ВСТУП
Людствоувійшло до ери інформації. Хто володіє інформацією, той володіє світом — цяістина давно не викликає сумнівів. Проблеми збирання, накопичення і обробкиінформації постають на новому більш якісному рівні.
Всяінформація, яку отримують чи створюють, відповідним чином фіксується.Матеріальними носіями фіксації інформації є документи.
Вмінняпрацювати з документами, правильна побудова діловодства і документообігу прямовпливають на результати діяльності, на її ефективність. Однак сучасний документє не тільки носієм інформації, він має ще такі «властивості» — губитися, зникати, не виконуватися у строк.
Всучасному діловодстві використовуються традиційні способами створення і обробки документів.Упровадження комп’ютерних технологій відкриває нові перспективи длявисокопродуктивного документаційного забезпечення у сфері управління.
Використанняв управлінні інформаційних технологій, для яких характерні висока гнучкість,мобільність і здатність пристосовуватися до різних умов роботи є неодмінноюумовою підвищення ефективності управлінської праці. Ефективність організації діловодства як складовоїчастини управлінської діяльності теж істотно підвищується з переходом накомп’ютерне опрацювання ділової документації.
Досягнутийрівень використання новітніх інформаційних технологій у діловодстві даєможливість не лише робити гіпотетичні припущення про електронний офісмайбутнього, а й визначати реальні шляхи переходу від традиційногодокументообігу до автоматизованого.
Цяпроблема є актуальною, про це свідчить значна кількість публікацій зарубіжнихта вітчизняних науковців і дослідників. Серед них, Л.І. Скібицька, Л.В.Павлюк, Т.І. Киселева, Т.В. Кузнєцова, Г. Сельченкова, В. Рудюк, Л.Н.Варламова, О.В. Шпортько та багато інших. Такі науковці як Л.В. Павлюк, Т.І.Киселева та Н.І. Воробйов у своїх публікаціях висвітлюють аспекти діловодствата архівної справи, а також основи роботи на комп’ютері. О.В. Шпортько та В.В.Ступницький розглядають електронне діловодство. Загальні характеристики системелектронного документообігу, розглядає Г. Сельченкова, також вона знайомитьчитача з класифікацією автоматизованих систем. Введення електронного документообігуна досвіді Німеччини розглядає В. Рудюк.
Об’єктомдослідження є сучасне діловодство.
Предметомдослідження є використання комп’ютерних технологій в сучасному діловодстві.
Метадослідження – дослідити використання комп’ютерних технологій в сучасномуділоводстві.
Наоснові об’єкта, предмета і мети дослідження було сформульовано наступнізавдання:
– проаналізувати терміносистему дослідження;
– розглянути структуру та сутність сучасного діловодства;
– розглянути використання комп’ютерних технологій на етапідокументування;
– розглянути використання комп’ютерних технологій при організаціїдокументообігу.
Упроцесі написання курсової роботи були використані наступні методи:
– натеоретичному рівні: аналіз та синтез, інформаційний, історичний, структурнийпідходи, дедукція та індукція та інші;
– наемпіричному рівні: огляд літератури.
Роботаскладається з реферату, вступу, двох розділів, висновків та списку використанихджерел. Основний текст містить 36 сторінок, список використаних джерел налічує17 найменувань.
Розділ1 ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ
1.1Аналіз терміносистеми дослідження
Основу будь-якоїнаукової дисципліни складають поняття – уявлення про загальне, найістотніше,особливев явищах, що вивчаються, і предметах. Формування понять – результат пізнання,дослідження наочної області, вивчення закономірностей і тенденцій її розвитку.Поняття не статичні, вони постійно змінюються. У міру поглиблення уявлень пронаочну область поняття удосконалюються, старі поняття уточнюються, виникаютьнові, частина понять перестає адекватно відображати зміст реалій і переходить врозряд маловживаних. Таким чином, з розвитком науки відбувається наближенняпонять до дійсності.
Поняттявиражають себе в словах. Саме слова пов’язують поняття з предметом або явищем.Цей зв’язок здійснюється через значення слова. Наукові поняття позначаютьсяспеціальними словами – термінами. Терміни складають основу наукової мови.Термін не називає поняття, як звичайне слово, а поняття приписується терміну,додання йому. Терміни конкретної області знання або діяльності складають окремутерміносистему (або термінологію).
Термінологіяділоводства включає терміни забезпечення документації управління, позначаючивсе, що пов’язано з процесами створення документів, їх передачі, отримання,систематизації, пошуку, зберігання, використовування і іншими аспектами [8, с. 61].
Традиційносфера діяльності, пов’язана з обробкою документів, називається діловодством (справочинством). Цей термінутворений від поєднання слів «виробництво справи». Значення його стаєзрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» позначав не теку здокументами (його сучасне розуміння), а питання (судове або адміністративне),яке необхідно було вирішити органу управління. Саме це значення і ляглов основу терміну «справочинство». Значення справи як декілька документів, що відносяться доякого-небудь питання, – більшпізнього походження в порівнянні з першим значенням. З цього слідує, що привиникненні термін «діловодство» позначав, перш за все, діяльність, пов’язану зухваленням рішень (виробництвом справ).
В.Кудряєв термін«діловодство» визначає таким чином: галузь діяльності, яка забеспечує документування іорганізацію роботи з офіційними документами. Разом з терміном «діловодство»останніми роками вживається і синонімічний йому термін забезпечення«документації управління». Виникнення його пов’язано зі зміною організаційно-технічної основиділоводства і методологічних підходів до його вдосконалення, що стало можливимзавдяки активному введенню в сферу роботи з документами засобів обчислювальноїтехніки і сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки,накопичення, зберігання, пошуку і використовування інформації в управлінні. Таким чином,термін забезпечення «документації управління» як би підкреслює інформаційно‑технологічну складову в сучаснійорганізації діловодства [8, с. 63].
Результатомдокументування є документ – зафіксована на матеріальному носії інформація зреквізитами, дозволяючими її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об’єкт, щовикористовується для закріплення і зберігання на ньому мовної, звукової абообразотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді. В старовині якматеріальний носій для створення документів використовували різні матеріали. Протягом століть,і в даний час найпоширенішим носієм документальної інформації є папір. Разом зпапером зараз широко використовуються і нові носії – магнитні диски, дозволяючівикористовувати для документування технічні, у тому числі автоматизовані,засоби.
Поняття«діловодство» базується на понятті «документування». Під документуваннямрозуміється запис (фіксація) інформації на різних носіях за встановленимиправилами. Документування – регламентований процес запису інформації на паперіабо іншому носії, що забеспечує її юридичну силу. Документування завжди здійснюється запевними правилами, що встановлені нормативними актами або вироблені за традицією.
Створеннядокументів або документування може здійснюватися природною мовою або штучними мовами з використанням носіївінформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи– документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом письма або будь-якою системоюзвукозапису. Текстовий документ, створений за допомогою письма – це традиційний документна паперовому носії. При документуванні на штучних мовах створюються документина машинних носіях – документи, створені з використанням носіїв і способівзапису, що забеспечують обробку інформації електронно-обчислювальною машиною.
