Мария Антонова, аудитор
Любому
бухгалтеру всегда нужно обращать внимание на правильность составления первичной
учетной документации. Сегодня в рубрике «Первичка» мы поговорим об особенностях
заполнения акта о приеме-передаче основных средств.
Для
целей бухгалтерского и налогового учетов все проводимые организацией
хозяйственные операции, в том числе и связанные с приобретением объектов
основных средств, должны оформляться оправдательными документами (ст. 9
Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 1 ст. 252
НК РФ). Эти документы служат первичными учетными документами, на основании
которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.
СПРАВКА
Налоговый
кодекс РФ не содержит определения «первичные учетные документы». В связи с этим
согласно положениям п. 1 ст. 11 НК РФ для целей налогообложения понятие
«первичные учетные документы» следует определять в соответствии с
законодательством о бухгалтерском учете (Письмо Минфина России от 24.04.2007 №
07-05-06/106).
Пунктом
2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете установлено, что первичные учетные
документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только в случае
заполнения всех обязательных реквизитов.
Основным
документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием
к учету основных средств, является Постановление Госкомстата России от
21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету основных средств».
Данным
Постановлением предусмотрено несколько унифицированных форм для документального
оформления движения объектов основных средств в зависимости от их вида.
Так,
для учета зданий (сооружений) предусмотрен акт о приеме-передаче здания
(сооружения) (форма № ОС-1а), для остальных объектов основных средств — акт о
приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №
ОС-1), для учета групп объектов основных средств — акт о приеме-передаче групп
объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б).
Эти
формы, как следует из их названия, применяются для оформления и учета операций
приема, приема-передачи объектов основных средств внутри организации или между
организациями для:
а)
включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию
(для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения, для объектов,
требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию),
поступивших:
по
договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды (если основное
средство находится на балансе лизингополучателя) и др.;
путем
приобретения за деньги, изготовления для собственных нужд и ввода в
эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и
пристроенных помещений) в установленном порядке;
б)
выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой
организации.
Рассмотрим
на примере порядок оформления самой распространенной формы акта — формы № ОС-1.
При
этом следует иметь в виду, что, если организация приобрела основное средство в
торговой сети, у изготовителя или изготовила самостоятельно, акт составляется в
одном экземпляре. Его подписывают члены приемочной комиссии, назначенной
приказом руководителя организации. Далее этот акт вместе с приложенной
технической документацией передается в бухгалтерию организации.
Если
основное средство переходит от одной организации к другой (при продаже, мене,
передаче в уставный капитал и прочее), действует другой порядок. Акт
составляется передающей стороной в двух экземплярах. Его утверждают
руководители организации-получателя и организации-сдатчика. Один экземпляр
остается у передающей стороны, второй вместе с технической документацией
передается принимающей стороне.
ПРИМЕР
ООО
«Силена» приобрела у ООО «КоралЛифт» (изготовитель) по договору купли-продажи
от 21.05.2007 № 13 лифт стоимостью 295 000 руб., в том числе НДС — 45 000 руб.
Согласно
техническому паспорту дата выпуска лифта — 22.03.2007.
Установленный
приказом генерального директора организации в целях бухгалтерского учета срок
полезного использования лифта — 5 лет, норма амортизации — 1,67.
Согласно
учетной политике организации амортизация по этой группе объектов начисляется
линейным способом.
Начнем
с так называемой шапки документа: это прежде всего номер и дата акта. Чаще
всего учетной политикой организации предусматривается последовательная
нумерация актов приемки-передачи объектов основных средств с начала года по
всей организации. В случае же если организация крупная и имеет, например,
несколько обособленных подразделений, приобретающих значительное количество
объектов основных средств, то предусматривается нумерация в разрезе
подразделений с присвоением кода подразделения.
Учетной
политикой ООО «Силена» предусмотрено, что нумерация актов приемки-передачи объектов
основных средств ведется в разрезе трех обособленных подразделений организации
следующим образом:
1.
Подразделение «Административное здание (адрес: г. Москва, пр-т Мира, д. 17/3)»
— нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после
номера акта ставится буква «А» (№ ______-А).
2.
Подразделение «Склад (адрес: Московская обл., г. Одинцово, ул. Промышленная,
владение 8/2)» — нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при
этом после номера акта ставится буква «С» (№ ______-С).
3.
Подразделение «Торговый павильон (адрес: г. Москва, Ленинский пр-т, д.12)» —
нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после
номера акта ставится буква «Т» (№ ______-Т).
Лифт
был приобретен для установки в административном здании. С начала отчетного года
это 29-й объект основных средств, приобретенный организацией. Таким образом,
порядковый номер акта будет 29-А.
Дата
акта должна соответствовать моменту принятия к учету основного средства
(отражению по дебету счета 01 «Основные средства»).
Далее
бухгалтером заполняются реквизиты организации-получателя (а именно:
наименование, адрес, телефон, код по ОКПО организации), также указывается
наименование структурного подразделения, в котором будет находиться принятый к учету
объект основных средств.
Следующим
важным моментом является перенесение данных из документа, на основании которого
происходит прием ОС на учет, в акт. Им может быть, например, договор
купли-продажи объекта основного средства, приказ руководителя о принятии к учету
(ввода в эксплуатацию) основного средства, созданного самой организацией, или
иной предусмотренный законодательством документ.
В
рассматриваемом случае в акте должны быть указаны реквизиты договора
купли-продажи.
