–PAGE_BREAK–
По данным таблицы 2.2 можно заключить, что имущество предприятия за анализируемый период сократилось в стоимости с 428 тыс. руб. на конец 2002 г. до 382 тыс. руб. на конец 2004 г., т.е. на 46 тыс. руб. Данное уменьшение произошло за счет снижения стоимости внеоборотных активов, которые полностью представлены основными средствами предприятии. В то же время стоимость оборотных активов возросла с 11 тыс. руб. на конец 2002 г. до 170 тыс. руб. на конец 2004 г. Вследствие этого, структура имущества предприятия значительно изменилась: доля внеоборотных активов уменьшилась, а оборотных активов увеличилась соответственно на 41,9%. На конец анализируемого периода доля внеоборотных активов (основных средств) составляет 55,5% от общей стоимости имущества предприятия, а оборотных активов – 44,5%.
Такие же существенные изменения произошли и в структуре источников формирования имущества (таблица 2.3): собственный капитал предприятия за анализируемый период сократился с 401 тыс. руб. на конец 2002 г. до 208 тыс. руб. на конец 2004 г., т.е. на 193 тыс. руб., а заемный капитал, наоборот, увеличился с 27 тыс. руб. на конец 2002 г. до 174 тыс. руб. на конец 2004 г., т.е. на 147 тыс. руб. В результате этого доля собственного капитала в общем объеме источников формирования имущества снизилась, а заемного капитала увеличилась соответственно на 39,2%. На конец анализируемого периода доля собственного капитала в общем объеме источников формирования имущества составляет 54,5%, а заемного капитала – 45,5%.
Таким образом, снижение стоимости имущества предприятия за анализируемый период целиком обусловлено сокращением его собственного капитала.
Анализ показателей эффективности использования основных средств исследуемого предприятия представлен в таблице 2.4. Результаты анализа свидетельствует о значительном повышении эффективности использования основных средств предприятия в 2004 г. По сравнению с 2002 г. фондоотдача увеличилась на 2,96 руб. на 1 руб. средств, вложенных в основные фонды предприятия, а по сравнению с 2003 г. – на 3,15 руб… Фондорентабельность выросла на 20,4% по сравнению с 2002 г. и на 15,2% по сравнению с 2003 г.
Таблица 2.4
Показатели эффективности использования основных средств предприятия
Показатель
Год
Отклонение (+, –)
Темп
роста, %
2002
2003
2004
2004
от
2002
2004
от
2003
2004
к
2002
2004
к
2003
1
2
3
4
5
6
7
8
1. Выручка от продажи
товаров, продукции,
работ, услуг, тыс. руб.
758
1082
3014
+2256
+1932
397,6
278,6
2. Прибыль от продаж,
тыс. руб.
30
92
178
+148
+86
593,3
193,5
3. Среднегодовая
стоимость основных
средств, тыс. руб.
513
840
679
+166
–161
132,4
80,8
4. Фондоотдача
основных средств,
руб. / руб.
1,48
1,29
4,44
+2,96
+3,15
300,0
344,2
5. Фондоемкость
основных средств,
руб. / руб.
0,68
0,78
0,23
–0,45
–0,55
33,8
29,5
6. Фондорентабельность
основных средств, %
5,8
11,0
26,2
+20,4
+15,2
451,7
238,2
Одним из направлений изучения финансового состояния предприятия является оценка эффективности использования его оборотных средств. Скорость оборачиваемости оборотных средств является важнейшим показателем интенсивности их использования и, в свою очередь, определяется с помощью следующих взаимосвязанных показателей:
Оборачиваемость
оборотных средств
(коэффициент)
=
Выручка от реализации
,
Средняя за период величина
оборотных средств
=
Средняя за период величина оборотных средств
×
Число дней
в периоде
.
Оборачиваемость
оборотных средств
(в днях оборота)
Выручка от реализации
Анализ эффективности использования оборотных средств исследуемого предприятия представлен в таблице 2.5.
Таблица 2.5
Показатели эффективности использования оборотных средств предприятия
Показатель
Год
Отклонение (+, –)
2002
2003
2004
2004
от
2002
2004
от
2003
1
2
3
4
5
6
1. Выручка от продажи товаров,
продукции, работ, услуг, тыс. руб.
758
1082
3014
+2256
+1932
2. Среднегодовые остатки оборотных
средств, тыс. руб.
34
26
106
+72
+80
3. Коэффициент оборачиваемости
оборотных средств
22,29
41,62
28,43
+6,14
–13,19
4. Продолжительность одного
оборота оборотных средств, дни
16
9
13
–3
+4
Показатели таблицы 2.5 свидетельствуют об ускорении оборачиваемости оборотных средств предприятия в 2004 г. на 6,14 оборота или на 3 дня по сравнению с 2002 г. и ее замедлении на 13,19 оборота или на 4 дня по сравнению с 2003 г. Данное изменение оборачиваемости средств объясняется резким увеличением среднегодовых остатков оборотных средств в 2004 г.
Важными показателями финансовой деятельности предприятия являются показатели его ликвидности, платежеспособности и финансовой устойчивости. Ликвидность активов определяется как их способность превращаться в денежные средства, а платежеспособность – как способность предприятия своевременно и полностью рассчитываться по своим обязательствам.