Документуванняприпускає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних длякожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичну силу створеним документам. Юридичнасила – властивість офіційного документа, що надається його чиннимзаконодавством, компетенцією органу, що видав його, і встановленим порядкомйого оформлення. В суспільстві документи є основними носіями управлінської,наукової, технічної, статистичної й іншої соціально значущої інформації.
Фіксація,відображення інформації в документі забезпечує її збереження і накопичення,можливість передачі в часі й просторі, її багаторазове використання. Можливістьзберігати інформацію в часі, дозволяє розрізняти документи – носії оперативноїінформації і документи‑носії ретроспективної інформації [8, с. 66].
Забезпеченнядокументування – це лише одна складова діловодства, друга його складова – цеорганізація роботи з документами. Організація роботи з документами включаєорганізацію документообігу установи, зберігання документів і їхвикористовування в поточній діяльності установи.
Іншим не менш важливим терміном дослідження є документообіг —рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Швидкістьдокументообігу залежить від якості документального обслуговування апаратууправління в цілому та від системи організації діловодства (повної абочасткової). [15, с. 164].
Характеристикоюдокументообігу є його об’єм. Під об’ємом документообігу розуміється кількістьдокументів, що поступила в організацію і створених нею протягом певного періоду часу.Об’єм документообігу – важливий показник, що використовується як критерій прирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організаціїінформаційно–пошукової системи по документах установи, структури службиділоводства, її штатного складу і інших питань.
Одна знайважливіших функцій організації роботи з документами –облікова функція. Облік документівзабезпечується їх реєстрацією-записом облікових даних про документ по встановленій формі,фіксуючій факт створення документа, його відправки або отримання. Разом зфункцією обліку документів реєстрація дозволяє здійснювати контроль виконаннядокументів, вести пошук документів по запитах підрозділів і працівниківустанови.
Разом зорганізацією документообігу в поняття «організація роботи з документами»входить зберігання документів і їх використання в діяльності установи.Система зберігання документів – це сукупність засобів, способів і прийомівобліку і систематизації документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльностіустанови. Для системи зберігання документів найважливішими є поняття «номенклатурасправ» і «справа». Під номенклатурою справ розуміється систематизований перелікзаголовків справ, сформованих в установі, розташованих в певнійпослідовності з вказівкою термінів їх зберігання; під справою розуміється сукупністьдокументів з окремого, сформованих в хронологічній або іншій послідовності і підшитихв окрему обкладинку.
Розглянемо декілька понять інформаційних технологій. Поняття«технологія» використовується у виробництві і визначається як системавзаємозв’язаних способів обробки матеріалів і прийомів виготовлення продукції увиробничому процесі.
Управлінськадіяльність в будь-якій організації заснована на переробці інформації івиробництві нової інформації, що дозволяє говорити про наявність технологіїперетворення початкових даних в результатну інформацію, тобто інформаційнатехнологія – це система методів і способів збору, передачі, накопичення, обробки,збереження і використання інформації на основі застосування технічних засобів. [11,с. 153].
Такимчином, проаналізувавши терміносистему дослідження можна зробити висновок, що більшістьрозглянутих термінів, позначають основні, базові поняття наукової дисципліни,але разом з даними поняттями використовуються і інші поняття, розкриваючіокремі специфічні сторони наочної області, що вивчається.
1.2 Сучаснеділоводство: сутність, особливості, структура
Особливостісучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову,широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів,необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі,впровадження раціональних прийомів роботи.
Дотриманнявимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та впроцесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічногопорядку, викорененню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональноїроботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку та пошук,організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Діловасфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме задопомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні,службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами,державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми [4, с. 3].
Нині навітчизняному ринку презентовано кілька десятків програмних продуктів,призначених для автоматизації управління документами. Автоматизовані системиуправління документами (АСУЦ) можна класифікувати так:
– системиавтоматизації діловодства (САД);
– системиелектронного документообігу (СЕД);
– корпоративнісистеми управління документами (КСУД).
Системи автоматизаціїділоводства застосовуються для обліку (реєстрації) вхідних, вихідних,внутрішніх документів, обліку виданих резолюцій і отриманих звітів провиконання. Убазах даних цих систем зберігається не лише формальна частина (реквізити)документів, а й їх змістовна частина у вигляді текстів, текстових файлів, образів.Ці системи дають можливість контролювати виконання документів і кожноїрезолюції або доручення, зберігати дані про справи, до яких віднесенодокументи. Швидкий пошук необхідних документів за одним реквізитом абосполученням реквізитів є невід’ємним атрибутом систем такого роду і однією знайважливіших їх ознак. З допомогою цих систем можна автоматизувати рутинніоперації роботи з документами. Системи автоматизації діловодства найчастішерозробляються індивідуально для внутрішнього користування в установі й на ринокне виставляються.
Системи електронногодокументообігу, крім завдань автоматизації діловодства, забезпечують строгорегламентований і формально контрольований рух документів в установі та позанею на основі інформаційних і комунікаційних технологій. Насамперед вониорієнтовані на роботу з електронними документами, що практично випливає ізсамого словосполучення «електронний документообіг». У системи електронногодокументообігу функціонують документи, що надходять технічними каналамизв’язку, електронні документи, створені в установі за допомогою засобівелектронно–обчислювальної техніки, а також документи, створені за допомогоюсканування паперових документів (електронні образи паперових документів). У такихсистемах значну увагу приділено всім життєвим стадіям електронного документа —від його створення і попереднього передання у сховище документів до переміщення(або копіювання) в архів оперативного або довготривалого зберігання. При цьомувідносно тривалим за часом і важливим за сутністю є процес колективноїпідготовки документа, його багаторазове узгодження, створення версій документа,затвердження остаточної версії та її друкування.
Використаннясистеми електронного документообігу дає можливість підвищити ефективність роботиспівробітників установ, де досить великий обсяг документів, що пересилаються,або велика штатна чисельність персоналу. У системи електронного документообігуможе бути реалізовано систему документообігу, що має юридичну силу (іззастосуванням електронного цифрового підпису і шифруванням документів).
Корпоративні системиуправління документами забезпечують універсальне, доступне середовище дляроботи та зберігання всіх типів документів, що утворюються в установі.Корпоративні системи дають можливість користувачеві застосовувати всіфункціональні підсистеми безпосередньо з бізнес-додатка. Це можуть бутиофісні додатки щодо роботи з текстами, таблицями, графіками, фінансові системи,системи керування ресурсами тощо. Користувачами цих систем є всі співробітникиустанови. Вибір системи залежить від завдань, які передбачено вирішувати вустанові, типу управлінської структури, масштабу діяльності установи, технічнихі фінансових можливостей [13, с. 28].
Загальніправила документування управлінської діяльності викладені в Орієнтовнійінструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органахдержавної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентуєпорядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження довідправлення або передачі до архіву установи. Положення інструкції поширюютьсяна всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числістворену засобами обчислювальної техніки. Правила і рекомендації про порядокздійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, щовстановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади, та актіворганів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.
Організаційно-методичнудопомогу у вдосконаленні системи документального забезпечення державногоуправління і діловодства надають установи державної архівної служби України,які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповіднихпитань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усуненнявиявлених під час перевірок недоліків. Загальне керівництво організацієюділоводства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота зраціональної постановки діловодства в установі покладається на службуділоводства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи іпідпорядковується її керівникові.
