящие документы,создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеютустановленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатанытипографским способом на бумаге форматом А 4.
1. бланк компании дляписьма (см. Приложение №1).
2. общий бланк для всехдругих видов документов служебная записка, докладная записка и т.д. (см.Приложение №1).
Внутренний документ – этоофициальный документ, не выходящий за  пределы организации, подготовившей его.2
Внутренние документы, какправило, не имеют этапа отправки. Однако, если структурные подразделениятерриториально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляютсявнутренние документы, например, распорядительные, этап отправки также будетприсутствовать для этих документов. В этом заключается специфика внутреннегодокументопотока  в нашей организации.
Внутренние документыкомпании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
— организационныедокументы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения оструктурных подразделениях, должностные инструкции, правила);
— распорядительныедокументы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями ируководителями структурных подразделений (приказы, распоряжения, указания);
— информационно — справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные,объяснительные записки, акты, справки).
Внутренние  документы вкомпании оформляются на бумаге форматом А.4 с воспроизведением следующихреквизитов: название подразделения, вид документа, листа составления, даты иномера. Все документы, как внутренние, как и исходящие составляются в компаниипри помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office97.
Сотрудники Общего отделаконтролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиямиТиповой инструкции в федеральных органах власти.1
Необходимо отметить, чтопри внутренней переписке сотрудники компании используют два вида документов –докладные  и служебные записки. Служебная записка – документ, широкоиспользуются  при сообщении и передаче информации от одного сотрудника компаниидругому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит.Для этой функции существует докладная записка,  при  помощи которой происходитинформирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушения правил внутреннеготрудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлениюидентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что идокладная записка.2
 
Таблица №1.
Автор самостоятельноподсчитал документооборот в организации и на основании проведенной работысоставил следующую таблицу.год Кол-во входящих документов Кол-во  исходящих документов Кол-во внутренних документов итого 2001 710 794 150 1654 2002 931 892 197 2020 2003 1092 1085 270 2447
Как видно из приведеннойтаблицы, с 2001г. к 2003г. число входящих, исходящих и внутренних документоввозросло на 53%, что подтверждает общую тенденцию увеличения документооборота,независимо от организационно правовой формы.
2.2. Порядок работы с входящими документами в компании
Прием всей входящейкорреспонденции и вся последующая обработка в ЗАО «Технолига» осуществляетсясекретарем-референтом.
Этап обработки входящихдокументов:
— прием и первичнаяобработка документов;
— предварительноерассмотрение и распределение документов;
— регистрация;
— рассмотрение документовруководством;
— передача на исполнение.
Документы могут бытьполучены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по электроннойпочте, факсу, телетайпу. На этом этапе проверяется правильность их доставки(корреспонденция доставленная не по адресу пересылается отправителю),вскрываются  конверты, оценивается физическое состояние документов(поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличиеприложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когдапо штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получениядокумента, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкалывают к документу.Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляетсяакт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылаетсяотправителю. Такой акт подписывается членами экспертной комиссии компании.
На этапе предварительногорассмотрения документов секретарь распределяет корреспонденцию междуруководством компании, структурными подразделениями.
Цель предварительногораспределения документов – освободить руководителя от рассмотрениявторостепенных вопросов. В последние годы участились случаи, когда руководительтребует, чтобы вся полученная корреспонденция передавалась ему для личногорассмотрения. Это связано с тем, что руководитель стремится иметь полнуюинформацию о коммерческой деятельности своей компании, быть в курсе всех заключаемыхсделок. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек висполнении документов, особенно тех, которые поставлены на контроль.Распределяются документы в соответствии с приказом о распределении обязанностеймежду руководством, в котором закрепляются направления деятельности за каждымдолжностным лицом.
После этого документрассматривается руководством. Соответствующее должностное лицо пишет на немрезолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представляемой вдокументе.
Документ с резолюциейвозвращается в общий отдел или секретарю, резолюция переносится врегистрационную форму.
Внедряемые компьютерныесистемы позволяют сегодня вести регистрацию децентрализовано в разных местах,но с объединением данных о всех документах в единую информационную базу.
После регистрациидокумент передается на исполнение. Если он предназначен к исполнениюнесколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, егопередают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанный врезолюции. Всю работу по подготовке документа организует ответственныйисполнитель, названный в резолюции первым.
Обработка, рассмотрение ипередача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или впервый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
В случаебезотлагательного исполнения по ступившего документа допускается ознакомлениеисполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством компании.
2.3. Порядок работы в компании с исходящими документами
Оформляемые предприятиемдокументы называются исходящими. Этапы обработки исходящих документов включают:
— составление черновогодокумента;
— подготовку проектадокумента;
— его согласование(визирование);
— удостоверениедокумента (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания,регистрационного индекса);
 – отправку документа.
Начиная подготовкуисходящего документа, исполнитель составляет черновой документ – рукописный илимашинописный документ, отражающий  работу автора или редактора над его текстом.1После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа,подлежащий согласованию.
Начальник общего отделакомпании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ иливернуть его на доработку исполнителю.
При необходимостивнешнего согласования на проекте документа оформляется гриф согласования. Онможет согласовываться с должностным лицом, коллегиальным органом или документом.Гриф согласования при подготовке проекта документа заранее печатают нижереквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и оформляют всоответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.
Внутреннее согласованиедокумента оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его личнуюподпись, ее расшифровку, дату визирования.
Если подлинник документаостается в организации, визы собираются в нижней части оборотной стороныпоследнего листа подлинника документа. Если подлинник документа отсылается изорганизации (например, подлинник письма), визы собираются в нижней частилицевой стороны копии отправляемого документа (под реквизитом «подпись»).
Внутреннее согласованиепроводится с руководящими сотрудниками организации, руководителями структурных подразделений,специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей.Визируя документ, каждый из них высказывает свое мнение в соответствии снаправлением деятельности, за которое он несет профессиональнуюответственность. Например, юрисконсульт, визируя документ, подтверждает, чтоего текст соответствует законодательству, руководитель делопроизводственнойслужбы  подтверждает, что документ составлен и оформлен в соответствии справилами, действующими в Российской Федерации. Секретарь обычно следит задвижением документа во время его согласования.
Визы помогаютруководителю принять верное решение, так как, подписывая документ, он всюответственность берет на себя.
2.4. Регистрация документов
В составлении документоввсе больше место отводится обязательным унифицированным формам документов,содержание которых требует лишь заполнения. В организации работы с документамиведущее место занимают постановка регистрации документов и рационального иххранения. Налаженная работа этих участков предопределяет быстрый поискнеобходимой информации и документов.
Регистрация документов,по мнению автора, – это ключевой момент в постановке работы с документами. Однаиз важнейших задач секретаря в любое время и в кратчайший срок выдать нужнуюсправку по документу и найти сам документ. Это невозможно сделать, если самсекретарь – референт не владеет всей совокупностью информационно –документационных ресурсов организации. Чтобы все знать, надо учитывать вседокументы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые вней. Для этого документы должны быть зарегистрированы.
Регистрация определяетсякак «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая фактего создания, отправления или получения”.1
Регистрация прежде всегопридает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания илиполучения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, но неоформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п.
Если полученный документне зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения неподтвержден.
Регистрация преследуеттри цели:
1. учет документов;
2. контроль за ихисполнением;
3. справочная работа подокументам.
Регистрации подлежат вседокументы, требующие специального учета, исполнения и использования всправочных целях независимо от способа их получения. Сам процесс регистрации –это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определеннуюрегистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных одокументах предприятия. Таким образом, в процессе регистрации создаетсяинформационно – поисковая система по всем документам компании, которую затемможно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. 1
Документы, полученныетолько для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Вкомпании есть утвержденный перечень нерегистрируемых документов, в которыйвходят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы, приглашения,программы конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты спометкой «лично»; копии нормативных документов; информационные материалы.2
Каждый документ,отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, подкоторым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Этотномер переносится на документ.
Для ЗАО «Технолига», какдля строительной компании, характерна разветвленная структура, наличиефилиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая спецификукомпании, в ней принята смешанная система, при которой часть документоврегистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же — в структурных подразделениях и филиалах. Внутренние документы должнырегистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в деньпоступления, исходящие – в день отправки.
Принимаются ирегистрируются документы, поступающие в организацию по почте, через курьерскиеслужбы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий приемдокументов, поступающих на имя организации, установлен рядом с рабочим местомсекретаря.
Регистрация входящихдокументов ЗАО «Технолига» осуществляется путем занесения данных в журналрегистрации входящих документов. В регистрационный журнал вписываются, какправило, следующие сведения:
 
Формарегистрационного журнала для входящих документов.Дата получения Входящий № Дата и № документа Корреспондент/кто подписал Заголовок Исполнитель № дела в которое подшит документ 1 2 3 4 5 6 7
На исходящих документахкомпании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии сдействующими требованиями.1Он располагается в верхнем  левом углупервого листа и состоит из порядкового номера пределах регистрируемого массивадокументов. В соответствии с требованиями ГСДОУ1 виндекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, кодподразделения, порядковый номер и дата. В компании номенклатура дел находится встадии разработки и номера по ней в индекс не входит, поэтому регистрацияпредставляет собой только валовой номер.
В регистрационный журналисходящих документов ЗАО «Технолига» выписываются, как правило, следующиесведения:
 
Формарегистрационного журнала для исходящих документов.Дата документа Исходящий№ Куда и кому адресован Краткое содержание кто подписал Исполнитель/ кто принял Примечание (кто принял документ) № дела в которое подшит документ 1 2 3 4 5 6 7
В компании регистрациейвнутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Всевнутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказыпо основной и административно – хозяйственной деятельности регистрируетсекретарь руководителя компании. Все  внутренние документы в компании,независимо от вида, регистрируются в одном журнале.
В регистрационный журналвнутренних документов компании вписываются, как правило, следующие сведения:
Форма регистрациижурнала для внутренних документов.Дата и № поступления Дата и № документа Структурное подразделение Вид документа Содержание Исполнитель № дела в которое подшит документ 1 2 3 4 5 6 7
ЗАО «Технолига» имеет всвоем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределамиглавного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются каквходящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутреннихдокументов.
При анализе регистрациидокументов ЗАО «Технолига» была выявлена серьезная ошибка в процессерегистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основнойдеятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личномусоставу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубымнарушением ГСДОУ.1Следует разделить регистрацию этихприказов на две группы соответственно их тематике.
Одним из наиболеесущественных недостатков организации регистрации в компании является то, что внарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.2 об одноразовой регистрациикорреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства вструктурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов вжурналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.
Для регистрации исходящихдокументов предлагается использовать только электронную форму с возможностьюпоиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будетобразовываться при регистрации документов, можно будет использовать при веденииконтроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно –поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
2.5. Организация контроля исполнения документов
 