Анализ платежеспособности подразумевает расчет различных коэффициентов ликвидности текущих активов. Основой их расчетов является отношение оборотных активов и краткосрочных обязательств.
Платежеспособность является внешним проявлением финансовой устойчивости организации. Показатели финансовой устойчивости показывают насколько предприятие независимо с финансовой точки зрения.
Анализ показателей, характеризующих платежеспособность и финансовую устойчивость исследуемого предприятия, представлен в таблицах 2.6 и 2.7.
Коэффициенты платежеспособности, рассчитанные в таблице 2.6 имеют значения ниже нормативных (0,1-0,2 – для коэффициента абсолютной ликвидности, 0,8-1,0 – для коэффициента быстрой («критической») ликвидности и 1,5-2,0 – для коэффициента текущей ликвидности), следовательно, платежеспособность ООО «ИнТрансКарго» находится на низком уровне. Однако рост показателей к концу анализируемого периода является положительной тенденцией и свидетельствует об относительном повышении ликвидности текущих активов предприятия. Следует так же отметить, что коэффициент быстрой («критической») ликвидности к концу 2004 г. достиг уровне нормативного.
Коэффициенты обеспеченности собственными оборотными средствами имеют отрицательные значения. Это говорит о том, что исследуемое предприятие не только не имеет собственных средств в обороте, но и использует часть краткосрочных заемных средств для финансирования своих внеоборотных активов, что является отрицательным моментом в его деятельности. Положительным моментом является то, что дефицит собственных оборотных средств с уровня 16 тыс. руб. в 2002 г. снизился до уровня 4 тыс. руб. в 2004 г.
Относительные показатели, рассчитанные в таблице 2.7, свидетельствуют о высокой степени финансовой устойчивости исследуемого предприятия в 2002 и 2003 г.г. (значения всех финансовых коэффициентов (кроме коэффициента обеспечения собственными источниками финансирования, который меньше 0,6) соответствуют нормативным ограничениям: коэффициент капитализации 0,6; коэффициент финансирования >0,7; коэффициент финансовой устойчивости >0,6) и о резком ее снижении в 2004 г. В пределах нормативного (>0,7) осталось лишь значение коэффициента финансирования. Все это говорит об усилении зависимости предприятия от внешних источников финансирования.
2.3. Организация учета и контроля расчетов с подотчетными лицами
на предприятии
Выдача наличных денежных средств под отчет в ООО «ИнТрансКарго» осуществляется на хозяйственные нужды и на служебные командировки работников вне места постоянной работы.
Выдача денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные сметой предприятия, производится по распоряжению директора предприятия и оформляется расходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется командировочным удостоверением (Приложение 7) и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.
Указанные суммы на командировочные расходы включаются в себестоимость услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.
В течение трех дней по возвращении из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет (Приложение 9) на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение (Приложение 10).
После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается директором предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.
Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность.
Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете ООО «ИнТрансКарго» используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в ООО «ИнТрансКарго» служат Ведомость по дебету счета 71 и Журнал-ордер по кредиту счета 71 – регистры, сочетающие аналитический и синтетический учет с линейной формой записи (Приложение 11).
Основанием для заполнения Ведомости по дебету счета 71 и Журнала-ордера по кредиту счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
Схема наиболее часто используемых в ООО «ИнТрансКарго» бухгалтерских проводок с корреспонденцией счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлена на рисунке 2.3.
Рис. 2.3 Схема бухгалтерских проводок по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами»
Выдача денежных средств работнику предприятия под отчет отражается проводкой:
ДЕБЕТ 71 — КРЕДИТ 50 — субсчет «Касса организации» – на выданную сумму из кассы предприятия.
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:
ДЕБЕТ 26 — КРЕДИТ 71 – на сумму произведенных работником общехозяйственных расходов, а также командировочных расходов;
ДЕБЕТ 10 — КРЕДИТ 71 – на сумму оприходованных материалов.
Все подотчетные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете с использованием проводок:
ДЕБЕТ 94 — КРЕДИТ 71 – списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);
ДЕБЕТ 70 — КРЕДИТ 94 – удержание подотчетных сумм из заработной платы;
ДЕБЕТ 73 — КРЕДИТ 94 – если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника.
В результате изучения в ООО «ИнТрансКарго» организации бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством.
Проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу на предприятии осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
В таблице 2.8 представлена форма ежемесячного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», проводимого в исследуемом предприятии.
Таблица 2.8
Анализ счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами » за декабрь 2004 г., руб.
Счет
С Кредита счетов
В Дебет счетов
1
2
3
Сальдо на начало периода
3662
10
9052
10-1
1305
10-3
1044
10-5
1336
10-9
5367
19
1380
19-3
1380
26
25375
50
36000
193
70
3662
–
Обороты за период
39662
36000
Сальдо на конец периода
–
–
Глава 3. Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными
лицами в ООО «ИнТрансКарго»
3.1. Анализ и прогноз расчетов с подотчетными лицами с применением
экономико-математических методов
Математическое моделирование экономических явлений и процессов является важным инструментом экономического анализа. Оно дает возможность получить четкое представление об исследуемом объекте, охарактеризовать и количественно описать его внутреннею структуру и внешние связи. Модель – условный образ объекта управления (исследования). Модель конструируется субъектом управления (исследования) так, чтобы отобразить характеристики объекта – свойства, взаимосвязи, структурные и функциональные параметры и т. п., существенные для цели управления (исследования). Содержание метода моделирования составляют конструирование модели на основе предварительного изучения объекта и выделения его существенных характеристик, экспериментальный или теоретический анализ модели, сопоставление результатов с данными об объекте, корректировка модели /25, с. 106/.