Факторами, які визначають організаційну побудову службиділоводства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмірустанови, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальнерозміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень,норми управління, прийнята система документування й організації роботи здокументами, рівень механізації та автоматизації документальних процесів тощо.
Усвоїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, щовстановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актамиорганів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування зпитань здійснення контролю за виконанням документів, удосконаленняорганізаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчудокументацію, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчимидокументами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншимичинними нормативами щодо роботи з документами.
До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат;підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та реєстрації, контролю,раціоналізації роботи з документами та розгляду листів (скарг); експедиція;копіювально‑розмножувальне бюро; архів. Організаційно і методично їйпідпорядковані секретарі структурних підрозділів та обчислювальнийцентр.Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовиминормами часу на роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягомдокументообігу, а їх обов’язки — посадовими інструкціями [15, с. 167].
Основними завданнями служби діловодства є встановленняєдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі,документальне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальноїтехніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількостідокументів.
Відповідно до цих завдань служба діловодства:
– розробляє інструкції з діловодства для установи тапідвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатуридля підвідомчої мережі;
– організовує за дорученням керівництва підготовку проектівдокументів, забезпечує документальне й організаційно-технічне обслуговуванняроботи колегіальних органів;
– організовує роботу з пропозиціями, заявами та скаргамигромадян;
– організовує друкарське виготовлення, копіювання ітиражування документів;
– здійснює уніфікацію систем документації і документі із зурахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скороченнякількості форм і виді із документів, тощо [15, с. 168].
Таким чином, розглянувши структуру та сутність сучасногоділоводства, можна зробити висновок, що організація діловодства істотно впливає наоперативність, економічність і надійність функціонування апарату управлінняустанови, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства вустанові поставлений раціонально, фахівці й керівники звільняються відвиконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці,скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату управління. Такожтреба додати. Що особливістю сучасного справочинства є переведення його надержавну мову, та впровадження новітніх комп’ютерних технологій.
Розділ2 ПРАКТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ВИКОРИСТАННЯ КОМП¢ЮТЕРНИХТЕХНОЛОГІЙ В СУЧАСНОМУ ДІЛОВОДСТВІ
2.1Використання комп’ютерних технологій на етапі документування
Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси,що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленимиправилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій.Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи,у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв(флеш-карти, дискети,диски та ін.). Склад управлінських документів визначається компетенцією іфункціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характеромвзаємозв’язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів.Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечуєтьсязастосуванням Державної системи документаційного забезпечення [3, с.112].
Розглянемокомп’ютерні технології підготовки текстових документів. Обробка текстів як напрямрозвитку техніки виник на початку XX ст. з появою механічної пишучої машинки.Зарахуємо більш півстоліття пишуча машинка залишалася єдиним загальнодоступнимзасобом отримання друкарського тексту на папері. Існуючі в даний час системипідготовки текстових документів значно відрізняються один від одногохарактеристиками, можливостями введення і редагування тексту, його форматуванняі виведення на друк.
Вибірконкретного програмного продукту для обробки тексту є вельми відповідальниммоментом. Різноманітні системи підготовки текстів дозволяють ефективновикористовувати комп’ютер тим фахівцям, які пов’язані з інформаційнимитехнологіями. Різноманіття пакетів програм дозволяє зупинитися на тому, якийзабезпечить максимальне задоволення потреб підготовки текстів програм абодокументів в умовах якнайкращого використовування обмежуючого чинника, особливопри підготовці текстів великих об’ємів.
Найважливішою для практичного користувача характеристикоюпрограми цього класу можна вважати область професійної діяльності, для якоїпрограмний продукт зручний в застосуванні. Інструментальні засоби підготовкитекстових документів використовуються для набору текстів програм, документіврізного ступеня складності, наукової статі, книг тощо. Обмежуючим чинником можебути кваліфікація користувача [8, с.405].
Для створенняй опрацювання документів за допомогою ЕОМ призначені спеціальні програми —текстові редактори. Існують різні сімейства текстових редакторів. Найбільшчасто застосовуються:
– Блокнот(Note Pad);
– WordPad;
– MicrosoftWord пакета офісних програм MS Office;
– AdobeAcrobat;
– Вільно-поширювані пакети,наприклад Open Office, 602.
Відмінностіміж ними полягають у функціональних можливостях, призначенні, ціні. Крімтекстових редакторів, існують спеціальні програми, що дозволяють читати (безможливості редагування) текстові документи. Вони поширюються, як правило,безкоштовно. Наприклад, Acrobat Reader поставляється разом з електроннимикнигами, звітами, створеними в Adobe Acrobat, і MS Word Reader для прочитаннядокументів, створених у MS Word.
Для створеннядокументів в Україні на підприємствах найбільш часто використовується текстовийредактор Microsoft Word пакета офісних програм MS Office версії 6.0 і вище.
Розглянемоосновні етапи роботи з документом у даному редакторі. При запуску редактораавтоматично створюється файл «Документ 1». Для відкриття вжеіснуючого файлу необхідно здійснити такі операції: Файл > Відкрити.
Длявстановлення параметрів документа (поля сторінки, розмір паперу, орієнтаціясторінки та інші) можна скористатися наступною функцією: Файл > Параметристорінки Для нумерації сторінокнеобхідно виконати такі команди: Вставка > Номера сторінок. Введення тексту можездійснюватися в одному з наступних режимів: вставки або заміни. При введеннінового тексту в режимі вставки текст в документі зміщується вправо від точкивведення. У режимі заміни попередній текст видаляється і замінюється новим. Дляперемикання між цими двома режимами використовується клавіша Ins. Визначити,який режим використовується в даний момент, можна за станом індикатора ЗАМ урядку стану MS Word внизу екрана. Якщо індикатор відображається чорнимкольором, то ввімкнено режим заміни, якщо сірим — вставки. Подвійним клацаннямлівої клавіші миші на цьому індикаторі також можна переключати режими.
Одниміз найважливіших об’єктів під час роботи з текстом є абзац. З ним пов’язуютьсяпараметри його форматування: шрифт, відступи, інтервали, вирівнювання і т.д.Для того щоб почати новий абзац, при введенні тексту потрібно натиснути Enter. Для переходу на новийрядок у межах абзацу використовується комбінація клавіш Shift+Enter. Копіюваннявиконується за допомогою буфера обміну. Для того щоб скопіювати який-небудь фрагмент, потрібноспочатку помістити його в буфер, а потім вставити з буфера в документ. Длякопіювання в буфер можна скористатися командою Правка: > Копіювати, а дляпереміщення виділення в буфер — командою Вирізати. Вставка вмісту буфера вставляєтьсякомандою Правка > Вставити.
MS Wordдозволяє користувачу відмінити операцію внесення змін у документ. Для цьоговикористовується команда Правка > Скасувати введення або комбінація клавішAlt+Backspace. Для відміни даної команди застосовується команда Правка >Повторити введення або клавіша F4. MS Word має широкий спектр можливостей щодоформатування тексту. Всі дії, пов’язані з форматуванням, знаходяться в менюФормат.
