–PAGE_BREAK–1.2 Основные принципы бухгалтерского учета в 1С: Предприятии
Поскольку компонента «Бухгалтерский учет» обладает большей гибкостью и предоставляет больше возможностей для настройки по сравнению с другими компонентами 1С: Предприятия, необходимо уделить особое внимание концепции ведения бухгалтерского учета в 1С: Предприятии.
В данном разделе рассматриваются основные принципы бухгалтерского учета, реализуемые компонентой «Бухгалтерский учет» системы 1С: Предприятие.
Как известно, бухгалтерский учет основывается на таких понятиях, как счета, субсчета, объекты аналитического учета. Основным понятием компоненты «Бухгалтерский учет» является счет. Счет обладает рядом свойств — он может быть валютным, содержать субсчета, иметь объекты аналитического учета и т. д. Все счета собраны в один или несколько планов счетов. В то же время, план счетов — это средство, позволяющее настраивать бухгалтерский учет на требования конкретного предприятия.
При настройке планов счетов в конфигурации определяются возможности ведения бухгалтерского учета. Будет ли использован только синтетический учет, или же потребуется ведение аналитического учета, а также валютного или количественного учета — все эти возможности задаются при конфигурировании плана счетов. Поскольку основным элементом плана счетов является счет, то при добавлении новых возможностей учета он приобретает новые свойства.
При вводе самих счетов (в конфигурации или в информационной базе) в плане счетов задается способ ведения бухгалтерского учета по каждому счету: наличие субсчетов, ведение валютного учета, ведение аналитического и количественного учета.
Наличие счетов позволяет получать обобщающую информацию о средствах предприятия в бухгалтерском учете. Для большей детализации получаемой информации используются субсчета. Так, например, счет 68 может содержать субсчета 68.1, 68.11 и т. д. Это простейший пример субсчета, используемый обычно в бухгалтерском учете. Можно сказать, что в данном случае план счетов имеет двухуровневую структуру, где верхним уровнем является счет 68, все подчиненные ему субсчета находятся на нижнем, втором уровне. В системе 1С: Предприятие возможно ведение субсчетов с более сложной структурой: у субсчета может, в свою очередь, быть свой «субсубсчет» и так далее.
Длина счета и подчиненных ему субсчетов может быть различна и определяется на этапе конфигурирования системы.
Забалансовые счета. Как правило, счета, введенные в план счетов, используются для составления баланса предприятия и других стандартных бухгалтерских отчетов. Тем не менее, в некоторых случаях на предприятиях требуется использование вспомогательных счетов, которые не должны попадать в баланс. Такие счета называются забалансовыми. Для обозначения забалансовых счетов в 1С: Предприятии используется специальный признак, который ставится у бухгалтерского счета при задании его свойств. Забалансовые счета не должны корреспондировать с основными счетами, т. е. теми, на основе которых формируются итоговые данные для баланса.
Понятие «забалансового» счета в 1С: Предприятии шире, чем в традиционном бухгалтерском учете. Так, помимо забалансовых счетов, определенных в «Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий», 1С: Предприятие позволяет вводить «забалансовые» счета, которые называются вспомогательными или рабочими.
Такие счета обычно используются для вспомогательных целей, например, для хранения суммы необлагаемого дохода работника (он используется при расчете зарплаты) или учета пробега автомобилей. Также, на таком забалансовом счете можно вести учет предприятий-должников, при этом всегда можно просмотреть список должников, даже если долги уже списаны в убытки предприятия.
Счета могут быть активными, пассивными или активно-пассивными. Этот признак используется в системе для выявления ошибочных ситуаций. Так, например, активный счет должен иметь дебетовый остаток, пассивный — кредитовый. Если счет активно-пассивный, то он может иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток. Для получения развернутого сальдо по активно-пассивным счетам следует организовывать аналитический учет или вести учет на субсчетах такого счета.
Субконто. Для обозначения объектов аналитического учета в 1С: Предприятии используется термин субконто.
Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом субконто похожи на субсчета — они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета но определенному признаку. Например, с помощью субконто можно вести учет денежных средств на каком-либо счете в разрезе организаций. При этом вывод информации при получении отчетов можно организовать таким образом, что внутри одного счета информация будет выдаваться по субконто, т. е. по организациям. С другой стороны, вывод информации можно организовать и по-другому — так, чтобы информация собиралась по каждой организации со всех счетов, на которых ведется аналитический учет по организациям. Это позволяет получить полную информацию по взаиморасчетам с организацией, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах. Таким образом, использование субконто позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета.