В экономическом анализе используются главным образом математические модели, описывающие изучаемое явление или процесс с помощью уравнений, неравенств, функций и других математических средств. Различают математические модели с количественными характеристиками, записанными в виде формул; числовые модели с конкретными числовыми характеристиками; логические, записанные с помощью логических выражений, и графические, выраженные в графических образах. Модели, реализованные с помощью электронно-вычислительных машин, называют машинными, или электронными.
Экономико-математическая модель должна быть адекватной действительности, отражать существенные стороны и связиизучаемого объекта. Процесс моделирования можно условно подразделить на три этапа:
1) анализ теоретических закономерностей, свойственных изучаемому явлению или процессу, и эмпирических данных о его структуре и особенностях; на основе такого анализа формируются модели;
2) определение методов, с помощью которых можно решить задачу;
3) анализ полученных результатов /25, с. 107/.
Планирование показателей на основе расчета экономико-математических моделей в общем виде складывается из нескольких этапов (рис. 3.1).
Рис. 3.1 Этапы планирования показателей при использовании
экономико-математических моделей
Применение экономико-математических моделей (ЭММ) предполагает разработку многих плановых показателей и выбор из них оптимального, обеспечивающего решение плановой задачи и достижение поставленных целей. Такой подход на уровне организации углубляет процесс планирования и повышает его научный уровень. С помощью ЭММ может производиться разработка плана по таким показателям хозяйственной деятельности организации, как доходы, издержки производства и обращения, производственные и товарные запасы, прибыль, потоки денежных средств, в том числе по расчетам с подотчетными лицами, и другие.
Прогнозирование расчетов с подотчетными лицами во многом зависит не только от объемов производства или обращения, но и от наличия необходимых денежных средств в кассе предприятия, что обусловлено соблюдением на предприятии платежно-расчетной дисциплины.
В свою очередь ритмичность платежно-расчетной дисциплины зависит не только от выбора формы расчетов, являющихся, как известно, основным способом оплаты поставляемой продукции или оказываемых услуг, но и от взаимной увязки денежных оттоков и притоков. Упрощенно эту увязку можно представлять как синхронное движение средств по счетам кредиторов и дебиторов – денежные средства, поступившие от дебиторов в погашение поставленной им продукции или оказанных услуг, с небольшим временным лагом используются для расчетов с кредиторами; превышение притоков денежных средств над их оттоками используется для наращивания экономического потенциала предприятия (приобретение основных средств и оборотных активов) и выплаты дивидендов собственникам. Естественно, полной синхронизации денежных потоков добиться невозможно – именно поэтому предприятие вынуждено иметь страховой запас денежных средств (обычно в виде высоколиквидных ценных бумаг) либо периодически пользоваться краткосрочными кредитами, неся при этом определенные расходы. Для того чтобы сделать денежные потоки более прозрачными и предсказуемыми, на предприятии организуется более или менее формализованная система их прогнозирования.
Данный раздел работы финансового менеджера сводится к исчислению возможных источников поступления и оттока денежных средств. Используется та же схема, что и в анализе движения денежных средств только для простоты некоторые показатели могут агрегироваться.
Поскольку большинство показателей достаточно трудно спрогнозировать с большой точностью, нередко прогнозирование денежного потока сводят к построению бюджетов денежных средств в планируемом периоде, учитывая лишь основные составляющие потока: объем реализации, доля выручки за наличный расчет, прогноз кредиторской задолженности и др. Прогноз осуществляется на какой-то период в разрезе подпериодов: год в разрезе кварталов, год в разрезе месяцев, квартал в разрезе месяцев и т. п.
В любом случае процедуры методики прогнозирования выполняются в следующей последовательности:
— прогнозирование денежных поступлений по подпериодам;
— прогнозирование оттока денежных средств по подпериодам;
— расчет чистого денежного потока (излишек/недостаток) по подпериодам;
— определение совокупной потребности в краткосрочном финансировании в разрезе подпериодов.
Смысл первого этапа состоит в том, чтобы рассчитать объем возможных денежных поступлений. Определенная сложность в подобном расчете может возникнуть в том случае, если предприятие применяет методику определения выручки по мере отгрузки товаров. Основным источником поступления денежных средств является реализация товаров, которая подразделяется на продажу товаров за наличный расчет и с отсрочкой платежа. На практике большинство предприятий отслеживают средний период времени, который требуется покупателям для того, чтобы оплатить счета. Исходя из этого, можно рассчитать, какая часть выручки за реализованную продукцию поступит в том же подпериоде, а какая – в следующем. Далее с помощью балансового метода цепным способом рассчитывают денежные поступления и изменение дебиторской задолженности. Базовое балансовое уравнение имеет вид:
продолжение
–PAGE_BREAK–ДЗн + ВР = ДЗк + ДП, (3.1)
где ДЗн – дебиторская задолженность за товары и услуги на начало подпериода;
ДЗК – дебиторская задолженность за товары и услуги на конец подпериода;
ВР – выручка от реализации за подпериод;
ДП – денежные поступления в данном подпериоде.