Друкуваннявсього документа може здійснюватися за допомогою кнопки на стандартній панеліабо за допомогою комбінації СМ+Р. Для задания параметрів друкування документа іпараметрів друкування принтера необхідно виконати команду Файл > Друк. Зберіганнядокумента можливо під тим же ім’ям, під яким він був відкритий [3, с.37].
Розглянемо комп’ютерні технології пошуку документальноїінформації. Ціль документального пошуку — знаходження і видача відповіднихзапиту користувача документів або їх описів. Документи, які відповідають запитукористувача, називаються релевантними. Поняття «документ» в рамкахінформаційних технологій трактується дещо ширше, ніж в традиційномудокументознавстві. Відповідно до Оксфордського словника «документ — це текстабо зображення, що має інформаційне значення».
Традиційно інформаційно-пошукові системи (ІПС) застосовуютьсядля тематичного пошуку науково-технічної інформації в крупних бібліотеках,науково-технічних центрах, архівах, патентних бібліотеках. В даний час узв’язку із зростанням об’єму документальної інформації, необхідної дляухвалення ефективного управлінського рішення, і можливостями, новимикомп’ютерними технологіями, що надаються, автоматизовані інформаційно-пошуковісистеми стали широко використовуватися в різних сферах економіки.
За оцінками американських експертів (фірма Delphi Consulting), в США щоднягенерується більше 1 млрд. сторінок документів, а в архівах зберігається вжебільше 1,3 трлн. документів, причому потік ділової інформації надзвичайнорізноманітний. Можна виділити три основних складових ділової інформації. По данимвищеназваної фірми, 12% інформації — структуровано, представлено в електроннійформі, зберігається і управляється за допомогою систем управління базами даних.Приблизно 15% інформації є неструктурованими даними в електронній формі, якправило, це текстова інформація. Для автоматизації зберігання і пошуку такоїінформації використовуються технології інформаційно-пошукових систем. І щозалишилося близько 73% інформації на папері. Організація швидкого і ефективногопошуку такої документальної інформації стає все більш нерозв’язною проблемою.Таким чином, сфера додатку для технологій інформаційно-пошукових систем представляєтьсядостатньо широкою [8, с.494].
Прикладами документальної інформації, для якої ефективноавтоматизоване зберігання і пошук, можуть служити: закони, ухвали, коментарі донормативних актів, тексти контрактів, листування з клієнтами і партнерами,проекти, стенограми переговорів, накази, розпорядження, листи, звіти, плани,програми, записи судових справ, ухвали судів, наукові статті, доклади,конспекти, реферати, періодичні і спеціальні друкарські видання, каталоги фірм,рекламні видання, довідники і інші документи. При автоматизації пошукудокументальної інформації найважливішими є задачі формалізації змісту документаі запиту. При рішенні цих задач можуть використовуватися різні підходи.
Перший підхід полягає в тому, що зміст документа, а також йогохарактеристики (дата видання документа, автор тощо.) відображаються вструктуровану інформацію, що є, наприклад, записом реляційного файла або рядокв електронній таблиці. В цьому випадку пошук документа зводиться до пошукуструктурованої інформації засобами СУБД або табличного процесора.
Другий підхід полягає в тому, що пошук відбувається по всьомутексту документа або по його пошуковому образу. При цьому як запит частіше завсе виступають окремі ключові слова або їх логічні комбінації.
Ефективність документального пошуку оцінюють на основіпоказників повноти і точності. Повнота пошуку визначається як відношення числавиданих у відповідь на запит релевантних документів до числа всіх релевантнихдокументів, що є в пошуковому масиві. Точність пошуку визначається яквідношення числа релевантних документів у видачі до загального числа виданихдокументів. Автоматизований документальний пошук може бути організований наоснові різних технологій: пошуку по пошуковому образу документа, пошуку поповному тексту документа, пошуку документів по гіпертекстових посиланнях.
Технологія повнотекстового пошуку є невід’ємною складовоютаких сучасних і перспективних інформаційних технологій, як: системи управліннядокументами (Document management system, DMS), технології групової роботи над документами (groupware), технологіїпошуку в Internet/intranet. На технології гіпертексту базуєтьсянайвідоміший сервіс Internet –World Wide Web (WWW) [8, с.496].
При рішенні різних економічних, фінансових і інших задач вуправлінській діяльності доводиться представляти і обробляти інформацію втабличній формі у вигляді різного роду таблиць, бланків відомостей, форм,списків. Створенняі обробка табличних документів на основі використовування засобівобчислювальної техніки, спочатку реалізовувалися двома способами: данірозміщуються в таблиці на папері, а їх обробка проводиться за допомогоюелектронного калькулятора, дані розміщуються в пам’яті комп’ютера, а для їхобробки створюється і використовується програма на одній з мов програмування.
Перший спосібхороший тим, що він розрахований на самого рядового користувача, зручний, легко перевіряється,але розрахунки виконуються не дуже швидко. Другий спосіб у багато разів швидше, але є свій недолік – він не підходить длянепідготовленого користувача, вимагає роботи кваліфікованого програміста. Самзамовник безпосередньо не виконуватиме розробку і відладку таких програм.
Засобомрішення цієї суперечності при проведенні розрахунків над даними, представленимив табличній формі, з’явилися пакети прикладних програм для роботи зелектронними таблицями, так звані табличні процесори або SPREAD SHEETS, які в простій іприродній формі сполучають переваги обох способів і завдяки своїй простоті іуніверсальності отримали широке розповсюдження.
Організаціяпідготовки табличних документів заснована на двох основних категоріях: форма представлення данихна екрані монітора у вигляді таблиці практично необмеженого розміру (власнеелектронна таблиця як об’єкт обробки); програма (або пакет програм) для обробки таких даних (власнетабличний процесор як інструмент обробки).
Сучаснітабличні процесори мають дуже широку функціональну і допоміжну функцію,забезпечуючу зручну і ефективну роботу користувача, перерахуємо основні такіможливості, загальні для всіх систем цього класу.
–контекстна підказка (Help). Викликається з контекстного меню або натисненням відповідноїкнопки в піктографічному меню;
– довідкова система, яка організована у вигляді гіпертексту ідозволяєлегко і швидко здійснювати пошук потрібної теми;
–багатоваріантність виконання операції. Практично всі операції можуть бутивиконані одним з трьох-чотирьох способів, користувач вибирає найзручніший;
– контекстне меню (Shortcutmenu). Розвертається по клацанню правої кнопки миші на об’єкті. Йдеться,наприклад, про місце таблиці, де в даний момент хоче працювати користувач.Функції обробки, що найбільш часто використовуються, доступні в даній ситуації,зібрані в контекстному меню;
– піктографічне меню.Командам, що найбільш часто використовуються, відповідають піктограми,розташовані під рядком меню. Вони утворюють піктографічне меню. Унаслідокклацання мишею на піктограмі виконується пов’язана з нею команда. Піктографічніменю можуть бути складені індивідуально;
–робочі групи або робочі теки (Workbook). Документи можна об’єднувати в робочі теки, так щовони можуть розглядатися як одне ціле, якщо йдеться про копіювання,завантаження, зміну або інші процедури. В нижній частині електронної таблицірозташований алфавітний покажчик (регістр), забезпечуючий доступ до робочихлистів. Користувач може задавати назву листам в теці (замість алфавітногопокажчика), що робить наочним вміст регістра, а значить полегшує пошук іперехід від документа до документу;
–засоби для оформлення і модифікації екрану і таблиці. Зовнішній вигляд робочоговікна і інших елементів екранного інтерфейсу може бути визначений відповідно довимог користувача, що робить роботу максимально зручною [8, с.444].