Виды субконто. На этапе конфигурирования определяется набор доступных видов субконто. Под видом субконто понимается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида — обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Основные средства» будет иметь тип «Справочник Основные средства». При этом два вида субконто могут иметь тип одного и того же справочника. Например, виды субконто «МБП» и «Основные средства» могут ссылаться на один и тот же справочник «Материальные ценности».
Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 10 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Материалы» и «Склады». Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, называется многомерным, то есть имеет несколько разрезов представления информации. Вышеописанный пример с материалами, хранящимися на складах, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги можно получать как по материалам в разрезе складов, так и по складам в разрезе материалов, а также, разумеется, в целом по всем материалам и по всем складам.
С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.
Система 1С: Предприятие позволяет вести бухгалтерский учет нескольких предприятий в одной информационной базе. Для этого используется разделитель учета. Под разделителем учета понимается некоторое значение, например «Фирма», которое заносится в каждую проводку и позволяет получать все бухгалтерские итоги по каждому такому значению отдельно. Это позволяет, фактически, получить несколько независимых балансов. Разделение учета определяется на этапе конфигурирования системы.
Система 1С: предприятие предоставляет мощные средства для работы с первичными документами. В качестве первичных документов, поддерживаемых системой, могут выступать, например, платежные поручения, счета на оплату, различные накладные, доверенности и любые другие документы.
При работе с документами система предоставляет широкий набор возможностей, обеспечивающих удобный ввод, просмотр, поиск и печать документов.
Функции работы с документами и ведения бухгалтерского учета в 1С: Предприятии могут использоваться как отдельно, так и взаимосвязано. Совместное использование этих функций определяется возможностью автоматического формирования бухгалтерских операций документами.
Для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации в 1С: Предприятии используются отчеты. Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, целиком определяется в конфигурации. Используемые на практике отчеты можно условно разделить на несколько типов.
Стандартные отчеты. Обычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначены для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.
Регламентированные отчеты. Это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами. Разумеется, их состав зависит от страны, в которой используется программа. Данные отчеты разрабатываются обычно фирмой «1С». Кроме того, отдельные регламентированные отчеты могут создаваться другими организациями и самими пользователями программы, например, это может касаться специфических отраслевых или местных отчетных форм.
Специализированные отчеты. Создаются, обычно, в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты обычно ориентированы на конкретный раздел учета и специфическую настройку счетов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.
продолжение
–PAGE_BREAK–2 Учет расчетов по оплате труда 1С: Предприятие 2.1 Виды и группы расчетов
Важнейшим свойством системы 1С: Предприятие является возможность определения произвольных алгоритмов расчета. Конкретные алгоритмы расчетов зависят от области применения программы. Для расчета заработной платы, например, это будут начисления и удержания; для задачи учета акций — это алгоритмы расчета дивидендов по акциям разного типа и т.д.
Для алгоритмизации расчетов в системе 1С: Предприятие служит понятие видов расчетов.
Виды расчетов в системе 1С: Предприятие — это специальный тип объектов метаданных, основное свойство которых — наличие алгоритма обработки данных. Результатом действия этого алгоритма является заполнение реквизита «Результат» журнала расчетов. Понятие видов расчета неразрывно связано с понятием журналов расчетов, так как журнал расчетов — единственное место, где «срабатывают» алгоритмы видов расчетов. Один из предопределенных реквизитов журнала расчетов является реквизитом типа «Вид расчета» и предназначен для хранения ссылки на конкретный вид расчета. С использованием алгоритма именно этого вида расчета будет выполняться вычисление результата расчета при выполнении системной операции «Рассчитать».
Группы расчетов. Понятие группы расчетов имеет в системе 1С: Предприятие вспомогательное значение. Единственное предназначение групп расчетов — упорядочивание и классификация видов расчета для тех областей применения программы 1С: Предприятие, где количество различных алгоритмов обработки данных и, следовательно, видов расчетов значительно. Тесная взаимосвязь между этими двумя понятиями объясняет то, что они рассматриваются в одной главе данного Руководства.
Вся работа с объектами метаданных типа «Вид расчета» и «Группа расчетов» ведется в окне «Конфигурация — Метаданные». Для видов расчетов отведена ветвь дерева метаданных, которая начинается у фразы «Виды расчетов», а для групп расчетов — ветвь «Группы расчетов». Приемы создания, редактирования свойств и удаления видов расчетов и групп расчетов совпадают с общими приемами управления объектами метаданных.
Свойства вида расчета редактируются в окне редактирования «Вид расчета».
Приоритет. Особого пояснения требует свойство «Приоритет», которое является одной из важных характеристик вида расчета.
