Требования к секретарю.
План
1.Немного из истории.
2.Возможности секретаря-референта.
2.1.Основные функции секретаря.
2.2.Современные требования.
2.3.Классификация секретарей.
2.4.Обязанности.
3.Вывод.
1. Немного из истории.
Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом
из секретарей выделились нотариусы.
А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно
превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины.
И только в конце 18 века появились женщины-секретари.
2. Возможности секретаря-референта.
Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение
посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель,
первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом
зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров
и клиентов фирмы.
Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно
одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения.,уметь
спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы
в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы”
дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть
и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду
и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых
встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение
по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда
приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний
телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.
секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром.
Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно,
четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы
отделов и даже всего учреждения.
2.1. Основные функции секретаря.
Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий
уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены
в соответствии с основными функциями секретаря:
знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном
обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими
средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней
структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих
работу фирмы и ее сотрудников;
знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее
администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме
посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании
своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
2.2. Современные требования.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими
качествами:
иметь профессиональный имидж;
хорошо владеть речью и письмом;
обладать хорошей памятью;
хорошо ориентироваться во времени;
содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
быть энергичным, проявлять инициативу;
быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
контролировать финансы офиса;
быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.
2.3. Классификация секретарей.
Есть несколько позиций, которые занимают секретари:
RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать
на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно
знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.На этом
же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает
клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE
MENEGER, который занимается организацией офиса.
Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора
или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает
на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает
директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности,
организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем,
но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации.
Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…
Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду,
в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством
ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних
проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном
функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно
важна и не заменима.
2.4. Обязанности.
Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится
со своими обязанностями. А в обязанности входит:
учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции
для доклада руководству;
оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов,
писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;
подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями
проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений
и других документов;
оформление протоколов рассылок выписок из них;
анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями
по ним;
подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям,
конференциям, семинарам и съездам;
прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
организация приемов посетителей;
прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка
поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче
на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному
обслуживанию. В частности:
техническое обеспечение работы руководителя;
подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний,
совещаний;
организация приема работников и посетителей;
телефонное обслуживание;
подготовка командировок;
организация презентаций и специальных приемов гостей;
стенографирование;
контроль за праздничными и юбилейными датами;
обработка почты;
машинописные работы;
сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
сбор материалов для докладов и речей руководителя;
ведение табеля учета рабочего времени и т.д.
Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими.
Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы,
в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности
и культуры труда секретаря.
Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях
стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать
задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
Вывод.
Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении
которого вы работаете.
Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать?
Как? Когда? Какой ожидаемый результат?
Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово.
Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении
с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.
Дата добавления: 24.01.2001