З переходом діловодства на комп’ютеризовані технології встаєпитання про впорядкування і організацію зберігання документів, створених велектронній формі. Проте, якщо технологія зберігання традиційних паперовихдокументів вже добре відпрацьована і по ній є достатня кількість нормативно-методичноїлітератури, то організація зберігання електронних документів в діловодствічасто здійснюється стихійно. Неврегульоване зберігання викликає значні витратичасу на пошук потрібних документів, нерідкий випадки їх втрати.
Документи в електронному вигляді можуть створюватисяспівробітниками організації на комп’ютерах, бути отриманими по електроннійпошті, у вигляді факсу через факс-модем. Крім того, сьогодні все більше числоорганізацій переводить в електронну форму (шляхом сканування) і документи, щопоступають у фірму в традиційному паперовому вигляді. Це ще більш загострюєпроблему впорядкованого зберігання і забезпечення збереження документів велектронній формі.
Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам’ятікомп’ютера — записати у вигляді файла на жорсткому диску. Порядок в зберіганніфайлів не менш важливий, ніж порядок в зберіганні традиційних паперовихдокументів. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску вашого комп’ютера,на диску іншого комп’ютера, на спеціально виділеному комп’ютері (файл-сервері),на змінних носіях.
Перш за все необхідно створити на жорсткому диску теки(директорії), в які поміщатимуться робочі документи. Принципи впорядкуваннязберігання файлів на комп’ютері багато в чому нагадують звичайне діловодство.Як паперові документи розкладаються в справи, так і файли розкладаються потеках (іноді використовуються терміни «каталог» або «директорія»). Кожна текаможе мати вкладені в неї теки, які у свою чергу теж можуть мати свої вкладенітеки. Утворюється багаторівнева ієрархічна структура тек. Якщо документів трохи— частіше за все це одна тека.
Пакет MS Office створює теку з назвою «Мої документи», в якупоміщає знов створені файли. Якщо на комп’ютері працюють декілько чоловік, тотеки зазвичай називають по прізвищу працівника — «Документи Іванова»,«Документи Сидорова». Проте при великій кількості документів фірми інеобхідності забезпечення роботи з ними декількох співробітників потрібна більшчітка система організації розміщення документів (файлів) в локальній мережінавіть невеликої організації. Найпростішим рішенням, не вимагаючим спеціальногопрограмного забезпечення, є створення системи тек (каталогів), яка можегрунтуватися на номенклатурі справ організації. В основі класифікаціївикористовується номінальна ознака, тобто угрупування документів по їх видам [2,с.319].
Починатися назва теки повинна з виду документів (накази,акти, звіти, протоколи, доповідні записки тощо.). Потім зміст документівуточнюється відомостями про авторство, питання, кореспондента, період, за якийгрупуються документи (файли), тощо. На відміну від традиційного діловодстватермін «документи» або «матеріали» опускається. Угрупування може проводитися вдекілька рівнів. Наприклад: З:\ Листування\ постачальники металоконструкцій\завод Вітязь\ ім’я (файла, тобто конкретний документ Про відвантаження труб25.03.97 лежить в теці завод Вітязь, яка знаходиться в теці постачальникиметалоконструкцій, що знаходиться в загальній теці Листування на диску З:.
В більш крупних фірмах для зберігання документів виділяєтьсяспеціальний комп’ютер (файл-сервер), на якому кожний користувач має власнірозділи для зберігання особистих документів і розділи типу, що спільновикористовуються: «листування з фірмою N», «типові угоди» тощо. Такий сервер,працюючий під Windows NT або Novel NetWare, може передбачати розмежування прав доступуспівробітників до тих або інших каталогів, а також берегти і загальні базиданих, наприклад, відомості по організаціях-партнерах, дані про номенклатурупродукції на складі, отриманих замовленнях тощо.
В невеликій фірмі для цих же цілей достатньо створитидекілька каталогів на одному або декількох комп’ютерах і надати їх длясумісного доступу з використанням засобів Windows 95 (якщовикористовуються старі комп’ютери з невеликим об’ємом оперативної пам’яті — задопомогою Windows 3.11 для робочих груп). Якщо необхідно забезпечитирозділення прав доступу співробітників до окремих каталогів або файлів,використовується Windows NT Workstation 4.0.
Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється нажорсткому диску комп’ютера. При роботі в мережі користувачу можуть бути доступнідиски або директорії на інших комп’ютерах. В цьому випадку вони також матимутьпорядкові буквені номери і з ними можна працювати як з пристроями, розміщенимина власному комп’ютері. Для цього на комп’ютері, що містить необхідні ресурси(файли і теки, жорсткі диски і т.п.), встановлюється дозвіл на сумісний доступдо того або іншого ресурсу. Доступ може бути обмежений або використовуваннямпаролю для повного доступу і доступу тільки для читання, або обмеженням доступутільки для певних користувачів або груп користувачів. Для обмеження доступу дотеки можна ввести пароль — окремо для читання і окремо для надання прав повногодоступу до теки. Якщо до даної теки можуть звертатися всі співробітники безобмежень, пароль не вводиться.
Для більш ефективного використовування місця на жорсткомудиску комп’ютера може бути створений логічний диск, використовуючий стисненняфайлів (наприклад, за допомогою програми DriveSpace, що входить в Windows 95). Організаціясумісного доступу до логічного диска проводиться аналогічно організації доступудо тек комп’ютера. Особливо ефективне стиснення графічних файлів типу bmp, рсх, tif. В цьому випадкуекономія місця (ступінь стиснення) може досягати 90% і більш. Наступний етап —встановлення доступу до тек або дисків з іншого комп’ютера.
Підключення користувачів до тек і дисків на видаленомукомп’ютері може проводитися у міру необхідності або виконуватися одноразово приконфігуруванні системи. В останньому випадку користувачі можуть постійно бачитиі користуватися теками і файлами, що фізично знаходяться на інших комп’ютерах,неначебто вони знаходилися на тому комп’ютері, на якому зараз працюють. Проте вцьому випадку всі комп’ютери, до тек і дисків яких встановлений доступ, повиннібути включені. Рекомендується встановлювати автоматичне підключення тільки дляресурсів (тек і дисків), що постійно використовуються, оскільки включеннякомп’ютера в той момент, коли мережний диск неприступний (комп’ютер, на якомувін розташований, вимкнений), приведе до припинення запуску операційної системиі виведення на екран відповідного повідомлення. [2, с.322].