Дело в том, что для многих предметных областей применения программы 1С: Предприятие очень важным бывает очередность, в которой выполняются те или иные расчеты. Например, в случае расчета заработной платы, как минимум, важно сначала рассчитать начисления, а затем удержания.
Для организации последовательности выполнения расчетов служит понятие их приоритета. Этот параметр может принимать значение от 0 до 999 и действует следующим образом: чем меньше приоритет расчета, тем раньше он выполняется. Это отражается в последовательности расположения записей журнала расчетов — записи с видами расчетов меньшего приоритета располагаются перед записями с видами расчетов большего приоритета.
Вытесняющие расчеты. Представление о вытесняющих расчетах в системе 1С: Предприятие связано со следующими практическими предпосылками.
В некоторых случаях требуется автоматизировать предметные области, в которых расчет каких-либо величин может вестись взаимно исключающими способами. Возвращаясь вновь к задаче расчета заработной платы, рассмотрим пример расчета следующих начислений: оплата рабочих дней по окладу, оплата дней болезни по больничному листу и оплата дней отпуска.
Очевидно, что в этом случае выполняется условие взаимоисключения перечисленных видов расчета — нельзя, например, одновременно и болеть и работать, т. е. получать и оклад, и деньги по больничному листу. Такие расчеты взаимно исключают друг друга во времени и система должна гарантировать, что ввод одного из них приведет к исключению другого.
Заметим, что взаимное исключение видов расчета ограничивается одним объектом расчета — болезнь одного сотрудника не исключает оплату по окладу другого сотрудника.
Для пояснения приведем примеры вытесняющих и не вытесняющих расчетов в рамках все того же расчета заработной платы. Вытесняющими расчетами, как правило, являются: оплата по основному виду деятельности, оплата больничных, оплата отпуска, оплата по среднему заработку вынужденного отсутствия на работе и пр. Не вытесняющими расчетами являются: удержание налога, выплаты штрафов, оплата но исполнительному листу и другие удержания, а также разного рода доплаты.
Механизм управления взаимоисключающими расчетами настраивается в окне «Настройка вытеснения», открывающегося при нажатии соответствующей кнопки в окне «Вид расчета».
В этом окне все виды расчета, включая определяемый, помещены в два списка, «Вытесняет виды расчета» и «Вытесняется видами расчета». Назначение их очевидно из вышесказанного.
Необходимо только отметить, что вполне возможна ситуация, когда некоторому виду расчета флажок устанавливается в обоих списках (взаимовытесняющие виды расчета). Например, форма оплаты труда работника может быть на какой-то период заменена с оплаты по окладу на оплату по тарифу и последний вид расчета должен вытеснить первый; столь же обычно и обратное.
При установке флажка самому определяемому виду расчета в одном из списков флажок в другом списке устанавливается автоматически (самовытесняющий вид расчета). Например, работника на время перевели на другой оклад.
Описанный механизм полностью определяется при редактировании свойств вида расчета, хотя, собственно, этот механизм работает при вводе новых записей журналов расчета. Это еще раз иллюстрирует тесную взаимосвязь понятия журнала расчетов и вида расчета.
Механизм группировки видов расчета предназначен для выделения видов расчета по тем или иным признакам, что облегчает дальнейшую работу с ними. Это позволяет, например, определив группу расчетов «Начисления» и, определив входимость в нес конкретных видов расчета, оперировать затем понятием этой группы, а не перебирать все входящие в нее расчеты отдельно.
Использование окна редактирования «Вид расчета». Для редактирования входимости расчета в те или иные группы используются два списка в окне редактирования вида расчета. В левом списке отражены группы, в которые редактируемый вид расчета включен, в правом списке — группы, в которые вид расчета не включен.
Для переноса группы или нескольких групп расчетов из правого списка в левый, т. е. для включения редактируемого вида расчета в требуемую группу или набор групп, выделите требуемые группы в правом окне и нажмите кнопку .
Для переноса группы или нескольких групп расчетов из левого списка в правый, т. е. для исключения редактируемого вида расчета из некоторой группы или набора групп, выделите требуемые группы в левом окне и нажмите кнопку .
Использование окна редактирования «Группа расчетов». Объединением видов расчетов в группы, о котором говорилось выше можно управлять не только при редактировании свойств вида расчета, но и при редактировании группы расчетов. Это позволяет, например, создав новую группу расчетов, сразу определить набор видов расчета, входящих в нес, а не указывать входимость расчетов в новую группу путем редактирования каждого расчета.
Для редактирования входимости расчетов в данную группу используются два списка в окне редактирования «Группа расчетов». В левом списке отражены виды расчета, которые включены в данную группу, в правом списке — виды расчета, которые не включены в данную группу.
