–PAGE_BREAK–2. Регламентное управление и разделение ответственности
Важнейшая функция административного права — организационная. Примером реализации этой функции является использование регламентов в управлении, что позволяет исключить взаимопрощение ошибок, устраняет субъективизм в оценках работы подразделений и исполнителей, снижает неопределенность в решении задач, формировании ответственности за реализацию управленческих решений.
Под регламентом управления понимается описание порядка управленческих решений, которым четко определяется, кто, когда и в каких условиях решает конкретные задачи и кто несет ответственность за их успешную реализацию. Изменения в производстве вызывают необходимость внесения дополнений, уточнений в регламент управления предприятием.
Система регламентного управления состоит из ряда документов, составленных на различных стадиях процесса управления. К таким документам относятся нормали управления, классификаторы задач, информационные таблицы, схемы функционирования и др. Основополагающим документом являются нормали управления, то есть исходные организационные нормативы. В них в наглядной форме отражается логика процесса решения взаимосвязанных задач управления. В частности, отмечается:
— когда и как должна быть решена конкретная задача;
— кто участвует в ее решении;
— кто несет ответственность за организацию решения;
— какая информация необходима для решения.
В нормали указывается схема реализации задачи и адрес (место), куда документ передается. Отметка исполнителя в приеме документа означает принятие ответственности за реализацию принятого решения.
Нормализованное описание реального процесса управления включает выполнение трех видов работ:
— разработку и утверждение информационных таблиц;
— разработку и утверждение нормалей;
— разработку аналитических таблиц.
Информационные таблицы — это документ, на основе которого разрабатываются нормали управления. Они составляются по задачам, выполняемым структурными подразделениями аппарата управления предприятия (см.таблицу).
Информационные таблицы, завизированные ответственными исполнителями и одобренные руководством организации, являются основанием для разработки нормалей. Как отмечалось, нормали позволяют графически представить каждую из задач процесса управления с указанием исполнителей, входной и выходной информации, источников входной информации, сроков выполнения задач и взаимодействия различных органов при их реализации.
При разработке нормалей руководствуются следующими положениями:
— каждой задаче на схеме соответствует одна вертикальная полоса;
— элементы схемы изображаются символами:
— каждый элемент схемы (кроме связей) имеет свой код.
Потребители данного документа
7
Торгово-коммерческий отдел
Планово-экономический отдел
Руководитель предприятия (фирмы)
Срок исполнения задачи
6
К 25 числу каждого месяца
Исполнители задачи
5
Маркетологи
Документ, получаемый в результате решения
4
Прогноз конъюнктуры рынка
Источники информации, необходимой для решения задачи
3
Статистические данные и данные бухгалтерского учета
Материалы анкетного опроса
Прочие источники информации
Содержание задачи
2
Данные о продаже товаров фирмы
Данные о потребности в товарах
Сведения о производстве товаров
Сведения о товарных запасах и др.
Наименование задачи, решаемой в процессе управления
1
Изучение конъюнктуры рынка
Для входной информации (ее источников), исполнителей и потребителей используются в качестве кода их порядковые номера, постоянные для всех схем. Каждая задача и документ (результирующая информация) также кодируются. При этом код включает три элемента: буквенный индекс, означающий: «З» -задача, «Д» — документ. Далее цифровое обозначение номера задачи (документа) и порядковый номер данной нормали. Например, код «3-4-1» на рис. 1 означает: «З» — задача, «4» — ее номер в нормали, «1» — порядковый номер нормали.
Наименование внешней входной информации, исполнителей, потребителей помещают в левой части схемы. Последовательность отражения задач диктуется сроками решения и логикой информационных связей.
Применение регламентного управления предполагает составление аналитических таблиц на основе периодического анализа разработанных нормалей. По существу такие таблицы могут рассматриваться как предложения по совершенствованию процесса управления (понимая под процессом управления систему воздействий на объект посредством управленческих решений).
Составлению аналитических таблиц предшествует анализ следующих вопросов:
– состав решаемых задач, их полнота и необходимость,
– качество используемой входной информации, ее достоверность,конъюнктуры торговли надежность источников получения информации, квалификация исполнителей, их заинтересованность в решении задачи и ответственность,
– возможность использования иных путей решения задачи.
Схема 1
Изучение конъюнктуры рынка
Входная информация
данные о товарообороте ф.3-торг краткая
1
данные о структуре товарооборота ф.3-торг краткая
2
данные о динамике товарооборота ф.3-торг краткая
3
данные о покупательских предпочтениях (материалы опроса)
4
данные о продаже конкурентов (оперативные сведения)
5
данные о производстве (предложении товаров)
6
данные о ценах на товары
7
Исполнители
начальник отдела маркетинга
1
ведущий специалист по маркетингу
2
специалисты-маркетологи
3
начальник планово-экономического отдела
4
экономисты планово-экономического отдела
5
начальник торгового отдела и специалисты
6
Задачи
Результирующая информация
Потребители
торгово-коммерческий отдел
1
планово-экономический отдел
2
руководитель фирмы
3
производственный отдел
4
отдел маркетинга
5
отдел по ценам
6
Рис.1 Нормаль изучения конъюнктуры торговли
По результатам анализа заполняется таблица, в которой указывается состав задач и возможность их решения по форме:
Поскольку хозяйственная жизнь предприятия достаточно динамична с течением времени возникает необходимость проектирования новых нормалей управления. При этом форма и методика ее разработки остаются прежними, а содержание работ может претерпевать серьезные изменения.
Регламентное управление способствует его совершенствованию за счет: сведения к минимуму влияния субъективных факторов, обеспечения четкого разделения и специализации управленческого труда, координации и стандартизации решения соответственно взаимосвязанных и однотипных задач управления, а также повышения ответственности исполнителей за качество и своевременность разработки управленческих задач и потребителей — за практическое использование результатов.
На основе использования метода сетевого моделирования можно распределить ответственность между всеми уровнями руководства, участвующими в реализации принятого решения на любом предприятии. Для этого строится сетевая модель с применением коэффициентов ответственности (Кот), определенных расчетным путем по формуле:
где R— полный резерв времени на выполнение данной работы;
tкp— общая продолжительность критического пути (наибольшая продолжительность от исходного до завершающего события на графике);
tкр(с) — совокупная продолжительность работ критического пути, в состав которого входит работа, для которой определяется коэффициент ответственности.
Для примера используем график:
Рис.2
Полный резерв времени (R) находим по критическому пути, определяющему общую продолжительность работ по графику. Он проходит через события 1-3-4-5 и равен 24 дням. Все остальные пути графика менее продолжительны. Так путь, проходящий через события 1-2-3-4-5 равен 23 дням, т. е. в запасе у работ этого пути имеется 1 день (24-23). Некритические работы этого пути (1-2 и 2-3) имеют резерв времени R, равный одному дню.
Далее определяется величина tкр(с). В состав пути 1-2-3-4-5 входят две работы критического пути 3-4 и 4-5 общей продолжительностью 18 дней, отсюда для работ этого пути 1-2 и 2-3
tкр(с)=18.
В состав пути 1-2-4-5 входит всего одна работа критического пути, продолжительностью 10 дней. Следовательно, для работы 2-4 величина tкр(с) = 10.
После этого определяется коэффициент ответственности для работ 1-2, 2-3, 2-4, который равен:
Для работ критического пути (1-3, 3-4, 4-5) этот коэффициент равен 1.
продолжение
–PAGE_BREAK–