Саме тому в організаціях з великим об’ємом документів, щоспільно використовуються, застосовуються виділені високонадійні комп’ютери —файл-сервери — розраховані на безперервну роботу і забезпечуючі одночаснийдоступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів.Проте і в невеликій фірмі при необхідності забезпечення доступу співробітниківдо загальної бази даних і сумісного використовування документів один зкомп’ютерів фірми може бути виділений для використовування як файл-сервер. Цене виключає можливості одночасного використовування його і як робочого місцяодного із співробітників, тим більше що на сучасному жорсткому диску місткістюв декілька гігабайт може розміститися багато тисяч документів, що звичайномають розмір, обчислюваний в десятках кілобайтів.
Документив процесі створення і редагування, чернетки і варіанти повинні знаходитися лишев особистій теці співробітника. Всі документи, що поступили в діловоднийоборот, повинні зберігатися в загальних папках, (створених відповідно дономенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартнихкласифікаторів.
Одним з основних питань є надійність зберігання документів велектронній формі. Рішення проблеми збереження електронних документівскладається з:
– стійкого електроживлення;
– резервного копіювання;
– антивірусного захисту;
– профілактики і діагностики з використанням спеціальних утиліт(допоміжних програм).
Перша задача, найбільш просто вирішувана, — цезабезпечення надійного безперебійного електроживлення комп’ютерів. Для цьогослужать пристрої, які так і називаються — джерело безперебійного живлення (ДБЖ).Друга задача — забезпечення резервного копіювання документів організації,фірми, відділу, підрозділу і конкретного співробітника, — покликана забезпечитивідновлення втрачених документів.
Під резервним копіюванням розуміється створення копійдокументів на змінному зовнішньому носії (дискеті, магнітній стрічці,магнітооптичному диску, CD–ROM тощо.). Наявність резервної (страховий) копіїдозволяє відновити документи при випадковому їх видаленні або поломцікомп’ютера.
Якщо всі комп’ютери організації з’єднані в локальну мережу,то використовують один-два накопичувача великої місткості, здійснюючихкопіювання даних зі всіх комп’ютерів мережі. В невеликих фірмах копіювання зкомп’ютерів, що окремо стоять, може здійснюватися шляхом використовуваннязовнішнього пристрою, що підключається.
Не менше важлива організація процесу резервного копіювання.Процедура резервного копіювання не займає багато часу. Але важливо забезпечитиїї правильну організацію і періодичність. Співробітники іноді нехтуютьрезервним копіюванням, поки не трапиться втрата важливих документів. Необхіднороз’яснювати працівникам, що тільки регулярне збереження всіх створених ізмінених протягом дня документів на зовнішньому носії гарантує збереженнявиконаної ними роботи.
Періодичність копіювання встановлюється з урахуванням об’ємудокументів, створюваних в організації, їх важливості і наявності паперовихкопій. Особа, відповідальна за діловодство, зі встановленою періодичністюробить або повну копію тек, виділених для загальних документів, або копіюєтільки нові і змінені файли. Для організації копіювання важливо, щобспівробітники поміщали створювані ними документи у встановлені теки. Щоденнепроведення архівації даних може займати всього 5—15 мін і повністю окупає себе,забезпечуючи збереження інформації.
Третій напрям забезпечення збереження документів велектронній формі — використання спеціального програмного забезпечення, щогарантує захист від руйнування вірусами.
Антивірусні програми запобігають проникненню вірусів накомп’ютери організації, виявляють інфіковані файли і здійснюють «лікування» зараженогокомп’ютера. Особливо небезпечні віруси в умовах локальної мережі, коли,проникнувши на один комп’ютер, вірус може уразити всі комп’ютери, з’єднані вмережу [2, с.323].
Найпростіший спосіб скоротити вірогідність зараженнякомп’ютера, підключеного до локальної мережі — відключити дисководи більшоїчастини співробітників. Паралельно така міра забезпечує і запобіганнянесанкціонованого просочування інформації. В цьому випадку запис інформації надискети і введення інформації, отриманої на дискетах, здійснюєтьсяуповноваженими співробітниками, обов’язково здійснюючими попередню перевіркудискет на наявність вірусів. Ще один плюс від такого заходу — співробітники невстановлюватимуть на свої комп’ютери ігрові програми, які часто є носіямивірусів, а також приводять до втрат робочого часу. Четверта задача —здійснення діагностики стану комп’ютера з використанням програм, запобігаючих«зависанню» системи, забезпечуючих збереження даних у разі «краху системи» тощо.Робота таких допоміжних програм направлена на збереження даних навіть у разізбоїв в роботі програмного забезпечення.
Часто збої в роботі комп’ютера пов’язані з недоробками впрограмному забезпеченні або з некоректною взаємодією встановлених накомп’ютері програм між собою. Існують тисячі програм, багато з яких надають тіабо інші додаткові можливості по роботі з текстами, графікою, з Internet, настройцікомп’ютера тощо. Проте загальні принципи роботи програм в середовищі Windows — взаємодіяпрограм між собою і використання загальних елементів (програмних модулів) —вимагають тривалої процедури відладки програми і перевірки на сумісність зіншими. А оскільки загальна тенденція, пов’язана з конкуренцією в розвиткупрограмного забезпечення, — швидкий випуск нових програм і поява їх новихверсій кожні два-три роки, то не можна бути упевненим, що нова програма завждипрацюватиме з тими, що вже є на комп’ютері.
Чим менше програм встановлено на комп’ютері, тим меншевірогідність випадкових збоїв і відмов в роботі. Якщо ж все-таки необхідновстановити нову програму, рекомендується використовувати спеціальні програмидля відстежування процесу установки нової програми і у разі потреби —коректного її видалення.
Вцілому, зберігання документів в електронній формі дозволяє не тількикардинально прискорити пошук необхідної інформації, але й у разі великихоб’ємів документообігу значно скоротити вартість зберігання за рахунок скороченнязайманих документами площ [2, с.325].
Такимчином, розглянувши використання комп’ютерних технологій на етападокументування. Можна зробити висновок, що ефективність діловодстваяк складової частини управлінської діяльності істотно підвищується з переходомна комп’ютерне опрацювання ділової документації.
2.2Використання комп’ютерних технологій при організації документообігу
Сучасні підприємства,установи, організації повсюдно переходять до безпаперових технологійділоводства. Проте передові ідеї нерідко натрапляють на неприйняття з боку тих,кому доводиться працювати в нових умовах. Часто це пов’язано з побоюванням несправитися з роботою в незнайомій системі, нерозумінням того, що системаелектронного документообігу дозволить спростити і прискорити процеси роботи з документами. Необхіднапевна психологічна підготовка співробітників до роботи в системі електронногодокументообігу. Безумовно, ключову роль в даній ситуації повинні гратикерівники організації в цілому і служби діловодства зокрема [12, с.31].
Документообіг – рух документів в організації з моменту їхстворіння або отримання до завершення виконання або відправлення. Забезпеченнядокументації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребуєпродуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежитьшвидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Томураціональної організації документообігу, швидкості обробки і передачідокументів для виконання завжди приділяється велика увага [9, с. 49].
Як правило,системи електронного документообігу (СЕД) реалізовують майже однакові функції завтоматизації традиційних діловодних процесів і передбачають паралельнефункціонування електронного і паперового документообігу. Проте вони успішноможуть забезпечити повноцінний електронний документообіг.