Контроль исполнения документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления иследовательно, составная часть процесса документационного обеспеченияуправления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно –поисковой системы по документам организации.
Контроль исполнениядокументов – «совокупность действий, обеспечивающих своевременноеисполнение документов».1
Целью контроля в компанииявляется своевременное качественное исполнение документов, обеспечениеполучения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурныхподразделений, филиалов, конкретных сотрудников.2
В ЗАО «Технолига» дляведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспеченияуправления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся вседокументы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующиеграфы:№ документ Дата документа Вид документа Краткое содержание Исполнитель Срок исполнения Ход исполнения Отметка о снятии с контроля
 Контроль исполнениядокументов включает в себя несколько последовательных этапов:
— постановку документовна контроль;
— проверкусвоевременности доведения документов до исполнителей;
— предварительнуюпроверку и регулирование хода исполнения;
— учет и обобщениерезультатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения, какправило, ведется на нескольких уровнях:
— сроковый контрольсвоевременности исполнения поручений и документов;
— контроль соответствияформы создаваемых документов их содержанию;
— контроль соответствияприменяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
— контроль соответствияуровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей ихрасшифровкам;
— контроль соответствиявсех экземпляров документа на идентичность;
— контроль, включающийанализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая многоуровневостьконтроля на практике выражается в том, что разные уровни контроляосуществляется в организации различными должностными лицами. Если контрольсвоевременности исполнения и соответствия экземпляров осуществляет толькослужба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структурытекста успешнее всего получается у секретаря.
Основной задачей контроляисполнения документов является – отслеживание хода и фиксация фактическогоисполнения зафиксированных указаний руководства, а также входящих, исходящий ивнутренних документов, имеющих важное значение.
После указанияруководителя ЗАО «Технолига» о постановке документа на контроль, секретарьпросматривает его, ставит штамп на левом поле напротив реквизита «заголовок»букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции,исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.
После этого снимают копиюдля исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными наконтроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должныбыть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. Типовые срокиисполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе,устанавливаются в соответствии с ГСДОУ.1
В течении срокаисполнения документа секретарь осуществляет регулярные проверки ходаисполнения, результаты которой, как правило также фиксируются. Ответственностьза правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могутфиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае готовятсяписьма напоминания. Они  могут быть посвящены как конкретному заданию, так иотдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылканапоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся на исполнении водном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов наисполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроляили переноса сроков исполнения.
Проверка хода исполненияосуществляется обычно в следующие сроки:
–  задания последующихлет – не реже одного раза в год;
— задания последующихмесяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
— задания текущего месяца– каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Изменение срокаисполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которыеих установили.
Результаты исполненияотмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документеотметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемойв нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа,не проставляется.
В структурных подразделенияхконтроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
При ведении контроляиспользуется компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel. В настоящий момент существуютпрограммы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющиевести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобнымпоиском.
Недостатком существующегопорядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы несведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контрольисполнения документов компании проводится не совсем в соответствии ссуществующими требованиями,1так как результаты исполнения должныобязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также кнедостаткам можно отнести та, что база данных, формируется в процессерегистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированиюввода информации документов.
2.6 Составление номенклатуры дел
 
Номенклатура делорганизации – систематизированный перечень заголовков для заводимых ворганизации, с указанием сроков их хранения (оформленный в установленномпорядке)1 – еще один обязательный элемент нетолько информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечениясохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и всоответствии с ГСДОУ составление номенклатуры дел стало обязательным для всехгосударственных структур, да и в негосударственном секторе экономики иуправления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля надсоставом, систематизацией и поиском документов не бесполезен.
В номенклатуру дел должныв идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные идокументные массивы всех структурных подразделений и должностных лицорганизации без исключения, независимо от вида носителя, степениконфиденциальности и способа фиксации документной информации.
Номенклатура дел – этоклассификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) дляоперативного их поиска.2
Несмотря на то, что ЗАО«Технолига» существует несколько лет, за все это время не было составлено ниодной номенклатуры дел. В настоящее время номенклатура дел составлена авторомсамостоятельно. Примерная номенклатура дел, разработанная для ЗАО «Технолига»,представлена в приложении №1.
При ее составленииучитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами –Государственной системой документационного обеспечения управления,1Основными правилами работы ведомственных архивов,2перечнемдокументов с указанием сроков хранения3, методическимиматериалами по разработке номенклатуры дел.
Помимо этогоиспользовались положения о структурных подразделениях  компании, штатноерасписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, каквходящие, так и созданные в процессе деятельности  подразделений.
В унифицированную формуноменклатуры дел следует включить такие реквизиты:
— наименованиеорганизации;
— наименованиеструктурного подразделения;
— название видадокумента;
— место составления;
— на какой год;
— название разделов;
— гриф утверждения;
— гриф подписания.
 
2.7. Формирование дел
Не только возможностьбыстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтомуэтой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и быливыработаны единые требования к формированию и оформлению дел.
Основными нормативнымидокументами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы пооформлению, оформлению и хранению дел является «Основные правила работыведомственных архивов» и «Государственная система документационного обеспеченияуправления.
Делом называетсясовокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности,помещенных в отдельную обложку.1
Формирование делначинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре делок началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшивательили папка-регистратор. Правильное оформление дел способствует оперативномупоиску необходимых документов в постоянно растущем документом массивепредприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организацииделопроизводства.
В ЗАО «Технолига»формирование дел проводится по номинальному признаку — названиям видовдокументов  (акты, контракты, приказы). Для оперативного поиска предлагаетсявводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договорыразделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказаниекаких-либо услуг и т.д.
Формирование делруководства компании проводит секретарь Генерального директора. Формированиемдел в структурных подразделениях ЗАО «Технолига» занимаются сотрудники Общегоотдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурномподразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.
Анализируя работусекретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявленыследующие недостатки:
— папки с делами никакне оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работыведомственных архивов»;1
— ля приложений кдокументам сформирована отдельная папка;
документы, относящиеся кодному вопросу, расформированы по двум папкам;
— в дела помещаютсялишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящимдокументам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов,рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;
–   в дело со срокомхранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.
Таким образом, приформировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО «Технолига»необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело толькоисполнение, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел пономенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одноговопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать вдело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроковхранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишниеэкземпляры, черновики. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около250 листов2. Если документ больше, дело разделяетсяна два или более тома.
Дела компании подлежатоформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включаеткомплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками  Общегоотдела.
В зависимости от сроковхранения сотрудниками  Общего отдела проводится полное или частичное оформлениедел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежатполному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела;нумерацию листов в деле; составление  листа – заверителя дела; составление, внеобходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложкидела1.
По окончании года внадписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятсяуточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержаниюподшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятсядополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды иформы отчетности и т.п.)2.
На обложках дел,состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждоготома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год,или год, месяц, число.3 Число и год обозначаются арабскимицифрами, название месяца пишется словами.
При обозначениикалендарной даты – сокращенное цифровое написание, в том случае, если это небудет приводить к неоднозначности толкования даты.
При изменении названияструктурного подразделения компании в течении периода, охватываемогодокументами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, наобложке дописывается новое название этого структурного подразделения.1
2.8. Подготовка документов к передачи в архив
 
В каждой организации втечение года образуется определенное количество дел. Их число зависит, отобъема работы, интенсивности производственных связей от количества персонала,ряда других факторов.
Подготовка документов ксдаче в ведомственный архив включает:
— проведение экспертизыценности документов;
— оформление дел;
— составление описейдел;
— составление актов овыделении к уничтожению документов и дел.
В структуре ЗАО«Технолига» до настоящего момента отсутствует такое подразделение как архив, новедутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранностьдокументов в делах отвечают работники структурных подразделений или секретарь,которые по распределению обязанностей отвечают за формирование и ведение дел.
Приказом Генеральногодиректора №68. от 06.03.2002г. создана комиссия по проведению экспертизыценностей документов из сотрудников Общего отдела.2 Всостав комиссии входят:
— начальник Общегоотдела;
— юрист;
— секретарь-референтГенерального управления.
Определение экспертизыценности документов дает ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения1.
Под экспертизой ценностипонимается определение срока хранения документов в зависимости от ихсодержания, представляющего исторический, научный, хозяйственный и другиеинтересы. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правиламиработы ведомственных архивов.2
Помимо федеральныхнормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценностидокументов компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ЗАО«Технолига» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчаспроводятся работы по его составлению.
Основным содержанием ирезультатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемыхделопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения,описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожениюдокументов с истекшими сроками хранения.3
В результате работыэкспертной комиссии все документы, накопившиеся в компании за последние 3 года,разделили на 3 группы:
— документы,предназначенные для архивного хранения;
— документы, подлежащиеуничтожению;
— документы, необходимыедля дальнейшего использования в делопроизводстве компании.
После утвержденияноменклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны бытьсоставлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. Послезаполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителемструктурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверитьс номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами ипрописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта иработника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, какправило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела несколькихструктурных подразделений, то название каждого структурного подразделенияуказывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовкомс указанием количества дел, отнесенных к данной группе1 Акт обуничтожении документов представлен в приложении №3.
Все лица, ответственныеза делопроизводство в компании обязаны завершенные дела постоянного идолговременного хранения в течение двух (и более) лет оставить в подразделениидля справочной работы, а затем только сдавать в архив.
Таким образом,существующий порядок организации делопроизводства ЗАО «Технолига» обладает рядом недостатков:
— отсутствует четкийпорядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются сприказами по основной деятельности);
— встречаются нарушенияправил оформления и подготовки документов;
— отсутствуют необходимыеорганизационные документы по документационному обеспечению управления:инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе,Положение об экспертной комиссии;
— не разработанадолжностная инструкция для секретаря Генерального директора;
— отсутствуетноменклатура дел Компании.
При внутренней перепискесотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебныезаписки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальнуюклассификацию, широко используется при сообщении и передаче информации отодного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особуюроль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правилвнутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержаниюи оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение вуправленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения,что и докладная записка.1
Все эти недостаткинеобходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяетполучать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений иисключает возможность утраты документов и информации.

ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГООБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «ТЕХНОЛИГА»
3.1. Совершенствование нормативной базы  документационногообеспечения ЗАО «Технолига»
В результате анализасистемы документационного обеспечения управления ЗАО «Технолига» были выявленынекоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствованияделопроизводства:
Было выявлено  отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкцияпо делопроизводству, положение о службе документационного обеспеченияуправления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаряГенерального директора.
Инструкция поделопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию,правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними,осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться всоответствии с основными положениями Государственной системы документационногообеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральныхорганах исполнительной власти РФ.
В структуру инструкции поделопроизводству должны быть включены следующие разделы:
— общие положения;
— правила подготовки иоформления документов;
— требования к реквизитамдокументов;
— организациядокументооборота;
— порядок приема,регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;
— порядок подготовки ирегистрации исходящих и внутренних документов;
— организация контроляисполнения документов;
— поисковая система подокументам;
— составлениеноменклатуры дел;
— формирование иоформление дел;
— экспертиза ценностидокументов;
 – передача дел в архив1.
Инструкция поделопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать всеосновные моменты работы с документами, она позволит регламентировать основныеделопроизводственные этапы, а также  сделать работу с документами в Компанииболее унифицированной, исключит возможность их  утери, обеспечит оформлениедокументов в соответствиями с требованиями современного законодательства.Проект инструкции по делопроизводству самостоятельно разработан автором и дан вПриложении №1.
Вторым обязательнымнормативным документом по организации службы документационного обеспеченияуправления является положение об этом структурном подразделении. НачальникуОбщего отдела ЗАО  «Технолига» необходимо разработать положение об отделе.
При разработке положенияо делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендацииГосударственной системы документационного обеспечения управления. В структуруположения об Общем отделе должны входить следующие пункты:
1. общие положения. Здесьперечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы,руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельностиподразделения и подчиненности его руководителя;
2.   задачи;
3. структура.Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.);
4.  функции;
5.  обязанности;
6.  права;
8.  ответственность;
9.  взаимосвязи с другимиподразделениями.
Положение о службедокументационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственноначальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральнымдиректором Компании. Проект положения об Общем отделе дан в Приложении №5.
В связи с тем, что в ЗАО«Технолига» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов,необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.
Цель проведенияэкспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценныхдокументов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такиедокументы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизациидел по структурным подразделениям.1 В обобщенном виде задачи экспертизыценности документов состоят в следующем:
— обработка документов,имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, дляпоследующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивыРоссийской Федерации;
— отбор на временноехранение документов, не представляющих научно исторической ценности, носохраняющее практическое значение;
— выделение к уничтожениюдокументов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
— установление илиизменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основаниипринципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документовявляются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Для организации ипроведения экспертизы  ценности документов, их отбора и подготовке нагосударственное хранения, включая управленческую, научно-техническую,машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельностиорганизации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.
В результате работыэкспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными срокамихранения:
1. постоянного хранения вгосударственных архивах;
2. временного хранения введомственном архиве (свыше 10 лет);
3. временного хранения(до 10 лет) подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока хранения;
4. подлежащиеуничтожению в связи с истечением срока хранения.
Основным документом,регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценностидокументов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.
При разработке положенияследует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этоговажного документа  должны входить следующие пункты:
— общие положения. Здесь приводится описание составаэкспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяютсяосновные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своейдеятельности комиссия;
— основные задачиэкспертной комиссии;
— основные функции;
— права экспертнойкомиссии;
— организация работыэкспертной комиссии. Здесь фиксируются   взаимодействия в рамках совместнойработы комиссии и структурных подразделений.
Положение о комиссии попроведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в областиделопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании. Проектположения приводится в Приложении № 6.
В процессе экспертизыценности документов должны решатся две основные задачи:
— во-первых, отбиратьсядля постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроковхранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
— во-вторых, выявляются куничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценныематериалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое исправочное значение.
Среди нормативныхдокументов ЗАО «Технолига» отсутствует  должностная инструкция секретаряГенерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и нерегламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по меренеобходимости.
Должностная инструкция –главный организационно-правовой документ, устанавливающий и регулирующийорганизационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работниковдругих категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций ипредприятий.1
Должностная инструкциянеобходима секретарю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечитьправа, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками вслучае отсутствия или в связи с временной перегрузкой1.
Значение должностнойинструкции как организационного документа заключается в том, что она:
— закрепляет правовойстатус и место работника в системе управления;
— определяет его задачи,функции, права и обязанности;
— позволяет обоснованнооценить результаты деятельности;
— является правовойосновой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальнойответственности;
— устанавливает организационныеосновы работы секретаря.2
На основе наблюдений ианализа должностных обязанностей секретаря Генерального директора и выполняемыхопераций предлагается его должностная инструкция Приложение №7.
При написании должностнойинструкции следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, а также, исходя изтипового набора делопроизводственных  операций и организации их выполнения,тарифно-квалификационной характеристики секретаря.
Структура текстадолжностной инструкции должна включать следующие разделы:
1. общие положения;
2. основные задачи ифункции;
3. обязанности;
4. права;
5. ответственность;
6. взаимосвязи подолжности;
7. оценкадеятельности1.
Так как секретарьГенерального директора является помощником руководителя, к его профессиональнойподготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим вдолжностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в которомперечисляются требования к профессиональным знаниям.2
В целях совершенствованияработы с документами в ЗАО «Технолига» предлагается ввести ряд изменений идополнений в следующие этапы делопроизводства:
Первичная обработкавходящих документов.
Иногда в Компаниюпоступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарьзатрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Дляуточнения он идет к руководителю. В Компании должен быть перечень нерегистрируемойдокументации, а так как такой список отсутствует, то предлагаетсявоспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря попервичной обработке входящей документации Приложение №7.
3.1.1. Регистрация
В секретариате Генеральногоуправления из-за отсутствия перечня документов регистрируются, практически, всепоступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма,прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые инерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.
Документы, поступающие изфилиалов ЗАО «Технолига», предлагается регистрировать как внутренние документы,а не как входящие.
Также при анализепроцесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований:1регистрация приказов по личному составу и по основной  деятельности Компанииосуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу иосновной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этихприказов на две группы соответственно их тематике.
Для более быстрого поискаисходящих документов рекомендуется в регистрационном номере помимо валового  номера,проставлять номер структурного подразделения.
Также, в секретариатеГенерального управления ведется  «Журнал регистрации исходящих факсов», гдефиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения ит.д.), отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе, и исходящие письма,для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизациидокументооборота,  данный журнал является лишним, так как исходящие письмарегистрируются  в «журнале исходящих документов», а остальные документы должнырегистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятиядокумента, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать наоборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.
3.1.2. Составление номенклатуры дел
Систематизация документов– одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления.Номенклатура дел является основным классификационным справочником любогопредприятия и устанавливает примерный состав дел для однородных по характерудеятельности, но разных по структуре организации с указанием их индекса и носитрекомендательный характер. Для составления номенклатуры дел  необходимо знатьтребования, предъявляемые нормативно-методическими документами –Государственной системой документационного обеспечения управления1,Основными правилами работы ведомственных архивов2, методическимиматериалами по разработке номенклатуры дел.
Вопрос о составленииноменклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает несразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотрудникуслужбы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимостьв составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.
Именно такая ситуациясложилась в делопроизводстве ЗАО «Технолига» до создания Общего отдела.Документы сформированы  в дела произвольно, без учета существующих правил.Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей испециалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертизаценности  документов; архив в структуре Компании отсутствовал.
Следовательно, внастоящий момент перед сотрудниками службы документационного обеспеченияуправления стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий ипоследующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за всегоды существования Компании.
Номенклатура делсоставляется по установленной форме. Ежегодно уточняется и утверждаетсяруководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурнымподразделениям или направлениям деятельности Компании.
Номенклатуру дел ворганизации составляют по установленным нормам, печатают в необходимомколичестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранитсяв службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется вслужбе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, скоторым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают напостоянное хранение.
В такой крупнойорганизации, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять в видеразделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо отего места в штатном расписании, должна быть служба документационногообеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службедокументационного обеспечения управления создаются и хранятся документы,фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства Компании.
Номенклатура дел должнаохватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, чтолюбой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое«дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен1. Такжев номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документыи базы данных.
При составленииноменклатуры дел ЗАО «Технолига», было использовано положения о его структурныхподразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также самидокументы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.
При разработкеноменклатуры дел были привлечены руководитель структурного подразделения, егозаместителей, которые обязаны оказывать методическую помощь – разъяснитьметодику составления и оформления. В унифицированной форме номенклатуры делобязательны следующие реквизиты:
— наименованиеорганизации;
— наименованиеструктурного подразделения;
— название видадокумента;
— место составления;
— на какой годсоставляется номенклатура дел;
— названия разделов;
— гриф утверждения;
— гриф подписания.1
При составлении  номенклатурыдел Компании необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии ссоответствующим Перечнем.2
Номенклатура дел,самостоятельно разработанная автором дипломной работы для ЗАО «Технолига», представлена в Приложение №4.
3.1.3. Формирование и оформление дел
Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел3.
В ЗАО «Технолига»формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты,контракты). В отделах с большим объемом  документов для оперативного поискапредлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты идоговоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставкупродукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.
Также при формированиидел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО «Строительная Компания»Технолига”  предлагается помещать в дело только исполненные,правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел пономенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одноговопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать вдело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроковхранения.1
После составления иутверждения номенклатуры дел Компании  рекомендуется лицам, ответственным заведение делопроизводства в подразделениях ЗАО «Технолига», совместно сначальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизыценностей документов с последующим оформлением дел, т.к. экспертиза ценностидокументов в организации еще ни разу не проводилась.
В ходе наблюдения,проведенного автором выяснилось, что оформлению дел в ЗАО «Технолига»придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизитыоформления обложек дел, что не соответствует основным требованиямГосударственной системы документационного обеспечения управления и Основныхправил работы ведомственных архивов2.
На обложках дел, какдолговременного хранения, так и дел временного хранения,  указывалось  толькоприблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этимсекретарям Генерального управления и лицам, ответственным за делопроизводство вструктурных подразделениях необходимо оформить все реквизиты обложки дела:
— наименованиеорганизации;
— структурногоподразделения;
— индекс дела;
— номер дела (тома,части);
— заголовок дела;
— дата дела (тома,части);
— количество листов вделе;
— срок хранения дела.1
3.1.4. Составление описей дел
 ЗАО «Технолига» являетсякрупной компанией  с большим объемом документации, который год от годаувеличивается. В связи с этим всем сотрудникам, отвечающим за делопроизводствов компании, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать сруководителем Общего отдела ЗАО «Технолига».
Опись дел – это архивныйсправочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел ипредназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления ихсистематизации внутри фонда и учета дел2.
В результате работыкомиссии по проведению экспертизы ценности документов все документы поделены надве группы:
— дела по основной(производственной) деятельности;
— дела по личному составуКомпании.
На каждую группу делпредлагается составить отдельные описи:
— в опись №1 (дела поосновной деятельности)  заносятся дела в следующей последовательности: устав,протоколы общих собраний, приказы по основной деятельности, перспективные игодовые планы, отчеты, контракты;
— в опись №2 заносятсядела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказыпо личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработнойплате, невостребованные трудовые книжки.
На документы, выделенныек уничтожению в следствии работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов,предлагается составить акт приложение №3. Акт и описи должны составлятьсячленами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться иутверждаться Генеральным директором Компании.