Для переноса вида расчета или нескольких видов расчетов из правого списка в левый, т. е. для включения их в редактируемую группу, выделите требуемые виды расчетов в правом окне и затем нажмите кнопку .
Для переноса вида расчета или нескольких видов расчетов из левого списка в правый, т. е. для исключения их из редактируемой группы, выделите требуемые расчеты в левом окне и затем нажмите кнопку .
Модуль расчета, как правило, содержит предопределенную процедуру ПровестиРасчет. Основная задача процедуры расчета — описать, каким образом при выполнении операции расчета журнала расчетов должно вычисляться значение «Результат». Кроме того, вид расчета может влиять на другие данные системы, например, изменять содержимое справочников.
Для редактирования модуля расчета используется текстовый редактор, который можно вызвать на экран одним из следующих способов:
– в окне редактирования вида расчета нажмите кнопку «Модуль расчета»;
– выберите наименование вида расчета в окне «Конфигурация — Метаданные», нажатием правой кнопки мыши вызовите на экран контекстное меню и в этом меню выберите пункт «Модуль расчета».
Подробно порядок работы с текстовым редактором описан в главе «Редактор текстов».
«Правила перерасчета» являются вспомогательными объектами метаданных, предназначенными для автоматического отслеживания актуальности результатов проведенных расчетов при вводе новых записей журнала расчетов, удалении существующих или ручном исправлении результата расчета.
При создании правила перерасчета в Конфигураторе определяются виды расчетов, при редактировании которых правило перерасчета «срабатывает», и виды расчетов, которые должны быть перерассчитаны при срабатывании данного правила.
Список видов расчета, на основании которых срабатывает конкретное правило перерасчета, условно называется ведущие виды расчета. Список видов расчета, которые должны быть перерассчитаны при срабатывании конкретного правила, условно называется зависимые виды расчета.
Например, для организации правильного перерасчета доплат к основным начислениям следует в качестве ведущих видов расчета указать те, на основании которых считаются доплаты (оклад, тариф, сдельная оплата), а в качестве зависимых видов расчета следует указать собственно перерассчитываемые доплаты.
После ввода в систему такого правила перерасчетов журнал расчетов будет вести себя описанным ниже образом. При этом сначала рассмотрим случай для взаимосвязи видов расчета в одном расчетном периоде.
Итак, если в журнале расчетов появится новая (в результате проведения документа), исчезнет (при отмене проведения) или будет исправлена существующая запись с одним из «ведущих» видов расчета (в нашем примере — оклад, тариф, сдельная оплата), то будет снят признак «Рассчитана» со всех записей, соответствующих доплатам, если найдутся таковые, с тем же периодом действия, что и введенная, удаленная или исправленная запись.
Если при этом вводится запись с периодом действия не в текущем расчетном периоде, а в одном из прошлых (например, расчет оклада задним числом за прошлый месяц), то система введет записи-перерасчеты для всех доплат соответствующего прошлого периода.
Правило перерасчета может быть трех типов: перерасчет записей текущего периода, перерасчет записей того же периода, или перерасчет записей будущих периодов.
В первом случае перерассчитываются заданные виды расчетов с только текущего периода в независимости от того, какой период действия имеют изменяемые записи журнала расчетов.
Во втором случае перерассчитываются заданные виды расчетов с тем же периодом действия, что и новая введенная запись.
В третьем — перерассчитываются записи одного или нескольких будущих расчетных периодов.
Например, если построить правило перерасчета больничных листов, то в качестве ведущих расчетов будут назначены виды начислений, базовые для больничного листа, в качестве зависимых — все виды больничного листа, а тип правила перерасчета будет определен как «перерасчет будущих периодов», причем количество периодов — это число месяцев используемых при исчислении среднего заработка с целью расчета больничного листа.
Другой пример — правило перерасчета подоходного налога. При этом тип перерасчета — «только текущий период», а ведущие виды расчета — все облагаемые налогом начисления.
Вся работа с объектами метаданных типа «Правила перерасчета» ведется в окне «Конфигурация — Метаданные». Для правил перерасчета отведена отдельная ветвь дерева метаданных, которая расположена «внутри» ветви «Виды расчетов» и начинается у ключевого слова «Правила перерасчета».
Свойства правил перерасчета редактируются в окне редактирования «Правило перерасчета».
При вводе видов расчета. В этом списке необходимо пометить ведущие виды расчетов.
Необходимо пересчитать. В этом списке необходимо отметить зависимые виды расчета.
Период в котором будут проводится перерасчеты, как уже упоминалось выше, выбирается из следующих возможных значений:
продолжение
–PAGE_BREAK–