Учет кассовых и фактическихрасходов бюджетных организаций
Одной из главных задач бухгалтерского учета в бюджетных организацияхявляется постоянный учет и контроль за осуществлением расходов. С цельювыполнения этой задачи все расходы бюджетных организаций группируются поэкономическим признакам с детальным распределением средств по их предметнымпризнакам.
В бюджетных учреждениях все расходы учитываются в соответствии сбюджетной классификацией, утвержденной приказом Министерства финансов Украиныот 27.12.2001 г. № 604.
Расходы бюджетных организаций определяются как сумма средств,использованных бюджетной организацией в процессе хозяйственной деятельности впределах сумм, предусмотренных сметой. Учет расходов в бюджетных учреждениях имеетхарактерное отличие – разделение их на кассовые и фактические.
Кассовыми расходами считаются все суммы, выданные учреждением банка илиорганами Госказначейства с текущих бюджетных регистрационных счетов как путембезналичной оплаты счетов, так и наличными.
Фактические расходы – это действительные расходы учреждения, оформленныесоответствующими документами, включая расходы по неоплаченным счетамкредиторов, по начисленной зарплате и стипендиям.
Приведем пример кассовых и фактических расходов в разрезе кодовэкономической классификации (КЭКР):КЭКР Фактические расходы Кассовые расходы 1110 Начислена заработная плата Получены в кассу денежные средства для выплаты заработной платы, перечислена зарплата на картсчета в случае использования пластиковых карт 1120 Начислены взносы в Пенсионный фонд, фонд соцстрахования от несчастного случая на производстве; в фонд соцстрахования на случай безработицы; фонд страхования в связи с временной потерей трудоспособности Получены в кассу (или перечислены) средства для выплаты по больничным листам, перечислены со счета взносы в страховые фонды, Пенсионный фонд 1131 Списаны канцелярские, хозяйственные принадлежности Перечислено по счетам поставщикам за канцтовары, хозяйственные товары 1132 Списаны использованные медикаменты Перечислено поставщикам за медикаменты 1133 Списаны продукты питания Перечислено поставщикам за продукты питания 1135 Списан бензин, запчасти, начислен налог с владельцев транспортных средств Перечислено по счетам поставщикам, уплачен налог 1137 Списаны расходы на текущий ремонт помещения согласно акту выполненных работ Перечислено по счету исполнителю 1140 Списаны командировочные расходы согласно авансовому отчету Получены наличные для выдачи под отчет 1161 Списана сумма расходов за фактическое количество потребленной теплоэнергии на основании подтверждающих документов Перечислено согласно платежному документу теплоснабжающей организации 1342 Начислена стипендия студентам, аспирантам Получены средства в кассу для выплаты стипендии 2110 Списаны расходы при оприходовании материальных ценностей согласно накладной Перечислено поставщику за мебель, компьютерную технику
На практике, как правило, осуществление кассовых и фактических расходовне совпадает во времени. Кассовые расходы отражаются в учете в момент полученияналичных средств или перечисления денежных средств с текущего бюджетного илирегистрационного счета. Возмещение кассовых расходов отражается в моментзачисления на такой счет сумм, внесенных, например, по объявлению о взносеналичных или перечисленных дебиторами согласно платежному поручению.Фактические – в момент их совершения согласно актам списания, накладным, актамвыполненных работ, приема-передачи, счетов-фактур и т.д. Например, фактическиерасходы по КЭКР 1110, 1120, 1300, как правило, опережают во времени кассовые.Связано это с тем, что начисление зарплаты, стипендии и взносов на социальноестрахование осуществляется раньше, чем перечисление платежей и получениеденежных средств в кассу для выплаты.
Кассовые расходы будут соответствовать фактическим во времени приприобретении основных средств, поскольку приобретенные основные средства сразусписываются на фактические расходы.
По другим кодам экономической классификации расходов бюджета чаще всегокассовые расходы опережают фактические. Так, при приобретении бензина,канцелярских, хозяйственных товаров, медикаментов, продуктов питания вначалепроисходит оплата по счету (кассовый расход), затем приход оплаченныхценностей, а затем уже их списание (фактический расход).