3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности наоснове автоматизации
В последние годы всебольше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документамив целом. Особенно этот процесс ускорился с принятием в январе 2002 г. двухдокументов – Федерального закона от 10 января 2002 г. №1 – ФЗ «Об электроннойцифровой подписи»1, существенно расширяющего сферуприменения документов в электронной форме и Постановления Правительства РФ от28 января 2002 г. №65 «О федеральной целевой программе « Электронная Россия(2002 – 2001 гг.)», предусматривающей перевод в электронную цифровую формубольшей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующимисубъектами, органами государственной власти и органами местногосамоуправления».2
Повышение эффективностиработы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования егоструктуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческойдеятельности. Наибольшей эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном игармоничном развитии всех этих направлений.
Исходя из этого, можносделать вывод, что основу функций управления составляют планирование,организация, мотивация и контроль – основные функции менеджмента, безреализации которых невозможно функционирование ни одной системы управления. Какизвестно, в любой организации выполняется определенная работа погосударственному или общественному управлению. Любому органу управления дляисполнения своих функций необходима информационная система. Конечно, имеются и недокументируемое – «прямое»  управление, но поскольку подавляющая частьуправленческой работы нуждается в фиксации своих действий, необходимаэффективная система документационного обеспечения управления.1
Современные иперспективные направления совершенствования документационного обеспеченияуправления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно –технологического  прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественноновых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти кпринципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии ворганах управления, основанной на органичном включении комплекса техническихсредств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительноболее эффективной информационной технологии в органах управления, основанной наорганичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.
Для такой крупнойорганизации как ЗАО «Технолига», имеющей разветвленную структуру и филиалы наотдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов инормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельностипредприятия, является создание корпоративной информационной системы. Этопозволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронныхтекстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего местакорпоративной сети.
Учитывая территориальныйразброс филиалов и некоторых подразделений ЗАО «Технолига» по всей Калужскойобласти, создание единой корпоративной информационной системы позволило бысократить время на передачу, согласование и подписание документов.
Система автоматизацииделопроизводства и документооборота должна функционировать в локальнойвычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местахработников структурных подразделений, участвующих в технологических процессахделопроизводственной деятельности.
Управленческаядеятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационныхтехнологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этаповпроцесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспеченияуправленческой деятельности основаны на комплексном использовании различныхвидов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основойкоторого являются средства компьютерной техники.
Управление организациейоснована на следующих процессах:
— получение информации иее обработка;
— анализ, подготовка ипринятие решений;
— выполнениерешений;
— учет и контрольпринятых решений.
Деятельность службделопроизводства направлена на организационное и документационно — информационное обеспечение указанных процессов.
Делопроизводственныефункции формализованы и закреплены соответствующими государственными иотраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу ихавтоматизации с использованием информационных компьютерных технологий.Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственнойдеятельности и как следствие, –  управления организацией.
Автоматизацияделопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы сдокументами:
— регистрация всейпоступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлениемкорреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурныеподразделения;
— регистрация всейисходящей корреспонденции и ее внутренних документов;1
— списание документов вдело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
— осуществление контроляза исполнением поручений;
— поиск документов.2
Информационные технологиимногочисленны и многообразны. В литературе можно встретить различныетипологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. К выборусистемы электронной документации следует подходить, исходя из потребностейорганизации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев дляклассификации:
— на каких техническихплатформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия вэтой области;
— какие объемы хранимойинформации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимсяпотоком документов в организации;
— какова организацияраспределения, хранения и обмена документами между офисами Компании,эффективность сетевого взаимодействия;
— определиться сфинансовыми затратами3.
Главным параметромсистемы должно стать обеспечение свободного обращения за информационнымуслугами для всех сотрудников офиса независимо от их статуса, если этоготребуют их должностные обязанности. При этом необходимо учитывать наличиесистемы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить внабор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следуетобратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защитеинформации1.
Что же касаетсяэффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели:
— создание дляисполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуальногопроизводительного труда по содержательной и смысловой работе с документами иснижения трудозатрат на рутинные операции;
— исключение дублированияработы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
— повышение оперативностии качества работы документами;
— упорядочениедокументооборота.
В области контроля надисполнительской дисциплиной:
-обеспечение контроляисполнения;
— обеспеченияавтоматизированного контроля прохождения документов в подразделенияхорганизации с момента их получения до завершения исполнения;
— обеспеченияавтоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов,оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождениялюбого документа.
В области организациидоступа к информации:
— обеспечениецентрализованного хранения текстов документов, подготовленных в электроннойформе, а также всех поступающих документов с возможностью организациилогического связывания документов, относящихся к одному вопросу;
— обеспечениеоперативного поиска документов.
Очевидно, чтополнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложныемаршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условнымветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений,когда это возможно), но и контролировать  их исполнение, вести аудит,оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.1
Исходя из этого, системадолжна как минимум обеспечивать:
— единую регистрацию всейпоступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующимнаправлением документов на рассмотрение руководству организации или в ееструктурные подразделения;
— единую регистрацию всейисходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
— регистрацию движениядокументов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении,согласование (визирование) документов;
— списание документов в делов соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
— контроль своевременногоисполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указанийруководства, проверку правильности и своевременности исполнения документов;
— поиск документов иполучение статистических отчетов по документообороту организации;
— формирование реестровотправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью системэлектронной почты1.
Также системаавтоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать влокальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные нарабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих впроцессах делопроизводственной деятельности.
Система автоматизацииделопроизводства и документооборота также позволяет:
— централизованноотслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителейнад документами на своих рабочих, систематизировать результаты контроля и темсамым выявлять и «узкие места» в документообороте и работе персонала;
— при переходе на работус электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери исвести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанныхсекунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номердокумента – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласнорезультатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями приоценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электроннымидокументами, эффективность работы только возрастает2.
— повысить ростпроизводительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы сдокументами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сетиили средствами электронной почты.
Итак, внедрениеполноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплексорганизационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных вышепроблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплиныработ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрениисистем электронного делопроизводства достигается повышение оперативностиуправления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста дляукрепления позиций на рынке.
В процессе исследования ианализа организации и технологии документационного обеспечения управления ЗАО«Технолига» были выявлены недостатки, которые послужили основанием дляразработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаныдокументы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:
— разработаны нормативныедокументы для внедрения делопроизводства: Положение об Общем отделе; Положениеоб экспертной комиссии; Инструкция по делопроизводству;
— предлагается усилитьконтроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов.
— внесены предложения пооптимизации порядка регистрации документов;
— разработан списокнерегистрируемой документации Приложение №2;
— разработана должностнаяинструкция секретаря  Генерального директора, в которой, в частности,предлагается наделить секретаря – референта Генерального управлениядополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию;
— составлена номенклатурадел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;1
— рекомендуется проводитьрегистрацию исходящей корреспонденции только в компьютерной форме;
— при распределениипоступающей документации подлинники передавать только ответственномуисполнителю;
— при оформлении делприложения подшивать в дело в листе с документами, помещать вместе вседокументы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
— при составлении описи делнеобходимо проставлять подпись составителя с указанием должности и отметку осогласовании с руководителем делопроизводственной службы ЗАО «Технолига»;
— правильно оформлятьобложки дел – указывать все необходимые реквизиты;
— предлагается приступитьк созданию архива для документов Компании.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для процветанияфирм необходимо качественное и своевременное управление их деятельностью.Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающаяосведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только набазе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, оторганизаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов,разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержкисвоей деятельности.
В настоящее времяЗАО «Технолига», созданное в 1999г. является лидирующей строительной компаниейв г. Калуга. Стратегия компании – это разработка и воплощение в производствопроектов новейших технологий строительства, это поиск новых партнеров, изучениерынка строительных материалов, техники и технологий. Компания стремится к ещеболее высокому уровню строительства; более основательному подходу к работе склиентами; к увеличению производства работ. Эффективность развития компаниизависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается напроизводстве и использования информации, значительная часть которыхсконцентрирована на документах.
В наше время любойтруд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники, которая прочновошла в профессиональную деятельность современного человека. Информатика,включающая в себя все, что связано с применением вычислительной техники, служитв наши дни мощным катализатором научно – технического прогресса. Именноразвитию средств вычислительной техники мы обязаны успехами, достигнутыми вавтоматизации производственных процессов, в разработке новых технологии, вповышении эффективности труда и управления.
В сфере управленияможно механизировать работу с документами и автоматизировать обработкуинформации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования кформату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
Техническийпрогресс также играет роль ускорителя, усиливающего значение делопроизводственныхслужб и появление новых рабочих процессов, возникших в результате расширения имодернизации документационного обеспечения; они становятся неотъемлемой иглавной частью организационной структуры, без которой невозможно эффективноефункционирование организации в целом.
В настоящее времясуществует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системойдокументационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успехпринимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационнойдеятельности и чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных,осознается необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организациюсвоих делопроизводственных служб. Важно отметить, что эта организацияопределяется не столько размерами предприятия, сколько объемами используемой ипередаваемой информации.
Основной цельюнаписания данной дипломной работы является анализ организации и технологиидокументационного обеспечения управления Закрытого акционерного обществаСтроительная Компания «Технолига» и внесение предложений по оптимизациидокументационного обеспечения управления.
Проведенный анализпозволил сделать ряд выводов по совершенствованию организацииделопроизводственного обслуживания Компании. В результате автором дипломной работысамостоятельно разработаны все необходимые нормативные документы:
— инструкция поделопроизводству;
— положение об общемотделе;
— положение об экспертнойкомиссии;
— должностная инструкциясекретаря Генерального директора.
Внесены изменения в следующиеэтапы делопроизводства:
— первичная обработкапоступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемойдокументации; при распределении поступающей документации подлинники передаватьответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референтаГенерального управления дополнительным правом самостоятельно распределятьвходящую корреспонденцию);
— регистрации документов(рекомендуется проводить регистрацию исходящих документов только в компьютернойформе, регистрировать приказы по личному составу отдельно от приказов поосновной деятельности).
— формирование иоформление дел  (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их сучетом требований современного законодательства; при формировании делприложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе вседокументы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи делнеобходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку осогласовании с начальником Общего отдела ЗАО «Технолига»);
 – при составлении описидел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку осогласовании с руководителем делопроизводственной службы ЗАО «Технолига».
Внесены предложения поусилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов,установленных законодательством:
— составлена номенклатурадел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;1
— предлагается внедритьавтоматизированную систему документационного обеспечения управления;
— необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней перепискесотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки итолько по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров);
— необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.
Первоначально обработкадокументов в ЗАО «Технолига» осуществлялась традиционным способом, норасширение организационной структуры, увеличение количества филиалов ипоявление новых функций привело к поиску новых форм организацииделопроизводственной службы и документооборота.
Автоматизацияделопроизводства приводит к осознанию необходимости использования для работы сдокументами новых методов. Поэтому современные информационные технологииобеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использованииразличных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса,основой которого являются средства компьютерной техники. Внедрение современнойкорпоративной системы электронного документооборота в технологию обработкидокументов Компании позволит коренным образом изменить всю системуделопроизводственного обслуживания ЗАО «Технолига», значительно повыситьоперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупнойкомпании.
Компьютерная система,предусматривающая автоматизацию не только традиционных функцийделопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управлениядокументооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитическойработы, а также использование элементов электронного документооборота, позволитподнять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствоватьповышению ее оперативности.
Также системаавтоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на созданиедокументов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поискинформации.
В целом, анализируярезультаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственногообслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиямуровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ поделопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении вделопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.
Руководство Компанииположительно оценило труд автора дипломной работы, часть предложений посовершенствованию документационного обеспечения управления находится в стадиивнедрения.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники.
Опубликованные источники.
1.   Гражданскийкодекс Российской Федерации. Часть 1 и 2.-М.: Проспект, 2001, 416с.
2.   Федеральный закон«Об акционерных обществах» от 24 декабря 1995г. № 208-ФЗ (в ред.Федеральных законов от 13.06.1996 №65-ФЗ, от 24.05.1999 №101 — ФЗ, от07.08.2001 №120-ФЗ, от 21.03.2002 №31-ФЗ//Собрание законодательства. 1996. №2.Ст. 1.
3.   Федеральный закон«Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля1995г. №24-ФЗ// Собрание законодательства Российской Федерации. 1995.№8.Ст.609.
4.   Федеральный закон«Об электронной цифровой подписи» от 13.12.01. №1-ФЗ// Собраниезаконодательства Российской Федерации. 2002г. №2. Ст.127.
5.   Основызаконодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации иархивах от 07.07.1993г. №5341-1//Отечественные архивы, 1993. №5.С.3-10.
6.   Закон РоссийскойФедерации от 25.10.1991гю №1807-1 «О языках народов РоссийскойФедерации» (с изм. и доп.)// Ведомости СНД и ВС РСФСР.1991. №50. Ст.1740; СЗ РФ, 1998. №31. Ст.3804.
7.   Закон РоссийскойФедерации от 10.06.93 № 5154-1 «О стандартизации» //Ведомости СНД ПФи ВС РФ.1991. №50. Ст.1740; СЗРФ. 1998.;31. Ст.3804.
8.   Указ ПрезидентаРоссийской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фондеРоссийской Федерации» от 17.03.94 №552//Отечественные архивы, 1994. №3.С.3-8.
9.   ПостановлениеПравительства Российской Федерации от 28.12.98. №1562 «О Федеральнойархивной службе России»//Собрание актов Президента РФ и Правительства РФ.1999. №1. Ст.203.
10.  ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.:Издательство стандартов.1998г.
11.  Общероссийскийклассификатор управленческой документации. ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 1997г.
12.  Квалификационныйсправочник должностей служащих.М: ИНФРА-М. 1999г.
13.   Единаягосударственная система делопроизводства. Основные положения. Главархив СССР.М.,1975. 27с.
14.  Государственнаясистема документационного обеспечения управления. Основные положения. Общиетребования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР. 1991г.
15.  Перечень типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указаниемсроков хранения.//Росархив, ВНИИДАД. М.,2000.
16.  Перечень типовыхдокументов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств идругих учреждений, организаций, предприятий с указанием сроковхранения.//Главархив СССР, ВНИИДАД. М., 1989.г.
17. Основные правилаработы архивов организаций.//Росархив. ВНИИДАД.М., 2002г.
18. Типоваяинструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив. 2001г. 87с.
19.  Положение опостоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено ПриказомРосархива от 19.01.195г. №2.
Неопубликованные источники.
20.  Устав ЗАОСтроительная Компания «Технолига» от 11.05.2000. Текущееделопроизводство. Машинопись. г.Калуга 2000г.
21.  Постановлениеадминистрации Калужской области №183 от 7.01.1999г. «О регистрации СтроительнойКомпании „Технолига“. Текущее делопроизводство, г.Калуга, 1999г.
22.  Должностныеинструкции сотрудников ЗВО „Технолига“.
Литература
23.Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческиеаспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело1999. №1. с. 79-83.
24.Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческиеаспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива //Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85
25. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческиеаспекты в делопроизводстве: перечни документов  // Секретарское дело 2001. №2.С. 90-101.
26. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарскоедело 1997. №3. С.23-26.
27. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С.34-39.
28.  Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов //Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.
29. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документовучреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.
30. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности  служб документационного обеспечения управления в условияхавтоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2.  С. 45-49.
31. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборотаорганизации в условиях использования автоматизированных систем //Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.
32.   БыковаТ.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление иоформление положений // Секретарское дело 2000.№2.С.21-25.
33. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2.С.16-20.
34.    ГОСТР 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения. Издательствостандартов, М., 1998.
35. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел //Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.
 36.Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3.С. 23-26.
37. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизацияделопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29.
38. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций //Секретарское дело, 1998. №3, С.42-45.
39.Казанцев С.Ю. Новое слово в строительстве // Элитная недвижимость 2001. №3. С.81-84.
40.Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства //Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39.
41.Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации  и контроля исполнения //Секретарское дело 1996. №4. С. 24-29.
42.Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплекснойавтоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
43.Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задачасекретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.
44.Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления//Секретарское дело 1999. №2. С. 3-6.
45.Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.ВНИИДАД, 1998 — 137 с.
46.Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управленияв современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 56-59.
47.Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднегобизнеса // Делопроизводство, 2001. №2. С. 18-23.
48.Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта(рекомендации по составлению) // Секретарское дело 1997. №4. С. 19-24.
49.Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся вдеятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственныхтовариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996.