Затем
указывается наименование объекта основного средства, принимаемого к учету.
Обращаем
внимание, что в этой строке необходимо указать полное наименование ОС с
указанием марки и модели. Например, «Лифт 0,5 тонны ЛТ-9721».
Неполное
заполнение бухгалтером указанных реквизитов может привести к нежелательным
последствиям.
ИЗ
ПРАКТИКИ
ООО
«Интеллектуальное решение 3000» в период с января по июль 2006 г. были приобретены
несколько крупных партий компьютеров. Бухгалтер, оформлявший акты по форме №
ОС-1, не указал в них реквизиты договоров, на основании которых они были
приобретены, а также в строке «Объект основных средств» он указывал
«Компьютер», без отражения конкретной марки и модели.
В
результате выездной налоговой проверки по налогу на прибыль за 2006 год
налоговая инспекция не приняла в расходы для целей налогообложения сумму
амортизации указанных компьютеров в размере 432 тыс. руб., поскольку в ходе
проверки было невозможно сопоставить имеющиеся у организации первичные учетные
документы (договоры купли-продажи) с унифицированными формами по приему к учету
основным средствам. То есть, по мнению налоговых органов, отсутствовало
документальное подтверждение понесенных расходов.
Организации
пришлось дооформлять все акты по указанным объектам основных средств в
соответствии с требованиями законодательства, подавать уточненные декларации по
налогу на прибыль.
Теперь
перейдем к заполнению первого раздела «Сведения о состоянии объекта основных
средств на дату передачи» формы.
Раздел
1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика),
имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в
эксплуатации. В случаях приобретения объектов через торговую сеть, изготовления
для собственных нужд раздел 1 не заполняется.
В
нашем примере организация приобретает новый лифт у изготовителя, поэтому может
не заполнять указанный раздел. Между тем не будет ошибкой проставление даты
выпуска лифта, отраженной в техническом паспорте, а также стоимости
приобретения лифта. По остальным строкам нужно проставить прочерки.
Далее
следует заполнение самого важного второго раздела документа «Сведения об
объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету». Именно на
основании указанных в нем данных организация будет отражать в учете основное
средство, а также рассчитывать амортизацию по нему.
Это
прежде всего первоначальная стоимость основного средства. В нашем примере это
стоимость приобретения лифта, за исключением НДС. НДС не учитывается в
стоимости объекта, поскольку наша организация является плательщиком этого
налога и не осуществляет виды деятельности, освобожденные от обложения НДС, и
соответственно имеет право на вычет полной суммы НДС, предъявленного
поставщиком.
Следующий
реквизит — срок полезного использования. Согласно Классификации основных
средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением
Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, лифты относятся к третьей амортизационной
группе со сроком полезного использования свыше 3 лет до 5 лет включительно. В нашей
ситуации приказом руководителя срок полезного использования установлен в пять
лет. Соответственно ежемесячная норма амортизации составит 1,67%.
Также
необходимо указать способ начисления амортизации. В нашем случае это линейный
способ, который закреплен в учетной политике организации.
Переходим
к третьему разделу «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных
средств». В нем записывается краткая характеристика приобретенного объекта ОС,
в том числе его дополнительных приспособлений и принадлежностей, а также
содержание драгоценных металлов (если у организации есть такие данные).
То
есть акт должен содержать наименование, единицу измерения, количество и массу
драгоценных металлов в принимаемом к учете оборудованию. Эти данные отражаются
в первичной учетной документации на основании сведений о содержании драгоценных
металлов, указанных в технической документации (например, в техническом
паспорте), либо при отсутствии этих сведений — по данным организаций,
разработчиков, изготовителей или на основе аналогов, расчетов.
В
рассматриваемом примере на основании данных технического паспорта на лифт
неизвестно, содержатся ли в нем драгоценные металлы. В таком случае, по нашему
мнению, в акте допустимо сделать пометку, что содержание драгоценных металлов
будет определено после списания и утилизации.
Теперь
перейдем к заполнению третьей страницы акта. Для приемки такого технически
сложного оборудования, как лифт, необходимо создание комиссии по
приему-передаче объектов основных средств.
В
ООО «Силена» создана на основании приказа руководителя от 28.12.2006 № 18
постоянно действующая комиссия, состоящая из техника и инженера. Председателем
комиссии назначен главный инженер организации.
В
результате осмотра, установки и испытания комиссия признала лифт соответствующим
техническим условиям, не требующим какой-либо доработки, что и было отражено в
акте.
Итак,
незаполненным остался только последний раздел акта.
Обращаем
внимание, что левая сторона данного раздела заполняется материально
ответственным лицом и бухгалтером при выбытии данного основного средства.
Правую
часть заполняет сотрудник организации, получивший по акту приема-передачи к
договору купли-продажи или накладной данное основное средство. Далее акт
подписывает материально ответственное лицо организации, которому на
ответственное хранение поступил полученный объект. И одним из последних,
проверив правильность заполнения всех реквизитов и подтверждая оформление
инвентарной карточки, акт подписывает главный бухгалтер организации.
После
этого заполненную унифицированную форму утверждает руководитель организации.
В
заключение обращаем внимание, что при необходимости рассматриваемую форму можно
дополнить новыми реквизитами (соответственно отразив это в учетной политике
организации). А вот удалять существующие реквизиты ни в коем случае нельзя.
Список литературы
Для
подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.eg-online.ru/
Дата добавления: 07.07.2009