Более точный расчет предполагает классификацию дебиторской задолженности по срокам ее погашения. Такая классификация может быть выполнена путем накопления статистики и анализа фактических данных о погашении дебиторской задолженности за предыдущие периоды. Анализ рекомендуется делать в разрезе месяцев. Таким образом, можно установить усредненную долю дебиторской задолженности со сроком погашения соответственно до 30 дней, до 60 дней, до 90 дней и т. д. При наличии других существенных источников поступления денежных средств (прочая реализация, внереализационные операции) их прогнозная оценка выполняется методом прямого счета; полученная сумма добавляется к сумме денежных поступлений от реализации за данный подпериод.
На втором этапе рассчитывается отток денежных средств. Основным его составным элементом является погашение кредиторской задолженности. Считается, что предприятие оплачивает свои счета вовремя, хотя в некоторой степени оно может отсрочить платеж. Процесс задержки платежа называют «растягиванием» кредиторской задолженности; отсроченная кредиторская задолженность в этом случае выступает в качестве дополнительного источника краткосрочного финансирования. К другим направлениям использования денежных средств относятся заработная плата персонала, административные и другие постоянные и переменные расходы, а также капитальные вложения, выплаты налогов, процентов, дивидендов.
Третий этап является логическим продолжением двух предыдущих – путем сопоставления прогнозируемых денежных поступлений и выплат рассчитывается чистый денежный поток.
На четвертом этапе рассчитывается совокупная потребность в краткосрочном финансировании. Смысл этапа заключается в определении размера краткосрочной банковской ссуды по каждому подпериоду, необходимой для обеспечения прогнозируемого денежного потока.
Рассмотрим на условном примере один из возможных подходов к прогнозированию денежного потока. Имеются следующие данные о предприятии.
1. В среднем 80% продукции предприятие реализует с отсрочкой платежа, а 20% – за наличный расчет. Как правило, предприятие предоставляет своим контрагентам 30-дневный кредит на льготных условиях (для простоты вычислений размером льготы в данном примере пренебрегаем). Статистика показывает, что 70% платежей оплачиваются контрагентами вовремя, т. е. в течение предоставленного для оплаты месяца, остальные 30% оплачиваются в течение следующего месяца.
2. При установлении цены на свою продукцию предприятие придерживается следующей политики: затраты на сырье и материалы должны составлять около 65%, а прочие расходы – около 15% в отпускной цене продукции, т. е. суммарная доля расходов не должна превышать 80% отпускной цены.
3. Сырье и материалы закупаются предприятием в размере месячной потребности следующего месяца; оплата сырья осуществляется с лагом в 30 дней.
4. Предприятие намерено наращивать объемы производства с темпом прироста 1,5% в месяц. Прогнозируемое изменение цен на сырье и материалы составит в планируемом полугодии 7,5% в месяц. Прогнозируемый уровень инфляции – 5% в месяц.
5. Остаток средств на счете на 1 января составляет 10 тыс. руб.; поскольку этой суммы недостаточно для ритмичной работы, решено ее увеличить и иметь целевой остаток денежных средств на расчетном счете в январе планируемого года в размере 18 тыс. руб.; его величина в последующие месяцы изменяется пропорционально темпу инфляции.
6. Доля налогов и прочих отчислений в бюджет составляет приблизительно 35% валовой прибыли предприятия.
7. В марте планируемого года предприятие намерено приобрести новое оборудование на сумму в 25 тыс. руб.
8. Необходимые для расчета фактические данные за ноябрь и декабрь предыдущего года приведены в соответствующих графах таблицы; в этой же таблице приведены и требуемые расчетные данные.
Требуется составить помесячный график движения денежных средств на первое полугодие планируемого года.
Исходные данные, а также результаты прогнозных расчетов приведены в таблице 3.1. Сделаем необходимые комментарии (в основном, на примере февральских данных).
Таблица 3.1
Прогнозирование денежного потока на первое полугодие 2006 г. (тыс. руб.)
1. Исходным пунктом методики прогнозирования является расчет затрат на производство продукции или оказание услуг; при этом:
— затраты на сырье и материалы (Зсм) рассчитываются исходя из фактической их величины в декабре месяце, а также кумулятивных темпов расширения производства и изменения цен на сырье:
Зсм= 81,6×1,015×1,015×1,075×1,075 = 97,1 тыс. руб.
— величина прочих расходов (Зпр) рассчитывается исходя из фактических данных декабря, а также кумулятивных темпов расширения производства и инфляции:
Зпр= 18,8×1,015×1,015×1,05×1,05 = 21,3 тыс. руб.
2. Выручка от реализации (ВР) планируется исходя из общей суммы затрат и условия (2), в соответствии с которым их доля должна составить 80%:
ВР= (97,1 + 21,3)/0,8 = 148 тыс. руб.
3. Величина налогов и прочих отчислений от прибыли (НП) составляет 35% планируемой валовой прибыли:
НП= (148 – 97,1 – 21,3)×0,35 = 10,4 тыс. руб.
4. Раздел 2 таблицы заполнен исходя из условия (3). Так, в феврале будет закуплено сырье в размере мартовской потребности, и в то же время произойдет оплата сырья, закупленного в январе, но потребленного и оплаченного в феврале.