Приложение1
ЗАО«Строительная Компания «Технолига»
ИНСТРУКЦИЯ
поделопроизводству
___________№_______
УТВЕРЖДАЮ
Генеральныйдиректор
_____________И.О.Ф.
«______»____________
1.Общие положения
1.1. Настоящая ИнструкцияЗАО «Технолига» устанавливает в Компании единую систему подготовки и оформлениядокументов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения ихранения.
1.2. Выполнениетребований инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО «СтроительнаяКомпания «Технолига».
1.3. Обеспечениемтехнического оборудования ЗАО «Строительная Компания «Технолига» осуществляетотдел информационных технологий; бланками, штампами и канцелярскимипринадлежностями обеспечивает офис-менеджер.
2. Правила подготовкии оформления документов
2.1. Документы оформленияв соответствии с ГОСДОУ и образцами документов ЗАО «Строительная Компания«Технолига».
2.2. Бланки документов.
Документы оформляются набанках и имеют строго определенный комплекс обязательных реквизитов истабильный порядок их расположения.
Банки документовизготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). В Компаниииспользуются следующие виды бланков: бланк для письма, общий бланк для всехдругих видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.).
Исходящая корреспонденцияорганизации оформляется на простых бланках с центрованным расположением заподписью Генерального директора. Между подразделениями организации перепискаведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальникаподразделения.
2.3. Документы ЗФО«Строительная Компания «Технолига» приобретают юридическую силу только смомента подписания или утверждения их Генеральным директором.
Подготовка и оформлениеприказов (по основной деятельности) и распоряжений.
Приказ – правовой акт, издаваемыйГенеральным директором ЗАО «Строительная Компания «Технолига» или в отсутствие– заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих передпредприятием. Ставятся основные задачи перед сотрудниками, указываются путирешения наиболее важных вопросов.
Распоряжения – документы, касающиеся конкретногоразового случая, и издаются для решения оперативных вопросов. Подписыватьраспоряжения имеют право как Генеральный директор, так и директора.
Протокол – документ, фиксирующий ходобсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях,и заседаниях коллегиальных органов.
В протоколе  заполняютследующие реквизиты: наименование Компании, название вида документа (протокол),дата, индекс, грифы утверждения, заголовок, текст, подписи председателя исекретаря.
Текст протокола состоитиз двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляетсяв следующей последовательности: указывается фамилия и инициалыпредседательствующего  лица (слово «Председатель» печатается через дваинтервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тиреуказывают фамилию председателя, инициалы) секретаря, присутствующих сотрудниковорганизации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных еслитаковые есть). Если присутствующих более 10, то указывается их общееколичество.
Повестка дня содержитвопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется,записывается с новой строки и отвечает на вопрос  «о чем?», например:
Об итогах работыорганизации за первое полугодие 2002г.
Основная часть протоколасостоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждогостроится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСЛУШАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
Протокол подписываетсяпредставителем и секретарем.
Письмо — документ который служит средствомобщения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомление очем-нибудь.
Текст письма должен бытьпростым, т.е. освещать один вопрос. При наличии в письме нескольких вопросовснимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Нескольковопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязи.
Текст письма, какправило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившиесоставит документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящихорганов, явившихся основанием составления письма. Во второй части излагаетсяосновное содержание документа, ради которого он составляется: выводы просьбы,предложения, замечания и т.п.
Письма оформляются наспециальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, долженсформулировать заголовок письма, отвечающий на вопрос «о чем?», указатьадресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имяотчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений(если они есть).
Если письмо являетсяответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на которыйон отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма приокончательном оформлении письма – ответа.
2.4. Приказы ираспоряжения печатаются на общих бланках ЗАО «Строительная Компания«Технолига». Тексты состоят из двух частей: вводной и распорядительной.
Во второй частиизлагаются основания для издания документа. Распорядительная часть должнасодержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указаниемисполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словами«ПРИКАЗЫВАЮ» (в приказе) и  «ОБЯЗЫВАЮ» (в распоряжении).
2.5. Первые экземплярыприказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся доознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листеознакомления.
3. Требования креквизитам документов.
Каждый документ состоитиз ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Документдолжен иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, автора, названиевида документа, заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметкуоб исполнении документа и направлении в дело.
3.1 Наименованиеорганизации – Закрытое акционерное общество «Строительная Компания «Технолига».
Заголовок к текстудокумента.
Заголовок – обязательныйэлемент любых документов. В нем кратко, четко и ясно отражается основноесодержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопросы «о чем?», «оком?» и формируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо– Об открытии фирмы; Договор – О поставках материалов; Положение – Обухгалтерии и т.п. Без заголовка разрешается составлять только короткиедокументы, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы. В однойстроке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычеки не подчеркивается.
Дата документа.
Дата – обязательныйреквизит любого документа. Дат на документе всего несколько, но они имеютразличное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой считаетсядата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированная в нем.Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок и т.д. датой вбланке является дата подписания.
Для отправляемыхдокументов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки.Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этимидокументами. Для утвержденных документов, например, инструкций, планов датойдокумента является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждениядокумента.
В документах датаоформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков – восемь цифр (подве на число, месяц и четыре на год)и две разграничительные точки. Словесно –цифровой способ оформления дат (21 мая 2001 года) применяется в документах,содержащих сведения финансового характера.
Индекс документа.
Индекс документа состоитиз порядкового номера в пределах регистрируемого  массива документов, которыйисходят из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений прирегистрации исходящих и входящих документов. Например: 46-05/60, где 46- техотдел, 05- документ по номенклатуре дел, 60 – порядковый номер документа.Индексы структурным подразделениям на входящую и исходящую корреспонденциюустанавливает начальник Общего отдела.
Текст документа.
В тексте документа важнейшимиявляются требования достоверности и объективности, максимальной краткостидокумента при полноте информации, точности исключающей возможность двоякогопонимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной вдокументе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Каждое слово втексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении,когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемымсловом.
Тексты документовсложных, больших по объему разделяю на части: разделы, подразделы, пункты,подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
И документах, оформленныхна двух и более листах, второй и последующие листы должны быть пронумерованы.
Таблицы в текстахдокументов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце передтаблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицыоформляются в виде приложений к документу.
Согласованиедокумента.
Проекты подготовленныхдокументов перед подписанием  в ряде случаев согласовываются сзаинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельнымидолжностными лицами. Внутренние согласование проводится с теми подразделениями,участие которых предусмотрено при реализации донного документа. Внутреннеесогласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Виза включает в себяличную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимостиуказывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярахдокументов, остающихся в Компании, ниже реквизита «подпись» на лицевой сторонепоследнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие актывизируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листадокумента.
Гриф согласованияоформляется в строгом соответствии с требованиями ГОСТ и имеет два варианта:согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом,чаще всего письмом, протоколом. Пример:
СОГЛАСОВАНО
Старший конструкторЗАО «Технолига»
_______________________И.О.Фамилия
«_______»_________________200___г.
Подпись документа.
Должностные лицаподписывают документы в пределах их компетенции. Две и более подписи ставятсяна документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно –финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.
Договоры и контрактыподписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляющие комиссией,например: акты подписывают все ее члены. Подписывается, как правило, первыйэкземпляр документа, изготовленный на бланке.
Доклады, докладныезаписки, справки и другие документы информационного или аналитическогохарактера могут подписываться исполнителем в пределах его полномочий.
В состав реквизита«Подпись» входят:
— наименование должностилица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листебумаги и сокращенное – на документах, составленных на фирменных бланках);
— личная подпись и еерасшифровка (без скобок, инициалы ставятся, перед фамилией и пробел между нимине делается). Пример:
Генеральный директор____________И.О.Ф.
Подписи несколькихдолжностных лиц на документе располагаются одна под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименованиядолжностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.
Пример:
Председателькомиссии                                                  Л.Н. Евсеева
Членыкомиссии                                                              О.И.Киселева
Протоколы совещанийколлегиальных организаций подписывают председатель и секретарь. Акты комиссииподписывают все члены комиссии.
Отметка о поступлениидокумента.
Отметка о поступлениидокумента оформляется от руки (рукописным способом) и проставлением надокументе штемпеля справа на нижнем поле первого листа документа.
В отметке о поступленииуказывается дата, индекс и сокращенное наименование структурного подразделения.
Отметка об исполнениидокумента.
Отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело должна включать слова: «В дело», индексдела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнениидокумента, должность исполнителя, его подпись и доту.
Пример:
В дело №16. Дан ответ14.02.03. №30/150.
Нач. ФЭО (личная подпись)С.Н. Мягков
 Утверждениедокумента.
После подписаниянекоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретаютюридическую силу. Утверждается, как правило, следующие виды документов:
— устав предприятия;
— структура и штатныерасписания;
— отчеты и балансы;
— положения опредприятиях, структурных подразделениях, соответствующих органах и комиссиях;
— текущие и перспективныепланы;
— акты о приеме вэксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и сооружений;
— акты расследованийаварий;
— акты о приеме ипередаче дел.
Документ утверждаетсядвумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемымдокументом (чаще всего распорядительным – постановлением, решением, приказом,иногда протоколом), или должностным лицом.
Гриф утверждения проставляетсяв правом верхнем углу правого листа документа, элементами грифа утвержденияявляются:
— слово УТВЕРЖДАЮ;
— должность лица,утвердившего документ;
— личная подпись и еерасшифровка (Ф.И.О.);
— дата утверждения.
Пример:                                                                    УТВЕРЖДАЮ
                                                                           Генеральный директор
                                                                           ______________И.О.Ф.
                                                                           «_____»________2002г.
При утверждении документапостановлением, приказом, слово УТВЕРЖДЕН, согласуется с видом утверждаемогодокумента.
Пример:
Инструкция – УТВЕРЖДЕНА
Правила – УТВЕРЖДЕНЫ
Акт – УТВЕРЖДЕН
Гриф утвержденияформируется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа,организации в творительном падеже, дата индекс документа.
Пример:
УТВЕРЖДЕНО
приказом генеральногодиректора
№____от____________
В грифе утверждения словаУТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек идвоеточия.
Адресование документа.
Адресование, т.е.указание получателя, кому предназначается документная информация, производитсяна документах, отправляемых в другие организации или частным лицам,представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) ипредставляемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).
В состав реквизита«Адресат» входит почтовый адресат, который включает: почтовый индекс, город,область, улицу, номер дома. Пример:
Ответственному редактору
журнала»Деньги”
Москва,103863, ГСП
Направляя документконкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затемфирму и далее почтовый адрес.
Если документ адресуетсячастному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, азатем фамилия и инициалы.
Пример:
462351, г.Тула,
ул. Советская, д.8, кв.99
Иванову В.С.
На одном документерекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляетсясписок на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретныйадрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ Слово«копия» перед вторым, третьим и четверным адресатом не проставляется.Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информироватькаждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направленданный документ.
Резолюция
Резолюция закрепляетраспоряжения руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Крезолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительномудокументу: четкость, конкретность. Резолюця состоит из следующих элементов:фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когдапоручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем являетсялицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Если представляетсяправо созыва исполнителей и координации их работы.
Пример:
А.Б. Васюкову,
А.А. Галкину
Организуйте проведениеконференции
К указанному сроку.
_________________04.04.2004
Оформление приложений
Если документ имеетприложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующейформе: Приложение на ____л. в ____экз.
Если документ имеетприложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить суказанием количества листов в каждом приложении и числах их экземпляров.
Пример:
1. Штатное расписание на4л. в 3 экз.
Пример: Если приложениясброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии несколькихприложений, они нумеруются. Приложения должны оформляется на стандартных листахи иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложении краспорядительному документу в правом верхнем следует делать отметку с указаниемназвания распорядительного документа, его даты и номера.
Приложение 1
к приказу Генеральногодиректора
№ _____
Печать ставится надокументах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск печати не должензакрывать личную подпись. Его следует проставлять таким образом, чтобы онзахватил часть наименования должности подписавшего документ.
Печать ставится надокументах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом(трудовые книжки, титульные листы и т.д.). Оттиск печати должен быть хорошочитаем.
Согласование документа
Внешнее согласованиедокумента может быть оформлено протоколом согласования или обслуживания проектадокумента, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.
Виза согласованияобязательно должна включать следующие элементы: после слова СОГЛАСОВАНОуказывается наименование должности, включая наименование организации, ставитсяличная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата.
Слово СОГЛАСОВАНО пишетсяпрописными буквами без кавычек.
Место грифа согласованиячаще всего — ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа.При необходимости согласования с несколькими организациями может составлятьсяотдельный лист согласования.
4. Организациядокументооборота
4.1. Порядок приема,регистрации, направления и рассмотрения входящих документов
— Прием входящейкорреспонденции осуществляется секретарями Генерального управления. При этомпроверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательныхреквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой — указанием ФИО). Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции спометкой «лично», которая вручается адресату в конверте.Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается егосекретарю.
— Регистрация входящихдокументов осуществляется централизованно секретарями Генерального управления,путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Регистрациядокументов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократносекретарем  генерального директора.
— В Журнал регистрациивходящей документации заноситься следующая информация: входящий номер/дата,исходящий номер/дата, организация – отправитель, краткое содержание документа,исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др.информация).
— На полученныхдокументах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп снаименованием ЗАО «Строительная Компания «Технолига», указанием датыпоступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года). Еслик поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номеромделается об этом отметка. Пример: «Вх. № 243 + приложение на 2 л.».
— После регистрациивходящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находитсяинициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему. Документы, поступившиена имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение. Входе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию,содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заноситсясекретарем в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передаетсяисполнителю под роспись.
— Не позднее указанного врезолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю ГД информацию обисполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составленияответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое онподшит. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнительделает отметку «В дело» и о том, когда и как решен вопрос, заверяетподписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.
— Исполненные документы икопии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня послеисполнения или отправки ответа.
·         Внутренняядокументация (докладные и служебные записки, заявки и т.д.) поступающая на имягенерального директора регистрируется секретарем ГД в Журнале учета внутреннейдокументации. Сотрудникам  ЗАО «Строительная Компания «Дружба» следует недопускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личногообщения или по телефону.
4.2. Порядокподготовки и регистрации исходящих и внутренних документов
— Исходящие документыготовятся на бланках для писем ЗАО «Строительная Компания «Технолига»,служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки вписьмах не должны допускать различных толкований.
Внутренние документысоставляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составлятьсятолько по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрениеполучателем.
— Внесение в подлинникдокумента после его подписания каких-либо добавлений или изменений можетпроизводиться только лицом, подписавшим его.
— При оформленииисходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правойверхней части документа. Дата документа и исходящий номер — в левой верхнейчасти. После порядкового номера документа следует через дробь проставить кодподразделения исполнителя в соответствии со следующей нумерацией:
01 – Генеральноеуправление;
02 – Управление по работес персоналом;
03 – бухгалтерия;
04 – финансовый отдел;
05 – отдел развитиябизнеса;
06 – отдел заказчика;
07 –архитектурно-планировочная мастерская;
08 – отдел информационныхтехнологий;
09 – юридическая служба;
10 — филиал «Окна «Технолига»
При составленииписьма-ответа обязательно заполняется реквизит «На № __ от ___» суказанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнемуглу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места налицевой стороне они указываются на обороте листа).
— Для писем, содержащихболее 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, которыйначинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «Онаправлении технической документации».
— Документ не долженсодержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адресасоставляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указываетсятолько один адрес. Слово «Копия» перед 2,3,4 адресатом не проставляется.После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов,секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.
После подписания всекретариате Генерального управления проставляется исходящий или внутреннийномер документа.
Если документ подписангенеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случаенеобходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа дляхранения в своем деле.
Данные об исходящих иливнутренних документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документовсекретарями Генерального управления. Журнал включает в себя: номер и датаисходящего документа, организация – получатель, краткое содержание документа,ФИО исполнителя, готовившего документ.
Подписанные руководством документыдолжны отправляться или передаваться в соответствующее структурноеподразделение не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указыватьфамилию принявшего документ.
Копии отправленныхдокументов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документявляется ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка обисполнении, содержащая следующее: «В дело №_. Отправлено письмо от ____№_.Подпись исполнителя, дата».
4.3. Организацияконтроля исполнения документов
В ЗАО «СтроительнаяКомпания «Технолига» устанавливается контроль за исполнением в указанные срокидокументов и поручений руководства.
Ставить документы наконтроль имеет право Генеральный директор ЗАО «Строительная Компания«Технолига». Осуществление контроля за сроками исполнения документов,поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря Генеральногодиректора.
На документы, взятые наконтроль, на левом поле у заголовка ставится отметка «Контроль». Всяинформация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретаремГенерального директора. Задание снимается с контроля только с указанияГенерального директора.
В течение установленногосрока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностьюрешены.
Если на документтребуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным послеотправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессеисполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.
Исполнитель обязан даватьсекретарю Генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные сходом исполнения документов. Сведения об исполнении контрольного задания должныпередаваться секретарю Генерального директору не позднее установленной датыисполнения для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа сконтроля.
Если документ не исполненв срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставитьинформацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа(поручения) несет исполнитель.
Об изменении срокаисполнения документа, согласованного с Генеральным директором, необходимосообщить секретарю, который вносит новый срок в Журнал контроля.
Для исполнения документовустанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может бытьопределен в тексте документа или установлен руководством ЗАО «СтроительнаяКомпания «Технолига». При определении срока исполнения необходимо учитыватьсложность вопросов, содержащихся в документе.
Если в документе илирезолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполненв течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня,следующего за резолюцией руководства.
В тех случаях, когдаподготовка документа поручается нескольким исполнителем, виза или замечаниясоисполнителей даются в течение одного рабочего дня после полученияподготовленного проекта документа от основного исполнителя.
4.4. Составлениеноменклатуры дел
Номенклатура дел — это систематизированныйсписок наименований дел, образующихся в делопроизводстве ЗАО «СтроительнаяКомпания «Технолига».
Сводная номенклатура делаЗАО «Строительная Компания «Технолига» должна отражать полный комплекс делкаждого подразделения и быть оформленной согласно общим  требованиям «Типовойинструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (п.9.1.3.).
Не включаются вноменклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки,бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобныематериалы.
Номенклатуры делподразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающимизадачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителямиподразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отделадля последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО «СтроительнаяКомпания «Технолига» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру делГенеральный директор.
Заголовки дел вноменклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержаниедокументов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:
— наименование вида(видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного вдело;
— определение участкаработы или «опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа,корреспондентах, подлинности и документов и т. п.
Если дело содержитпереписку, следует указывать — с кем и по какому вопросу она ведется, видпереписки (исходящая, входящая).
При формулированиизаголовка употребляются термины „дело“ и „документы“, еслив дело включены документы различных видов.
Составление заголовков»Разная переписка”, «Дело с отчетностью», «Руководящиематериалы», «Документы по общим вопросам» и т. п. недопускается.
Образец номенклатуры дел,представляемой  начальнику Общего отдела:
 