У системі електронногодокументообігу одиницею зберігання є реєстраційна картка (далі — РК) документа— електронний аналог традиційної реєстраційно–контрольної картки. РК міститьвичерпні відомості про документ і зберігається в єдиній базі даних. База данихза аналогією з паперовим документообігом називається картотекою, хочапідтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління баз даних(СУБД).
Функціональніможливості системи підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документа,включаючи його реєстрацію, підготовку резолюцій, оформлення звітів виконавцями,списання документа до справи. Підсистема формування стандартних звітів дає можливістьоперативно контролювати виконання документів.
Усідокументи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з якихреєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формуванняреєстраційного індексу і різний набір реквізитів.
Як правило,підтримуються три базові групи документів, що підлягають реєстрації:
– вхідні;
– вихідні(внутрішні);
– зверненнягромадян.
Групу«Вхідні» призначено для реєстрації службової кореспонденції, що надходить доустанови. Групу «Вихідні (внутрішні)» призначено для реєстрації вихідноїкореспонденції та внутрішніх документів установи. Групу «Звернення громадян» —для реєстрації вхідних листів громадян [14, с.38].
Кожну зпідгруп, у свою чергу, можна розподілити на більш дрібні підгрупи. Наприклад,групу «Вихідні» можна розділити на підгрупи «Вихідні документи» і «Внутрішні документи»,а підгрупу «Внутрішні документи» — на підгрупи «Накази», «Розпорядження»,«Заяви», «Доповідні записки» тощо. У групі «Накази» виокремлюють «Накази зосновної діяльності», «Накази з особового складу», «Накази з адміністративно–господарськихпитань».
Порядокрозподілу на підгрупи визначається правилами документообігу та потребамидовідково-аналітичноїроботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаютьсяв системному довіднику групи документів. Залежно від того, до якої базової групи належить документ, РКмістить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної із груп документівтакож визначається чинними нормативно-правовими актами з діловодства.
Реєструючивхідний документ, працівник служби діловодства заповнює екранну форму РК.Система автоматично відповідно до прийнятих в установі правил формує реєстраційнийномер документа, а працівник служби діловодства вводить всі необхідні відомостіпро документ, у тому числі коротку анотацію, і за необхідності приєднуєсканований (бажано — розпізнаний засобом оптичного розпізнавання) електроннийобраз документа.
Якщо потіквхідних документів досить великий, то працівник служби діловодства передаєдокумент до спеціалізованої дільниці сканування. Там документ буде скановано задопомогою технічних засобів потокового сканування, і образ його автоматичноприєднається до вже введеної РК.
Системи електронного документообігуавтоматично переадресує реєстраційну картку посадовій особі, яку визначивпрацівник служби діловодства. До картки можна «прикріпити» будь-яку кількість файлів.Наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текстовий файл, аудіо–або відеоматеріал [14, с.39].
Змістрезолюції до документа відображається в РК шляхом внесення прізвищ авторарезолюції і виконавців, завдання та дати виконання. Це може робити як сам авторрезолюції, так і його помічник, який має доступ до документа та правореєстрації резолюцій. При цьому, незважаючи на те, що резолюція виноситься відімені уповноваженої посадової особи, система повністю зберігає інформацію прокористувача, який насправді надрукував текст резолюції в РК документа. Після запису резолюції РКдокумента стає доступною для посадових осіб, яких визначено як виконавців урезолюції.
Резолюціящодо виконання вхідного документа може містити вказівку виконавцеві вжитипевних заходів, а може бути нейтральною — наприклад: «узяти до відома». Якщо врезолюції передбачено підготовку внутрішнього або вихідного документа, то цезавдання виконується в кілька етапів:
– підготовкапроекту документа;
– узгодженняпроекту документа;
– затвердження( підписання) проектудокумента.
Система електронногодокументообігу дає можливість створювати і зберігати шаблони документів. Колинеобхідно узгодити документ, картку проекту документа направляють за визначениммаршрутом ( послідовним абопаралельним) посадовим особам, які повинні завізувати документ. Автор проектудокумента може простежити хід його візування та підписання. Посадові особи,яким документ направлено на візування, можуть висловити свої зауваження. За необхідностіфакт візування/підписання засвідчується персональним електронним цифровимпідписом (можна також застосовувати систему шифрування).
Підготовленийповністю в електронному вигляді документ необхідно зареєструвати в системі електронногодокументообігу. Здійснюється це в порядку, схожому з реєстрацією будь-якого іншого паперовогодокумента. Система, як правило, розмежовує також права користувачів навиконання певних функцій з опрацювання документа — реєстрація, редагування,затвердження, узгодження, списання документа до справи, зняття з контролю тощовідповідно до повноважень користувачів. Співробітник може виконувати різніфункції в структурному підрозділі, де він працює, і в проекті, в якому він береучасть. Після узгодження та підписання (затвердження) проект вихідногодокумента автоматично реєструється в системі електронногодокументообігу як вихідний документ. Якщо документ передбачає відправленнязовнішнім адресатам, здійснюється контроль відправлення паперових примірників.
Занеобхідності вихідний документ можна опублікувати в електронному вигляді назагальнодоступному порталі установи. Після реєстрації вихідного документа, його електронна копіята реквізити РК (хто підписав, кому документ надіслано) можуть бути відправленіустанові-адресатуелектронною поштою. Таким чином, скорочується час проходження документа, іспівробітники установи-адресата мають можливість ознайомитися зі змістом документазадовго до доставки паперового примірника.
Однак роботаз вихідними або внутрішніми документами не обмежується їх розсилкою. Після доведеннязмісту документа до відома посадових осіб, установ або громадян документсписується до справи відповідно до номенклатури і переміщується (копіюється) вархів.
Поточнийконтроль виконання резолюцій здійснюється за записами у папці «На контролі»автора резолюції. РК перебувають у цій папці з моменту винесення контрольноїрезолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця [14, с.40].
Загальнийконтроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою функції «Пошук» шляхомвідбору РК за різними реквізитами резолюцій. При цьому відбір може проводитися:
для кожноїкартотеки і для всіх картотек відразу;
– запевний період часу реєстрації РК або накладення резолюцій;
– заавторами і виконавцями резолюцій;
– зарезолюціями, що перебувають на контролі, або знятими З контролю;
– зарезолюціями, що їх виконано у строк, або з порушенням строку. Також контрольвиконання можна здійснювати за допомогою звітів, що одержуються під час роботизі звітними формами системи автоматизованого документообігу.
Контрольністроки виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться довиконавців у вигляді нагадувань і фіксуються у системі. У системі, як правило,передбачено автоматичну реєстрацію всіх змін, внесених до РК. Із цією метою длякожної картки ведеться протокол змін основного та додаткового розділів РК, атакож протоколи змін резолюцій. У протоколі реєструється дата і час, характервиконаних дій і прізвище користувача.
Система електронногодокументообігу дає можливість швидко одержати відповіді на питання: у кого, де,на якій стадії виконання перебуває документ. У процесі функціонування системи вній нагромаджується інформаційна база документів установи. Система забезпечуєпошук документів у цій базі за сполученням будь-яких реквізитів РК, атакож пошук за текстом документа [14, с.42].