5. Поступление денежных средств рассчитывается исходя из условия (1); таким образом, для февраля соответствующие составляющие дохода рассчитываются следующим образом:
20% реализации текущего месяца за наличные = 148×0,2 = 29,6 тыс. руб.
70% реализации в кредит прошлого месяца = 136,3×0,8×0,7 = 76,3 тыс. руб.
30% реализации в кредит позапрошлого месяца = 25,6×0,8×0,3 = 30,1 тыс. руб.
6. Отток денежных средств рассчитывается исходя из обычной логики расчетов и условий (3) и (7).
7. Сальдо денежного потока ( продолжение
–PAGE_BREAK–Сдп) рассчитывается как разность между поступлением и оттоком денежных средств:
Сдп= 136 – 128,8 = 7,2 тыс. руб.
8. Остаток денежных средств на конец месяца (Одк) рассчитывается суммированием остатка денежных средств на начало месяца и сальдо денежного потока за истекший месяц:
Одк= 16,9 + 7,2 = 24,1 тыс. руб.
9. Целевое сальдо денежных средств (ЦС) рассчитывается по условию (5):
ЦС= 18×1,05 = 18,9 тыс. руб.
10. Излишек (недостаток) денежных средств (ИН) рассчитывается вычитанием величины целевого сальдо из остатка денежных средств на конец месяца:
ИН = 24,1 – 18,9 = 5,2 тыс. руб.
11. По результатам анализа можно сделать следующие выводы:
— положение с денежным потоком на предприятии благополучное – лишь в марте наблюдается превышение оттока денежных средств над их поступлением, причина этого состоит в расходах по приобретению оборудования;
— для того чтобы поддерживать требуемый целевой остаток денежных средств предприятие вынуждено будет прибегать к краткосрочным кредитам; величина требуемой краткосрочной ссуды составляет: в январе – 1,1 тыс. руб., в марте – 12,8 тыс. руб., в апреле – 5,4 тыс. руб.
Заканчивая рассмотрение примера, отметим, что приведенная методика не является единственной и бесспорной. Она может быть существенно усложнена. Будучи достаточно трудоемкими при ручной обработке информации, эти расчеты достаточно легко могут быть формализованы и выполнены в среде электронных таблиц, например, с помощью пакета типа Microsoft Excel. Кроме того, не следует смущаться отсутствием пресловутой «точности расчетов», равно как и наличием определенной условности в формализации модели. Подобные условности являются неизбежным спутником любых расчетов прогнозного характера. Важно помнить о том, что в такого рода расчетах нужна не точность, а выявление тенденций, при этом сами методики и получаемые в результате их применения результаты являются лишь некоторой «материальной» основой для принятия управленческих решений финансового характера.
3.2. Рекомендации по автоматизации расчетов с подотчетными лицами
на предприятии
Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность и частота выполняемых расчетов, а также высокие требования, предъявляемые к правильности, точности и своевременности его ведения. Облегчить его ведение можно лишь с посредством автоматизации бухгалтерских задач:
— правильно произвести арифметические расчеты;
— обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;
— осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;
— производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;
— обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды;
— соблюдения законодательства в учете;
— формировать бухгалтерскую финансовую отчетность.
Прикладные программы служат для выполнения разнообразных задач, необходимых пользователям. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерский программ от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Самые распространенные следующие: бухгалтерские компьютерные программы семейства «1С », «БЭСТ», «ФинЭко» и др.
Программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учета, соответствовать современным требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информацией.
На рынке Воронежской области представлены следующие виды компьютерных программ:
— компьютерные бухгалтерские программы семейства «1С», официальный распространитель данных программ фирма «ОркомТрейтинг»;
— компьютерные бухгалтерские программы семейства «БЭСТ», распространением данных программ занимается фирма «ВИТ;
— компьютерные бухгалтерские программы семейства „ФинЭко“, распространителем данных программ занимается фирма „АспектСПб“.
Помимо перечисленных программных продуктов есть еще некоторые: „Галактика“, „Инфо-Бухгалтерия“ и „Турбо-Бухгалтер“, однако они получили меньшее распространение в Воронежской области. Большинство предприятий используют компьютерные бухгалтерские программы семейства „1С“ и „БЭСТ“, либо сами разрабатывают свои собственные программы под свои конкретные потребности.
Для автоматизации бухгалтерского учета в ООО „ИнТрансКарго“, в том числе операций с подотчетными лицами нами рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета БЭСТ-ОФИС, версия 3.6.3.
Система БЭСТ-ОФИС является простым и мощным инструментом учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности предприятий малого и среднего бизнеса. Отличительной особенностью системы является нацеленность на управление бизнесом. При всеобщей нехватке оборотных средств единственный путь к стабильному развитию предприятия – переход от интуитивного управления к регулярному менеджменту. Программный комплекс БЭСТ-ОФИС не только оказывает помощь в решении этой задачи, но и является своеобразным учебным пособием по управлению предприятием. Использование встроенного языка программирования позволяет при необходимости адаптировать систему практически к любым потребностям бизнеса.
Комплекс БЭСТ-ОФИС предназначен для автоматизации управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.
Концепция построения системы БЭСТ-ОФИС основана на том, чтобы, с одной стороны, максимально облегчить труд работников бухгалтерии, с другой, предоставить руководству и управленческому персоналу возможность оперативного доступа к информации для принятия управленческих решений.