номенклатура дел
     (название отдела)
      на 200__ годИндекс дела Заголовок дела Наименование подразделения Кол-во дел (томов) Срок хранения Примечание 1 2 3 4 5 6
Начальник отдела                            Подпись                        И.О.Фамилия
Номенклатура дел подразделенийна следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года.  Ведениедел вне номенклатуры в подразделениях ЗАО «Строительная Компания «Технолига» недопускается.
4.5. Формирование иоформление дел
Исполненные документыгруппируются в дела в строгом соответствии. В дело, как правило, подшиваютсядокументы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий годдел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собойиндикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следуетуказать, за какие годы подшиты документы.
В дело подшиваются толькоисполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, чтосвидетельствует о завершении работы над документом. Включение в делодокументов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается.Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическомпорядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).
Приказы по личномусоставу  и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельностии формируются в службе персонала.
Формирование дел и иххранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поискаи использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения делдолжна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующегоотдела.
Обложка дела оформляетсяследующим образом:
— название организации –ЗАО  «Строительная Компания «Технолига»;
— наименование подразделения;
— номер дела пономенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
— заголовок дела;
— год заведения иликвартал года;
— том дела;
— срокхранения.
4.6. Экспертиза ценности документов
Под экспертизой ценностидокументов понимается определение значения документов в целях отбора их длядальнейшего хранения или на уничтожение.
Для организации ипроведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО«Строительная Компания «Технолига». В состав ЭК включаются наиболееквалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридическойслужбы ЗАО «Строительная Компания «Технолига». ЭК назначается приказомГенерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.
Если в процессе отборадокументов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны бытьприняты меры к их розыску.
Отбор документов нахранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел,законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результатеэкспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись ипередаются в архив.
Форма описи:
ЗАО «Строительная Компания «Технолига»
ОПИСЬ №____
Долговременного хранения
За 200__г.
УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания ЭК
От______№_______ № п/п Индексы дел Заголовок дела Кол-во листов Примечание 1 2 3 4 5 /> /> /> /> /> /> />
В опись №__________включены _______________________дел
                                      (цифрамии прописью)
с №____________по№_____________.
Председатель ЭК                             Подпись                     И.О.Фамилия        
Члены ЭК                               Подпись                     И.О.Фамилия                                                                  Подпись                     И.О.Фамилия
После утверждения описейдел долговременного хранения производится отбор документов и дел науничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Форма акта:
ЗАО «Технолига»
АКТ
_______________№ ___
о выделении документов к уничтожению
 
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_____________И.О.Ф.
«______»___________200 г.
ЭК ЗАО «СтроительнаяКомпания «Технолига» отобрала к уничтожению следующие дела и документы,утратившие практическое значение:№ п/п Заголовок дела (групповой заголовок дел) Дата дела или крайние даты дел Кол-во дел (томов) Примечание
Итого:_________________дел за годы ________.
Описи дел за____________годы утверждены ЭК.
Председатель ЭК          Подпись                                 И.О.Фамилия     
Члены ЭК                                                                     
И.О.Фамилия                                                                        Подпись
И.О.Фамилия                                                                         Подпись
Акт на уничтожениеподписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.
Дела, подготовленные дляархивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямойхронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист суказанием количества листов.
Уничтожение документовпроизводится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожениедокументов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчениемдокументов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.
Работа ЭК проводитсяежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждениеГенеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либоиз членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов егофункции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальникомподразделения.
4.7. Передача дел вархив
— Законченныеделопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались.Ответственность за сохранность документов несет ответственный заделопроизводство сотрудник от данного подразделения.
— Дела могут хранитьсякак в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях,обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией отнесанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихсяшкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится сразрешения руководителя, курирующего подразделение.
— В течениеделопроизводственного года на выданные по служебной необходимости делазаполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела,дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графыдля расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
 
Формакарточки-заместителя дела:
Отдел______________
Дело № ____________Кол-во листов Дата выдачи Кому выдано Расписка в получении Дата возвращения
Расписка
в приеме
В случае утратыкакого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительноизвестить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску,восстановлению.
Полная проверка наличиядел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершенииделопроизводственного года.
Начальник Общего отдела                                          И.О.Ф.