Если фактические расходы превышают кассовые – это свидетельствует опогашении дебиторской задолженности, которая числилась на начало отчетногопериода, либо о создании из-за получения товаров, работ, услуг безпредварительной оплаты кредиторской задолженности на конец отчетного периода. Крометог, по статьям расходов на питание, медикаменты, канцтовары, расходы насодержание автотранспорта, капитальный ремонт, превышение фактических расходовнад кассовыми может быть следствием списания в отчетном периоде имущества,которое было приобретено раньше.
Если фактические расходы меньше кассовых – это свидетельствует опогашении кредиторской задолженности, которая числилась на начало отчетногопериода. Осуществление предоплаты бюджетными учреждениями ограничено.
Кассовые и фактические расходы взаимоувязываемые и неразрывно связанымежду собой. Такое разделение и одновременно взаимосвязь позволяют при анализерасходов иметь более четкую картину использования бюджетных средств, контроляза их целевым использованием. Увязать кассовые расходы с фактическими в разрезеКЭКР можно по формуле:
Фактический расход за год (период) + Кредитовый остаток на начало года(периода) – Дебетовый остаток на начало года (периода) – Кредитовый остаток наконец года (периода) + Дебетовый остаток на конец года (периода) = Кассовыйрасход за год (период).
Увязывая подобным образом кассовые и фактические расходы по всем КЭКР и вотдельности по расходам, произведенным за счет доходов общего фонда бюджета испециального фонда бюджета (по каждому виду доходов), можно не только получитьпредставление о причинах несоответствия сумм кассовых и фактических расходов засчет влияния дебеторско-кредиторской задолженности либо остатков материальныхценностей на начало и конец периода, за который производится увязка, но ивыявить свои ошибки. Если, допустим, стоимость запчастей, приобретенных за счетсредств спецфонда, списана на бюджетные расходы, то при увязке кассовыхрасходов с фактическими по расходам, произведенным за счет доходов общего фондабюджета по КЭКР 1135, расходы не увяжутся на сумму неверного списания. На такуюже сумму не увяжутся расходы по КЭКР 1135, произведенные за счет доходовспециального фонда бюджета. В конце года такая ошибка может привести кискажению результатов исполнения сметы по общему и специальному фондам бюджета.Если начисленная зарплата, отраженная в учете как фактический расход по КЭКР1111, получена за счет средств, предназначавшихся для расхода по КЭКР 1120, топри увязке кассовых расходов с фактическими по кодам 1111 и 1120 расхождениебудет равно сумме завышения кассовых расходов по КЭКР 1120.
Учет кассовых расходов ведется на синтетических счетах 31 «Счета вбанках» и 32 «Счета в казначействе» в разрезе соответствующих субсчетов. Кассовыерасходы накапливаются по кредиту данных счетов, а по дебету записываются суммы,направленные на восстановление кассовых расходов, суммы поступившегофинансирования.
Как видим из таблицы 1 по своейсути эти счета похожие. В чем же разница? А разница лишь в том, что субсчетасчета 31 (кроме 318) используются учреждениями, которые финансируются изместных бюджетов и обслуживаются в учреждениях банков, а также учреждениями,которые финансируются госбюджетом, которые не переведены на казначейскоеобслуживание смет доходов и расходов. А так, как согласно постановления КМУ №963 учреждения образования с 1997 года должны перейти на казначейскоеобслуживание, то счет 31 применяется очень редко, и в тех случаях, когдаучреждения открывают счет в других банках, кроме госазначейства.