БЭСТ-ОФИС является полнофункциональной системой. После установки и настройки системы не требуется приобретать и устанавливать какие-либо дополнительные компоненты. Используя входящий в поставку встроенный язык программирования VBA (Visual Basic for Applications), пользователь может практически неограниченно наращивать функционал системы собственными силами. При этом можно в полной мере воспользоваться преимуществами интегрированной среды MS Office, например, подключить к БЭСТ-ОФИС MS Word и создавать любые документы и отчеты, используя все возможности этого текстового процессора.
Продуманная система представления информации с большим количеством настроенных управленческих отчетов делают БЭСТ-ОФИС надежным средством информационной поддержки принятия управленческих решений.
Для установки системы требуется IBM PC-совместимый компьютер со следующими характеристиками:
— процессор Pentium-100 или более мощный (например: Pentium 11-300);
— устройство для чтения компакт-дисков (для установки системы);
— объем оперативной памяти не менее 64 Мб;
— пространство на жестком диске рабочей станции для установки и последующей работы не менее 140 Мб;
-монитор стандарта SVGA; рекомендуемые параметры работы монитора: разрешение 800×600, цветовая палитра High Color 16 бит (рекомендуется True Color 24 бит), мелкий шрифт;
— мышь;
— наличиеMicrosoft Internet Explorer 5.0иMicrosoft Excel 8.0иливыше.
Система БЭСТ-ОФИС работает в русифицированных версиях операционных систем Windows
’98(
SE
)/
ME
/
NT
4(
SP
6)/2000(
SP
2)/
XP. При работе в сети может использоваться MS Network на основе перечисленных ОС, а также Novell Netware 3.12 и выше.
После запуска системы на экране появляется главное окно программы, которое представляет собой стандартное окно Windows и имеет заголовок (в верхней части), строку состояния (в нижней части) и рабочую область, содержащую элементы системы БЭСТ-ОФИС.
Рабочая область системы включает в себя меню, панель инструментов, панель навигации и рабочее окно. При работе со справочниками партнеров и номенклатуры рабочее окно включает в себя дерево групп и окно реестра, при работе в остальных режимах – только окно реестра. Здесь можно работать одновременно в нескольких подсистемах не закрывая их, при этом легко перемещаться из одной в другую. Большой плюс и в том, что система очень наглядная и проста в пользовании, то есть не вызывает потребностей в специальном обучении (для пользования, но не для настройки программного продукта). Интерфейс системы БЭСТ-ОФИС состоит из:
— Меню системы и панель инструментов – меню системы представляет собой стандартное меню Windows;
— Панель навигации – панель навигации предназначается для быстрого перемещения по уровням БЭСТ-ОФИС;
— Дерево групп – окно Дерево групп служит для отображения структуры реестров, которые допускают создание групп документов и могут быть представлены в иерархическом виде;
— Рабочее окно системы – содержимое рабочего окна зависит от положения указателя на панели навигации.
В основу построения системы положен принцип раздельного ведения оперативного, бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Под оперативным учетом в БЭСТ-ОФИС понимается система регистрации первичных документов для учета хозяйственных операций. Данные оперативного учета образуют информационный фундамент, на котором работают все остальные компоненты системы. Такой подход позволяет обеспечить независимое ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета, а также исключить дублирование ввода данных. Виды учета представлены в таблице 3.2.
Таблица 3.2
Виды учета в системе БЭСТ-ОФИС
Оперативный
учет
Бухгалтерский
учет
Налоговый
учет
Управленческий
учет
Формирование
в системе
первичных
документов
для
регистрации
хозяйственных
операций.
Котировка
документов.
Синтетический и
аналитический учет.
Ведение Главной
книги.
Подготовка
бухгалтерских
отчетов, журналов-
ордеров и других
типовых форм.
Формирование
внешней отчетности.
Ведение Книги
покупок, Книги
продаж.
Формирование
аналитических
регистров
налогового
учета
(гл.25 НК РФ).
Формирование
налоговой
отчетности.
Обработка
информационно-
аналитических
данных.
Формирование
управленческих
отчетов: о продажах;
о запасах; о закупках;
о дебиторской и
кредиторской
задолженности;
о движении денежных
средств.
Анализ хозяйственной
деятельности.
продолжение
–PAGE_BREAK–
Концепция раздельного ведения оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета, реализованная в БЭСТ-ОФИС, позволит ООО «ИнТрансКарго» иметь информацию о состоянии дел на предприятии без ввода проводок.
В соответствии с законодательством, все хозяйственные операции в ООО «ИнТрансКарго» должны быть подтверждены документально. Основная часть документов со всеми обязательными реквизитами в соответствии с законодательными актами создаются автоматизированным путем в системе БЭСТ-ОФИС.
Минимальной информационной единицей системы являются документы различного вида. С помощью документов осуществляется ввод первичной информации в систему и сопровождение хозяйственных операций. Одни и те же документы могут быть доступны из различных подсистем.
БЭСТ-ОФИС работает с определенным набором документов. Каждый документ характеризуется видом документа. Вид документа определяет внешнюю форму документа, набор реквизитов и способ нумерации документов. В БЭСТ-ОФИС глубоко проработана система взаимосвязи между документами.