Приложение2
 
Списокнерегистрируемой корреспонденции:
1. Графики;
2. Документы поматериально-техническому снабжению;
3. Материалы справочногои информационного характера;
4. Отчеты месячные,квартальные и полугодовые
5. Отчеты по формам,рекламные извещения, книги, плакаты, газеты;
6. Письма, присланные длясведения (о проведении  совещаний и т.д.);
7. Поздравительные письмаи телеграммы, пригласительные билеты;
8. Приказыподведомственных организаций;
9. Проекты планов;
10. Проекты сметрасходов;
11. Расчеты;
12. Сообщения о различныхзаседаниях, совещаниях;
13. Технологическиекарты;
14. Технические условия;
15. Учебные планы ипрограммы;
16. Чертежи.

Приложение3
ЗАО «Технолига»
АКТ
«___»_________200 г.   №___
о выделении документов
 к уничтожению
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Технолига»
_______________ И.О.Ф.
«___»___________ 200_г.
На основанииперечня__________________________________________
                                                (название  и  выходные данные перечня
___________________________________________________________                                             документовс указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожениюотносятся документы не имеющие  практического значения и научно-историческойценности документы:
№п/п
Заголовок дела или групповой заголовок
Дата дела или крайние даты дел
Кол-во дел (томов)
Срок хранения и №№ статей по перечню
Примечание 1 2 3 4 5 6
Итого __________________________делза ___________________ годы.
                   (цифрамии прописью)
Описи дел за ___________годы утверждены Генеральным директором Компании.
Председатель ЭК                                      __________________И.О.Ф.
Члены ЭК                                         __________________И.О.Ф.
                                                                   __________________И.О.Ф.

Приложение4
 
ЗАО «Технолига»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______________  № _____
г.Калуга
На _______ год
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Технолига»
________________ И.О.Ф.
«___»___________ 200_г.
 
Индекс
дела
 
Заголовок дела
Кол-во
дел, томов
 
Срок хранения и № ст. по перечню
 
Примечание
 
1
2
3
4
5
 
01. Общий отдел
  01-01 Приказы руководителя по основной деятельности
Постоянно
ст.6а
  01-02 Протоколы общих собраний сотрудников фирмы
Постоянно
ст.5д
  01-03 Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности
5 л ЭПК
ст.12
  01-04 Журнал регистрации исходящих документов
3 года
ст.72б
  04-05 Журнал регистрации входящих документов
3 года
ст.75б
  01-06 Журнал регистрации приказов руководителя по основным видам деятельности
Пост.
ст.72а
  01-07
  01-08
  01-09
 
02. Юридическая служба
  02-01 Арбитражно-процессуальные дела 10 лет
  02-02 Договоры находящиеся на согласовании
5 лет ЭПК
ст.186 После истечения срока действия договора
  02-03 Инвестиционные договоры
5 лет ЭПК
ст.186
  02-04 Субподрядные договоры
5 лет ЭПК
ст.186
  02-05 Подрядные договоры
5 лет ЭПК
ст.186
  02-06 Договоры займа
5 лет ЭПК
ст.186
  02-07 Договоры аренды помещений
5 лет ЭПК
ст.487 После истечения срока действия договора
  02-08 Журнал регистрации исходящей документации
3 года
ст.72 б
  02-09 Журнал регистрации входящей документации
3 года
ст.72 б
  02-10 Журнал регистрации исходящих претензий
5 лет
ст.36
  02-11 Журнал регистрации входящих претензий
5 лет
ст.63
  02-12 Журнал регистрации исходящих исковых заявлений
5 лет
ст.63
  02-13 Журнал регистрации входящих исковых заявлений
5 лет
ст.63
  02-14 Журнал регистрации арбитражно-судебных дел
5 лет
ст.63
  02-15 Журнал регистрации договоров
5 лет ЭПК
ст.193 б После окончания срока действия последнего договора
  02-16 Журнал регистрации согласований договоров
5 лет ЭПК
ст.193 б
  02-17
  02-18
  02-19
 
03. Административно-хозяйственный отдел
  03-01 Переписка с ЗАО «Саланг» по административно хозяйственным вопросам
5 лет ЭПК
ст.193 б
  03-02 Заявки на канцелярские товары
5 лет
ст.395
  03-03 Документы, подтверждающие получение материальных ценностей ДМК
  03-04 Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели
5 лет ЭПК
ст.391 После истечения срока действия договора
  03-05
  03-06
  03-07
 
04. Служба научно-технической документации
  04-01 Комплектовочные ведомости по объектам
5 лет
ст.1523 После окончания строительства Т.П. 1989
  04-02 Графики монтажа оборудования
1 год
ст.1901 Т.П. 1989
  04-03 Графики движения механизмов До завершения строительства
  04-04 Графики движения рабочей силы ДМН
  04-05 Проекты производства работ (по объектам)
ДМН
ст. 1534 Т.П. 1989
  04-06 Проектно-сметная документация
5лет ст.1534,
1536,1544 Т.П. 1989
  04-07
  04-08
  04-09
 
05. Отдел материально-технического обеспечения
  05-01 Переписка по вопросам материально технического обеспечения деятельности
5 лет
ст.389
  05-02 Приказы, распоряжения руководителя ДМН
  05-03 Заявки строительных  участков на материалы
5 лет
ст. 395
  05-04 Заявки строительных участков на бетон
5 лет
ст.395
  05-05 Ведомости комплектации объектов
5 лет
ст.1523 После окончания строительства Т.П. 1989
  05-06 Лимитно-заборные карты 5 лет
  05-07 Внутренние накладные со склада
5 лет
ст.150
  05-08
  05-09
  05-10
 
06. Главная бухгалтерия
  06-01 Переписка о финансово-хозяйственной деятельности
5 лет
ст. 152
  06-02 Договоры по машинам и механизмам
5 лет ЭПК
ст. 186 После истечения срока действия договора
  06-03 Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности
Пост.
ст. 199 б
  06-04 Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы
5 лет
ст. 135 в
  06-05 Годовые бухгалтерские отчеты и балансы
Пост.
ст.135 б
  06-06 Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции.
5 лет
ст. 150т При условии завершении ревизии
  06-07 Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов
5 лет
ст.150 При условии завершении ревизии
  06-08 Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей
5 лет
ст.150 При условии завершении ревизии
  06-09 Авансовые отчеты
5 лет
ст. 150 При условии завершении ревизии
  06-10 Кассовая книга
5 лет
ст.193 д При условии завершении ревизии
  06-11 Договоры о материальной ответственности
5 лет
ст. 189 После увольнения материально ответственного лица
  06-12 Образцы подписей материально ответственных лиц
ДМН
ст.190
  06-13 Расчетные ведомости по заработной плате
75 лет
ст.155
  06-14 Книга покупок 5 лет
  06-15 Накладные и акты от поставщиков
5 лет
ст. 150
  06-16 Материальные отчеты
5 лет
ст. 150
  06-17 Договоры поставки
5 лет ЭПК
ст. 391 После истечения срока действия договора
  06-18 Акты о приеме выполненных работ по услугам
5 лет
ст.188
  06-19 Акты о приеме выполненных работ по объектам
5 лет
ст.188т
  06-20 Договоры аренды помещений
Постоя
ст.424
  06-21 Договоры на оказание услуг
5 лет
ст. 186 После истечения срока действия договора
  06-22
  06-23
  06-24
 
07. Отдел развития бизнеса
  07-01 Акты о приеме выполненных работ
5 лет
ст.188 При отсутствии лицевых счетов 75 л.
  07-02 Договоры подряда. Копии ДМН
  07-03 Договоры поставки продукции. Копии ДМН
  07-04 Договоры по машинам и механизмам. Копии 3 года
  07-05 Годовой финансовый план. Копии
Постоянно
ст.105 б
  07-06 Отчеты по исполнению бюджета. Копии ДМН
  07-07 Сметы (сводные, объектные, локальные по видам работ). Копии ДМН
  07-08 Квартальный финансовый план.
5 лет
ст.105 в
  07-09
  07-10
  07-11
 
08. Отдел кадров
  08-01 Личные дела сотрудников
75 лет ЭПК
ст.337 б
  08-02 Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям)
75 лет ЭПК
ст.337 б
  08-03 Личные карточки работников (Т – 2)
75 лет ЭПК
ст. 339
  08-04 Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)
До востре-бования
ст.342 Не востребованные – не менее 50 лет
  08-05 Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении)
ЭПК
ст.6 б
  08-06 Документы, являющиеся основанием к  приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки  др.)
5 лет
ст.343
  08-07 Трудовые договоры
75 лет ЭПК
ст.338
  08-08 Трудовые соглашения
75 лет ЭПК
ст.338
  08-09 Табели учета рабочего времени
1 год
ст.281
  08-10 Должностные инструкции работников предприятия
Пост.
ст.35
  08-11 Положения о службах и отделах организации
Пост.
ст. 16
  08-12 Переписка с организациями о подготовке, переподготовке  и повышении квалификации кадров
5 лет ЭПК
ст. 369
  08-13 Штатное расписание и структура  организации
Постоянно
ст. 18 а, 32 а
  08-14 Книга учета приема, перемещения, увольнения работников
75 лет ЭПК
ст.358 а
  08-15 Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним
50 лет
ст.358 а
  08-16 Журнал регистрации приказов по командировкам
5 лет
ст.358 б
  08-17 Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение)
75 лет
ст. 357
  08-18 Журнал регистрации листков нетрудоспособности
5 лет
ст.476
  08-19 Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска
3 года
ст.358
  08-20
  08-21
  08-22
  /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />
 
Итоговая запись окатегориях и кол-ве дел, заведенных в ____году.
 По срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой ЭПК 1
2
3
4 Постоянного
 
 
  Временного (свыше 10 лет)
 
 
  Временного (до 10 лет включительно)
 
 
  ИТОГО:
 
 
 
 
Наименование должностируководителя
службыДОУ                        Подпись                    Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданыв архив.
Наименование должности,передавшего
сведения                              Подпись                    Расшифровка подписи
Дата

Приложение5
ЗАО «СК«Технолига»
Положение об Общем отделе «___»____________200_ г.
Калуга
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
________________И.О.Ф.   «_____»_________200_г.
 