Таблица 1Субсчета счета 31 «Счета в банках» Субсчета счета 32 «Счета в казначействе» Короткая характеристика субсчетов 311 «Текущие счета на расходы учреждения» 321 «Регистрационные счета» Предназначены для учета поступление и использование средств, необходимые для содержания учреждения или для централизованных мероприятий, предусмотренных общим фондом учреждения 312 «Текущие счета для перевода подведомственным учреждениям» 322 «Лицевых счета» На счетах учитываются средства (их поступление и использование), какие вышестоящие учреждения распределяют подведомственным учреждениям. 313 «Текущие счета для учета средств, полученных как плата за услуги» 323 «Специальных регистрационных счета для учета средств, полученных как плата за услуги» Учитываются средства, которые поступили учреждению как плата за услуги, также средства, от хозяйственной или производственной деятельности; плата за сдачу в аренду имущества; средства, от реализации имущества и т.д. 314 «Текущие счета для учета средств, полученных по другим источникам собственных поступлений» 324 «Специальных регистрационных счета для учета средств, полученных по другим источникам собственных поступлений» Учитываются средства (поступление и использование), предназначенные для выполнения отдельных поручений, а также гранты, подарки, благотворительные взносы, инвестиции, которые получают учреждения. 315 «Текущие счета для учета депозитных сумм» 325 «Специальные регистрационные счета для учета депозитных сумм» Учитываются средства (поступление и использование), предназначенные для временного распоряжения учреждением образования. 316 «Текущие счета для учета других поступлений специального фонда» 326 «Специальные регистрационные счета для учета других поступлений специального фонда» Учитываются средства учреждений, которые относятся к другим поступлениям специального фонда бюджета. 317 «Текущие счета сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) бюджетов» 327 «Регистрационные счета сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) бюджетов» Учитываются средства сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) бюджетов. Для нашего случая (учет в учреждениях образования) не используется. 318 «Текущие счета в иностранной валюте» Предназначенный для учета средств в иностранной валюте, которые принадлежат учреждению образования. 319 «Другие текущие счета» 328 «Другие счета в казначействе» Предназначенный для учета средств, которые поступают учреждению и не могут быть отнесены на другие субсчета. Например, ведется учет средств, которые поступили от предприятия — заказчика на выполнение работ или услуг.
Аналитический учет кассовых расходов ведется в карточке кассовыхрасходов, утвержденной приказом Государственного казначейства от 06.10.2000 г.№ 100 в разрезе КЭКР. По каждому коду функциональной классификации расходов пообщему и специальному фондам, по каждому виду денежных средств специального фондаведутся отдельные карточки.
Учет фактических расходов ведется на синтетических счетах класса 8«Расходы» Плана счетов бюджетных учреждений:
1. Счет 80 «Расходы общего фонда», который имеет субсчета:
801 «Расходы из госбюджета на содержание учреждения и прочиемероприятия»;
802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и прочиемероприятия»;
2. Счет 81 «Расходы специального фонда», который имеет субсчета:
811 «Расходы по средствам, полученным как оплата за услуги»;
812 «Расходы по другим источникам собственных поступлений»;
813 «Расходы по другим поступлениям специального фонда»;
3. Счет 82 «Производственные расходы», который имеет субсчета:
821 «Расходы производственных (учебных) мастерских»;
822 «Расходы подсобных (учебных) сельских хозяйств»;
823 «Расходы на научно-исследовательские работы по договорам»;
824 «Расходы на изготовление экспериментальных устройств»;
825 «Расходы на заготовку и переработку материалов»;
826 «Расходы к распределению».
По дебету этих счетов записываются суммы фактических расходов,произведенных в течение года. По кредиту в конце года списываются суммыфактических расходов на результат исполнения сметы в зависимости от источникафинансирования этих расходов, при этом дебет счета 431 «Результат исполнениясметы по общему фонду» корреспондирует с кредитом субсчетов счета 80, а дебетсчета 432 «Результат исполнения сметы по специальному фонду» с кредитом субсчетовсчетов 81,82.
Аналитический учет фактических расходов ведется в разрезе КЭКР по каждомукоду функциональной классификации расходов по общему и специальному фонду и повидам средств специального фонда в Карточке аналитического учета фактическихрасходов, форма которой утверждена приказом Государственного казначейства от06.10.2000г. № 100.
Литература
1. Закон України «Пробухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996 від 16.07.99
2. Постановление КМУ от 28 февраля2002 года № 228«Об утверждении Порядка составления,рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений»
3. Приказ Главного управленияГосударственного казначейства Украины, Министерства финансов Украины от 10.12.99 г.№ 114 «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учетабюджетных учреждений и Порядка применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетныхучреждений»
4. Письмо Государственногоказначейства Украины от 02.08.2000г. № 07-08/803-5690 «О направлениисредств специального фонда государственного бюджета на бюджетные расходы и ихвозмещении»
5. Матвеева В. Бюджетные организации:бюджетный учет и налогообложение. —Харьков.: Фактор 2002. — 666 с.
6. Сахарцева И.И. Бухгалтерский учетв бюджетных организациях (учебное пособие) – К.: «Кондор». –2003.-328с.