Для отражения в системе движения информации по хозяйственным операциям, зарегистрированным на основании первичных документов, введен термин «статус документа». Статус документа отражает стадию выполнения хозяйственной операции. Документ, подтверждающий хозяйственную операцию, в разные моменты времени может иметь статус Черновик, Проведен, Квитирован. Документы, которые имеют статус «проведен», являются документами оперативного учета без бухгалтерского учета. Для котировки документы сдаются в бухгалтерию. То есть статус «квитирован» присваивается после обработки документов бухгалтером ООО «ИнТрансКарго».
По функциональным признакам документы объединяются в реестры, в некоторых случаях называемых журналами. В свою очередь, группы реестров объединяются в папки и подсистемы БЭСТ-ОФИС.
В системе БЭСТ-ОФИС заложен принцип параллельного ведения двух самостоятельных систем учета – бухгалтерской и налоговой. Организация налогового учета в системе позволяет вести учет по любой системе налогообложения, предусмотренной законодательством РФ для малых предприятий.
При определении эффективности автоматизации учетных и аналитических задач следует рассчитать показатели:
— общие капитальные затраты на ее внедрение (КЗа);
— текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией учетных и аналитических задач (За);
— годовую экономию от ее использования (Эг);
— срок окупаемости общих капитальных затрат (Ток).
Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных и аналитических задач, определяются по следующей формуле:
КЗа = КЗбкп + КЗспп + КЗн + КЗтех + КЗрм + КЗпр, (3.2)
где КЗбкп – капитальные затраты на покупку бухгалтерской компьютерной программы (БКП) с учетом удельного веса занятости БКП решением задач, рассматриваемых в дипломной работе (принимаем 13000 руб.);
КЗспп– капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы (СПП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости СПП в содействии решению задач, рассматриваемых в дипломной работе (6450 руб.);
КЗн– капитальные затраты на настройку компьютерных программ (приняты в размере 600 руб. плюс 200 руб. за каждый час работы);
КЗтех– капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места;
КЗрм– капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера;
КЗпр– прочие капитальные затраты, связанные с внедрением программ.
В прочие капитальные вложения, связанные с использованием компьютерных программ, включаются расходы на покупку дискет, по обучению работников пользованию новой программой, по приобретению учебных пособий по использованию купленных программ и др. Приняты в размере 2500 руб.
Капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера следует рассчитать по следующей формуле:
КЗрм = КЗмеб×Тм / Тоб, (3.3)
где КЗмеб – капитальные затраты на приобретение специальной мебели, повышающей производительность и комфортность работы бухгалтера. Приняты в размере 45% от рыночной цены компьютера – 22000 руб.;
Тм– время использования компьютера в течение года для решения бухгалтерских и аналитических задач, исследуемых в дипломной работе;
Тоб– общее время использования компьютера в течение года.
КЗрм= 9900×1750 /1814 = 9551 (руб.).
Общее время эксплуатации компьютера в течение года рассчитывается следующим образом:
Тоб
= ds×S×Др×NM×Кис, (3.4)
где ds – длительность смены (8 часов);
S– число смен работы компьютера;
Др– среднее число рабочих дней в месяце (21 день);
NM– число месяцев в году эксплуатации компьютера;
Кис– средний коэффициент использования компьютера в течение смены
(принят равным 0,9).
Тоб = 8×1×21×12×0,9 = 1814 (час.).
Величина затрачиваемого машинного (компьютерного) времени (Тм) на решение бухгалтерских задач, исследуемых в дипломной работе с помощью приобретенных программных продуктов, определяется по формуле:
Тм = Вз×Др, (3.5)
где Вз – время решения бухгалтерских задач с помощью приобретенных компьютерных программ в течение одного рабочего дня, в часах;
Др– количество рабочих дней в году, в течение которых решаются исследуемые бухгалтерские задачи.
Величина затрачиваемого компьютерного времени составит:
Тм = 7×250=1750 (час.).
Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места бухгалтера рассчитываются по следующей формуле:
Кзтех = (Цком + Цтех)×(1 + Кт)×(1 – Киз)×Тм / Тоб, (3.6)
где Цком – рыночная цена Intel Pentium IVна момент покупки программы;
Цтех– рыночная цена дополнительного технического оснащения рабочего места пользователя (стоимость принтера, сканера, модема);
Кт– коэффициент, учитывающий затраты на транспортировку и наладку компьютера и других технических средств;
Киз– коэффициент, учитывающий степень износа действующей компьютерной техники (принят равным 0,2).
Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места бухгалтера будут равны:
Кзтех= (22000 + 6400)×(1+0)×(1–0,2)×1750 / 1814 = 21918 (руб.).
Расчет общей величины капитальных затрат на автоматизацию исследуемых учетных задач и их состав для наглядности представлен в таблице 3.3.
Таблица 3.3
Капитальные затраты на автоматизацию учетных и аналитических задач
Наименование статьи затрат
Буквенное
обозначение
Сумма,
руб.