1.        Общиеположения
1.1.Документационное обеспечение управления ЗАО «Технолига» осуществляет службаДокументационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим отделом.
В составОбщего отдела, входит секретариат Генерального управления, секретариструктурных подразделений.
1.2. РаботаОбщего отдела регламентируется настоящим положением Деятельность работниковОбщего отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляютрациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников,распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.Должностные инструкции разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальникомотдела. При изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкциипересматриваются.
1.3. Общегоотдела в своей деятельности руководствуется законодательными актами РоссийскойФедерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, правилами,инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивнойслужбы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросамдокументационного обеспечения управления.
2.        Целии задачи службы ДОУ
2.1.Основными целями Общего отдела являются организация, руководство, координация,контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
2.2. Общийотдел решает следующие задачи:
 – Совершенствование форм и методов работы с документами.
 – Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами,построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов кпередаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.
–  Сокращениедокументооборота, унификация форм документов.
–  Разработкаи внедрение нормативных и методических документов по совершенствованиюдокументационного обеспечения в Компании.
Участие вразработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспеченияуправления на базе применения вычислительной и организационной техники.
3.        Функциислужбы Общего отдела
3.1. Всоответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующиефункции:
–  Разработка(совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий посовершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышениюисполнительской дисциплины.
– Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов иучетно-справочной работы по документам.
– Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководствупоступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформлениядокументов, представляемых на подпись руководству.
–  Контрольза прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки:обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическоеинформирование руководства по этим вопросам.
– Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножениядокументов; разработка и проектирование бланков документов.
–  Разработканоменклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел и оперативногоиспользования документной информации.
–  Повышениеквалификации работников Общего отдела, проведение совещаний и консультированиепо вопросам, относящимся к их компетенции.
– Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
– Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурнымиподразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
– Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делуРоссийской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациямиучреждений ГАС Российской Федерации.
Организациярабочих мест, в том числе автоматизация.
4.        Праваи ответственность Общего отдела
Общий отделимеет право:
4.1.Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурныхподразделениях Компании.
4.2.Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделенийвыполнения установленных правил работы с документами.
4.3.Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимыедля работы.
4.4.Проводить проверки организации документального обеспечения управления вструктурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителейструктурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.5. Привлекатьв установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовкепроектов документов по поручению руководства.
4.6.Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениемустановленных требований.
4.7.Совместно с отделом информационных технологий определять задачидокументационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
4.8.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.9.Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы документационногообеспечения управления  и должностные инструкции работникам.
4.10. Вноситьпредложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всехслучаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правилработы с документами.
4.11.Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы сдокументами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
4.12. Вноситьна рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении иувольнении работников Общего отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.
Общий отделнесет ответственность за:
— Обеспечениеустановленного порядка работы с документами в Компании.
— Выполнениеуказаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий трудаработников.
5.Руководство
Общий отделвозглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается Генеральнымдиректором Компании.
НачальникОбщего отдела:
несетответственность за результаты деятельность отдела, состояние трудовой  и исполнительной дисциплины, утверждает план работы  отдела, контролирует еговыполнение; обеспечивает исполнение приказов, распоряжений  и  порученийруководства Компании;
вноситруководству Компании предложения об изменении структуры и штатной численностиотдела, о назначении и освобождении работников, их аттестации, поощрения идисциплинарной ответственности;
в пределахсвоей компетенции подписывает служебные документы, издает распоряжения повопросам работы отдела.
6.Взаимосвязи с другими структурными подразделениями
Общий отделвзаимодействует:
6.1. Соструктурными подразделениями — по вопросам документационного обеспеченияуправления.
6.2. Сюридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
6.3. Сослужбами кадров, труда и заработной платы — по вопросам подбора и расстановкикадров и повышения их квалификации в условиях широкого использованиявычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий,связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методовработы с документами.
6.4. Сотделом информационных технологий — по вопросам разработки и внедрения новыхинформационных технологий с применением средств вычислительной техники,оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методическихдокументов; по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительнойтехники.
НачальникОбщего отдела              _________________И.О.Ф.
НачальникУправления делами      _________________И.О.Ф.

Приложение6
ЗАО «Технолига» Положение о постоянно действующей
экспертной комиссии «___»__________200_ г.
УТВЕРЖДАЮ    Генеральный директор
________________И.О.Ф. «_____»_________200_г.
1. Общие положения
1.1.  Постояннодействующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведенияметодической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору иподготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фондаРоссии, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другуюдокументацию, образующуюся в процессе  деятельности Компании.
1.2. Постояннодействующая экспертная комиссия является совещательным органом при НачальникеУправления делами ЗАО «Технолига». Решения комиссии вступают в силу после ихутверждения Генеральным директором Компании. В необходимых случаях решениякомиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующимучреждением Государственной архивной службы России.
1.3.   В своей работе ЭКруководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ обАрхивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива иархивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов сосроками хранения, настоящим положением.  
Экспертная комиссиявозглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референтГенерального управления Компании и представителей лиц, ответственных   заделопроизводство в подразделениях.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭКявляются:
2.1. Организация ипроведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства присоставлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация ипроведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивномухранению
2.3. Организация ипроведение отбора и подготовки документов к передаче на государственноехранение, в том числе научно-технической документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии свозложенными на  нее задачи ЭК выполняет  следующие функции:
3.1. Организует ипроводит  совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документовКомпании для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляетметодическое руководство работой по экспертизе ценности документов Компании ипо подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, даетэкспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.
3.3. Рассматривает,принимает решения об одобрении и представляет:
— на утверждениеГенерального директора Компании: описи  дел постоянного хранения управленческойи специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация покоторым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении куничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со срокамихранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании;описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждениидокументов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими срокамихранения.
— совместно со службамиделопроизводства и кадров проводит  для сотрудников учреждения консультации повопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеетправо:
4.1. В пределах своейкомпетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельнымсотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и их формированияв делопроизводстве, экспертизы  ценности документов, розыска недостающихпостоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформлениядокументов.
4.2. Запрашивать отруководителей структурных подразделений:
— письменные объяснения опричинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного идолговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
— предложения изаключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своихзаседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документовк архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документовАрхивного фонда России, о причинах  утраты документов.
4.4. Приглашать назаседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистовструктурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивнойслужбы России.
4.5. ЭК в лице еепредседателя — начальника Общего отдела имеет право не принимать крассмотрению  и возвращать для доработки некачественно и небрежноподготовленные документы.
4.6. Информироватьруководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работыЭК
5.1. Экспертная комиссияКомпании работает в тесном контакте  другими структурными подразделениями.
5.2. Вопросы, относящиесяк компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по меренеобходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании непозднее чем через 10 дней.
5.3. Заседание ЭК ипринятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании принялиучастие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Праворешающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и экспертыимеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
5.4. Решение принимаетсяпростым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделенииголосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании.
5.5. Ведениеделопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность заих сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаетсяна председателя комиссии – начальника Общего отдела.
Начальник Общегоотдела        ____________ И.О.Ф.
                                                          (подпись)
Начальник Управленияделами ____________И.О.Ф.

Приложение7
ЗАО«СК»Технолига”                                                  УТВЕРЖДАЮ
Должностнаяинструкция                                      Генеральный директор
“____”___________200_г.                                     ________И.О.Фамилия
секретаряГенерального                                         “____”_________200_г.
директора
1. Общие положения
1.1. Секретарь относитсяк категории специалистов организации, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачамисекретаря — референта являются организационное и документационное обеспечениедеятельности Генерального директора.
1.3. Секретарьподчиняется непосредственно директору организации.
1.4. В своей деятельностисекретарь руководствуется:
законодательными актамиРФ;
уставом организации;
распорядительными документамируководства предприятия;
правилами трудовогораспорядка;
указаниями руководителя;
положением осекретариате;
государственныминормативными документами в области делопроизводства;
инструкцией поделопроизводству предприятия.
1.5 На должность секретаряназначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы неменее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсахсекретарей — референтов.
1.6. Секретарь долженвладеть вопросами:
— организации работы сдокументами;
— организации работы сдокументами;
— организацииуправленческого труда;
— применения средстввычислительной и организационной техники;
— передача служебнойдокументации на иностранный язык коммерческого партнера;
— культуры труда ислужебной этики;
— охраны труда, техникибезопасности и противопожарной защиты.
1.7. Секретарь долженуметь:
— работать на компьютерев программах Windows, Word, Excel;
— печатать на компьютересо скоростью 150 слов в минуту.
2. Функции
На секретаря — референтавозлагаются следующие функции:
2.1. информационно — справочная обслуживание по документам предприятия.
2.2. методическоеруководство и контроль за организацией делопроизводства в структурныхподразделениях и филиалах предприятия.
2.3. документированиедеятельности совещательных органов предприятия.
2.4. оперативно — организационное обслуживание руководства.
2.5. выполнениемашинописных, графических, множительных работ.
2.6. ведение и оформлениекадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
2.7. ведение учетарабочего времени сотрудников.
2.8. ведение учетакомандировочных удостоверений.
3. Должностныеобязанности
Секретарь должен:
3.1. осуществлятьподготовку необходимых документов, обеспечивать финансово — хозяйственнуюдеятельность.
3.2. обеспечивать прием,учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно — справочноеобслуживание и хранение документной информации.
3.3. контролироватькачество подготовки, правильность составления, согласования и утверждениядокументов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. осуществлятьконтроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативныемеры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.5. осуществлятьорганизацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственныхисполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству,давать по ним компетентные заключения.
3.6. осуществлятьоперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными)и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон,факс, электронная почта и т. п.).
3.7. вести приемпосетителей.
3.8.выполнять работу подокументационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
— оформление приказов поличному составу;
— оформление личныхкарточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовыхкнижек;
— оформление и ведениетрудовых контрактов;
— оформление листовнетрудоспособности;
— ведение табеля учетарабочего времени;
— выдача справок отрудовом стаже и зарплате.
3.8. обеспечиватьвыполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.9 использовать ПК каксредство автоматизации делопроизводства.
3.10. проводить ежегодныйотбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.11. выполнять отдельныепоручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельностипредприятия. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель вбухгалтерию.
4. Права
Секретарь имеет право:
4.1. обращаться круководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросамподготовки документов.
4.2. самостоятельнорешать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей,телефонными звонками.
4.3. визировать проектыдокументов предоставляемых на подпись директору.
4.4. вносить нарассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечениядеятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческоготруда на основе применения электронной техники.
4.5. требовать от руководствасоздания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранностивсех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.6. работать сдокументами, имеющими закрытый характер.
4.7. принимать решения впределах своей компетенции.
4.8. взаимодействовать совсеми службами организации по вопросам проверки исполнения документов,поручений и предоставления необходимой информации руководству.
5.        Взаимодействия
Секретарь взаимодействует:
5.1. со структурнымиподразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместнойподготовки документов.
5.2. с канцелярией повопросам делопроизводства, правил документоведения.
5.3. с юридическойслужбой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.
5.4. со сторонними организациями,органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов,организации встреч и контактов директора по производству.
6. Ответственность
Секретарь несетадминистративную ответственность за:
6.1. нарушениедействующего законодательства РФ. при подготовке документов.
6.2. сохранениеконфиденциальности служебной информации.
6.3. небрежное, халатноеотношение к своим должностным обязанностям.
6.4. нарушение правилтрудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
6.5. неправильноеиспользование представленных прав, а также использование их в личных целях.
Начальник Общегоотдела        ____________________И.О.Ф.
Начальник Управленияделами ___________________И.О.Ф.