Системи електронного документообігу організовують всі процесижиттєвого циклу документа, включаючи роботу над проектами, узгодження,твердження (підписання), виконання, відправка в «справу» або архів. Крім того,ці системи забезпечують необхідний сервіс для зберігання, пошуку і систематизаціїелектронних документів, а також розділення прав доступу до них.
Зростання числа упроваджених систем електронногодокументообігу спостерігається як в комерційних, так і в державнихорганізаціях. Вживані системи електронного документообігу достатньорізноманітні і побудовані на різних підходах. Розвиток електронногодокументообігу спочатку будувався на дотриманні вимоги захисту інформації —збереженні від спотворень, втрат і до певної міри від ознайомлення з неюсторонніх осіб.
Якзагрози безпеки електронної інформації виступають: внутрішні складові (персоналорганізації підприємства); зовнішні (хакери, «комп’ютерні віруси»), а такожособливості середовища передачі даних (можливе спотворення або перехопленняінформації при використовуванні відкритих каналів зв’язку, у тому числі черезІнтернет) і, крім того, можливі збої устаткування (програм). Для вирішення проблемнадійного захисту інформації в системах електронного документообігувикористовується цілий ряд програмно-апаратних систем і засобів, таких як:
– системизахисту інформації від несанкціонованого доступу;
– системизахисту від атак із зовнішніх мереж, у тому числі через Інтернет;
– засобикриптографічного захисту інформації — електронний цифровий підпис і шифрування(з використанням алгоритмів з симетричним і несиметричними ключами);
– засобизахисту від «комп’ютерних вірусів» і інші.
Ці системи ізасоби розробляються спеціалізованими компаніями, продукція яких сертифікуєтьсявідповідними державними органами, і в готовому вигляді вбудовуються в системиелектронного документообігу. Крім того, всі інформаційні системи державнихорганізацій підлягають обов’язковій сертифікації. При обробці в електронних системах конфіденційнихдокументів вимоги до захисту інформації багато разів зростають. Надійний захистінформації в системах електронного документообігу досягається комплекснимзастосуванням як програмно–апаратних систем і засобів, так і реалізацієюорганізаційних заходів.
Убудь-якому випадку, вибираючи систему електронного документообігу і доповнюючиїї програмними і апаратними засобами для обігу конфіденційних документівнеобхідно чітко представляти можливості цієї системи з погляду захисту відзагроз ( ризиків) безпеки інформації і не нехтувати традиційними заходамирежиму і контролю [7, с.157].
Такимчином, розглянувши використання комп’ютерних технологій при організаціїдокументообігу можна зробити висновок, що сучасні системи електронного документообігууспішно вирішують задачі автоматизації діловодства. При цьому вони включають непросто додатки, призначені для перекладу паперових документів в електроннийвигляд, а є повноцінним інструментом управління.
ВИСНОВКИ
Особливістюсучасного діловодства насамперед є переведення його на державну мову та широкезастосування комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідністьдотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадженняраціональних прийомів роботи.
Організаціяділоводства істотно впливає на оперативність, економічність і надійністьфункціонування апарату управління установи, культуру праці управлінськогоперсоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціональне фахівці йкерівники звільняються від виконання невластив їм функцій, підвищуєтьсярезультативність їх праці, скорочу ються витрати, пов’язані з функціонуваннямапарату управління.
Діловодствовизначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи здокументами впроцесі виконання управлінських дій. Діловодство в установі являє собою повний цикл оброблення та руху документівз моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.Від правильноїорганізації діловодства, його автоматизації залежить ефективність управління вцілому.
В даний часвсе більша кількістьінформаційних ресурсів перебуває на електронних носіях. В традиційномудокументообігу засоби ЕОМ виконують лише допоміжну функцію — підготовку проектудокумента. В цьому випадку електронна форма документа є не більше ніжтехнологічним епізодом, в інтервалі від формування документа на ЕОМ до роздрукуна принтері.
Повномасштабнезастосування ЕОМ при обробці інформації, перенесення документообігу з паперовихносіїв в электронне середовище є новим етапом розвитку процесів управлінської,науково–технічної і комерційної діяльності, дозволяючим значно підвищитиоперативність і «прозорість» обігу документів.
Длявсе більшого числа документів електронна форма стає постійною або майжепостійною, що істотно ускладнює проблему захисту інформації, вимагаєорганізації діловодства на інших, в порівнянні з колишнім документообігом,принципах.
Взагальному вигляді електронний документ є цифровим відображенням інформації,носієм якого є засоби обчислювальної техніки і інформатики. Електронний документбезпосередньо приймається тільки об’єктами електронного середовища — технічнимиі програмними засобами.
Забезпеченнядокументації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребуєпродуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежитьшвидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Томураціональній організації документообігу, швидкості обробки і передачідокументів для виконання завжди надається велика увага.
СПИСОКВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Варламова Л.Н. Форматы электронных документов, используемые вуправлении документацией // Делопроизводство. – 2009. – №3. – С. 27–31
2. Делопроизводство ( Организация и технологии документационногообеспечения управления): Ученик для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В.,Быкова Т.А. и др.; Под ред… проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. –359 с.
3. Діловодство в банківських установах: Навч.посібник / За заг. ред.к.е.н., проф. Боровського В.Н. – Київ: Центр навчальної літератури, 2006. – 224с.
4. Електронне діловодство: Навч.посібник для студентів денної тазаочної форм навчання зі спеціальності 7.050102 « Економічна кібернетика» /О.В. Шпортько, В.В. Ступницький. Л.В. Шпортько, Н.І. Ступницька / За ред. О.В.Шпортька. – Рівне: РДГУ, 2006. – 88 с.
5. Малофеев О применении электронной цифровой подписи в электронномдокументообороте // Делопроизводство. – 2009. – №2. – С. 38–43
6. Марков Г.Н. Справочник по делопроизводству. – Спб « Альфа», 2000.– 384 с.
7. Некраха А.В. Организация конфиденциального делопроизводства изащита информации: учебное пособие / А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. – М.:Академический проект, 2007. – 224 с.
8. Организацияработы с документами: учебник В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА – М., 1998. — 575 с.
9. Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.:МГИУ, 2007. – 83 с.
10. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу иосновам работы на компьютере. – СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999.- 304 с.
11. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работыофиса: Учеб. Пособие для студентов учреждений среднего профессиональногообразования. – М.: Майстерство, 2002. – 176 с.
12. Рудюк В. Введение електронного документооборота: опыт Германии //Довідник секретаря та офіс–менеджера. – 2008. – №6. – С. 31–35
13. Сельченкова Г. Автоматизовані системи управління документами. Нащо звертати увагу при виборі? // Довідник секретаря та офіс–менеджера. – 2008. –№8. – С. 26–31
14. Сельченкова Г. Автоматизовані системи управління документами.Функціональні можливості систем, що забезпечують електронний документообіг //Довідник секретаря та офіс–менеджера. – 2008. – №9. – С. 38–43
15. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч.посібник / Укладач Л.І.Скібіцька.– К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.
16. Стенюков М.В. Справочник секретаря – М.: «Издательство ПРИОР»,1998. – 192 с.
17. Филенко Е.Н. Появление персональных компьютеров и началоформирования новой «компьютерной» технологии // Делопроизводство. – 2008. – №1.– С. 47–44