Удельный
вес, %
1. Капитальные затраты на покупку
бухгалтерской аналитической
компьютерной программы
КЗбкп
13000
23,63
2. Капитальные затраты на покупку
справочно-правовой системы
КЗспп
6450
11,72
3. Капитальные затраты на настройку
компьютерных программ
КЗн
1600
2,91
4. Капитальные затраты на организацию
рабочего места бухгалтера
КЗрм
9551
17,36
5. Капитальные затраты на техническое
оснащение рабочего места бухгалтера
КЗтех
21918
39,84
6. Прочие капитальные затраты
КЗпр
2500
4,54
Итого
КЗа
55019
100,0
Общие годовые текущие затраты предприятия, связанные с автоматизацией учетных задач (3а), исследуемых в дипломной работе, рассчитывают по следующей формуле:
За = 3ком + 3др + 3кп + 3рм + 3пр, (3.7)
где Зком – текущие затраты, связанные с использованием компьютера;
Здр– текущие затраты, связанные с использованием других объектов технического оснащения рабочего места бухгалтера (принтера, сканера, модема и др.). Приняты в размере 40% от Зком;
Зкп– текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ для решения исследуемых учетных задач;
Зрм = S×Цпл, где S – размер площади, которую занимают мебель под компьютер и другую оргтехнику и бухгалтер, работающий с помощью компьютера (принято 6 кв.м), Цпл – рыночная цена 1 кв.м. офисной площади на момент автоматизации исследуемых задач (принято в размере 180 руб. в случае аренды помещения);
Зпр – прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач (приняты в размере 20 % от Зкп).
Текущие затраты, связанные с использованием компьютера для решения исследуемых учетных задач, определяются следующим образом:
Зком = Тм×См, (3.8)
где См – стоимость одного часа эксплуатации компьютера на предприятии (по данным предприятия она равна 27 руб).
Текущие затраты, связанные с использованием компьютера равны:
Зком= 1750×27 = 47250 (руб.).
Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, рассчитываются по формуле:
Зкп = (КЗбкп + КЗспп) / Тс + Зп×(Тм / Тоб), (3.9)
где Тс – полезный срок использования компьютерных программ (с учетом морального износа принят 4 года);
Зп – затраты на пополнение справочно-правовой программы за год. Приняты в размере (1400 руб.×12мес. = 16800 руб.)
Прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач, приняты в размере 20% от Зкп.
Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, составят:
Зкп= (13000 + 6450) / 4 + 16800×(1750 /1814) = 21070 (руб.).
Расчет общей величины годовых текущих затрат, связанных с автоматизацией исследуемых учетных и аналитических задач, и их состав для наглядности представлен в таблице 3.4.
Таблица 3.4
Текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач
Наименование статьи затрат
Буквенное
обозначение
Сумма,
руб.
Удельный
вес, %
1. Затраты, связанные с использованием
компьютера
Зком
42250
51,07
2. Затраты на использование других
объектов технического оснащения
рабочего места бухгалтера
Здр
18900
20,43
3. Затраты, связанные с использованием
компьютерных программ
Зкп
21070
22,77
4. Затраты на организацию
рабочего места бухгалтера
Зрм
1080
1,17
5. Прочие текущие расходы
Зпр
4214
4,55
Итого:
За
92514
100,0
продолжение
–PAGE_BREAK–
Годовую экономию от проведения автоматизации исследуемых учетных и аналитических задач (Эг) определяют по следующей формуле:
Эг = 3д – 3а, (3.10)
где Зд – текущие затраты, связанные с осуществлением учетных и аналитических задач действующим на предприятии способом. Определены по данным предприятия, и составляют порядка 108000 руб.
Годовая экономия от проведения автоматизации исследуемых учетных и аналитических задач составит:
Эг= 108000 – 92514 = 15486 (руб.).
Срок окупаемости капитальных затрат на автоматизацию исследуемых учетных и аналитических задач необходимо рассчитать по формуле:
Ток = Кза / Эг, (3.11)
где Ток – расчетный срок окупаемости капитальных затрат.
Срок окупаемости капитальных затрат при аренде помещения равен:
Ток= 55019 /15 486 = 3,55 (года) или 42,6 месяца.
Эффективность автоматизации характеризуют технико-экономические показатели, приведенные в таблице 3.5
Таблица 3.5
Технико-экономические показатели, характеризующие эффективность
автоматизации учетных задач
Наименование показателя
Ед.
изм.
Значение
показателя
1. Техническая характеристика применяемых
компьютерных программ
1.1. Бухгалтерской компьютерной программы
1.1.1 Платформы
Стандартный
1.1.2 Удобство интерфейса
WINDOWS стиль
1.1.3 Количество уровней аналитики
Многоуровневый
1.1.4 Количество уровней классификаторов
До 10
1.1.4 Разграничение доступа
Есть
1.1.5 Подготовка отчетности по международным
стандартам
Есть
1.1.6 Разрядность суммы операций
Не ограничена
1.1.7 Количество операций
Не ограничено
1.2 Справочно-правовой программы
1.2.1 Частота пополнения
1 раз в неделю
1.2.2 Количество документов в базе
24734
1.2.3 Сложный поиск
Есть
1.2.4 Объем базы данных
Не ограничен
2. Экономические показатели
2.1. Общие капитальные затраты на автоматизацию
руб.
55019
2.2. Годовые текущие расходы, связанные с
внедрением автоматизации
руб.
92514
2.3. Годовая экономия от применения автоматизации
руб.
15486
2.4. Расчетный срок окупаемости капитальных затрат
3,55
продолжение
–PAGE_BREAK–